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IPMA Level D (Fach) / Prüfungsvorbereitung (Lektion)

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• Konflikteskalation nach Glasl Verhärtung, Spannungen, Konfrontation Debatte, Argumentation, Streit Taten statt Worte, Abbruch von Gesprächen Image und Koalitionen, Win-loose Gesichtsverlust, Vetrauensverlust Drohungen, Machtdemonstration begrenzte Vernichtungsschläge, Entmenschlichung Zersplitterung, totale Vernichtung des Gegners Gemeinsam in den Abgrund, Loose-loose
• Risikostrategien Akzeptieren: EW = niedrig, SH = niedrig Vermeiden: EW = hoch, SH = hoch Verlagern: EW = niedrig, SH = hoch Vermindern: EW = hoch, SH = niedrig Begrenzen: EW = hoch, SH = hoch
• Vorgehen beim Erstellen des Projektstrukturplans 1. Wahl der Gliederungsstruktur Phasenorientiert Objektorientiert Funktionsorientiert Mischform 2. Festlegung des Vorgehensbottom up oder top down 3. Erstellung der ElementeWurzelelement,Teilaufgaben, Arbeitspakete 4. Codierungnumerisch, alphabetisch, alphanumerisch, klassifizierend 5. Beschreibung derArbeitspakete
• Inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung Name AP, Projekt-ID, Version des AP, Verantwortlicher, ergebnis, Ziele, Anfang, Ende, Schnittstellen, Risiken
• Kooperative Konfliktlösung: Phasen Einleitung Diagnose/Ist-Analyse Lösungen entwickeln Ergebnissicherung Akronym: EDLE, EILE
• Facts zum Projektstrukturplan PSP Ansicht: baumdiagramm oder Tabelle Elemente: Wurzelelement (Projektname), Teilaufgaben, Arbeitspakete Bedeutung: Kommunikationsgrundlage, vollständiger Überblick über alle zu erledigenden Tätigkeiten, Grundlage für Ablauf-, Termin- und Kostenplanung Codiert: alphabetisch, alphanumerisch, numerisch, Phasen eigener Zweig: Projektmanagement (zwingend)
• Schritte des Änderungsmanagements bewerten, dokumentieren, umsetzen, Umsetzung prüfen Abgrenzung zum Konfigurationsmanagement
• Terminplanung im Projekt Ausgangslage: PSP erstellt.Aus Arbeitspaketen werden Vorgänge.Vorgang: Ablaufelement des Netzplans, Anfang, Dauer, EndeMeilenstein: Ereignis von besonderer Bedeutung, Vorgang mit Dauer = 0Anordnungsbeziehungen: Normalfolge, Anfangsfolge, Endfolge, Sprungfolge
• Vorgehen bei der Stakeholderanalyse Identifizieren - Interessen analysieren - Macht-und Konfliktpotenzial ermitteln - Maßnahmen planen - Controlling der Maßnahmen Akronym: ID IA MKE MP CM
• 2-Faktoren-Theorie nach Herzberg Hygienefaktoren: Personalpolitik Führungsstil Gehalt Arbeitsbedingungen Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen Arbeitsplatzsicherheit Auswirkungen auf das Privatleben Motivatoren Erfolgserlebnis Anerkennung die Arbeit selbst Verantwortung Fortschritt Wachstum
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• Kreativitätsblockaden Denkverboteumweltbedingte BlockadenSprechblockadenWahrnehmungsblockadenintrinsische Blockadenextrinsische Blockaden Akronym: DUSWIE
• Konfliktstile Vermeiden, Flucht: loose - looseDurchsetzen, Vernichtung: loose - winNachgeben, Unterordnen: win - looseKonsens: win - win
• Konfliktverhandlung Strategie in der Vorbereitung Orientierungsphase, SammlungKlärungsphase, AnalyseVeränderungsphaseAbschlussphase Akronym: OKVA
• Teamarbeit Autonomie: Maß der Selbstbestimmung der gruppe Partizipation: beteiligung der teammitglieder an Entscheidungenm Kohäsion: Zusammenhalt der Gruppe Akronym: APK
• Was bedeutet AKV? AKV bedeutet Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung, Maßgabe bei der Besetzung von Projektrollen In der Organisation:Rollenverständnis, Aufgabe klar, Verantwortung festgelegtKlarheit, Konsistenz, Kongruenz Kompetenz: fachlich, methodisch, sozial, persönlich
• Welche Führungstechniken gibt es? Management bydelegation: Abgabe von Aufgabe und Verantwortungobjectives: Zielvereinbarungenexception: Eingriff in Ausnahmefällen Akronym: M-DOE
• Was ist das Harvard-Prinzip? Verhandlungsmethodik Menschen und Sache getrennt behandelnobjektive Kriterien vereinbarenInteressen abwägenLösungsmöglichkeiten sammeln Fairness als Prüfstein für die Einigung Akronym: MOIL
• Schritte beim Erstellen eines Problemnetzes Kernproblem definieren Ermitteln der Ursachen Ermitteln der Folgen Analyse des netzes Lösungen erarbeiten Akronym: KD EU EF AN LE
• Führungsstile autoritär patriarchalisch beratend konsultativ partizipativ delegativ demokratisch Akronym: APBKPDD
• Warum Projektdokumentation und Berichtswesen? Grundvoraussetzung für wirksames Projektcontrolling Erkennen von Fehlentwicklungen offene Kommunikation AG - AN klare Regeln, wer welches Dokument bekommt Doku-Ablage festgelegt, Auffindbarkeit Zeitorientierte Berichte, ergebnisorientierte Berichte
• Wichtige Projektdokumente Projektauftrag Statusberichte Projektsteckbrief Kommunikationsmatrix Projektabschlussbericht ...
• Kriterien einer effektiven Projektdokumentation aktuell eindeutig identifizierbar (Art) vollständig einheitliches Erscheinungsbild leicht auffindbar (Ablagestruktur)
• Merkmale einer Berichtsbedarfsmatrix Inhalt Sender Empfänger Intervall
• Der Projektabschluss formelle Übergabe des Projektgegenstands Abnahme Übernahme durch den Auftraggeber Kundenbefragung lessons learned Projektabschlussbericht Entlastung des Projektleiters Projektabschluss-Sitzung Auflösung des Projektteams
• Phasen des Projektabschlusses Produktabnahme: Übergabeprotokoll, Übernahmeprotokoll Projektabschlussanalyse:Nachkalkulation, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Kundenbefragung Erfahrungssicherung: Lessons learned, Erfahrungs-DB Projektauflösung: P-Abschlussbericht, P-Abschlusssitzung, Teamauflösung, Kostenstellenauflösung Akronym: PAEP
• Agenda einer Projektabschlusssitzung Darstellung der Projektergebnisse Soll-Ist-Abgleich mit der Auftragsstellung Soll-Ist-Abgleich der Termine Soll-Ist-Abgleich der Kosten Darstellung der Abweichungen vom Plan Ergebnisse der Kundenbefragung Darstellung der vorher festgelegten Kennzahlen Rückführungsplan für das Projektteam Beschlussempfehlung
• Konfigurations- und Änderungsmanagement Das Änderungsmanagement ist Teil des Konfigurationsmanagements. Änderungen müssen genehmigt werden (LK). Die Basiskonfiguration muss dokumentiert sein (Baseline). Änderungen an der Konfiguration müssen versioniert sein. Änderungen an der Konfiguration müssen dokumentiert sein. Verworfene Änderungen müssen ebenfalls dokumentiert sein. Teilprozesse des KM: Identifikation, Überwachung, Buchführung, Audit
• Was ist ein Stichtag bei der Projektstatusermittlung NICHT? Der Stichtag ist immer mit einem Meilenstein verbunden. Das wäre die richtige Wahl bei der obigen Prüfungsfrage.
• Erfolgskriterien aus der Sicht des Projektauftraggebers Bonität Klare Zielvorstellung Entscheidungsfähigkeit
• Erfolgskriterien aus der Sicht des Projektleiters Top Management Support Ausreichende Einsatzmittel Methodenkompetenz
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• Erfolgskriterien aus der Sicht des Projektteams Motivation Verantwortungsübernahme Verlässlichkeit
• Welche Ziele verfolgt ein Unternehmen mit Projektorientierung? Reaktionsgeschwindigkeit auf veränderte Umweltanforderungen Delegation von Managementverantwortung in den Arbeitsprozess Kunden- bzw. Auftragsorientierung Sicherung der Qualität der Ergebnisse und der Qualität des Arbeitsprozesses durch eine ganzheitliche Projektdefinition Prozessorientierung vor organisatorischer Grenzsetzung  Sicherung organisatorischen Lernens durch Projekte Wandlungsfähigkeit als organisatorisches Potenzial
• Was ist die Kostenganglinie? Die Kostenganglinie ist eine grafische Darstellung der Periodenkosten je Zeiteinheit eines Projektes.
• Was ist die Kostensummenlinie? Die Kostensummenlinie ist eine grafische Darstellung der kumulierten Kosten eines Projektes.
• Was sind Kosten, Ausgaben, Auszahlungen, Aufwand? Kosten sind die Geldwerte des Einsatzes von Gütern (oder Leistungen) zur Erledigung projektbezogener Aufgaben. Ausgaben betreffen nur entgeltlich erworbene Güter (oder Leistungen) und entstehen bereits durch Zahlungsverpflichtungen. Auszahlungen hingegen sind an den Zahlungsvorgang geknüpf. Aufwand ist der Verbrauch an Geldmitteln oder Ressourcen, die für die Erledigung einer Aufgabe, z.B. des Projektes notwendig sind.
• Aufgaben von Auftraggeber und Lenkungskreis in der Startphase eines Projekts? Ziele definieren, Projekt abgrenzen Projektleiter festlegen Verantwortung und Befugnisse des Projektleiters festlegen Projekt mit der Unternehmensstrategie abgleichen Ressoucen bereitstellen Projektplanung freigeben
• Was sind die Eigenschaften kreativer Menschen? neugierig offen hoch motiviert risikobereit spielerisch
• Was bedeutet Ergebnisorientierung im Projekt? Integration von Änderungen Zielgruppenorientierte Priorisierung der Ergebnisse
• Worin unterscheiden sich projektbezogene Effizienz und Effektivität? Effizienz wird als Wirkungsgrad verstanden, d.h. das Verhältnis zwischen Input und Output. Effektivität wird als Zielerreichungsgrad verstanden, d.h. das Verhältnis zwischen Ist-Output/Soll-Output. Akronym: EZ-WI EF-ZEG
• Ethik und Moral Wahrhaftigkeit der Lieferergebnisse: Ethik Plausibilität: Moral Auftragstreue: Moral Loyalität: Ethik Transparenz des Handelns gegenüber Stakeholder: Moral Respekt: Ethik
• Deskriptive und normative Ethik Normative Ethik: prüft und bewertet die geltende Sitte und Moral und gibt Handlungsanweisungen Deskriptive Ethik: beschreibt und begründet Verhalten, Sitten, Werte und Moral weder, noch: beschreibt und begründet Verhalten, Sitten, Werte und Moral und gibt Handlungsanweisungen
• Verlässlichkeit; was bedeutet RAMS? Reliability Availability Maintainability Safety
• Was macht die Verlässlichkeit eines Menschen aus? Redlichkeit Verbindlichkeit Deutlichkeit Loyalität Konsistenz Akronym: RVDLK
• Audit Audit: ist "die systematische, unabhängige Untersuchung einer Aktivität und derer Ergebnisse, durch die Vorhandensein und sachgerechte Anwendung spezifischer Anforderungen beurteilt und dokumentiert werden". Systemaudit: Nachweis der Wirksamkeit und Funktionsfähigkeit des QM-Systems Projektaudit: ist nach der DIN 69905 eine von einem unabhängigen Projektauditor durchgeführte Projektanalyse, die zu einem Stichtag durch geführt wird und deren Gegenstand, Inhalt und Ziele vorweg festgestellt werden.Es wird oft als Überprüfung des Projektes auf Ergebnisse, Risiken oder Schwachstellen in einem Problemfall verstanden, wenn z.B. der Lenkungsausschuß mit dem Projektverlauf unzufrieden ist. Projektmanagement-Audit: wird in der Regel in der Trägerorganisationen durchgeführt und dient dem organisatorischem Lernen und der kontinuierlichen Verbesserung des Projektmanagement-Systems der Trägerorganisation. PM-Audit prüft PM-Festlegungen PM-Durchführung PM-Doku Einhaltung des PM-Handbuchs am Ende des Projekts
• Änderungsmodell nach Lewin unfreeze - change - refreeze Vorbereitung und Analyse - Planung und Umsetzung - Kontrolle und Nachjustierung antreibende Kräfte - Widerstände
• 3 Motivklassen Leistungsmotiv Machtmotiv Anschlussmotiv Akronym LMA
• Was ist die Meilensteintrendanalyse und wozu braucht man sie? Controlling Instrument zur Entwicklung der Meilensteine eines Projekts. Nutzen: Terminbewusstsein der Projektbeteiligten schärfen Transparenz der Projekttermine Termintrends erkenn und einschätzen Kommunikation zw. den Projektbeteiligten harte und weiche Daten der Projektsituation berücksichtigen
• freier Puffer und Gesamtpuffer freier Puffer: Zeitspanne, um die ein Vorgänger im Netzplan verschoben werden kann, ohne den Nachfolger zu tangieren. Zeit zwischen FEZ vorgänger und FAZ Nachfolger Gesamtpuffer: Zeit zwischen FEZ Vorgänger und SAZ Nachfolger
• Vorgehen bei der Ressourcenplanung Bedarf ermitteln Kapa ermitteln Abgleich Optimierung Akronym :BKAO
• 4 Phasen des Kreativitätsprozesses und die Rolle des PL Operationale Kreativität ist nicht künstlerische Kreativität. Präparationsphase: PL Schafft Klarheit für die Situation Inkubationsphase: PL sammelt Ideen Illuminationssphase PL stellt Verbindung zwischen Ideen her Verifikationsphase: PL lässt Lösungen bewerten, plant Umsetzung Akronym: PIIV

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