Projektmanagement (Fach) / Projektmanagement (X) (Lektion)

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• Unterscheide externe und interne Projekte Extern: Auftraggeber und Auftragnehmer arbeiten in verschiedenen Unternehmen Intern: Auftraggeber und Auftragnehmer arbeiten in dem selben Unternehmen
• Was sind die wichtigsten Aufgaben bei externen Projekten? Auftragnehmer: lohnt es sich dem Auftraggeber ein Angebot zu unterbreiten? Auftraggeber: einen geeigneten Anbieter finden
• Nenne Beispiele für interne Projekte F&E-Projekte Umstrukturierungen
• Nenne 7 Merkmale von Projekten Einmalig/Unikat Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen (Finanziell, Zeitlich, Personell) Definierter Anfangs- und Endtermin Klare Unterscheidung zu anderen Projekten Fachübergreifende Koordination und Kooperation Projektspezifische Organisation
• Was ist die Eigenschaft des Magischen Dreiecks? Es können nicht alle Faktoren gleichzeit erfüllt werden z.B. Wird die Leistung gekürtzt, kann das Ziel erreicht werden, jedoch lässt die Qualität nach
• Welche 5 Probleme können bei Projekten ohne Projektmanagement auftreten? sind i.d.R. bei Fertigstellung teurer als geplant dauern i.d.R. länger als geplant treffen nicht die Erwartungen des Auftraggebers passen nicht zur Strategie des Unternehmens hinterlassen Frust bei den Mitarbeitern
• Welche 4 Arbeitsfelder gibt es im Projektmanagement? Führungsaufgaben Führungsorganisation Führungstechniken Führungsmittel
• Definiere das Arbeitsfeld "Führungsaufgaben" Zielsetzung bzgl. des Projektes Personalführung Kontrolle und Steuerung des Projektes
• Definiere das Aufgabenfeld "Führungsorganisation" Projektorganisation Projektabwicklung
• Definiere das Arbeitsfeld "Führungstechniken" Motivation der Mitarbeiter Besprechungs- und Präsentationstechniken Entscheidungsfindungstechniken
• Definiere das Arbeitsfeld "Führungsmittel" Projektplanungs- und Steuerungssysteme (Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)
• Nenne 6 Techniken des Projektmanagements Kreativitätstechniken Problemlösungstechniken Planungstechniken Ist-Analyse-Techniken Entscheidungstechniken Kommunikationstechniken
• Nenne 3 Beispiele für Entscheidungstechniken Punktbewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse
• Nenne 3 Beispiele für Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken
• Nenne 5 Beispiele für Kreativitätstechniken Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode MindMapping Brainwriting
• Nenne 2 Beispiele der Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung
• Was ist ein Prozess? Ein Prozess ist eine Reihe von Aktivitäten, die aus einem bestimmten Input (z.B. Material, Mitarbeiter, Maschinen) ein bestimmtes Output (z.B. Produkt) machen
• Was ist ein Geschäftsprozess? Ein Geschäftsprozess besteht aus einer funktionsübergreifenden Verkettung wertschöpfendender Aktivitäten Erzeugung der zu erwartenden Leistung des Kunden Das Ergebnis hat eine strategische Bedeutung für das Unternehmen
• Nenne 4 Unterschiede zwischen Prozess und Projekt Prozess Standardisierte Vorgänge/Aktivitäten Wiederholend Zeitlich unbegrentzt Hinweis auf mögliche Risiken Projekt Einmaliger Vorgang/Aktivität Zeitliche Begrenzung Aktives Risikomanagement und Risikovermeidung
• Was ist das Ziel der Projektumfeldanalyse (PUMA)? Identifikation und Erfassung aller Randbedingungen und Einflussfaktoren Erfassung aller am Projektbeteiligten Stakeholder Erkennung von Chancen und Risiken bzgl. des Projektes Schnittstelle für die Projektintegration in das Unternehmen Findung von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung des Projektes Laufende Beobachtung bzgl. Veränderung der Randbedingungen
• Aus welchen Gründen wird eine Projektumfeldanalyse gemacht? Ermittlung, wer welchen Einfluss auf das Projekt hat Einstellung zum Projekt Erwartung an das Projekt Erwartung des Projektes an die Beteiligten
• Definiere die Stakeholder eines Projektes Stakeholder können einzelne Personen, Personengruppe oder Organisationen sein, die aktiv am Projekt beteiligt sind, den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflussen
• Nenne Beispiele für mögliche Stakeholder und welche Unterschiede kann es geben Kunde (Auftraggeber, Geldgeber, Nutzer,...) Mitarbeiter (Projektmanager, Mitarbeiter, Controller,...) Zulieferer, Dienstleister,... Betroffenheit (objektiv vs subjektiv)Interessen (Konflikt vs Zusammenarbeit)Macht (Entscheidung vs Beeinflussung)
• Warum ist Teambuilding in der Startphase jedes Projektes wichtig? Teammitglieder müssen sich mit der Projektaufgabe identifizieren Teammitglieder müssen mit dem Projektziel vertraut sein und es akzeptieren Vorhandene Konflikte frühzeitig diskutieren Entwicklung einer Projektkultur
• Welche sozialen Strukturen müssen in einer Gruppe beachtet werden? Erwartungen von Mitgliedern ggü. anderen und an die Organisation Ansehen des Mitglieds gg. anderen Einführung von Regeln für z.B. Konfliktlösungsverfahren, Umgangsformen, Zusammenarbeit
• Nenne 5 Maßnahmen zur Förderung des Teambuildings Gemeinsame Erstellung von Spielregeln Zuständigkeiten klar regeln Gleicher Infostand für alle Offene Kommunikation Konflikte aufdecken und lösen
• Was bedeutet Führung eines Teams? Verhaltensbeeinflussung eines Teams, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen
• Welche Führungseigeschaften sollte ein Projektleiter mitbringen? Verhalten der Mitarbeiter steuern Vorbildfunktion übernehmen Deligieren, Vertrauen schaffen Gesamtverantwortung übernehmen, Teilverantwortungen übergeben Mitarbeiter an Entscheidungen beteiligen
• Nenne 5 Eigenschaften des Autoritären Führungsstils Rasche Entscheidungen werden getroffen Klare und eindeutige Rollenverteilung Erleichterte Koordination der Aktivitäten Höhere Zufriedenheit bei autoritätsangepassten Mitarbeitern Bestmögliche Nutzung von Spezialkenntnissen und Begabungen
• Nenne 5 Eigenschaften des kooperativen Führungsstils Qualifizierte Entscheidung durch Einbezug der Mitarbeiter Förderung des Führungsnachwuchses Ausschöpfung und Förderung des Kreativitäts-/Problemlösungspotenzials Höhere Zufriedenheit bei Mitarbietern, die nach Selbstentfaltung streben Höhere Innovationsrate bei motivierten Mitarbeitern
• Welche 4 Führungsstile gibt es? Autoritärer Führungsstil (Angst) Kooperativer Führungsstil Führung durch die Gruppe selbst Laissez fair (Orientierungslosigkeit)
• Nenne 5 Leitlinien für Führungskräfte in Bezug auf Teamführung Gut organisiert sein Sich selbst als Vorbild fühlen Keine Angst vor Fehlern haben Kritik vertragen können Sein Team mögen und respektieren
• Was ist ein Teilprojekt? Teil eines Projektes, welcher mit dem gesamten Projekt strukturell in Verbindung steht
• Was ist ein Projektstrukturplan (PSP) Darstellung einer Projektstruktur nach Aufbaustruktur Ablaufstruktur Grundstruktur Mischformen
• Was ist eine Teilaufgabe Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann
• Was ist ein Arbeitspaket? Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann
• Warum ist ein Projektstrukturplan wichtig?  PSP ist die Mutter aller Projektpläne dient zur Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten Grundlage für die projektinterne Auftragssteuerung Grundlage für Risikoanalysen Grundlage für Ablauf- und Terminplanung Grundlage für Kostenkalkulation Grundlage für das Änderungsmanagement im Projekt
• Nach welchen Kriterien kann der Projektstrukturplan strukturiert werden? Objektorientiert Funktionsorientiert Phasenorientiert Gemischt Orientiert (Vermischung zweier Ansätze)
• Nenne die 8 Schritte die zur Erstellung eines Projektstrukturplans benötigt werden Zerlegung des Gesamtprojektes Festlegung der Gliederungsstruktur Bildung der Strukturelemente Aufbau einer systematischen Struktur Überprüfung der Struktur Vorläufige Verabschiedung Optimierung Entgültige Verabschiedung
• Erläutere Schritt 1 "Zerlegung des Gesamtprojektes" zur Erstellung eines PSP Arbeitspakete Phasen
• Erläutere Schritt 2 "Festlegung der Gliederungsstruktur" zur Erstellung eines PSP Strukturierungsprinzipien Detaillierungsgrad Information pro Strukturelement
• Erläutere Schritt 3 "Bildung der Strukturelemente" zur Erstellung einen PSP deduktiv durch strukturierte Detaillierung inuktiv mittels Moderationstechniken
• Erläuetere Schritt 4 "Aufbau einer systematischen Struktur" zur Erstellung eines PSP Anwendung der Strukturierungsregeln Codierung der Strukturelemente Beschreibung der Arbeitspakete
• Erläutere Schritt 5 "Überprüfung der Struktur" zur Erstellung eines PSP Überprüfung durch projektexterne Experten Qualitätssicherung
• Erläutere Schritt 5 "Überprüfung der Struktur" zur Erstellung eines PSP Überprüfung durch projektexterne Experten Qualitätssicherung
• Erläutere Schritt 6 "Vorläufige Verabschiedung" zur Erstellung eines PSP Dokumentation (Damit jeder den Status einsehen kann) Vorläufige Freigabe
• Erläutere Schritt 7 "Optimierung" zur Erstellung eines PSP Optimierungsbedarf  nach vollständiger Planungsrunde
• Erläutere Schritt 8 "Endgültige Verabschiedung" zur Erstellung eines PSP Dokumentation Verabschiedung Freigabe
• Was beinhaltet eine Arbeitspaketbeschreibung? Name, Nummer, Version, Status kurze inhaltliche Beschreibung geplante Ergebnisse Voraussetzung für die Ausführung geplanter Anfang/Ende geplanter Aufwand Arbeitspaketverantwortliche
• Welche Regeln gibt es für die Erstellung der Arbeitspakete? Je Arbeitspaket nur ein Verantwortlicher Arbeitspakete müssen eindeutig einer Phase zuordbar sein extern vergebene Aufgaben sind eigenständige Arbeitspakete Klare Spezifikation Eingeplante Zeit im vgl. zur Projektdauer groß genug? Kostenplanwert für AP groß genug, damit projektbegleitende Kostenkontrolle möglich ist

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