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Projektmanagement GPM Level D, C (Subject) / PM Level D und C (Lesson)

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• Welcher Zusammenhang besteht zwischen strategischen Zielen und Projektorientierung? Mit den stratgeischen Zielen definiert ein UN seine Ausrichtung. Bestimmte Projekte oder die Einführung von Projektarbeit können dazu dienen, die strategischen Ziele des UN zu erreichen. Projekte die nicht zur Strategie passen, müssen modfiziert oder abgebrochen werden. Strategische Ziele sind die Voraussetzung für die Projektorientierung.
• Welche Strategie kann ein UN in Bezug auf PM wählen? Projekte können dazu dienen  eine Marktstrategie umzusetzen, z.B. einen Markt auszubauen, zu halten, zu ernten oder sich von dort zurück zu ziehen.
• Wie lassen sich Projekte nach ihren Objekten klassifizieren? Oganisations-, F&E-, Investitionsprojekte
• Was versteht man unter "Management by Projects"? Die Wertschöpfung des Unternehmens erfolgt in Fomr von Projekten: Projekte werden ausgewählt, durchgeführt und gesteuert = Management
• Was versteht man unter einer Balanced Scorecard und wozu dient sie im Zusammenhang von Projekten? Verbindungsglied zwischen Strategiefindung und Umsetzung konzept zu Unsetzung der Unternehmensstrategie macht strategische Ziele und Kennzahlen sichtbar Project Scorecard: dient der Steuerung von Einzelprojekten als auch der übergeordneten Unternehmensstrategie  
• Was ist PM? Gesamtheit von Führungsaufgaben, -mitteln, -techniken zur erfolgreichen Abwicklung eines Projektes; Führung im Hinblick auf die Erreichung der Projektziele.
• Welche Projektarten gibt es? Organisations-, Investitions-, F&E-Projekte
• Nach welchen Kriterien kann man Projekte unterscheiden? Klassifizierung nach Stellung des Auftraggebers, nach Länge, nach Kulturkreisen, nach Umfang, nach Anzahl der Mitarbeiter
• Nennen Sie Inhalte, Aufgaben und Merkmale des PM! Inhalte und Aufgaben:PM überwacht den Regelkreis: Planung-Durchführung-Kontrolle-SteuerungPM als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken, -mitteln für die Abwicklung eines Projekts Merkmale: Zusammenschluss von mehreren Personen, die einzeln die Aufgaben nicht bewältigen könnten. Ressourcen müssen beschafft kombiniert, koordiniert und genutzt werden. Eine Organisation gibt den Rahmen innerhalb dessen die Managementaufgaben durchgeführt werden.
• Nennen Sie Charakteristika eines Projekts! Einmaligkeit Komplexität Außergwöhnlichkeit Neuartigkeit Interdisziplinarität der Aufgabenstellung Zielvorgabe Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation (DIN 69901)
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• Nennen Sie 3 Charakteristika von F&E Projekten Unsichere Beziehung von Input und Output Hoher Grad an Neuartigkeit Von Beginn an schwierig zu planen
• Bringen Sie die folgenden Aktivitäten in die richtige Reihenfolge im Projektplanungsprozess: Phasenplanung, Einsatzmittelplanung, Kostenplanung,Steuerung, Zieldefinition, Projektabschluss, Ablaufplanung, Terminplanung, Lastenheft, PSP ZieldefinitionLastenheftPhasenplanungPSPAblaufplanungTerminplanungEinsatzmittelplanungKostenplanungSteuerungProjektabschluss
• Was ist Projekterfolg? Nennen Sie Kriterien für den Projekterfolg! Zufriedenheit aller Interessensgruppen (Stakeholder, insb. Kunde bzw. Auftraggeber) Erreichung aller Projektziele (Magisches Dreieck: Termine, Kosten und Leistungen sowie soziale Ziele wie z.B. Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit)
• Was sind kritische Erfolgsfaktoren im PM? Nennen Sie Beispiele! Kritische Erfolgsfaktoren sind die wenigen Dinge, die richtig laufen müssen, um den Projekterfolg zu sichern. Sie repräsentieren Managementbereiche, denen besondere und kontinuierliche Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Beispiele:Topmanagement-Unterstützung, Kommunikation, Teamentwicklung, Projektplanung, Projektsteuerung
• Erfolgsmessung: Nennen Sie drei harte und ein weiches Kriterium der Erfolgsmessung! Harte Kriterien: Leistungen, Termine, Kosten Weiche Kriterien: Stakeholder-Zufriedenheit
• Erklären Sie den Begriff „Projektanwendungserfolg“! Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach Projektende mittels ROI, Markterfolg, Kundenzufriedenheit
• Wann kann ein Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden? Ein Projekt ist nach dem formalen Projektabschluss abgeschlossen. Ein Projekt ist im Sinne des Abwicklungserfolgs erfolgreich, wenn alle Projektziele erreicht wurden (Magisches Dreieck: Termin, Kosten, Leistungen sowie soziale Ziele)
• Erläutern Sie die Unterschiede und Zusammenhänge zwischen PM-Handbuch und Projekthandbuch! PM-Handbuch Dokumentation des PM-Systems einer Organisation, mit Verfahren, Instrumenten, Checklisten usw., Anwendung unabhängig von der Projektart, damit Verdeutlichung der Einstellung des Managements zur Projektarbeit. Projekthandbuch Dokumentation eines speziellen Projekts mit Projektzielen, -aufgaben, -organisation, -planung, mit der Absicht der Qualitätssicherung, Erstellung auf Basis des PM-Handbuchs möglich.
• Wann würden Sie im Verlauf eine Kundenbefragung durchführen? Zu Beginn des Projektes (In der Initialisierungsphase) und nach Abschluss des Projekts
• Erklären Sie den Begriff KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess! Fortlaufendes Bemühen in einer Organisation, um einzelne Prozesse immer weiter zu verbessern (Schritte des Deming-Zyklus: Plan-Do-Check-Act)
• Was ist der Zweck des Ishikawa-Diagramms Problemlösungstechnik; dient der Suche nach Ursache-Wirkung
• Was bedeutet QM? Wie wird es im Projekt betrieben? Definition: Schaffung und Aufrechterhaltung eines organisatorischen Systems zur erwartungskonformen Erfüllung von KundenanforderungenIm Projekt: Analyse der Anforderungen, Erstellung von Qualitätsplänen, Überprüfung der Arbeitsergebnisse der verschiedenen Planungsschritte auf Konformität mit den definierten Zielen des Projekts Überprüfung der Arbeitsergebnisse auf Tauglichkeit zur Weiterverarbeitung Angemessene und regelmäßige Dokumentation von Objekten (Liefergegenständen), Funktionen (Beherrschbarkeit/Bedienbarkeit) und Geschehen (Festlegungen, Entscheidungen, Änderungen)
• Erläutern Sie Vor- und Nachteile der reinen/autonomen PO! Skizzieren Sie! Vorteile: Keine Einsatzmittelkonflikte Keine Konflikte zwischen PL, und VG in den Linien PL als disziplinarischer VG Nachteile: Mögliche Nicht-Auslastung der Projektmitarbeiter Schwierige Eingliederung der PMA nach Projektende in die Linie Motivationsprobleme bei den MA wegen Unsicherheit über Zukunft  
• Was haben Unternehmensleitung und Lenkungsausschuss bei der Startphase eines Projekts für Aufgaben? UL: Erteilung des Auftrages, Berufung der PL, Genehmigung der Projektpläne, Freigabe der FinanzmittelLA: Zusammenbringen von Ideen und Meinungen der Entscheider, Plattform für Meinungsaustausch, Genehmigung von Plänen
• Nennen Sie Vor- und Nachteile der Matrix-PO! Skizzieren Sie Vorteile: Kaum Umstellungskosten/-aufwand Verbleib der MA in der Linie, leichtere Anpassungen bei wechselndem Personalbedarf PL verantwortlich für Ziele Nachteile: Kommunikationsintensiv Kompetenzkonflikte zwischen PL und Abteilungsleitern, Ressourcenkonflikte
• Nennen Sie Vor- und Nachteile der Einfluss-PO! Skizzieren Sie! Vorteile: Geringer organisatorischer Eingriff MA bleiben in Abteilungen Abteilungsleiter bleibt VG Wissenstransfer nach Projektende gewährleistet Nachteile: PL hat keine Befugnisse Reaktion auf Probleme langsam
• Was sind die Unterschiede zwischen einer Abteilungsleitung in der Linie und einer Projektleitung in den drei typischen Projektorganisationen? Einfluss-PO:PL ohne Weisungsbefugnis, nur Koordinationsbefugnisse, AL disziplinarischer VG Reine/Autonome-PO:PL für Entscheidungen im Projekt zuständig und meist disziplinarisch vorgesetzt, AL ohne Weisungsbefugnis das Projektteam betreffen Matrix-PO: Befugnisse aufgeteilt, Anweisungen von beiden Instanzen möglichPL bei Projektthemen, AL bei abteilungsspezifischen Angelegenheiten
• Nennen Sie mindestens drei Mögliche Aufgaben eines Projektmanagement-Büros (PMO)! Koordination aller Projekte, Bereitstellung qualifiziertem Projektpersonal, Projektübergreifendes Controlling, Projektportfoliomanagement, Weiterentwicklung von PM-Standards
• Was ist der Unterschied zwischen einen „Stakeholder“ und einer formellen Rolle“ im Projekt? Stakeholder sind als Teile des Projektumfelds zu verstehen, formelle Rollen dagegen sind Teil der Projektorganisation mit Aufgaben, Befugnissen oder Verantwortlichkeiten, die das Projekt betreffen…
• Nennen Sie wesentliche Schritte, mit denen eine Kommunikationsmatrix erstellt wird! Stakeholder identifizieren, Kommunikationskanäle, Inhalt und Häufigkeit und Verantwortung festlegen
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• Erläutern Sie die Rolle und Aufgabe des PL anhand der Projektorganisationsformen! Einfluss-PO: weder disziplinarisch, noch fachlicher VG, nur koordinierendMatrix-PO: fachlicher aber nicht disziplinarischer VG, Verantwortung für ProjektzieleReine PO: sowohl als auch, ähnlich eines Abteilungsleiters
• Was sollte ein Projektauftrag beinhalten? Auftraggeber, Projektnummer, Problemstellung, Projektziele und Abgrenzung zu Nichtzielen, Zeitplan, Budget, Teamzusammensetzung, Pflichtenheft, Grobe Phasenplanung, Schnittstellen, Unterschriften der Freigabe
• Nennen Sie die Regeln zur Zieldefinition! SMART formuliert (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiertPURE (positiv, understood, respected, ethical)  
• Nennen Sie verschiedene Zielbeziehungen! antinom, konkurrieren, neutral, komplementär, identisch
• Die wichtigsten Zielgrößen im Projekt sind im xxx dargestellt und lauten… Magischen DreieckKosten, Leistung, Termine (Qualität)Darüber hinaus: Stakeholder-Zufriedenheit
• Welche Zielart ist die „Verbesserung der Kundenzufriedenheit“? Soziales Ziel
• Formulieren Sie die wesentlichen Ziele für das Projekt „Umzug Büro von Abteilung B bis zum xx.xx.xxxx mit einem Budget von xx¤ in ein anderen Gebäude. Gesamtziel: Abteilung B ist umgezogenTerminziel: Der Umzug ist bis zum xx erfolgtKostenziel: Das Budget von darf nicht überschritten werdenLeistungsziel: Der Umzug erfolgt ohne Schäden
• Geben Sie ein Beispiel für die Operationalisierung von Zielen! Familie Müller will bis morgen Abend 17h für den zeitraum zw. 12.-26.8.20xx einen AI Urlaub für 2 Erw./3 Ki. Zu max. 6000€ buchen
• Schildern Sie eine diskursive und eine intuitive Art der Zielfindung! Diskursiv: Systematisch Informationen sammeln, miteinander kombinieren, die Kombinationen bewerten und die sinnvollsten Ziele übernehmenIntuitiv: Ziele aus einer Menge an Ideen finden, außerhalb eines vorstellbaren Lösungsraumes, die Ideen strukturieren, bewerten und die Ziele herausfiltern
• Welche Planungsdokumente müssen in der Startphase von wem erstellt werden? AG, Kunde: Lastenheft                          Auftragnehmer: Pflichtenheft      AP-verantw.: ArbeitspaketinhaltePL: Stakeholder-Analyse, Zielhierarchie, /-bewertung, Risikoanalyse, Organigramm, Phasenplanung, PSP, Ablauf-/Terminplanung, Einsatzmittelplanung
• Wie macht man Projetziele messbar?! Kosten-/Terminziele einfach zu operationalisieren (Einheit, Währung, Zeit),Leistungsziele zum Teil aufwändiger (Mengeneinheit, Prozent)
• Sie haben als PL ein Projekt, bei dem Sie eine neue moderne Telefonanlage bei einem Kunden einbauen. 80% der späteren Nutzer sind ältere MA. Wie führen Sie das Projekt ein? Berücksichtigung potenzieller Widerstände gegen die neue Technik Einbindung der späteren Nutzer, Befragung nach Wünschen, permanente Information, Vorstellung und Schulung der Technik, …
• Erklären Sie den Begriff „Magisches Dreieck“! Zeigt die Abhängigkeit der Ziele eines Projekts in Bezug auf Leistungen, Termine und KostenMagisch da: ändert sich eine Größe, ändern sich auch die anderen
• Nennen Sie die 5 Zielfunktionen in Projekten! KoordinationsfunktionOrientierungsfunktionKontrollfunktionSelektionsfunktionVerbindungsfunktion
• Nennen Sie drei Zielkategorien eines Zielsystems! Ergebnis-, Vorgehensziele, NutzungszieleTermin-, Leistungs-, Kostenziele
• Nennen Sie Einflussfaktoren für das sachliche Projektumfeld! Ökologisch, finanzielle, ökonomische, politische, gesellschaftliche, soziale, regionale Einflüssen, etc.
• Was sind Projektbeteiligte? Alle, die am Projekt aktiv mitwirken und nicht nur vom Ergebnis betroffen oder am Ergebnis betroffen sind.  
• Welche Strategien der Steuerung des sozialen Projektumfeldes kennen Sie? Partizipative, diskursive, repressive Steuerung des sozialen Umfelds
• Projektmarketing – ist es wichtig? Wichtig um die Aufmerksamkeit des Managements und Finanzmittel zu erhalten Außerdem um Anerkennung vom Kunden und evtl. Folgeprojekte zu erhalten und die Projektbekanntheit zu steigern
• Welche Maßnahmen kann man ergreifen? Was heißt Marketing innerhalb des Projetteams? Medienarbeit, Flyer, Informationsveranstaltungen, Präsentationen, Internetauftritt, Werbepräsente

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