Projektmanagement (Fach) / Prüfungsfragen (Lektion)

Prüfungsfragen Level D

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• Wann kann ein Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden? Nach einem formalen Projektabschluss: Projektabschlusssitzung hat stattgefunden Projektabschlussbericht wurde geschrieben Projektteam wurde aufgelöst alle Kunden sind zufrieden (explizite und implizite Kundenwünsche wurden erfüllt)
• Kommunikationsstrategien im Projekt partizipativ diskursiv repressiv
• Was ist bei der Stakeholderkommunikation zu beachten? sollte sehr frühzeitig beginnen sollte offen sein sollte ehrlich sein sollte proaktiv und interaktiv stattfinden
• Was sind Sinn und Zweck von Standardvorgehensmodellen? Wie gehen Sie ohne Standardvorgehensmodell vor? (Begriff: auch Phasenplan) Sinn und Zweck: sparen Planungszeit es wird auf erprobtes und sich bewährtes Modell zurück gegriffen Phasen, Leistungsschwerpunkte und Meilensteine sind bekannt müssen nur noch den Begebenheiten angepasst werden Ohne Standardvorgehensmodell: Grobplanung mittels Schätzklausuren durchführen oder mit Rückgriff auf abgeschlossene Projekte erstellen.
• Welche Vorteile bietet eine Standardprojektstrukturplan? spart Zeit bei der Planung Strukuren müssen nur noch geringfügig angepasst werden man vergisst nichts Informationen aus alten Plänen können verwendet werden dient als Checkliste
• Wie macht man Projektziele messbar? Nennen Sie Beispiele Ziele müssen so defniniert werden, dass sie am Ende des Projektes messbar sind Kosten und Terminziele werden mit Kennzahlen versehen Leistungsziele können auch oft mit Kennzahlen versehen werden für Ziele, wie Zufriedenheit müssen Kennzahlen defniniert werden, wie z.B. 95% sind nach der Befragung zufrieden. So können diese auch Messbar gemacht werden F-C-M Ansatz Qualitätsmerkmale werden definiert.Funktionalität, Zuverlässigkeit, Benutzbarkeit, Korrektheit
• Projektsteuerung: Was ist die Meilensteintechnik? Wofür verwendet man Meilensteine in der PS? Wo werden Meilensteine häufig verwendet? Meilensteine: sind Ergebniss mit besonderer Bedeutung im Projekt markieren Endpunkte in einem Projekt stehen mindestens am Ende einer Projektphase Bedeutung in der PS: dienen als Kontrollpunkte sollten keine allzu großen Abstände haben In AP werden Meilensteine benutzt um eine Fertigstellungswert zu ermitteln. (Maßnahme gegen das 90% Syndrom) Meilensteintrendanalyse: Vertikale Achse: Kalendertermin der Meilensteine horzontale Achse: Berichtszeitpunkte rechtwinkliges Dreieck auf der Diagonale liegende Meilensteine wurden bereits erreicht So kann man auf einen Blick feststellen ob wichtige Termine eingehalten werden können und wenn sie nicht eingehalten werden, wie ihre zeitliche Entwicklung aussieht.
• Welche vier Spalten müssen in der Risikoanalyse vorhanden sein? Riskio (Identifizierung und Bewertung) Ursache Ausmaß (Konsequenz) Maßnahme (kurativ, präventiv)
• Was ist ein PSP? Wie kann er erstellt oder gegliedert werden? PSP ist die Gliederung des Projektes in seine Arbeitsinhalte und Aufgaben Er wird grafisch oder tabellarisch dargestellt klärt was im Projekt zu tun ist Metoden der Erstellung: Mit Projektmanagementerfahrung kann er Top Down entworfen werden, das heißt von der Wurzelebene über die Vorgänge nach unten bis zu den einzelenen Arbeitspaketen Button Up Methode: Es werden im Team die Aktivitäten zu Arbeitpakete gebündelt, diese werden dann Teilaufgaben zugeordnet. Man arbeitet sich von unten nach oben. Gliederungsmöglichkeiten: phasen objekte funktionen gemischte Gliederung
• Grenzen Sie Änderungs- und Nachforderungsmanagement ein Nachforderungsmanagement dient der Überwachung und Beurteilung von Abweichungen vom Vertrag, damit verbunden ist auch die Durchsetzung von Ansprüchen Änderungsmanagement: überwacht und steuert Änderungen, beschrieben, klassifiziert, bewertet, genehmigt, durchgeführt und verfifiziert werden müssen
• Erklären Sie Projektklassifizierung. Dient der Einordung von Projekten in verschieden Klassen. Aus dieser Einteilung können Empfehlungen für das Projektmanagement gewonnen werden. Projektklassen: Investitionsprojekte Organisationsprojekte F + E Projekte IT Projekte weitere Klassen: nach Größe nach Dauer nach Kulturkreis nach Personaleinsatz Kontigenzmodell nach MacFarlan
• Erklären Sie das Projekt-Rechnungswesen.   Projektrechnungswesen = projektbezogene Kostenplanung, -überwachung und -steuerung
• Welche Problemlösungstechniken kennen Sie? Erklären Sie die Anwendung? Sequenzielles Modell:mehrere aufeinander folgende Phasen. In jeder Phase findet ein Teilprozess zu Problemlösung statt. Problem benennen Soll/Ist Zustand beschreiben Abweichungen mit Folgen beschreiben Ursachen suchen / Hauptursache identifizieren Ziele einer Lösung erarbeiten Alternativen erarbeiten und Maßnahmenplan aufstellen Kritereien zur Kontrolle enttwickeln Deming-Zyklus:Planung - Durchführung - Kontrolle - Steuerung immer wieder zu durchlaufender Prozess. Mit jedem Durchlauf ist das team näher am Problem. Ausgangpunkt ist immer das Ergebnis des letzten Durchlaufs Formularbasierendes System: für Probleme geeignet die Personen betreffen bürokratisch und umständlich es werden Formulare eingsetzt die den Lösungsweg dokumentieren bei formalisierter Vorgegehensweise ergibt sich der nächste Schritt immer selbst Verfahren: Ursache - Wirkung - Diagramm, Minimallösung    
• Wie ist einem Investitionsprojekt mit Matrixorganisation mit den Stakeholdern umzugehen? Stakeholder: Abteilungsleiter und Lieferanten Kommunikation: Abteilungsleiter müssen eingebunden werden, müssen mit entscheiden dürfen, um den Projekterfolg nicht zur gefährden. (partizipative Strategie)Bei den Lieferanten wird eine diskursive Strategie gewählt.Ausgleich der verschiedenen Stakeholderinteressen erreichen, z.B. in Verhandlungen
• Beschreiben Sie mögliche Lösungswege bei Konflikten Vorgehensmodell zur kooperativen Konfliktlösung: setzt Bereitwilligkeit der Beteligten voraus kann moderiert werden besteht aus: Einleitung, Diagnose, Lösungsentwicklung, Erfolgssicherung Standardfragen nach Mayershöfer, Kröger: wer worum geht es welchen Nutzen kann der Konflikt haben was würde besser laufen ohne Konflikt was soll geklärt werden Erarbeitung einer Konfliktlösung welche Vorschläge welche Erfahrungen welche Auswirkungen welcher Zustand soll erreicht werden Mediation: ein unabhängiger Dritter wird eingesetzt um die Konfliktlösung zu moderieren (Kommunikationsregeln beachten, Checklisten beachten)
• Erläutern Sie die Kommunikationsstrategien zur Umweltsteuerung. partizipativ diskursiv repressiv
• Nennen Sie Vor- und Nachteile einer Matrixprojektorganisation Vorteile: Befugnis Überschneidungen führen zu einem produktiven Konflikt zwischen PM un Linie geringer Organisationsumstellungsaufwand Mitarbeiter verbleiben in der Linie und qualifizieren sich weiter leichte Anpassung an wechselnden Personalbedarf PL trägt eindeutig die Verantwortung für die Projektziele Nachteile: kommunikationsintensiv mangelnde Abgrenzung von Befugnissen, führt zu Motivationsverlust der MA  
• Was sind Merkmale und Eigenschaften von Projekten? Eigenschaften: einmalig komplex außergewöhnlich neuartig Merkmale nach DIN 69901: Zielvorgabe zeitliche Begrenzung finanzielle Begrenzung personelle begrenzung Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation
• Nennen Sie Vor- und Nachteile der Einflussprojektorganisation Vorteile: geringer organisatrorischer Eingriff in die Linie MA verbleieben in den Abteilungen, daher wenig Widerstand Wissenstransfer nach Projekt gewährleistet Abteilungsleiter bleibt disziplinarischer Vorgesetzter Nachteile: Projektleiter hat keine Befugnisse daher nur langsame Reaktion auf Probleme möglich PL hat kaum Möglichkeiten Maßnahmen durchzusetzen Aufwendige Prozesse zur Koordination und Abstimmung
• Motivation von Teams - nennen Sie die 5 B´s bestrafen bestechen belohnen belobigen bedrohen Instrumente der Motivation: Zielvereinbarungen Job Rotation Job Enlargement Gruppenarbeit
• Was muss bei einer Projektabschlusssitzung berücksichtigt werden? es werden Projektergebnisse Projektprozesse Konsequenzen für die Nachprojektphase analysiert und bewertet Restaufgaben werden verteilt Frage gestellt: "was war gut/was war weniger gut?" wer bekommt welche Informationen (Abschlissbericht)
• Was sind positive Aspekte aus Konflikten? Nennen Sie Beispiele Definieren Sie sowohl den Begriff Konflikt als auch den Begriff Krise! Konflikt:grundlegendes Merkmal der Unvereinbarkeit von Handlungen, Motiven und Verhaltenweisen. Krise:Sonderform des Konflikt. Lösung scheint unter den gegebenen Umständen nicht möglich Positive Aspekte von Konflikten: Indikator für notwendige Veränderungen (Umgangsformen, Prozesse) decken Chancen auf (Marktchancen, Arbeitsklima) bereinigen unangenehme Situationen (Stimmung im Team) führen zu einer reiferen Projektkultur (Indentifikation mit der Arbeitsweise) fördern Teamgefühl (bei Konkurenz in der Linie) ermöglichen gemeinsame, innovative Lösungen (einheitliches Vorgehen) beseitigt Unklarheiten (Aufgabenstellung, Macht)  
• Was sind die Unterschiede zwischen einem Abteilungsleiter in der Linie und einem Projektleiter? Abteilungsleiter und PL unterscheiden sich durch Ihre Befugnisse. Einflussprojektorganisation: PL hat keine Weisungsbefugnis, nur Koordinationbefugnis AL ist der dieziplinarische Vorgesetzte der einzelnen Teammitglieder Reine Projektorganisation: PL ist für Entscheidungen im Projekt zuständig PL ist meist disziplinarischer Vorgesetzter AL hat keine Befugnisse das Projektteam betreffend Matrixprojektorganisation Befugnisse sind aufgeteilt PL hat Entscheidungsbefugnisse das Projekt betreffend AL hat Entscheidungsbefugnisse bei ddie Abteilung betreffenden Dingen
• Was ist eine Stammorganisation? Wie kann die Einbindung eines Projektes in die Stammorganisation aussehen? Stammorganisation:Grundorganisation des Unternehmens, in der Firmenalltag geschieht Einbindung eines Projektes als: Einflussprojektorganisation reine Projektorganisation Matrixprojektorganisation  
• Kostenplanung und Kostensteuerung Wie geht das? Kostenplanung: Alternativen planen Risiken planen stufenweise planen Bottum up/top down-Planung Vergleich Ergebnis: Kostenganglinie, Kostensummenlinie Instrumente der Steuerung: Kostenschätzverfahren Expertenbefragung Schätzungen mit Kennzahlen und Kennzahlensystemen Parametrische Schätzung (COCMO, Function Point Methode) Kostensteuerung: = Projektcontrolling, Ist/Plan erfassung, Vergleich, Abweichungen erkennen, FG, FW  
• Berichtwesen im Projekt   sollte von einer zentralen Stelle geleitet werden die Informationsbedürfnisse der Beteiligten müssen berücksichtigt werden (Bedarfmatrix, Berichtwesen) Hierarchiestufen müssen berücksichtigt werden. Je höher desto, verdichteter die Daten, aktuelle Daten, Manipulation der Ausdruckweise Berichtsarten: Statusbericht Ampelbericht Abschlussbericht Kostenbericht Terminbericht .....
• Welchen Einfluss haben Verträge auf die Projektleitung? Verträge regeln die Rechte und Pflichten zwischen zwei Vertragsparteien.Die Projektleitung muss sich an diese Vertäge halten, hat aber auch das Recht auf eine Leistungerfüllung von der Auftraggeberseite
• Welche Softwarearten gibt es für das Projektmanagement und wie setzt man sie ein? Softwarearten: QM Software Tabellenkalkualtion Prasentationsprogramme Textverarbeitung Datenbanken PM Software (Project) Mailsysteme Einsatzgebiete: Kommunikation Kalkukation Berichte Resourcenplanung Ablauf/Terminplanung Netzplanung Kostenrechnung Informationsspeicher
• Wie kann man Projektrisiken darstellen und Strategien finden? Risiken indentifizieren: technische Risiken kaufmannische Risiken politische Risiken Resourcenprobleme Risiken, analaysieren, bewerten (Wahrscheinlichkeiten des Eintritts schätzen), selektieren und überwachen. Vorsorgestrategien: akzeptieren begrenzen vermindern verlagern vermeiden  
• Welche Arten von Leistungsstörungen im Projekt kennen Sie? Leistungsstörungen können sein: teilweise Nichtleistung Schlechtleistung Unmöglichkeit / Unvermögen
• Vergleichen Sie Umfeldanalyse und Stakeholderanalyse. Was macht die eine mehr, die andere weniger? Was sind die Gemeinsamkeiten, was die Unterschiede? Das Projektumfeld ist die Umgebung in der Projekt formuliert, bewertet und durchgeführt wird. Das Projektumfeld beinflusst direkt oder indirekt das Projekt. Umfelteinflüsse, die ein Projekt beeinflussen können sein: wirtschaftliche politische physische finanzielle Stakeholder sind Personen und Personengruppen, die am Projekt interssiert, beteiligt oder vom Projekt betroffen sind. Die Analyse von Stakeheolder und Umfeldfaktoren sind die gleichen. Die Umfeldanalyse indentifiziert darüberhinaus auch noch die Einflussfaktoren.
• Was verstehen Sie unter Projektlernen? Welche Techniken werden angewendet? Welche Hilfsmittel gibt es? Projektlernen ist das Nutzen von Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten. Analysieren von was war gut/nicht gut, und dies auf neuen Projekte projezieren und Prozesse für zukünftige Projekte dadurch verbessern. Hilfsmittel: Nachkalkulation, Projektdatenbanken Kennzahlensysteme, Kundenbefragung Fragebögen, Feedbackbögen Projektnachbewertung, Manöverkritik RECALL, Projektlerngeschichten, Mikroartikel Methoden: Auf Sachebene Auf Beziehungsebene Prozessbasierte Methoden Dokumentationsbasierende Methoden  
• Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Netzplantechnik und Ablauf- und Terminplanung Ablauf- und Terminplaung: liefert Soll Vorgaben erfasst durch ständig eingeholte Informationen über den aktuellen Stand den Ist-Zustand des Projektes bei Erstellung werden AP definiert und Abläufe festgelegt die Abläufe werden in einen Terminplan überführt und optimiert Netzplan: wichtigstes Instrument der Ablauf- und Terminplaung Netzplantechnik ist ein Verfahren zur Analyse, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen Zeit, Kosten, Einsatzmittel und andere Einflüßgrößen werden hier berücksichtigt Netzplan ist ein Teil des Ablauf- und Terminplanes, der Vorgänge und Ereigneisse und Ihre AOB deutlich macht
• Was sind die Inhalte der Kostenplanung und Kostensteuerung? Welche Aufgaben haben Sie? Ausgangspunkt ist die Kostenschätzung Schätzungen, Berechnungen Sollkosten für alle Positionen im Projekt werden festgeschrieben geschieht normalerweise auf Basis der Vorgänge in den APs (Kostenträger) Dokumentation kann tabellarisch oder im PSP erfolgen (Kostenbaum) regelmäßiger Vergleich von Soll und Ist Kosten um Abweichungen zur ermitteln ermitteln der Ursache der Abweichung und deren Behebung Somit ist es jederzeit möglich den Plan-Stand und den Ist-Stand zu benennen und Prognosen auf das Projektziel abzugeben. Ziel: aktuelle Kostentransparenz im Projekt zu erreichen
• Welche Arten von Risikomanagement kennen Sie? Was sind die Aufgaben des Risikomanagement? Arten: Risikovermeidung Risikoverminderung Risikoverlagerung Risikobegrenzung Risikoakzeptanz Aufgaben: Risiken identifizieren Risiken analysieren Risiken klassifizieren Risiken bewerten Maßnahmen entwickeln und Durchführen zur Bewältigung Selektion, Überwachung und Vorsorge
• Was sind die Aufgaben und Aktivitäten beim Projektabschluss? auf Sachebene: Abnahme noch offener Leistung Auflösung der Umfeldbeziehungen Kosten-, Ertrags- und Finanzsituation Beziehungsebene: Auflösung Projektteam Aktivitäten: Projektabschlusssitzung Projektabschlussbericht Projektlernen Projektanalyse
• Stellen Sie Netzplan und Balkenplan gegenüber. Was sind die Unterscheide und die jeweiligen Vor- und Nachteile? Netzplantechnik:Verfahren zur Analyse, Planung,Steuerung und Überwachung von Abläufen.Zeit, Kosten, Einsatzmittel und andere Einflussgrößen werden berücksichtigt. Der Netzplan zeigt Vorgänge, Ereignisse und Aufgaben mit Ihrer Anordungsbeziehung auf. Vorteil: zwingt zu systematischem Durchdenken der Zusammenhänge erlaubt sicheres terminieren zeigt Zeitreserven flexibles Informationsmedium ermöglicht Steuerung und Überwachung des Projektes Nachteil: für ungeübte schlecht lesbar und unverständlich   Balkenplan:Visualisierung der Abläufe und Termin. Soll die zeitliche Abfolge von Abläufen darstellen. Vorteil: einfach zu erstellen und zu verstehen Nachteil:  zeigt keine Abhängigkeiten Unterschiede:Balkenplan berücksichtigt Abhängigkeiten zwischen Vorgängen nicht. Verzichtet auf Vorzüge des Netzplanes.
• Was sind die Dauer, die Inhalte und die Beteiligten der Projektstartphase? Dauer: unbekannt Inhalte: Projektteam zusammenstellen Ziele definieren Stakeholder identifizeiren Zusammenarbeit regeln Projektorga festlegen Randbedingungen abklären erste Plaung vornehmen Projektstart-WS durchführen Beteiligte: Unternehmensleitung Lenkungsausschuss Stakeholder Projekteam Projektleiter
• Beschreiben sie das Vorgehen bei der kooperativen Konfliktlösung Einleitung:Informationen einholen, Motivation einer Lösung, Regeln zur Vorgehensweise und Moderation erstellen DiagnoseSammlung der Sichtweisen, Konflikt in Komponenten zerlegen, gemeinsam Beschreibung des IST-Zustandes erarbeiten Lösungsentwicklungalternative Zielzustände erabreiten, erarbeiten eines akzeptablen Zielzustand für alle ErfolgssicherungKonsequenzen für die Einzelnen festlegen, Festlegen Wo, Wer, Wann und Wie der Erfolgkontrolle  
• Wann sollte ein PSP erstellt werden? Kann man ihn nicht weglassen und gleich mit der Bearbeitung beginnen? PSP sollte so früh als möglich erstelölt werden. Der erste PSP am besten im Team beim Kick Off Meeting. Den PSP weglassen ist sehr gefährlich, weil es Arbeistpakete gibt, die nur im PSP auftauchen und nicht im Ablauf und Terminplan (ständig wiederkehrende Aufgaben des PM). Diese benötigen Resourcen, die dann nicht berücksichtigt werden. Es können Teilaufgaben vergerssen werden.
• Was sind Aufgaben des Projektcontrollers und des Projektcontrolling? Projektcontrolling:Transparenz schaffen, und überwachen, das Kostenrahmen, termin und Leistungsanforderungen eingehalten werden. Ständige Überwachung des Projektes und Vergleich der Soll- und Ist Werte. Projektcontroller:gwahrleistest eine geordnete und wirtschafliche Abwicklung des Projektes, unterstützt den PL und die Abteilungsleiter, sowie den Lenkungsausschuss.Unterstützt den PL bei der Planung und stellt Dokumentationen sicher. Ist das Informationszentrum des Projektes  
• Welche Vorgehensmodelle kennen Sie? Was sind die Vor- und Nachteile? Wasserfallmodell leicht verständlich event. Überbewertung von Dokumenten Fehler werden zu spät erkannt (seq. Durchführung) seq. Durchführung nicht immer notwendig, sinnvoll V-Modell kann projektspezifischen Anforderungen angepasst werden Wasserfallmodell + Zusatz Qualität hohe Produktvielfalt und Projektbürokratie Prottyping-Ansatz berücksichtigt, das nicht alle immer ihre Wünsche präzise formulieren können berücksichtigt, dass es verschiedene Realisierungsmöglichkeiten gibt Evolutionäres Modell zuerst werden Kernfunktionen entwickelt bei späterer Weiterentwicklung muss dann eventuell Systemarchitektur umgestellt werden Inkementelles Modell versucht die Anforderungen an ein neues System möglichst vollständig zu formulieren Agiles Projekmanagement Koordination durch Selbstbestimmung wenig Rollen werden definiert Dokumente spielen geringe Rolle Kritik: bürokratische Handhabung Vorteile insgesamt: strukturien Projekte, einheitliche Vorgehensweise, klare Anweisungen für Vorgehen, Definierte Meilensteine, Orientierung durch Zwischenergebnisse
• Was ist der Sinn des Projektstartworkshops? Beschreiben Sie die Inhalte. Sinn: Information der Stakeholder Grundlagen für die Projektphasen werden erarbeitet Inhalt: Begrüßung Vorstellungsrunde Regeln für die Zusammenarbeit festlegen Abfrage Erwartungen der TN Festlegen der Stakeholder erarbeiten der groben Projektziele erstellen eines ersten PSP erste Risikoidentifizierung Planung der nächsten Projektphase weiteres Vorgegehen, Termine und Aufgaben werden verteilt Feedbackrunde
• Inhalt Bedarfsmatrix Oben: Berichtart, Häufigkeit, Stakeholder Links: Art der Berichte, die erstellt und zur Verfügung gestellt werden (müssen) Produktplan, Statusbericht, Kostenbericht, Abschlussbericht u.s.w
• Ist es in jedem Fall sinnvoll, in Projekten Risikoverminderung- / vermeidung zu betreiben? Ja. Risikovorsorge ist oft günstiger als der Schaden der auftreten kann. Es muss aber bei der Bewertung und Identifizierung der Risiken darauf geachtet werden, wie Hoch die Kosten für die Vorsorge und wie hoch der eventuelle Schaden bei Eintritt ist. Ist der Scaden nidriger als die Vorsorgemaßnahmen, kann das Risiko akzeptert werden. Vorgehensweise: identifizieren, analysieren, bewerten selektieren und überwachen
• Nenne Sie Erfolgskriterien für ein Projekt Erfolgskriterien sind: genaue Zieldefinition gute Kommunikation erfahrener PL Projektcontrolling gute Planung motiviertes Projekteam gute Planungs- und Steuerungselemente Know-How Team und Projektleiter Partizipation (Mitbestimmung an Entscheidungen)
• Welche Führungsqualitäten sollte ein Projektleiter haben? Kommunikationsfähig Loyalität Verantwortungsbewußtsein, Fähigkeit zur Lösungsfindung Kontaktfreudig Initiative ergreifen Konfliktbewältigungsmethoden beherschen ....
• Welche Maßnahmen können immer auf einer Stakeholder-Maßnahmen-Liste stehen? regelmäßige, ehrliche, frühzeitige Kommunikation interaktive Beziehung zum Stakeholder pflegen
• Erläutern Sie das Konfigurationsmanagement. Dessen Aufgabe und Inhalte Konfigurationsmgmt wird über die gesammte Lebensdauer eines Erzeugnisses angwandt. Dient zur Überwachung und der Transparenz seiner funktionellen und physischen Eigenschaften, um diese zu sichern. Aufgaben: identifizierung überwachung dokumentation auditierung von Konfigurationen
• Welche Arbeitspakete dürfen im PSP nicht fehlen und warum? Alle Arbeitspakete das Projektmanagement betreffend. Sie können Grundlage zur Einsatzmittel- und Kostenplanung sein

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