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Projektmanagement GPM Level D, C (Subject) / PM Level D und C (Lesson)

IPMA

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  • Zeichnen Sie die Maslow´sche Bedürfnispyramide und geben Sie jeweils ein Beispiel an! Grundbedürfnisse (schlafen)Sicherheitsbedürfnisse (finanziell)Soziale Bedürfnisse (Kontakte)Ich-Bedürfnisse (Anerkennung)Selbstverwirklichung (Spiriitualität)
  • Wie motivieren Sie ihr Projektteam? Mitglieder müssen einen persönlichen Nutzen in Ihrem Engagement sehen, z.B. Karriereschub, Annerkung, Chance auf Selbstverwirklichung Instrumente zur Motivation: Zievereinbarungen (gemeinsame Ziele festlegen, Ziele knapp und verständlich formulieren, regelmäßige Kontrolle), Job Enlargement, Job Enrichment, Job Rotation, Gruppenarbeit.
  • Nennen Sie die 5 B! Belohnen, belobigen, bestechen, bedrohen, bestrafen
  • Was ist bei der Verhandlungsführung nach dem Harvard-Modell zu beachten? Alternativen klärenTrennung von Menschen und ProblemenFokussierung auf Interessen, nicht auf PositionenErweiterung der Anzahl möglicher WahlmöglichkeitenBewertung der Verhandlungsergebnisse anhand objektiver EntscheidungskriterienFestlegung der BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement)Berücksichtigung der BATNA des Verhandlungspartners
  • Was sind die Unterschiede von Organisations- und F&E-Projekten gegenüber Investitionsprojekten? Investitionsprojekte: Überwiegend klar umrissene Kosten-, Zeit- und Leistungsrahmen zur Erstellung eines durch das Projekt generierten Projektgegenstandes (Häufig als Werkvertrag)F&E – wie Organisationsprojekt: Meistens größere Unschärfen in der Zielformulierung, dem finanziellen und zeitlichen RahmenF&E Projekte: konkretes Geschehen erst in der nächsten Phase explizit bestimmbar, nach Lieferung und Bewertung der Ergebnisse der aktuellen PhaseOrganisationsprojekte: in vielen Fällen meist heikler, was die Steuerung und die Anzahl der Stakeholder sowie die erzielbare Realisierungsgeschwindigkeit betrifft.
  • Welche Funktion und welche Aufgaben hat ein Projektmanagement-Büro (PMB)/Projektmanagement-Office (PMO)? Strategisch: Einforderung, Sammlung, Abgleich und Verdichtung der Projektstatusmeldungen vor der Berichterstellung an den Lenkungsausschuss, wirksame Eskalation bei Engpässen bzw. nicht durch die PL lösbare Konflikte, Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Operativ: Fachliche und methodische Unterstützung der Projektleitung bei den PM-Aufgaben, Sicherstellung der PM-Systemkonformen Anwendungen von Werkzeugen und Methoden. Evaluierung der angewendeten Vorgehensweisen, Einleitung eines Verbesserungsprozesses.
  • Erklären Sie den Unterschied zwischen einem Projektdirektor und einem Projektmanager! Nach der IPMA 4-L-Zertifizierung Unterschied vom Projektdirektor (Level A) zum Projektmanager (Level B/C): größere internationale Erfahrung sowie auf Dauer bzw. Anzahl der geführten Projekte; Gestaltungskompetenz bei der für die Projektabwicklung geltenden Richtlinien und PM-Systemumgebung; Führung der Projektmanager und Verantwortung für die von diesen getragenen Projekten im Rahmen eines Programmes oder Großprojekte
  • Was versteht man unter einem programmorientierten Unternehmen? Erläutern Sie dies am Beispiel! Unternehmen, die Produkte mit großer Vielfalt erzeugen, welche aber hinsichtlich Technologien oder Markt eine große Überdeckung haben;Strategische Entwicklung des Unternehmens durch einzelne, im Sinne eines Programms, lancierte ProjekteBeispiel Programm: neues Herstellwerk für Produkte z.B. ein neues Walzwerk: Projekte für Entwicklung, Evaluierung und Serienvorbereitung einzelner Verfahren und Prozesse, welche sich mit Hilfe des neuen Walzwerkes und der dort verfügbare Technologien realisieren lassen, vorausgehende Projekte zur Markterschließung, Marktentwicklung, Qualifizierung der Produkte und Verfahren, anwendungsbezogenen Herstellung, Aufbau von Wertschöpfungs- und Logistikketten.
  • Was ist ein Programm? Programm = eine Menge von Projekten, die miteinander verknüpft sind und ein gemeinsames übergreifendes Ziel verfolgen. Ein Programm ist zeitlich befristet und endet (spätestens) mit der Erreichung der übergreifenden Zielsetzung.
  • Was ist ein Programmmanagement? Programmmanagement = zeitlich befristete Managementaufgabe, welche die Gestaltende Planung, die übergreifende Leistung und das Controlling einer definierten Menge zusammengehöriger Projekte umfasst, die einem gemeinsamen übergreifenden Ziel dienen.
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  • Was sind die Aufgaben der Personalentwicklung in Projekten? Projektspezifische Weiterentwicklung von PMA inAufbau von FähigkeitenMotivationLaufbahnplanung
  • Welche Aufgaben hat die Personalabteilung für Projekte? RekrutierungQualifizierungEntwicklungUnterstützung in kritischen Situationen
  • Erklären Sie die Begriffe 4-L-Q und 4-L-C! Was haben diese für eine Auswirkung auf Ihre Karriere? 4-L-Q = 4-level-qualiification Aus-/Weiterbildung, Training, Coaching4-L-C = 4-level-vertification Vierstufiges Zertifizierungsprogramm der IPMA, LEVEL D-A Wissen (zu angewandtem PM) + Erfahrung (aus abgeschlossenen Projekten) + Persönlichkeitsentwicklung = KompetenzKarriere: Managementfähigkeiten im Bereich PM, weltweit hohe Akzeptanz
  • Wie hängen Personalwirtschaft und Projektmanagement zusammen? Personalwirtschaft i.S: von Personalmanagemt: Personalplanung,- suche und auswahl, -einsatzplanung, -entwicklung, -adminsitration, -freisetzung Bedarfs- und Kapazitätsorientierung abgeleitet aus der Strategie und den Unternehmenszielen Projektmanagement: Definition und Planung der erforderlichen bzw. bereitgestellten Ressourcen (=Personen) im Projektverlauf Abstimmung hinsichtlich des Bedarfs, des Angebots, der Qualifikation und der Eignung mit der Personalwirtschaft: Budget- und Ergebnisorientierung auf Basis des Projektauftrages und der dafür erforderlichen Qualifikationen Ziele beider: Entwicklung von Personen über den einzelnen Projektfall hinaus.
  • Nennen Sie mind. 4 relevante Gesetzte und Regelungen bzgl. Arbeitsschutz! ArbeistschutzG, ArbeitszeitG, ArbeitssicherheitG, Arbeitsstättenverordnung, MuSchG, KündigungsschutzG,
  • Was muss eine PL hinsichtlich Umwelt, Sicherheit und Arbeitsschutz beachten? Erläutern Sie dies anhand des TOP-Prinzips! Technik: Arbeitsstätten, Arbeitsplätze, Maschinen/Anlagen, ArbeitsstoffeOrganisation: Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten/Pausen, Schichtmodelle, Zuordnung von Verantwortung/AufgabenPersonal: Schutzausrüstung, Vorsorgeuntersuchung, Qualifikation, Motivation, Betriebsklima
  • Welche Fragen lassen sich im Rahmen der Stakeholderanalyse mittels der sozialen Netzwerkanalyse klären? Haben alle PMA Zugriff auf formellen und informelle InformationenWo befindet sich kritisches Projekt- oder Unternehmenswissen?Wie wirkst sich der Weggang eines Partners oder Teammitglieds auf das Projekt aus?Wie werden Projekt-Prozesse wirklich gelebt?Gibt es Gruppen oder Projektmitarbeiter, welche auf unerwartete Art und Weise kommunizieren?Wie effektiv erfolgt Kommunikation?
  • Beschreiben Sie funktionale und nicht funktionale Anforderungen Funktionale Anforderungen beschreiben, wie ein System im weiteren Sinne bestimmte Aktionen, selbständig ausführt, z.B. was soll die Schule leisten? Bsp.: Es gibt zwei Klassenräume zu je 80 m2 und jeweils 25 PlätzenNicht funktionale Anforderungen definieren die Qualität sowie Art und Weise des Produktes oder der Dienstleistung; z.B. welche Unterrichtsqualität soll erreicht werden Es werden fünf einheimische Lehrer in den ersten 6 Monaten ausgebildet
  • Welche Eigenschaften weis eine gut formulierte Anforderung auf? Eindeutigkeit Konsistenz Geltung Priorisierung Verifizierbarkeit
  • Was versteht man unter Latenzzeit? Beschreibt die Zeitspanne, die zwischen dem Ergebnis einer Maßnahme und dem Eintreten deren Wirkung gegen das Risiko benötigt wird. Sie umfasst die Umsetzungsdauer zzgl. Der Dauer bis zur Wirksamkeit
  • Wie berücksichtigen Sie die betriebswirtschaftlichen (projektkostenbezogenen) Erkenntnisse der Risikoanalyse in der Mitkalkulation? Risiken mit einer EW > 85% werden in voller Höhe einkalkuliertRisiken < 15% hingegen nichtRisiken zwischen 15 – 85% werden gewichtet kalkuliert, dazu werden je nach Rechnungslegungsstandard Rückstellungen gebildet.
  • Wie und wo sollte der PL Fragen des Risikomanagements diskutieren und zur Entscheidung bringen? In Projektentscheidungssitzungen (z.B. im LA oder Steering Comitee)Ohne externe Auftraggeber
  • Wofür sind Konflikte grundsätzlich gut? Indikator für notwendige Veränderungen Aufdecken von Chancen Bereinigung von unangenehmen, blockierenden Situationen Führen zu einer reiferen Projektkultur Fördern das Team Gefühl Ermöglichen gemeinsame Lösungen
  • Wie wirken Charakteristika internationaler Projekte auf die Führung? Im Global Leadership und Organizational Behaviour Effectiveness (GLOBE) sind sechs Führungsdimensionen identifiziert, die in jeder Kultur unterschiedliche Ausprägungen haben Charismatische Führung (Vision, Motivation, Erfolgsorientierung)Teamorientierte Führung (Orientierung am Erfolg des gesamten Teams)Partizipative Führung (Einbindung von Teammitgliedern, Delegation von Aufgaben)Menschliche Führung (Aufmerksamkeit, Mitgefühl, Unterstützung)Autonome Führung (unabhängig, idividualistisch)
  • Was bedeutet der Systemgedanke für die Projektleitung? Die PL muss über die Systemkompetenz verfügen und Grundhaltungen wissen. Daraus lassen sich die Prozesse nach den systemspezifischen Eigenheiten anpassen und lenken. Stabile Systeme sind auf ihre Entwickungsfähigkeit zu betrachten, instabile Systeme auf ihre Effektivität und Risikopotenziale
  • Worauf müssen Sie achten, um richtig zu eskalieren? Die eigenen Möglichkeiten einsetzen Konsens-Dissen-Analyse im Team durchführen Achten auf eine stufengerechte Eskalation Rückendeckung des eigenen Linienmanagements klären Prägnante Aufberietung ohne inhaltliche Defizite Kontext erläutern Auf klare und verbindliche Entscheidungen achten den richtigen Ansprechpartner wählren
  • Welche Ziele müssen Sie bei der Beurteilung von Projektpersonal verfolgen? Die richtigen Entscheidungen bei der Personalauswahl und bei Personalentscheidungen treffen (künftiger Einsatz, Beförderung, Kündigung) Daten für PE-entscheidungen bekommen Mitarbeiterführung, Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren Eine Basis für leistungsgerechte Bezahlung schaffen Die Motivation erhöhen
  • Worauf achten Sie während einer Verhandlung? Anwesenheit klärenVorstellungsrunde klärenRegeln des Meetings festlegenZiele im Auge behaltenGemeinsamkeiten betonenAktiv zuhörenGesprächspartner einbeziehenSchüchterne zu Meinungsäußerungen ermutigenAlle betroffenen Gruppen zu Wort kommen lassenKörpersprache beachtenAusdrucksweise an Zuhörer anpassen (zielorientierte Ansprache)Schriftliche Zusammenfassung des weiteren Vorgehens, VerantwortlichkeitenFeedback geben
  • Wie gehen Sie mit Einwänden sowie mit Ausreden eines Geschäftspartners um? Einwände durch Detailinformationen ausräumenEinwände relativieren und den Nutzen in den Vordergrund stellenEinwände umwandeln und Nachteile in Vorteile verwandeln oder umgekehrtEinwände akzeptieren und durch das Eingestehen von Schwächen stärker werdenAusreden nicht akzeptieren oder zurückweisen
  • Worin liegt der Unterschied zwischen bedingungsbezogenen und personenbezogenen Maßnahmen zur Entspannung und Stressbewältigung? Personenbezogen: autogenes Training, Atemübung, Muskelübung, Coaching, TherapieBedingungsbezogen: Änderung der Rahmenbedingungen innerhalb des Projekts/ der Phasen
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  • Welche Verfahren zur Beurteilung von Wirtschaftlichkeit kennen Sie? Unterteilen Sie diese in statische und dynamische Methoden Statisch: Kosten-, Gewinnvergleichsrechnung, ROI Return on Investment, AmortisationsrechnungDynamisch: Kapitalwertmethode, Interne Zinsfußmethode, Annuitätenmethode, Dynamische Amortisationsrechnung
  • Führen Sie Beispiele für Parameter und einzelne Kennzahlen von Balanced Score Cards zum Controlling von Projekten, Programmen und Portfolios auf! Classic Parameter: Status und Verhältnis von Leistung, Qualität, Terminen und Kosten, Rendite, RoI, Kosten-Nutzen-Qualitäts- und RisikomanagementCustomer Parameter: Zufriedenheit beim AG, Zusatzaufträge, Eigen- und Fremdclaims, Partner, Lieferanten, sonstige StakeholderProcess Parameter: Einbindung in Strategie, Initiierung, Planung, Steuerung, Innovation, PM-Systementwicklung, Wissensmanagement, Abschluss, Evaluierung etc.Staff Parameter: Projektkultur, Mitarbeiter-Zufriedenheit, Akzeptanz des PL, Unterstützung durch Unternehmensleitung
  • Beschreiben Sie die 6-Hüte-Methode von de Bono Die Methode beschreibt 6 unterschiedliche Rollen und Perspektiven, die Teilnehmer einnehmen können. Gruppemitglieder repräsentieren die Rollen und Perspektiven durch verschiedenfarbige Hüte. Sie dient der Ideenfindung. Weißer Hut: Neutralität, analytisches Denken, Zahlen, Daten, FaktenRoter Hut: Feuer und Wärme, Gefühle, Emotionen, Wahrnehmung, IntuitionSchwarzer Hut: Kritik, Risiken, Logisch-negatives Denken mit BegründungGelber Hut: Stimmungsaufhellend, Optimismus, Hoffnung, positives DenkenGrüner Hut: Fruchtbarkeit, Wachstum, neue Ideen, KreativitätBlauer Hut: Ruhe und Klarheit, Himmel und Meer, Gesamtsicht
  • Worauf müssen Sie bei der Zusammensetzung von Teams achten? Ab einer bestimmten Größe (> 20 MA) nicht mehr beherrschbarWissens- und Persönlichkeitsmerkmale berücksichtigenHomogene Teams am Anfang besser zu führen, aber weniger Ergebnispotenzial im Verlauf
  • Wie bewerten Sie den Projektfortschritt bei F&E Projekten? Mithilfe der Meilensteintechnik lässt sich der Fortschritt bei F&E Projekten ermitteln, insb. Bei IT EntwicklungsprojektenBei der Meilensteintechnik werden zwischen Beginn und Ende eines AP´s Meilensteine (sog. Mikro Meilensteine) gesetzt. Wenn einer davon erreicht wurde, wird ein bestimmter Ist-FW dafür festgelegt.
  • Welche generell teamfördernden Maßnahmen in der Projektstartphase soll der Projektleiter durchführen? Kick-Off Meeting Projektspielregeln festlegen Transparenz schaffen Projektziele darstellen und erläutern Klare Aufgaben und Kompetenzzuordnung Persönlcihe Gespräche mit den Teammitgliedern führen Persönliche Vor- und Einstellungen der Teammitglieder ermitteln Gemeinsame Veranstaltung wie z.B. Paddeltour PL ist verantwortlich für eine positive Projektkultur, schwelende Konflikte offengelegt und diskutiert werden, sich die Teammitglieder mit der Aufgabe identifizieren Die Teammitglieder mit Projektziele vertraut sind und sie akzeptieren
  • Erklären Sie den Unterschied zw. Änderungsmanagement und Veränderungsmanagement! Änderungsmanagement = bezieht sich auf das Projekt bzw. Produkt Teil des Konfigurationsmanagements, das dafür sorgt, dass Änderungen im Projekt identifiziert, beschrieben, klassifiziert, bewertet, genehmigt, anforderungsgerecht durchgeführt und verifiziert werden. Änderungsmanagement umfasst die Planung und die organisatorische Implementierung des Änderungsverfahrens im Projekt und die Überwachung und Steuerung der ordnungsgem. Durchführung der ÄnderungsprozesseVeränderungsmanagement = bezieht sich auf Änderungen im Projektumfeld, also in der projektdurchführenden Organisation
  • Was besagt der Ethik Codex der GPM? Im Ethik-Kodex der GPM werden 3 Werte postuliert: Integrität, Kompetenz und Verantwortung. Integrität bedeutet: Der PL beachtet die Gesetze und die gesellschaftlichen Werte des Kontextes, in dem er arbeitet. Kompetenz: Der PL übernimmt nur Projekte, deren Komplexität und dessen Folgen er auch abschätzen kann. Verantwortung: Der PL achtet auf Gesundheit, Sicherheit und Wohl, ist tolerant und weltoffen. Die 3 Werte sind im Miteinander der Beteiligten wichtig, aber auch im Verhältnis zum Projekterfolg und zum Berufsethos.Die Einhaltung der moralisch ethischen Handlungsmaximen ist Wertmaßstab aller Tätigkeiten der PLs
  • Was ist die ICB? Die IPMA Competence Baseline (ICB) ist der internationale Projektmanagement-Standard der IPMA – International Project Management Association. Die ICB ist die inhaltliche Grundlage für die internationale Anerkennung der nationalen Programme zur Zertifizierung von Projektmanagement-Personal über vier Qualifikations- und Kompetenz-Ebenen.
  • Was ist die NCB? National Competence Baseline bindet die deutschen Zertifizierungsgrundlagen in die ICB ein und ist damit auch die Basis der Personenzertifizierung im Projektmanagement in Deutschland durch PM-ZERT, die Zertifizierungsstelle der GPM
  • Zusammenhang zwischen Projektorientierung und strategischen Zielen PM KompetenzPM WissenWertePM KulturIm Zusammenspiel mit den strategischen Zielen des UN bzgl. Vorgaben für das PM
  • Beispiele für Erfolgsorientierung Alle Tools der PM Themenuhr, Ziele setzen und qualifizieren, Risikoanalyse, Terminplanung etc., Teamführung und Projektkultur entwickeln
  • Projekt Audit Prüfung einzelner Projekte
  • Zusammenhang zwischen Risikoanalyse und Finanzierung Risiken können Finanzierung erschweren und erhöhen, allerdings auch begünstigen, da Maßnahmen zur Risikovermeidung die Finanzierung reduzieren können.
  • Was ist effektive und effiziente Arbeit im Projekt Effizient = das richtige tunEffektiv = die Dinge richtige tunSelbst-/Zeitmanagement Methoden; Themenuhr Tools der PM Planung
  • Was sind die typischen Phasen des Produktlebenszyklus? Entwicklung > Einführung > Reife > Sättigung > Degeneration
  • Was sind die typischen Phasen des Projektlebenszyklus? Initialisierung > Definition > Planung > Umsetzung > Abschluss
  • Ethisches Handeln Diskriptiv (Handlung) und normative (Vorgaben) Ethik, Berücksichtigung der Handlungsethik (Wie gehe ich damit um?) und der Folgenethik, z.B. Was kommt aus dem Projekt heraus. Berücksichtigung der Folgenethik in der Ziel- und Riskoplanung
  • Faires Kommunizieren im Projektteam, Kommunikationsregeln Unterscheidung der Meso-, Mikro, Makroebene sich klar und persönlich in Ich-Aussagen ausdrücken, abwertende Du-Botschaften erkennen und vermeiden,Problemverhalten/Störungen beschreiben statt bewerten,aktives Zuhören, Kommunikationssperren erkennen und auf aktives Zuhören umschalten,Gefühle ausdrücken statt ausagieren,keine Verhaltensanweisungen geben.
  • Projektorientiertes Handeln und Denken Auf Ziele ausgerichtetIm Sinne der PM Kultur und WerteUnter Anwendung von PM Kompetenzen und Wissen

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