Projektmanagement (Fach) / Prüfungsfragen (Lektion)

Prüfungsfragen Level D

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• Erläutern Sie den Unterschied zwischen Zielen und Ergebnissen in der AP Beschreibung? Was sind die detaillierten Inhalte einer AP Beschreibung Ergebnis: Dinge, die man bei Beendigung eines AP erreicht hat. Ziele: Beschreiben das, was mit einem AP erreichen will. Inhalte Arbeitspakete: Projekt, Projektnummer, Datum, Nummer AP, Version AP, Beschreibung der Aufgabe, Aufwand, Fortschritt, Ergebnis des AP, Verantwortlicher AP, Mitarbeiter AP, Dauer, Anfanhs- und der Endtermin, Datum der Abnahme, Unterschrift des Abnehmenden
• Nennen Sie die kritischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement Nennen Sie Beispiele Sind die wenigen Dinge die richtig laufen müssen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden. Sie repräsentieren wichtige Managementbereiche denen besonders und kontinuierlich Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Beispiele: ZieldefinitionKommunikation  
• Welche Führungsstile kennen Sie und würden Sie als Projektleiter anwenden? - autoritär- kooperatriv- partizipativ- laisses-faire Anzuwenden ist der kooperative Führungsstiel- Kompromiss zu Vorgaben und Selbsbestimmung- Steuerung des Teams und trotzdem Raum für eigenen Entscheidungen
• Beschreiben Sie Ziele und Inhalte der Kommunikationsmatrix. Um was geht es dabei? Zeigt den Bedarf der Kommunikation mit jedem einzelnen Stakeholder auf. Inhalt: Zeigt wann, in welcher Weise und wir oft mit jeden Stakeholder kommuniziert wird. Zeigt den Inhalt und den Umfang an. Beispiel:Der IT-Leiter verfasst einmal wöchentlich einen Projektstatusbericht mit den wichtigen Projektinformationen für die Unternehmensleitung. Die Größe soll max. 10 Powerpoint Folien sein.
• Nenne Sie Strategien zum Umgang mit Risiken - akzeptieren- vermeiden- vermindern- verlagern- verhindern
• Was ist eine Dokumentenbedarfsmatrix? Geben Sie ein Beispiel Eine Dokumentenbedarfsmatrix benutzt man um den Bedarf an Dokumenten auf zuzeigen. Achsenbeschriftung: - Dokumenteinhalt- Dokumentenart- Art der Bereitstellung (Ablageort)- Verantwortlicher für die Erstellung- wer gibt das Dokument frei- für wen ist es bestimmt- Aufwand der ErstellungProjektstatusbericht wird vom Projektleiter erstellt, der IT Leiter gibt ihn frei, und er wird per Mail an den Direktor Technik weitergeleitet    
• Wie kann ich mit Konflikten umgehen? Konflikte gibt es auf der Sachebene und auf der Beziehungsebene. Konflikte sollten schnell und gründlich gelöst werden, da sie sich negativ auf das Projekt und das Projektergebnis auswirken. Nicht gelöste Konflikte können zu Projektkrisen führen. Methoden mit Konflikten umzugehen:- Anpassung- Einigung- Kompromiss- Streit- Delegation- Machteinsatz- Verdrängung- Vermeidung
• Was gehört zum Projektabschlussbericht und an wen richtet er sich? Was hat der Projektabschluss mit einer lernenden Organisation zu tun? Mindestinhalte: - geplante/tatsächlich erreichte Leistungsziele- geplante/ tatsächlich erreichte Terminziele- geplante/ angefallene Kosten Das magische Dreieck (Leistung, Termin, Kosten) - Begründung der Abweichung- Teambefragung "was lief gut / was lief schlecht / was kann man besser                                 machen" - Lession Learned: Was für Konsequenzen haben diese Erkenntnisse auf                              zukünfitge Projekte.- To Do Liste Abschluubericht richtet sich an Auftraggeber, Stakeholder, Lenkungsausschuss, Projektteam
• Beschreiben Sie die Inhalte einer Projektstartsitzung Inhalte: Begrüßung Vorstellung der Teilnehmer Vorstellung des TOP Themen vereinbaren von Regeln Definition der Stakeholder erste Definition der Projektrisiken Festlegen der Projektziele Rahmenbedingungen für das Projekt festlegen Projektorga festlegen ersten PSP erstellen weiteres Vorgehen, Termine und Aufgaben festlegen festlegen der Informations und Kommunikationssysteme Feedbackrunde
• Erläutern Sie Vor- und Nachteile einer reinen Projektorganisation Vorteile: keine Einsatzmittelkonflikte keine Konflikte mit Abteilungsleitern PL ist disziplinarischer Vorgesetzter Schnelle und felxible Reaktion bei Störungen im Projekt Nachteile: Motivation der PMA, da die Zukunft nach Abschluss des Projektes nicht sicher ist eventuell nicht ausgelastete PMA sehr hohe Umstellungskosten PMA nach Projekt wieder in Linie eingliedern oft schwierig Anpassung an schwankenden Einsatzmittelbedarf nicht möglich
• Erläutern Sie die Begriffe Fertigstellungsgrad und -wert Fertigstellungsgrad: Verhältnis der IST-Fertigstellung (bisher erbrachte Leistung: Kosten, Zeit)zur geplanten Projektfertigstellung in % Fertigstellungwert: Sind die dem Fertigstellungsgrad entsprechenden Kosten  
• Nennen Sie wesentliche Mittel der Einsatzmittelplanung und schildern sie die Möglichkeiten der Optimierung Basis für die Einsatzmittelplanung ist der Netzplan Bedarfsplanung zeiliche Zuordung Verfügbarkeitsprüfung Prüfung von Kapazitäten Optimierungsmöglichkeiten: verschieben von Arbeitspaketen ausnutzen der Puffer Resourcen erhöhen verlängern verkürzen
• Welche Methoden des Projektlernens kennen Sie und worauf finden diese Anwendung? Sachebene: Nachkalkulation Projektkostendatenbank Kennzahlensysteme Kundenzufriedenheit (Befragung) Beziehungsebene: Fragebögen Feedbackgespräche Sach- und Beziehungsebene: Project Excellence Befragung der Beteiligten Prozessbasierte Methoden: Projektnachbewertung Manöverkritik Dokumentationsbasierende Methoden: RECALL Projektlerngeschichte Mikroartikel
• Erklären Sie das 90% Syndrom. Welche Steuerungsmaßnahmen kann der PL ergreifen? Der AP Verantwortliche meldet einen immer währenden Fortschritt . Stillstand bei einen Arbeitstand von 90%. Dies obwohl alle Weiterarbeiten. Der AP Verantwortliche hat den Fortschritt höher eingeschätzt als er tatsächlich war. Gegenmaßnahmen: genaueres Hinterfragen des Standes durch den PL Offene Punkte Liste führen offenes motivierendes Gespräch mit dem AP Verantwortlichen. Was fehlt zu 100% Abweichungssanlyse Kontiuierliche Statusabfrage  
• Nennen Sie Projektarten und Klassen Projektarten: Organisationprojekte Investitionsprojekte F + E Projekte IT Projekte Projektklassen: interne / externe Projekte nach Länge nach Kulturkreis nach Größe
• Welche IT Kategorien kommen in Projekten zum Einsatz? planungsorientierte Plattformen prozessorientierte Plattformen ressourcenorinetierte Plattformen Projektmanagementsystemplattformen Plattformen zur Kommunikationsunterstützung    
• Nenne Sie Aufgaben, Inhalte und Merkmale des Projektmanagements. Augaben: Das PM überwacht den Regelkreis: Planung - Durchführung - Kontrolle - Steuerung Merkmale: Projektmanagement ist die Gesamtheit der Führungsaufgaben. Dies beinhaltet, das Planen, das Steuern und das Kontrollieren von Projekten, mit Hilfe der Werkzeuge und Instrumente des PM.
• Welche Pufferarten kennen Sie? Pufferarten: freier Puffer Gesamtpuffer freier Rückwärtspuffer unabhängige Puffer
• Wie erkennen Sie den Projekterfolg? Projekterfolg: die Leistungsziele wurden erfüllt und eingehalten das Projektbudget wurde eingehaltet (Kostenziele) die Terminziele wurden eingehalten Das magische Dreieck wurde eingehalten (Leistung, Kosten, Termine) alle Stakeholder sind zufrieden
• Aufgabe Netzplanoptimierung. Netzplan - Gesamtdauer 20 Wochen; Solldauer - 18 Wochen Welche Möglichkeiten zur Optimierung haben Sie? Optimierungsmöglichkeiten: Vorgänge paralleliseren freie Puffer ausnutzen Resoucen erhöhen kürzen und streichen von Arbeitspaketen
• Unterscheide und Zusammenhänge von PM-Handbuch und Projekthandbuch PM Handbuch: Die Dokumentation des Projektmanagementsystems in einer Organisation. Dieses gilt für alle Projekte, und beinhaltet Checklisten und Verfahrensweisen, die angewandt werden. Projekthandbuch: Dokumentation des Projektes. Beinhaltet Projektziele, Aufgaben, Organisation und Planung für dieses Projekt. Dient zur Qualitätssicherung im Projekt Zusammenhänge: Das Projekthandbuch kann/wird auf Basis des PM Handbuches erstellt oder kann erstellt werden.
• Welche Probleme bei der Fortschrittsmessung in Projekten kann es geben? fehlende Mengenmaßstäbe zeitversetzte Feststellung der Zielerfüllung fehlende Aussagekraft von Soll/Ist Vergleichen
• Schildern Sie diskursive und intuitive Arten der Zielfindung diskursiv: systematische Informationen werden gesammelt werden miteinander kombiniert Kombinationen bewerten die sinnvollsten Ziele werden übernommen Intuitiv: Ziele werden aus einer Ideensammlung herausgefunden (ausserhalb eines vorstellbaren Lösungraumes) Ideen werden strukturiert, bewertet und herausgefiltert
• Wie kommen Sie zu einer Risikoanalyse? Welche Maßnahmen können Sie einleiten um Risiken zu bewerten? Riskio bewerten: Ergibt eine Risikoliste. Diese muss bewertet werden. monitäre Bewertung Schatzung der Eintrittswahrscheinlichkeit (Delphi-Methode) Risiko selektieren A, B C Risiko Risiko überwachen ständige Änderungen wwerden festgehalten Risiken können akzeptiert, begrenzt, vermieden, verlagert, verhindet werden
• Welche Anforderungen soll ein PL erfüllen? Welche Fähigkeiten sollte er zur Ausübung seiner Tätigkeit mitbringen? Anforderungen: Fachkompetenz Methodenkompetenz Führungskompetenz Sozialkompetenz Fähigkeiten: MA motivieren können Visionen entwickeln Konflikte erkennen und lösen unternehmerisches Denken zielstrebig Einsatzbereitschaft Lernfähigkeit vorrausschauendes Denke und Handeln .....
• Was sollte ein PL beim delegieren beachten? Aufgaben nicht ohne Absprachen mit dem MA delegieren gemeinsame Aufgabenverteilung im Team vornehmen Aufgaben genau erklären Nachfragen ob die Aufgabe auch verstanden wurde gemeinsame Termine festlegen regelmäßig Feedback einholen über den Stand Spielräume lassen (Freiräume)
• Welche Arbeitsschutzbestimmungen müssen im Projektmanagement beachtet werden? Arbeisschutzbestimmungen Arbeitszeitgesetz Mutterschutzgesetz Betriebssicherheitsverordnung Gestaltung der Arbeitsplätze um Arbeitsunfähigkeiten zu vermeiden
• Schildern Sie integrierte Projektsteuerung. Geben Sie ein Beispiel integrierte PS ermöglicht eine nachvollziebare und transpartente Projektabwicklung beinhaltet Planung - Überwachung - Steuerung(magisches Dreieck; Kosten - Leistung - Termine)Planung: kontinuierliche IST AufnahmeÜberwachung: Vergleich Plan/SollSteuerung: Abweichungen analysieren, und entsprechende Maßnahmen ergreifen Beispiel: Auto fährt (Istzustand)Fußgänger überquert vor Auto die Strasse (Abweichung vom IST Zustand)Auto bremst (Maßnahme)
• Was sind Sinn und Zweck von Auslastungsprofilen (EM Ganglinie)? Skizzieren Sie ein Beispiel Sinn: Auslastungsprofile zeigen den vorraussichtlichern Bedarf einen Einsatzmittels über den Projektzeitraum unter berücksichtigung der verfügbaren und beschaffbaren Einsatzmitteln an. Zweck: Überlastungen feststellen und reagieren Unterlastungen feststellen und reagieren Prioritäten festlegen (wie wirkt sich zusätzliches Personal auf das Projekt aus) Entscheiden, ob andere Projekte auf Grund der Auslastungen überhaupt gestartet werden können  
• Welche Regeln der Zusammenarbeit im Team gelten zu welchem Zeitpunkt im Projektverlauf (harte und weiche) Nennen Sie Beispiele hierzu. Offizielle Normen und Regeln, die beschlossen wurden. Diese sind gemeinsam am Projektanfanf definiert worden, festgehalten und auch "einklagbar". Inoffizielle regeln durch das Gruppenverhalten. Zum Beispiel: "Nur einer redet" oder sogenannte "Ich-Botschaften" Am Anfang gelten die offiziellen Regeln, bis die inoffiziellen Regeln aus dem Gruppenverhalten entwickelt haben. Diese werden dann meißt schneller eingehalten, als die offiziellen Regeln. Diese Regeln werden oft eingehalten, obwohl es den einzelenen Gruppenmitgliedern gar nicht bewußt ist. Beispiel:Es wird doch nicht offen die Meinung gesagt, obwohl dies am Anfang gemeinsam festgelegt wurde.
• Ein Projekt dauert X Tage und soll auf Y Tage verkürzt werden. Welche Puffer müssen sie anschauen. Es müssen keine Puffer berücksichtigt werden. Nur kritische Vorgänge (Puffer = 0) haben eine Auswirkung auf den Endtermin.
• Was ist ein Projektrisiko? Welche Projektrisiken gibt es? Wie kann man damit umgehen? Beispiele? Umgang:Ein Projektrisiko ist ein unsicheres Ereignis oder eine mögliche Situation, welche sich negativ auf den Projektverlauf auswirken kann. Risiken: technische Rsisiken kaufmannische Risiken Terminrisiken politische Risiken Umweltrisiken Umgang: akzeptieren begrenzen vermeiden vermindern verlagern  
• Wie geht eine Stakeholderanalyse / Umfeldanalyse - erklären Sie dies anhand der folgenden konkreten Beispiele (Erstellen eines Produktkataloges/ Bau einer Eisenbahnlinie). Vorgehensweise: Indentifikation der Stakeholder Analyse der Kundenerwartungen Betroffenheitsanalyse Bewertung der Einstellung der Stakeholder zum Projekt (negativ/positiv) Analysieren der Macht jedes einzelnen Stakeholders und wie werden sie sich verhalten Herausfinden, wie mit den einzelnen Stakeholdern umgegeangen werden muss um den Projekterfolg zu sichern Beispiel Produktkatalog: internes Projekt einfache Ermittlung der Stakeholder Kommunikation innerhalb des Unternehmens wenig Einfluß von außen Beispiel Bau einer Bahnlinie: externes Projekt sehr komplex, dadurch sind nicht alle Stakeholder voll zu ermitteln, stellt sich mit der Zeit heraus schwieriges Projektumfeld extrem schwierige Risikobewertung Kommunikation nach aussen sehr wichtig Umwelt- und Natureinflüssen können Projekt gefährden  
• Ein Arbeitspaketverantwortlicher ruft aus dem Urlaub an, und wünscht eine Verlängerung seines Urlaubes. Auf was hat der PL zu achten, bevor er eine Entscheidung trifft? sind Puffer vorhanden, dass sich hierdurch nicht andere APs verscheiben, oder gar das Projektende verursacht dies Mehrkosten im Projekt ist hiervon der kritische Pfad des Projektes betroffen
• Welche Formen der Projektumfeldsteuerung kennen Sie? partizipativ diskursiv repressiv
• Unterscheiden Sie Konfigurations- und Änderungsmanagement. Nennen Sie Beispiele beide haben das Projekt/Produkt als Basis beide berühren die funktionellen und physischen Merkmale eines Porjektes/Produktes Änderungsmanagement beschaftigit sich mit der Überwachung und Steuerung von Änderungen Konfigurationsmanagement beschäftigt sich mit der funktionellen und physischen Beschaffenheit eines Produktes/Leistung und der Dokumentation der Merkmale.
• Was ist bei der Form und beim Aufbau von Projektdokumenten zu achten? einheitliches, festgelegtes Layout Versionierung muss vorhanden sein Änderungen müssen ersichtlich sein Autor muss ersichtlich sein Dokumente müssen indentifizierbar sein Inhaltsverzeichnis muss vorhanden sein Unterlagenartenschlüssel muss vorhanden sein
• Projektmarketing - ist es wichtig? Welche Maßnahmen kann man ergreifen? Was heißt Marketing innerhalb des Projektteams? Projektmarketing ist sehr wichtig. Man benötigt es um eventuell zusätzliche Resourcen zu bekommen, zusätzliche finanzielle Mittel für das Projekt oder Aufmerksamkeit im Management. Maßnahmen: Informationsveranstaltungen Medienarbeit Präsentationen Werbepräsente Marketing im Projektteam: Indentifikation mit den Projekt/Produkt Zusammenhalt im Team wird besser gemeinsame Vorgehensweise Team tritt einheilich auf Projektidentität entsteht Team steht voll und ganz zum Projekt/Produkt
• Was sind Einsatzmittel? Welche Schätzmethoden für die Einsatzmittelplanung kennen sie? Einsatzmittel: Resourcen Sachmittel Schatzmethoden: COCOMO (algorythmische Methode) Expertenbefragung Schätzmethode Function Point Methode Vergleichmethode Kennzahlenmethode
• Was gehört alles in die Projektstartphase? (Beginn, Ende, Dauer, Inhalte,Ziele, Risiken) Projektstartphase: Festlegung der Projektziele und Inhalte Bildung Projektteam Regelung der Zusammenarbeit im Projekt Klärung Randbedingungen (Resourcen, finanz. Mittel) erster Projektplan erste Risikoanlyse Aufbau der Projektorganisation
• Welche Vertragsarten gibt es? Welche haben im Projekt Relevanz? Vertragsarten: Kaufvertrag (Bezahlung gegen Ware) Dienstvertrag (Leistung wird geschuldet, kein Erfolg) Werkvertrag (Herstellung (Erfolg) für ein Werk wird geschuldet) Im Projekt sind meistens nur Werkverträge relevant.
• In welchen Schritten erstellt man einen Netzplan? Wie detailliert sollte er sein? Schritte: Arbeitspaketbeschreibungen erstellen mit den Beteiligten Vorgangsliste erstellen Techniken: Kartentechnik Balkentechnik Softwareunterstützung Schritte: Vorgänge mit Vorgänger und Nachfolger auflisten Dauer festlegen Puffer durch Vorwärts- und Rückwärtsrechnung ermitteln Kritischer Pfad ermitteln Detailierung muss/soll sehr hoch sein, da der Netzplan das wichtigste Instrument in der Ablauf und Terminplanung darstellt.
• Wie und womit sichert man die Qualität im Projekt? Mit TQMTop Qualitiy Management: Kundenzufriedenheit steht im Vordergrund des Denkes und Handelns des Unternehmens auch dere Mitarbeiter ist Kunde Qualitätsgrundsätze für die Gestaltung der Arbeitsabläufe sind der erste Schritt zu TQM Wichtig ist: die Qualität der Arbeitsausführung, der Prozesse und der Unternehmensperformance TQM erfordert: Qualiät muss als Führungsaufgabe verstanden werden Förderung von Lernen und Teamfähigkeit Führungsqualität Denken in Prozessen breit angelegte Verantwortung im Management Modelle: TQM der EFQM (Business Excellence), 8 Grundpfeiler, Selbst/Fremdbewertung möglich Kontiuierliche Verbesserung: plan, do check, act Balanced Scorecard: Leistungen eines Unternehmens werden gemessen; auch immateriell (Kundenzufriedenheit) Six Sigma: Kombination aus Qualitätsmanagement, Datenanalyse und Training der Mitarbeiter  
• Erklären sie die Bedürfnispyramide nach Maslow. Pyramide von unten nach oben: Physiologische Bedürfnisse:Atmung, Schlaf, Nahrung, Wärme, Gesundheit, Wohnraum, Kleidung, Bewegung Sicherheitsbedürfnisse:Recht und Ordnung, Schutz vor Gefahren, festes Einkommen, Absicherung, Unterkunft soziale Bedürfnisse:Familie, Freundeskreis, Partnerschaft, Liebe, Kommunikation Ich-Bedürfnisse:Höhere Wertschätzung, Respekt, private und berufliche Erfolge, mentale und körperliche Stärke Selbstverwirklichung:Individualität, Talententfaltung, Perfektion; Erleuchtung, Selbstverbesserung Die unteren drei Stufen in der Pyramide (und auch Teile der vierten) nennt man auch Defizitbedürfnisse. Diese Bedürfnisse müssen befriedigt sein, damit man zufrieden ist, aber wenn sie erfüllt sind, hat man keine weitere Motivation diese zu befriedigen (wenn man nicht mehr durstig ist, versucht man beispielsweise nicht mehr zu trinken). Unstillbare Bedürfnisse können demgegenüber nie wirklich befriedigt werden. Diese treten ab der fünften Stufe auf, teilweise aber auch schon ab der vierten.  
• Was haben Unternehmensleitung und Lenkungsausschuss bei der Startphase eines Projektes für Aufgaben? Unternehmensleitung: Auftragserteilung Benennen des PL Projektpläne genehmigen Freigeben der Finanzmittel Lenkungsausschuss: Zusammenbringen der Ideen und Meinungen von Entscheidern Plattform für Meinungsaustausch Genehmigen von Plänen  
• Erklären Sie die Begriffe 4LQ und 4LC? 4LQ (Four Level Qualifying) Vierstufiges Qualifizierungsprogramm: Ausbildung, Weiterbildung, Coaching und Training 4LC: (Four Level Certification) Vierstufiges Zertifizierungsverfahren der IPMA. Weltweit anerkannt hohe Akzeptanz, Managementfähigkeiten im Projektmanagement werden gelehrt.
• Der PSP - Wann ist er zu erstellen? Was sind seine Vorteile im Projekt? Welche Vorteile haben Standard PSPs? Der PSP ist möglichst frühzeitig im Projekt zu erstellen. Er ist eine graphische oder tabellarische Darstellung der Projektsturktur er ist das zentrale Kommunikationsinstrument gewährt einheiliches Verständnis der Aufgaben Basis für Kosten und Aufwandsschätzung Basis für Aufgabenverteilung Basis für Risikoanalysen Basis für den Netzplan Vorteile Standard PSP: Strukturen müssen nur noch im Einzelfall angepasst werden alte PSPs können Informationsquellen sein man vergißt nichts einheitliche Planung von Projekten weniger Planungsaufwand    
• Erläutern Sie das Vorgehen bei der Problemlösung mittels Ursachen- Wirkungsdiagramm Das Ursachen- Wirkungsdiagramm zerlegt das Probelem in seine möglichen Ursachen. (Fischgrätenmodell) Team ermittelt mögliche Ursachen für das Problem Problem wird zuerst nach Inhalt, Ort, Zeit..... bescheiben Problem wird in die 5-M Methode eingeteilt (Mensch, Maschine, Material, Mitwelt, Methode) Ursachen mit dem meisten Gewicht wird weiter untersucht und gelöst
• Welche Planungsdokumente müssen in der Startphase von wem erstellt werden? Auftraggeber: Lastenheft Auftragnehmer: Pflichtenheft Projektleiter (ggfs. mit Projektteam) Stakeholderanalyse Umfeldanalyse Risiskoanalyse Organigramm (PO) Zielhierarchie / bewertung Phasenplan PSP Ablauf und Terminplanung Einsatzmittelplanung    
• Wann im Projektverlauf würden Sie eine Kundenbefragung durchführen? Am Anfang: Erwartungen und Wünsche der Kundenabfragen Am Ende: Zufriedenheit der Kunden abfragen

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