Informationsmanagement (Fach) / EPK (Lektion)

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EPK

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  • Organisationseinheit Die Organisationseinheit beschreibt ein Organisationsobjekt,das in die aufbauorganisatorische Struktur eingebettet ist
  • Stelle Eine Stelle ist die Beschreibung einer Tätigkeit, für die eineStellenbeschreibung existiert
  • Person Repräsentiert eine natürliche, interne Person
  • Anwendungssystem Ein Anwendungssystem ist ein Softwaresystem zurUnterstützung definierter betrieblicher Funktionen
  • Fachbegriff Fachbegriffe repräsentieren Datenobjekte, die vonProzessen erzeugt und/oder genutzt werden
  • Vorteil einer EPK Notation - EPK ist bereichsübergreifend, d.h. sie kann Prozesse aller Unternehmensbereichedarstellen- EPK ist mächtig und umfassend (verschiedenste Konstrukte stehen bereit,um alle betriebswirtschaftlichen und informationstechnischen Aspekte abbildenzu können)- EPK lässt sich mit Modellen für andere Sichten (z.B. Funktionsbäume) integrieren EPK ist auch für Nicht-IT-Fachleute verständlich- EPK ist in der Praxis weit verbreitet, viele Referenzmodelle sind EPK
  • Nachteile einer EPK Notation - relativ hohe Komplexität der Sprache, die Konstrukte sind teilweise nicht verständlichund nicht ausreichend abgegrenzt - gilt insbesondere für die Erweiterungselemente der Standard-EPK (eEPK) Nutzer muss aus Vielfalt der Konstrukte diegeeigneten auswählen, damit entstehenSuchkosten Schulungs- und Einarbeitungskosten i.d.R. IT-Investitionen für unterstützendeWerkzeuge erforderlich76
  • Nachteile einer EPK Notation - relativ hohe Komplexität der Sprache, die Konstrukte sind teilweise nicht verständlichund nicht ausreichend abgegrenzt - gilt insbesondere für die Erweiterungselemente der Standard-EPK (eEPK) Nutzer muss aus Vielfalt der Konstrukte diegeeigneten auswählen, damit entstehenSuchkosten Schulungs- und Einarbeitungskosten i.d.R. IT-Investitionen für unterstützendeWerkzeuge erforderlich76
  • Nachteile einer EPK Notation - relativ hohe Komplexität der Sprache, die Konstrukte sind teilweise nicht verständlichund nicht ausreichend abgegrenzt - gilt insbesondere für die Erweiterungselemente der Standard-EPK (eEPK) Nutzer muss aus Vielfalt der Konstrukte diegeeigneten auswählen, damit entstehenSuchkosten Schulungs- und Einarbeitungskosten i.d.R. IT-Investitionen für unterstützendeWerkzeuge erforderlich76
  • Nachteile einer EPK Notation - relativ hohe Komplexität der Sprache, die Konstrukte sind teilweise nicht verständlichund nicht ausreichend abgegrenzt - gilt insbesondere für die Erweiterungselemente der Standard-EPK (eEPK) Nutzer muss aus Vielfalt der Konstrukte diegeeigneten auswählen, damit entstehenSuchkosten Schulungs- und Einarbeitungskosten i.d.R. IT-Investitionen für unterstützendeWerkzeuge erforderlich76
  • Nachteile einer EPK Notation - relativ hohe Komplexität der Sprache, die Konstrukte sind teilweise nicht verständlichund nicht ausreichend abgegrenzt             - gilt insbesondere für die Erweiterungselemente der Standard-EPK (eEPK) - Nutzer muss aus Vielfalt der Konstrukte die geeigneten auswählen, damit entstehenSuchkosten - Schulungs- und Einarbeitungskosten - i.d.R. IT-Investitionen für unterstützende Werkzeuge erforderlich
  • Modelltyp -  repräsentiert eine bestimmte Notation, die für die Modellierung eines oder mehrerer Aspekte von Prozessen genutzt werden kann  - Beispiel: Modelltyp EPK oder der Modelltyp Wertschöpfungskettendiagramm - von einem Modelltyp können beliebig viele Ausprägungen (Instanzen) erzeugt (instanziiert) werden - diese werden kurz als Modell (anstelle von Modelltypausprägung) bezeichnet
  • Objekttyp - zu jedem Modelltyp gehört eine Menge von Objekttypen, die bei der Modellierungverwendet werden können. Die Semantik (Bedeutung) jedes Objekttypen ist festgelegt. -  bei der Modellierung werden Objekte erzeugt, die genau einem Objekttyp zugeordnet sind - einzelne Objekte können in den Modellen mehrfach verwendet werden. Man bezeichnet diese Verwendungen als Objektausprägungen.  - Objekttypen, die in verschiedenen Modelltypen vorkommen, ermöglichen die Integration der Modelltypen (häufig z. B. für den Objekttyp Funktion oder den Objekttyp Organisationseinheit)
  • Ausprägungskopie - eine Ausprägungskopie kopiert die Ausprägung eines bereits vorhandenen Objekts- Änderungen an dieser Kopie werden an sämtliche weitere Ausprägungen des Objekts weiter gegeben
  • Definitionskopie -  im Gegensatz zur Ausprägungskopie wird ein neues Objekt erzeugt- Änderungen an der Definitionskopie (z. B. Beschriftung) machen sich nur in diesem Objekt bemerkbar
  • Kantentyp Kantentyp-  zum Verbinden von Objekten in Modellen werden Kanten verwendet- Kanten können gerichtet ("Pfeil") oder ungerichtet ("Strich") sein und sind einem bestimmten Kantentyp zugeordnet - Beispiele: -zwischen Organisationseinheiten und Funktionen werden ungerichtete Kanten verwendet. Diese drücken die Art der Mitwirkung der Organisationseinheit an der Funktion aus.  - zwischen Ereignissen und Funktionen werden gerichtete Kanten verwendet, die die Aktivierung von Funktionen / Erzeugung von Ereignissen ausdrücken -  der Kantentyp hängt vom Typ der Objekte ab, die mit der Kante verbunden werden
  • Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) (Prozessansicht Aris)  - dient der Darstellung der Funktionsabfolge, die zur Wertschöpfung erforderlich ist einfache Ablaufverknüpfung von Funktionen auf hohem Abstraktionsniveau - Synonym: Porter-Kette (in Analogie zur Wertkette [value chain] von Michael E. Porter) - im WKD jedoch keine Differenzierung zwischen Primär- und Supportaktivitäten - zentraler Objekttyp          -Funktion           - in mehreren Darstellungsformen
  • Ebenenbildung in der Prozessmodellierung - Prozessmodelle werden in der Regel mithilfe eines Überblicksmodells (Ordnungsrahmens) strukturiert  - dieser bietet auf der höchsten Ebene eine aggregierte Gesamtdarstellung sämtlicher relevanter Kern- bzw. Geschäftsprozesse - die Prozesse werden im Zuge weiterer Ebenen schrittweise verfeinert, sodass auf der untersten Ebene z. B. eine detaillierte Darstellung einzelner Funktionen (Elementarfunktionen) verfügbar ist -  Wertschöpfungskettendiagramme sind ein Instrument, um Kern- bzw. Geschäftsprozesse überblicksartig darzustellen
  • Verfeinerung Prozesskette - Lupenprinzip - Vertikale Verfeinerung / Hinterlegung vonEPK: Das zweite Modell befindet sich einertieferen inhaltlichen Ebene (Lupenprinzip)
  • Segmentierung von Prozessketten -Kettenprinzip - Horizontale Segmentierung von EPK: Daszweite Modell befindet sich auf der gleicheninhaltlichen Ebene (Kettenprinzip)
  • Hinterlegung von Funktionen mit Prozessen - Hinterlegungen gestatten die vertikale Verfeinerung von Modellobjekten durch Detailmodelle über beliebig viele Ebenen (Lupenprinzip) - übliche Vorgehensweise für EPK-Modelle ist ein Top-Down-Ansatz:            - zunächst Modellierung eines generischen Prozesses auf der konzeptionellen                 Ebene (Sicht des Managements)              - dann Verfeinerung der einzelnen Prozessschritte (Funktionen)                                       auf untergeordneten Ebenen - Beispiel Basis-EPK zur Auftragsbearbeitung Funktion ist zu verfeinern Kontextmenü über Funktion aufrufen undHinterlegungen wählen
  •  Modellierung des Verfeinerungsmodells EPK Verfeinerungsregeln: - die auslösenden Ereignisse der zu verfeinernden Funktion werden als Startereignisse im Verfeinerungsmodell verwendet  - die Ergebnisse der zu verfeinernden Funktion werdenals Endereignisse im Verfeinerungsmodell verwendet - die zu verfeinernde Funktion ist nicht Bestandteil des Verfeinerungsmodells  - das Verfeinerungsmodell trägt den Namen der verfeinerten Funktion (hier: Auftrag bearbeiten)
  • Komplexe Hinterlegungen EPK - Komplexe Hinterlegungen sind dadurch Beispiel für eine komplexe Hinterlegunggekennzeichnet, dass mehrere Start- und/oder Endereignisse für die zu verfeinernde Funktion vorhanden sind - im Beispiel verfügt Funktion 2 über zwei Startereignisse (Ereignis 2, Ereignis 3) -  im Verfeinerungsmodell sind daher sämtliche Startereignisse mit zu modellieren (vgl.Verfeinerungsregeln)
  • Segmentierung von Prozessen - EPK -  - eine Segmentierung gestattet die horizontale Zerlegung von EPK in TeilEPKbzw. Teilketten (Kettenprinzip) - Ziel der Segmentierung ist meist die möglichst gleichmäßige Aufteilung einesProzesses in etwa gleich große Teilketten (Kettenglieder)-  Beispiel: Prozess Auftragsmanagement Prozess ist zu zerlegen in die beidenfolgenden Teilprozesse (Teilketten) Auftragsannahme Auftragsbearbeitung
  • Segmentierung von Prozessen EPK  -Prozessschnittstellenregeln - die Prozessschnittstelle (PSS) steht anstelle einerFunktion in einer EPK - die PSS gibt in der aufrufenden EPK an, anwelcher Stelle (Position) welche andere EPK(Bezeichnung) aufgerufen wird - in der aufgerufenen EPK gibt eine PSS dieVerknüpfungsstelle (Position) an und drückt durchihre Bezeichnung aus, von welcher EPK derAufruf erfolgt-  in der aufrufenden EPK steht vor der PSS einEreignis (oder mehrere). Das bzw. die Ereignissewerden in der aufgerufenen EPK nach dem PSS Symbolwiederholt - Schleifen und Rekursionen sind nicht zulässig - PSS haben genau eine eingehende oder genaueine ausgehende Kante für den Kontrollfluss(Ausnahme ggf. bei der Modellierung vonSubprozessen)
  • ARIS Funktionstypen - Funktionsbaum - - die Funktionssicht von ARIS beschreibt instrukturierter Form betriebliche Aktivitäten mithilfedes Objekttyps Funktion- Funktionen sind fachliche Aktivitäten die einbetriebswirtschaftliches Objekt von einemInputzustand in einen Outputzustand versetzen- in Analogie zur Informatik kann dies mithilfe desEVA-Prinzips verdeutlicht werden- Funktionsbäume bilden die relevantenbetriebswirtschaftlichen Funktionen und derenBeziehungen zueinander auf unterschiedlichenAggregationsstufen ab- Funktionsbäume eignen sich, um Funktionenaußerhalb von ihrem Vorkommen in einzelnenProzessen (EPK) geordnet darzustellen
  • Funktionsbaum - Kanten - prozessorientiert übergeordnet verrichtungsorientiert übergeordnet objektorientiert übergeordnet
  • ARIS Modelltyp - Organigramm - - im Rahmen von Organigrammenwerden aufbauorganisatorischeObjekte zentral abgebildet (Orga.-Einheiten, Stellen)- diese Objekte können anschließendbei der Modellierung von Prozessen(EPK) verwendet werden- damit kann beschrieben werden,        -  welche aufbauorganisatorischen Objekte          - an welchen Prozessschritten (Funktionen)         - auf welche Art mitwirken -  Änderungen in Organigrammenwerden in Prozessmodellenweitestgehend automatischübernommen - Symbolvielfalt unter ARIS
  • ARIS Organisationseinheit der Objekttyp Organisationseinheit dient der Abbildung konkreterOrganisationseinheiten, die Träger von Funktionen sind, welche zurErreichung der Unternehmensziele durchgeführt werden.
  • Stelle der Objekttyp Stelle dient zur Modellierung von Aufgabenbündeln, die i.d.R.unabhängig von konkreten Mitarbeitern definiert werden (als kleinste Einheitder Aufbauorganisation). Stellen sind Bausteine von Organisationseinheiten,die mit Personen besetzt werden.
  • Person der Objekttyp Person dient zur Darstellung konkreter Mitarbeiter (i.d.R. alsinterne Personen des Unternehmens)
  • ARIS Organigrammsymbole - Kantentypen zur Verbindung der Symbole existieren gerichtete und ungerichteteKantentypen, z. B. ist übergeordnet wird gebildet durch besetzt
  • ARIS Beispielorganigramm - die OrganisationsmodellierungsollteOrganisationseinheitenund Stellen abbilden- es können auch konkretePersonen beschriebenwerden- für die Prozessmodellierungsind insbesondere Stellenrelevant -mithilfe von Stellen kann dieMitwirkung aufbauorganisatorischerEinheiten anbestimmten Funktionen inProzessen dokumentiert undanalysiert werden
  • ARIS - Abbildung von Organigrammobjektverbindungen -Organisationseinheitenkönnen unterschiedlicheBeziehungen zueinanderaufweisen (Kantentypen) - der Kantentyp wird gebildetdurch bildet die formaleAufbauorganisation ab(Zerlegung von Einheiten inUntereinheiten) -den Organisationseinheitenwerden Stellen zugwiesen("leere" Organisationseinheitensind zu vermeiden) -der Kantentyp wird gebildetdurch bildet die formaleZuordnung von Stellen zuOrga-Einheiten ab
  • Verbindungsmöglichkeit Orgaeinheit - Orgaeinheit ist fachlich vorgesetzt ist disziplinarisch vorgesetzt ist übergeordnet ist zuständig für wird gebildet durch
  • Verbindungstyp Orgaeinheit - Stelle ist fachlich vorgesetzt ist disziplinarisch vorgesetzt wird abgebildet durch
  • ARIS - Einsatz von Elementen der Organisationssicht bei der Prozessmodellierung  -Elemente derOrganisationssicht wirkenbei der Ausführung vonFunktionen aufunterschiedliche Arten mit- bei der Modellierung vonEPK können dieseBeziehungen in dieProzesssicht integriertwerden- Verbindung von Funktionenmit Elementen der OrgaSicht(z. B. Stellen) überungerichtete Kanten (Pfeil zeigt auf Funktion)
  • ARIS Verbindung Organisationssicht auf Funktion Stelle muss informieren über Ergebnis von Stelle führt aus wirkt mit bei entscheidet über wirkt beratend mit muss informiert werden über ist fachlich verantwortlich für stimmt zu ist DV-verantwortlich für muss bei Abbruch informiert werden
  • ARIS Datensicht - Fachbegriffsmodell  -Unternehmenspraxis besitzt meistheterogene Begriffswelten: kaufmännisch technisch juristisch - …  diese Begriffswelten erschweren dieKommunikation - daher explizite Modellierung derBegriffe, die zur Beschreibung derUnternehmensaktivitäten notwendigsind, sowie deren Beziehunguntereinander- Arten von Unternehmensbegriffen: Fachbegriffe Verrichtungen sonstige Begriffe (z. B.Eigennamen)
  • Fachbegriffsmodell Kantentypen hat umfasst ist ein steht in Beziehung zu ist Oberbegriff von ist Exemplar von ist funktionaler Oberbegriff von ist ein merkmal von ist Teil von synonym (Vorzugsbenennung) von klassifiziert Beziehung ist gerichtet, d.h. die gleiche Auswahlexistiert auch in die andere Richtung (z.B.Fachbegriff ist Teil von Gasthof).
  • Einsatz von Fachbegriffen bei der Prozessmodellierung  -Fachbegriffe als Elementeder Datensicht können Input/ Output von Funktionen sein  -Verbindung von Funktionenmit Fachbegriffen übergerichtete Kanten
  • EPK - Schleifen und Rücksprünge - Schleifen in Prozessen ermöglichen, bestimmteTeile des Prozesses wiederholt auszuführen- Modellierung des Wiedereinstiegs in einenProzess:       -Ausgangspunkt ist ein Ereignis (hier:        Unterlagen sind NICHT vollständig)      - Wiedereinstiegspunkt vor einer Funktion        (hier Unterlagen erstellen/überarb.), damit        der regelmäßige Aufbau von EPK        eingehalten wird      - Verknüpfung des Wiedereinstiegs mit einem        XOR-Konnektor - potenziell: Endlosschleife
  • EPK -Warten  - in Geschäftsprozessen muss bisweilen auch aufexterne Ereignisse gewartet werden, z. B.     -Eingang von Zahlungen oder Rechnungen     - Ausgang von Waren oder Produkten     - Entscheidungen von Kunden oderBewerbern - konventionelle Modellierung über eineWartefunktion   -Beispiel Personalabteilung hat sich für einenBewerber für eine bestimmte Stelleentschieden Bewerber muss nun Entscheidung überAnnahme / Ablehnung der Stelle treffen Modellierung des Wartens als eigeneFunktion Warten auf Entscheidung(Wartefunktion)
  • EPK - WARTEN 2. - Möglichkeit zur Modellierung ohneWartefunktion:- logisches UND als Schalter zurFortsetzung des Prozesses - externe Ereignisse (Bewerber sagt ab/ sagt zu) schließen sich gegenseitigaus-  folglich wird nur ein Kontrollflussstrangausgeführt
  • EPK Zeitpunkte in den Kontrollfluss integrieren -Definition von Ereignissen, die einen bestimmten EPKZeitpunkt angeben, z. B. Monatsende erreicht Mahntermin erreicht Frist abgelaufen- Verknüpfung mit einem UND-Konnektor an denKontrollfluss- Kontrollfluss "wartet" auf den Eintritt des externenEreignisses (hier: Eintritt des Zahlungstermins)
  • Geschäftsprozessoptimierung - Prozesslebenszyklus -Analyse - - Prozessanalysen zielen darauf ab, Schwachstellen inProzessen: zu identifizieren zu minimieren zu vermeiden- Ziele sind vielfältig Kosten verringern Umsätze steigern Qualität erhöhen- Doch was ist überhaupt eine „Prozessschwachstelle“?
  • Prozessschwachstelle ProzessschwachstelleEine Prozessschwachstelle ist eine im Rahmen einer Prozessanalyse ermittelte Einflussgröße des betrachteten Prozesses, die eine wesentliche negative Zielabweichung verursacht. negative, analytisch, Kausalität
  • Effizienz = Aufwandminiminimierung Maß der Sparsamkeit "Die Dinge richtig tun"
  • Effektivität = Wirksamkeit Mass der Zielerreichung "Die richtigen Dinge tun"
  • Ein „guter“ (schwachstellenfreier) Prozess erfüllt seine Qualitäts-, Zeit- und Kostenziele  -Zwischen Effektivität und Effizienz der Prozesseist eine konfliktäre Beziehung möglich: In der Produktionstheorie ist der Konflikt auch alsDilemma der Ablaufplanung bekannt: minimale Durchlaufzeiten vs. maximale Kapazitätsauslastung (Kosten) Mögliche Zielkonflikte Qualität – Kosten Qualität – Zeit (Effektivität) Kosten – Zeit (Effizienz) Allerdings sind die Konflikte nicht immervorhanden (z.B. Qualität wird verbessert beisinkenden Kosten) Unter Berücksichtigung der Unternehmensziele istdas Optimum zu suchen

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