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Projektmanagement GPM Level D, C (Subject) / PM Level D und C (Lesson)

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• Erklären Sie den Unterschied zwischen dem Aufwand und der Dauer eines Arbeitspakets! Aufwand = Nettoarbeitszeit, die benötigt wird, um ein AP durchzuführen, bei Personal meist in Std/PT ausgedrückt.Dauer = Zeitraum der benötigt wird um ein AP zu bearbeiten, in Zeitstd, KT oder Wochen ausgedrückt
• Netzplan: Eine logische Abhängigkeit zwischen Ereignissen oder Vorgängen nennt man… Eine Anordnungsbeziehung
• Nennen Sie die wesentlichen Elemente der Einsatzmittelplanung und schildern Sie die Möglichkeiten zur Optimierung! Elemente:Netzplan als Basis, Bedarfsmittel und Bedarfsermittlung, Zuordnung, Verfügbarkeitsprüfung, Prüfung von Kapazitäten Optimierung: stauchen, strecken (zeitlich), schieben, substituieren (verlagern), streichen ODER strecken, erhöhen, priorisieren, verlagern, splitten
• Was sind Einsatzmittel? Mensch, Maschine, Material 
• Welche Schätzmethoden für die Einsatzmittelplanung kennen Sie? Vergleichswerte, Schätzklausur Zeitaufschreiben Expertenbefragung: Delphi-Methode, Kennzahlenmethode
• Arten von Ressourcen: Nennen Sie mindestens drei Beispiele beruflicher Qualifikation! Programmierer, Controller, Maler,
• Was ist eine Einsatzmittelganglinie und welchen Zweck erfüllt sie? Grafische Darstellung, die den Bedarf eines Einsatzmittels bzw. einer Einsatzmittelart für ein oder mehrere AP´s über einen festgelegten Zeitraum darstellt Zweck: Gibt Aufschluss über Unter- bzw. ÜberlastungEntscheidungsunterstützung bei Einsatzmittelpriorisierung
• Welches sind die Schritte der Einsatzmittelplanung? Bedarfsermittlung je Einsatzmittel Darstellung des Einsatzmittel-Profils Verfügbarkeitsanalyse Einsatzmitteloptimierung Ermittlung der Über- bzw. Unterdeckung Erstellung einer Bedarfs- und Kapazitätsganglinie Planung von Kapazitäts- oder Termintrend
• Was sind Sinn und Zweck von Auslastungsprofilen (Einsatzmittelganglinie)? Gibt Aufschluss über Unter- bzw. ÜberlastungEntscheidungsunterstützung bei Einsatzmittelpriorisierung
• Erklären Sie das Projekt-Rechnungswesen! Beinhaltet die projektbezogene Kostenplanung, -überwachung und -steuerung
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• Kostenplanung und Kostensteuerung – Wie geht das? Bottom-Up basierend auf dem Bedarf an Einsatzmittels und möglichen Risiken aus AP´s, gestützt auf Kalkulationen, Kennzahlen, Expertenschätzungen, Einheitspreislisten Top-Down mittels Budget und (begründeten) Teilbudgets, z.B. auf Basis von Schlüsseln und Bilanzwerten, den Arbeitspaketen zugeteilt; Ermittlung der Kostengang- und Kostensummenlinie; Kostensteuerung als Teil des Projektcontrollings, Ist-erfassung, Soll-Ist-Vergleich, Fortschrittsgrad- und Fertigstellungswert-Ermittlung, Earned-Value-Analyse, Kostentrendermittlung
• Kostenplanung: Im Rechnungswesen werden Kosten in verschiedene Kostenarten eingeteilt. Nennen Sie mindestens drei Beispiele dafür! Personalkosten Materialkosten Raumkosten Kapitalkosten Maschinenkosten Dienstleistungskosten
• Kostenkalkulation: Kosten pro Zeiteinheit werden dargestellt in … Einer Kostenganglinie
• Kostenkalkulation: Kumulierte Projektkosten werden dargestellt in … Einer Kostensummenlinie
• Welche Maßnahmen zur Projektsteuerung können getroffen werden? Regelmäßige StatusabfragenWorkshopsRegelkommunikationLieferantenbesucheKundenpräsentationenTests/Abnahmen
• Nennen Sie die Aufgaben der Projektleitung bei der Projektsteuerung! Planung: Soll-Vorgaben für das Projekt erstellen, Durchführung, Überwachung, kontinuirliche Aufnahme des Ist-Zustandes Kontrolle: Vergleich zwischen Ist-Zustand und Plan Steuerung: Abweichungsanalysen, Ableitung von Maßnahmen
• Erläutern Sie die Begriffe „Fertigstellungsgrad“ und „Fertigstellungswert“! FertigstellungsgradStichtagsbezogene Angabe, zu welchem Prozentsatz das Projekt (Aufgabe oder Vorgang) bereits gegenüber dem Plan fertig gestellt ist. Dabei wird zwischen dem geplanten und dem aktuellen Fertigstellungsgrad unterscheiden. FertigstellungswertDie dem aktuellen Fertigstellungsgrad entsprechend geplanten Kosten eines Projekts oder eines Vorgangs.
• Erklären Sie das 90 % Syndrom! Welche Steuerungsmaßnahmen kann die Projektleitung hier ergreifen? Meldung von zunehmenden Fortschritt durch die AP-verantwortlichen, dann Stillstand bei 90%, obwohl weitergearbeitet wird. Ursache: Verantwortliche haben den Fortschritt zu hoch eingeschätzt. Steuerungsmaßnahmen: genaues Hinterfragen durch die Projektleitung, offene Punkteleiste, Abweichungsanalyse, kontinuierliche Statusabfragen, motivierende Gespräche mit den AP-verantwortlichen (Was fehlt zu 100 %)
• Erläutern Sie die Probleme der Fortschrittsmessung im Projekt! Fehlende Mengenmaßstäbe, zeitverzögerte Feststellung der ZielerfüllungFehlende Aussagekraft bei Plan-, Ist-, Rest- zu Soll-Vergleichen, zeitverzögerte Ist-Kosten-Erfassung
• Wofür verwendet man Meilensteine in der Projektsteuerung? Meilensteine als Ergebnis mit besonderer Bedeutung, um einerseits Kontrollpflicht des Projektleiters nachzukommen, anderseits genug Zeitabstand für weitere Arbeitsfortschritt zu belassen.
• Projektsteuerung: Was ist die Meilensteintechnik? Meilensteintechnik (auch Statusfortschrittmethode genannt):  Verwendung von Meilensteinen zwischen Beginn und Ende, z.B. eines APs; je Erreichung ist ein bestimmtes Ist-Fertigstellungsgrad für das Paket festgelegt.
• Was ist eine Meilensteintrendanalyse? Meilensteintrendanalyse: Erweiterung der Meilensteintechnik, Vertikale Achse: Kalendertermine für Meilensteine; horizontale Achse: Berichtszeitpunkte, rechtwinkliges Dreieck, auf der Diagonalen liegende Meilensteine wurden bereits erreicht; Übersicht, ob die wichtigsten Termine eingehalten werden können; bei Abweichung, wie ihre zeitliche Entwicklung aussieht.
• Was sind die Aufgaben des Projektcontrollers und des Projektcontrollings? Projektcontrolling: Transparenz schaffen, Sorge tragen dass Kostenrahmen, Termine und Leistungsanforderungen eingehalten werden Projektcontroller: Gewährleistet eine geordnete, wirtschaftliche Abwicklung, unterstützt die Projektleitung, den Lenkungsausschuss und die Fachabteilungen in der Planung und der Kontrolle, stellt Dokumentationen sicher und ist Informationszentrum.
• Nennen Sie drei Schritte des Kontrollzyklus! PlanungÜberwachungSteuerung
• Nennen Sie eine Methode, um den Projektfortschritt durch Meilensteine zu überwachen! Meilensteintrendanalyse (MTA)
• Erklären Sie den Unterscheid zwischen linearen erwartete Gesamtkosten und additiv erwarteten Gesamtkosten! linearen erwartete Gesamtkosten: es ist von einem gleichbleiben (positive oder negativen) Trend auszugehenadditiv erwarteten Gesamtkosten: Kosten entwickeln sich nach dem Stichtag wie geplant weiter
• Nennen Sie mindestens drei verschiedenen Methoden, um den Projektfortschritt zu messen! Statusschritt Technik, 50-50-Verfahren, 0-100 Verfahren, Mengen Proportionalität, Zeit-Proportionalität
• Wie berechnen Sie den aktuellen Fortschrittswert? Ist-Fortschrittsgrad (zum Stichtag) * Plan-Gesamtkosten FW = FGRIST * PKges
• Welches sind die Rechtsfolgen der Projektabnahme? GefahrenübergangBeginn der MängelhaftungsfristZahlungsfälligkeitÜbergang der Beweislast auf den Auftraggeber
• Wie kommt ein Vertrag zustande? Durch zwei übereinstimmende WillenserklärungenDurch Abgabe eines Angebots und dessen AnnahmeBeispiel: durch Handschlag, Unterschrift, mündlich, konkludent, mit/ohne Wahrung von Fristen
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• Welche Rechte hat der Auftraggeber bei der Leistungsstörung? Vertragsstrafe (wenn vereinbart) Leistungsverweigerung (Zurückbehalt) Nacherfüllung (Gelegenheit zur Nachbesserung) Selbstvornahme (Mängelbeseitigung durch Auftraggeber) Minderung, Rücktritt Schadensersatz (bei Verschulden des Auftragnehmers) Kündigung aus wichtigem Grund (Vertragsverhältnis nicht mehr zumutbar) Annullierung (Rückabwicklung auf vorvertraglichen Zustand)
• Nennen Sie die Schritte im Beschaffungsprozess! • Ermittlung von Bedarfen im Unternehmen • Suche nach geeigneten Lieferanten • Anfragen bei Lieferanten / Angebotseinholung • Vergleich vorliegender Angebote • Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss • Bestellauslösung und -übermittlung • Überwachung des Bestellablaufs und der Lieferung • Rechnungsabwicklung • Bewertung der Lieferantenleistung
• Wodurch kommt im Allgemeinen ein Vertrag zustande? Nennen Sie mindestens drei Vorgänge! Unterzeichnung einer VertragsurkundeMündliche VereinbarungAnnahme eines Angebots ohne Änderung
• Welche Vertragsarten gibt es? Welche haben Relevanz im Projekt? KaufvertragÜbereignung einer Sache gegen Kaufpreis DienstvertragLeistung wird geschuldet, nicht aber Erfolg WerkvertragHerstellung (Erfolg) eines versprochenen Werks
• Welchen Einfluss haben Verträge auf die Projektleitung? Regelung der Rechte und Pflichten zwischen den zwei VertragsparteienEinhaltung von Verträgen durch die ProjektleitungRecht der Projektleitung auf eine Leistungserfüllung seitens der Auftraggeberseite
• Welche Arten von Leistungsstörungen im Projekt kennen Sie? Leistungsstörung als eine Pflichtverletzung eines Vertragspartners, die zu Schadensersatzforderungen berechtigt. Leistungsstörung, wenn eine Leistung gar nicht, unvollständig, nicht rechtzeitig oder nicht in vereinbarter Qualität erbracht wird.
• Wie geht man mit einer Zahlungsverweigerung des Kunden um? Nachfrage, woran es liegt, dass noch nichts gezahlt wurde Erinnerung Mahnung Leistungsverweigerung (sofern noch möglich) Gerichtliches Mahnverfahren
• Wann muss/soll die Projektleitung einen Juristen hinzuziehen? Vertragsgestaltung Vertragsabschluss Vertragserfüllung bzw. Abweichung/Störungen Bei der Übergabe/Abschluss des Projekts Zum Patentrecht Zum Claim-Management
• Erläutern Sie die Unterschiede zwischen Dienst- und Werkverträgen! Dienstvertrag: Verpflichtung zur Erbringung einer Leistung, dessen Qualität nicht messbar ist (z.B. Schulung Werkvertrag: Verpflichtung zur Lieferung eines definierten, messbaren Erfolges/Werkes (z.B. Maschine, Gebäude)
• Welches sind die Schritte des Änderungsmanagements? Identifizieren Beschreiben Beantragen Bewerten Annehmen/Ablehnen Ablehnung = Information an den Antragsteller Annahme = Umsetzung Verifizieren
• Unterscheiden Sie Konfigurations- und Änderungsmanagement! Basis beider Managementarten: das Projekt/das Produkt. Werden Änderungen nötig, so berühren sie auch die funktionellen und physischen Merkmale des Projekts/Produkts. Unterschied:Änderungsmanagement beschäftigt sich mit der Überwachung und Steuerung von Änderungen innerhalb des Projekts.Konfigurationsmanagement beschäftigt sich mit der funktionellen und physischen Beschaffenheit eines Produkts/einer Leistung und der Dokumentation der Merkmale.
• Grenzen Sie das Änderungs- vom Nachforderungsmanagement ab! Nachforderungsmanagement: zur Überwachung und Beurteilung von Abweichungen vom Vertrag und mit verbundener Durchsetzung von Ansprüchen. Änderungsmanagement: zur Überwachung und Steuerung von Änderungen, die zu identifizieren, zu beschrieben, zu klassifizieren, zu bewerten, zu genehmigen, durchzuführen und zu verifizieren sind.
• Erklären Sie den Unterschied zwischen Changemanagement (Veränderungs-) und Änderungsmanagement/Änderungskontrolle (CR Verfahren)! Changemanagement für organisatorische Änderungen in Unternehmen/Abteilungen, Änderungsmanagement/ -kontrolle für das Mgmgt von Änderungen innerhalb des Projektumfelds.
• Änderungsmanagement: Erklären Sie den Begriff „Genehmigter Änderungsantrag“! Formeller Antrag auf Änderung einer festgelegten Bezugskonfiguration, der von einem entscheidungsbefugten Projektbeteiligten genehmigt wurde.
• Änderungsmanagement: Erklären Sie den Begriff „Änderungsanstoß“! Ereignis oder Notwendigkeit, die eine Änderung einer festgelegten Bezugskonfiguration einleitet.
• Beschreiben Sie Nachforderungsmanagement! Wie wird dies noch genannt? Auch Claim Management genannt. Überwacht und beurteilt Vertragsabweichungen und Ansprüche 
• Nennen Sie fünf Projektaufgaben, bei denen die Registrierung von Projektdokumenten hilfreich ist! Gewährleistung einer einheitlichen, durchgängigen Kennzeichnung Einhalten einer Ablageordnung Überwachung des Änderungsmanagements Möglichkeiten der systematischen Verteilung von Änderungsdokumenten Grundlage der Übergabedokumentationen Leichtes Auffinden von Dokumenten
• Was ist die Dokumentenbedarfsmatrix? Definieren Sie diese! Wird benutzt, um den Bedarf an Dokumenten während der Projektabwicklung zu bestimmen. Die beiden Achsen tragen die Beschriftung Dokumentinhalt und -art. Es wird festgehalten, wer das Dokument bis wann erstellt, von wem es freizugeben ist, wie es gekennzeichnet wird, an wen es geht, wo das Original abgelegt wird und wo es registriert ist.
• Was ist bei der Form und beim Aufbau von Projektdokumenten zu beachten? Dokumente müssen identifizierbar sein. Sie müssen Aktenzeichen, Prüfnummern, Berichtsnummern, zeichnungsnummern, Projektkennzeichen, ein Inhaltszeichen und einen Unterlagenschlüssel enthalten Außerdem muss die vorgegebene Form eingehalten werden, z.B. Schriftart, Zeilenabstand. Die aktuelle Version muss ersichtlich sein.
• Erläutern Sie das Berichtswesen im Projekt! Welche Berichtsarten kennen Sie? Sollte von einer zentralen Stelle geleitet werden, wobei Informationsbedürfnisse der Beteiligten berücksichtigt werden (Bedarfsmatrix). Hieracharchiestufen sind zu berücksichtigen (je höher, desto verdichteter die Daten). Manipulation der Ausdrucksweise sollte berücksichtigt werden.Berichtsarten: Terminbericht, Statusbericht, Kostenbericht, Abschlussbericht, AmpelberichtProbleme: bei fehlender Detaillierung ist die Gefahr der Manipulation besonders groß.

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