Betriebswirtschaftslehre (Fach) / Projektmanagement (Lektion)

BPMG01

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• Warum steigt die Bedeutung von Projektmanagement? Zunehmender Wettbewerb und Globalisierung einerseits und Wandel vom Verkäufer- zum Käufermarkt bedeuten mehr Projekte
• 7 Vorteile von systematischen Projektmanagement - Hohe Qualität von Produkten und Leistungen => Zufriedenheit- Rasche Realisierung und hohe Plantreue- Kostenoptimierung- Akzeptanz der Lösung durch Beteiligung- Höhere MA zufriedenheit- Individuelles und organisatorisches Lernen- Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumentation
• Definition Projekt nach DIN 69901 Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
• 6 Merkmale von Projekten nach DIN 69901 - Einmaligkeit von Bedingungen- klare Zielvorgabe- zeitliche Befristung mit klarem Anfangs- und Endtermin- Begrenzungen finanzieller, personeller und anderer Art- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben- projektspezifische Organisation
• Projekttypen unterscheiden sich nach (8)? - Projektart- Innovationsgrad- Neueheitsgrad (für das UN)- Stellung des Projektauftraggebers- Größe und Dauer- Soziale Komplexität- Organisatische Komplexität- Bedeutung für das Unternehmen
• Definition Projektmanagement nach DIN 69901 Die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts
• Grundlegender Projektlebenszyklus in 4 Phasen - Vorbereitung- Planung- Durchführung- Abschluss
• Wichtige Aufgaben des Projektmanagements in der Vorbereitungsphase (3)? - Projektentscheidung und Projektauftrag herbeiführen- Projektziele klären- Organisation der Aufgaben, Kompetenzen, Rollen und Regeln
• Wichtige Aufgabe des Projektmanagements in der Planungsphase (1)? - Planung der Projektleistung, Termine, Ressourcen, Kosten, Finanzen und Budget
• Wichtige Aufgaben des Projektmanagement in der Durchführungsphase (2)? - Projektsteuerung (der Aktivitäten) und Projektcontrolling (Terminhaltung und Kosten)- Dokumentation und Berichte
• Wichtige Aufgaben des Projektmanangements in ALLEN Phasen (3)? - Führung des Projektteams (Kommunikation und Personalmanagement)- Koordination der Kommunikation extern- Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen
• Durch welche 3 Organisationen können Zertifizierungen zu Projektmanagement erteilt werden? Worin liegt ihr Vorteil? - Project Managment Institute PMI- International Project Management Assosiation IPMA- Deutsche Gesellschaft für Projektmanangement GPM Vorteil liegt in einem gemeinsamen Wortschatz und Verständnis
• Wie kann der Projektstart definiert sein (2)? - Als ein Ereignis oder Zeitpunkt- Als eine Phase, die mit einem Kick Off Meeting endet (Projektinitialisierung)
• 9 Schritte / Aufgaben in der Phase "Projektstart" 1. Projektziele - unter allen Beteiligten Verständnis darüber schaffen2. Projektphasen definieren, Ressourcen grob schätzen3. Projektorganisation - Team zusammenstellen, Aufgaben und Verantwortung klären, Lenkungsausschuss4. Im Projektteam die Aufgaben und Verantwortung verteilen5. Projektkommunikation6. Stakeholder Analyse7. Risikoanalyse8. Projektstart Workshop9. Kick Off Meeting
• Was sind die 3 Hauptgründe für das Scheitern von Projekten? - Unklare Anforderungen und Ziele (70%)- Fehlende Ressourcen bei Projektstart (42%)- Politik, Egoismen und Kompetenzstreitigkeiten (42%)
• Was ist der Sinn von klaren Projektzielen? (5) - Bilden Grundlage für die gute Planung- Ermöglichen ergebnisorientiertes Arbeiten- dienen zur Korrektur falscher Erwartungen- Basis für das Projektcontrolling- Gradmesser für Erfolg und Misserfolg
• Was ist der Unterschied zwischen Projektergebnis und Projektzweck? Projektergebnis - Output Projektzweck - Outcome
• Wie wird ein Moving Target definiert? Durch einen Zielkorridor, der im Projektverlauf immer enger bzw. detaillierter wird. Agiles Projektmanagement ist dafür charakteristisch und mildert das Problem des Moving Target.
• SMARTe Ziele SpezifischMessbarAttraktivRealistischTeminisiert
• Welche 4 Arten der Zielbeziehungen gibt es? Zielantinomie - Ziele schließen sich gegenseitig ausZielkonkurrenz - Mehrerfüllung eines Ziels zu Lasten eines anderen ZielsZielneutralität - kein ZusmmenhangZielkomplimentarität - unterstützen sich gegenseitig
• Magisches Dreieck des Projektmanagements Kosten (Kostenziele) Termine (Terminziele) Leistung (Sachziel)
• Definition "kostenoptimale Projektdauer" Ein Projekt ist bei einer bestimmten Dauer kostenoptimal. Kürzere Dauer benötigt mehr Ressourcen oder leifert ein schlechteres Ergebnis. Längere Dauer bedeutet einen höheren Aufwand. In einer Funktion aus Kosten und Zeit ein Tal mit einem Tiefpunkt
• Was beinhaltet der Projektauftrag? Die festgelegten Projektziele. Er erfolgt durch den Projektauftraggeber mündlich oder schriftlich
• Was ist das Lastenheft? Enthält die Anforderungen des Kunden hinichtlich Leistungs- und Lieferumfang, sowie Randbedingungen und ist die Basis für die Erstellung des Pflichtenhefts.
• Was ist das Pflichtenheft? Es ist eine detaillierte Fortentwicklung des Lastenhefts, gemeinsam mit dem Auftraggeber. Es beschreibt die Umsetzung aller Anforderungen und ist somit ein Katalog über die zu erbringende Leistung. Es wird Bestandteil des Vertrages.
• Was ist Simultanious Engineering? Wenn Projektphasen überlappen um die Projektdauer zu verkürzen.
• Wie schaut eine Grobplanung aus und wozu dient sie? Es reicht ausgehend vom Projektziel, die Projektaufgaben zu ermitteln und eine erste grobe Schätzung des Ressourcenbedarfs und der Meilensteine zu machen. Durch sie erhält man eine erste Vorstellung über die Größe des Projekts.
• 4 Schritte der Stakeholder-Analyse 1. Wer sind die Stakeholder? (interne und externe)2. Betroffenheit, Interessen und Macht untersuchen (was ist deren Einfluss)3. Wie werden sich Stakeholder verhalten?4. Maßnahmen planen. Projektmarketing
• Beschreibung der Kraftfeldanayse nach Kurt Lewin. Es handelt sich um einen Raster mit 4 Dimensionen in dem die verscheidenen Stakeholder eingetragen werden: Wiederstand / Konflikt <---> UnterstützungHoher Einfluss            <---> Geringer Einfluss
• Wann findet in Projekten Risikomanagement statt und wie ist der Ablauf in 4 Schritten? Riskomanagement findet während der gesamten Projektlaufzeit statt. 4 sich wiederholende Schritte: 1. Risiken identifizieren - auf Basis Erfahrungen2. Risikoanalyse - Höhe der Eintrittswahrscheinlichkeit (Punktesystem) und Auswirkung3. Maßnahmen zur Vorbeugung und Vorsorge planen4. Risiko Kontrolle - Wer trägt welches Risiko?
• Risikoanalyse als ein Schritt des Risikomanagements funktioniert wie? Man stellt 2 Fragen: 1. Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit eines gewissen Risikos?2. Welche Auswirkungen hat der Eintritt des Risikos (Schadenausmaß)? Ein Punktesystem reicht für die Bewertung aus: zB 5 Punkte = sehr hoch, 1 Punkt = gering Visualisierung mittels einer Risikomatrix in einer Risikositzung.
• Wozu eignet sich das Ishikawa Diagramm (Fischgrätendiagramm) (2)? URSACHENANALYSE 1. bestimmte Risiken finden. 5 M - Mensch, Maschine, Mitwelt, Methoden, Material 2. Ursachen für Planabweichungen finden. 6 Äste: Projekt Management, Produktion, Kunde, Entwicklung, Umwelt, Lieferant
• Beschreibe den Projektstart Workshop. Findet im kleine Kreis (Porjekt Kernteam) statt und dient dazu alle miteinander bekannt zu machen, ein gemeinsames Verständnis über das Projekt und die Ziele zu entwickeln, sowie Rahmenbedingungen und weitere Vorgehensweise zu klären. Offen Punkte können bearbeitet werden zB Risiko- oder Stakeholderanalyse Am besten Off Site
• Agenda des Projektstart Workshop (9) 1) Vorstellung und Kennenlernen2) Erwartungen, Fragen und Infobedürfnisse3) Ausgangslage klären4) klärung der Projektziele5) Verantwortungen, Rechte und Pflichten festlegen6) Stakeholder- und Risikoanalyse7) Festlegen der Projektorganisation8) Projektplanung9) Kommunikation, Dokumentation und Berichte
• Was ist das Kick Off Meeting Es basiert auf dem Protokoll aus dem Projektstart Workshop und ist der offizielle Projektstart. Beteiligt alle Stakeholder. Es geht darum Informationen über das Projekt zu geben und bisherig erarbeitete Konzepte genehmigen zu lassen. Gut wäre ein externer Moderator.
• Agenda des Kick Off Meetings (6) 1) Vorstellung der Teilnehmer2) Projektziele, Projektauftrag3) Projektplanung4) Projektorganisation5) Kommunikationsregeln6) Planung der nächsten Schritte
• Rolle des Projektleiters beschreiben. Welche Aufgaben (4), Verantwortung (4), Kompetenzen (Befugnisse 3) und Kompetenzen (Fähigkeiten 4) hat er? Er hat die Verantwortung für das Pesamtrojekt und berichtet an den Lenkungsausschuss / Auftraggeber. Aufgaben:- Projektplanung- Teamführung und Einsatzplanung der MA- Projektüberwachung und Steuerung- Kommunikation nach innen und außen Verantwortung:- Erreichen der Projektziele- Einhalten des Budgets- Vertragserfüllung- Berichterstattung Kompetenzen (Befugnisse):- Projektentscheidungen treffen- Auswahl, Planung und Einsatz der MA- disziplinarische Kompetenz Kompetenzen (Fähigkeiten):- Fachkompetenz- Methodenkompetenz- Sozialkompetenz- persönliche Kompetenz
• 8 Ausprägungen eines partizipativ kooperativen Führungsstiels - Entscheidungen partizipativ treffen- Experten akzeptieren- Befugnisse und Kompetenzen einräumen- Gestaltungs- und Handlungsspielraum geben- Lob und Anerkennung- offene und vertrauensvolle Kommunikation- freundliche Atmosphäre- Konflikte gemeinsam lösen
• Die "reine" Projektorganisation und ihre Vorteile und Nachteile (je 3) Es gibt eine Projektabteilung in der Hierarchie mit einem Projektleiter und darunter MA. Vorteile: - Klare Führungsrolle des Projektleiters- Projekt hat eigene Ressourcen und ein eigenes Budget- MA könne sich voll und ganz auf das Projekt konzentrieren Nachteile:- MA Auslastung über gesamtes Projekt fällt teils schwer- Projekt ist isoliert => Koordination mit anderen Abteilungen leidet- Aus- und Wiedereingliederung der entsprechenden Personen (Leiter und MA) vor/nach Projekt ist schwierig
• Die Stabsprojektorganisation und ihr Vor- und Nachteile (je 3) Projektleiter als Stabstelle, greift auf MA Ressourcen bestehender Hierearchie zu. Vorteile:- Personell leichter und rasch zu verwirklichen- Kein Reintegrationsprobleme- Abteilungsübergreifende Perspektive Nachteile:- Schwache Position des Projektleiters- Lange Reaktionszeiten- Keine eigenstädndigen Entscheidungen des Projektleiters
• Die Matrixorganisation für Projekte und Vor- und Nachteile (je 3) Projektleiter als eigene Leitungsfunktion ist für projektbezogene Anweisungen verantwortlich. Die ursprünglichen Abteilungsleiter sind weiterhin für funktionsbezogene Anweisungen verantwortlich. Vorteile:- Kein Wiedereingliederungsproblem für MA- Abteilungsübergreifendes Denken- MA können flexibel im Projekt und der Linie eingesetzt werden, daher kein Auslastungsproblem Nachteile:- Diener zweier Herren- Projektabwicklung durch Linienaufgaben gestört- Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Projekt und Fachabteilung
• "Mehr Beteiligte = Mehr Informationswege" ist eine Aussage zur Kommunikation. Wie berechnet sich das? n = Beteiligte Anzahl der Wege = n . (n-1)                                 2
• Die 6 Schritte der Detailplanung 1) Projektstrukturplan - Projekt in AP gliedern2) Ablaufplanung - AP in zeitlich-logische Reihung bringen3) Zeit- und Terminplanung - Zeitbedarf schätzen4) Ressourcen- und Kapazitätsplanung - Schätzen5) Kostenplanung - Geschätze Ressourcen mit Preisen bewerten6) Budget- und Finanzplanung
• Wie nennt man den Projektstrukturplan noch? Work Breakdown Structure
• Was bedeutet Scope? Entweder der Produktinhalt, also die Eigenschaften, die ein Produkt kennzeichen oder der Projektinhalt, also die Arbeiten die durchgeführt werden müssen um ein Produkt mit bestimmten Eigenschaften zu liefern. Project Scope = Gesamtleistung
• Was ist ein Arbeitspaket? Die kleinste hierarchische "Einheit" auf dem PSP. Verantwortung an einen AP Verantwortlichen MA.  Inhalt:Die zu erarbeitenden Ergebnisse und die dazu notwendigen Tätigkeiten sind detailliert zu beschreiben. Zu große AP machen es schwierig eine Abweichung frühzeitig zu erkennen, zu kleine AP bedeuten einen zu großen Detaillierungsgrad und  einen erheblichen PLanungs- und Controllingaufwand.
• Auf welche 3 Dinge ist bei der Ablauf und Terminplanung (AP sortieren) zu achten? Wie geht sie von statten? - Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, damit ein anderer Vorgang beginnen kann?- Welcher Vorgang ist seinerseits Voraussetzung für andere Vorgänge?- Welche Vorgänge können nur zeitlich nachgelagert, welche parallel durchgeführt werden? Besser zunächst die AP in eine Reihung zu geben und erst dann deren Dauer zu schätzen! Es entsteht zunächst eine Vorgangsliste (mit AP, dessen vor- und nachgelagerten APs).
• Mit welchen 3 Methoden macht man Terminplanung? - Listungstechnik - Vorgangsliste mit Zeitdauern versehen- Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)- Netzplantechnik - Software
• Was sind Meilensteine? Sie sollten (mindestens) am Ende einer jeden Projektphase gesetzt werden. Es sind besondere Ereignisse und ein klar definiertes Teilergebnis. Keine Aufgaben sollten dann in Durchführung sein.
• 5 Vorteile der Netzplantechnik - Erarbeiten eines Netzplans zwingt zum logischen Durchdenken eines Projekts- Abhängigkeiten werden übersichtlich dargestellt- zeitkritische Vorgänge, drohende Terminverschiebungen lassen sich erkennen- Einsatzmittel und Kosten werden dargestellt- eignet sich zur Projektüberwachung und -steuerung ABER sehr aufwändig!

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