18

EVMA (Subject) / 3 - 2/3 (Lesson)

Rahmenbedingungen des EMVA

This lesson was created by Lindner.

Learn lesson

This lesson is not released for learning.

back  |  next 1 / 1

Advertisement
  • Welche Aspekte sind bei der Vorabrecherche der Location zu beachten? 6 Punkte - Kann das firmeneigene Gebäude genutzt werden? - Haben Bekannte oder Mananger des Hauses einen Geheimtip? - Wie ist die Infrastruktur? - Kann Location mit dem Motto der Veranstaltung verknüpft werden? - Kann Stadtverwaltung einen guten Tip geben? - Gibt es behördliche Auflagen für das Event?  
  • Was ist ein Hospitality Desk? Warum muss man darauf großen Wert legen? Was muss man dabei berücksichtigen? 1. Hospitality Desk ist ein Empfangstisch/-stand in der Lobby mit Personal. 2. Das ist die Visistenkarte der Veranstaltung und sollte dementsprechend eingerichtet sein. Es wird hier der erste Eindruck verliehen. 3. gut sichtbar und ausgeschildert, klar erkennbares Logo, Deko passend zur Veranstaltung, Ausschilderung zu allen genutzten VA Räumen, Personal mit passenden Dresscode, Namensschilder, Teilnehmerliste, Infomaterial, Büroartikel, Stromanschluss, Beleuchtung, Telefon, Fax, Internet, Laptop, Drucker, Speichermedien, Kopierer, Erste Hilfe Set
  • Welche Vor- und Nachteile hat es, wenn eine Veranstaltung in der E-Form bestuhlt wird? Vorteil: für Arbeitssituationen gut einsehbar, intern kommunikativ, Platz für Gedecke und Arbeitsmaterialien Nachteil: wenig Bewegugnsfreiheit für Gäste, eingeschränkte Servicewege fürs Personal, Sicht bei Bühnenaktionen teilweise eingeschränkt
  • Vor- und Nachteile der Fischgrätenbestuhlung Vorteil: kommunikativer und lockerer als Parlamentbestuhlung, Platzmöglichkeiten für Gedecke und Arbeitsmaterialien, Bewegungsfreiheit für Gäste, Gute Sicht bei Bühnenaktionen, gute Wege für Servicepersonal Nachteil: für Gespräche zu unkommunikativ, großer Platzbedarf
  • Welche Möglichkeiten haben sie beim Catering Speisen zu servieren? 1. Menüform/Gesetztes Essen 2. Buffet kalt/warm mehrgängig 3. Kombination Menü (Vor- Hauptspeise) und Buffet (Dessert) 4. Imbiß, Snack, Fingerfood
  • Welche Vorteile gibt es, wenn das Essen am Buffet serviert wird? 5 Punkte - aufgelockerte Stimmung, kommunikativ - Gäste müssen nicht lange sitzen - günstigere Kosten - Eigeninitiative der Gäste - Gäste können Speisen selbst wählen
  • Was versteht man unter Flying Food und was ist dabei zu beachten? Kellner servieren auf großen Tablets während der Veranstaltung wechselnde Speisen. Die Mobilität und Kommunikation zwischen den Gästen steht dabei im Vorddergrund. Es muss darauf geachtet werden, dass genügend Kellner servieren, sonst kann es passieren, dass weiter hinten stehende Gäste nicht erreicht werden und hungrig warten müssen. Da ist am falschen Ende gespart.
  • Wie teilt sich die Locationrecherche ein? In die Vorabrecherche, die vom Schreibtisch aus getätigt werden kann und dem Locationcheck, der vor Ort durchgeführt wird.
  • Was ist die "Tafel"? Das ist eine gemeinnützige Einrichtung, welche übrige Speisen (nur geschlossene Gebinde/Platten/Schüsseln) nach vorheriger Absprache abholt. Sie werden kühl gehalten und am nächsten Tag in der jeweiligen Stadt für Bedürftige ausgegeben.
  • Was umfasst die Detailplanung des Raumes? 4 - Welche Räume werden benötigt? Konferenz-, Galaräume oder Räume für Kaffeepausen, Ausstellungsräume, Lagerräume - Wie sind die Räume zu ereichen? Etagen, Treppen, Lift - wie nah sind sanitäre Einrichtungen? - Wie viele Lifte in der Nähe und viele Personen können befördert werden? 
  • Advertisement
  • Was müssen sie bei der Detailplanung des Raumes je nach Art der VA beachten? 15 Punkte 1. Maße und Höhe des Raumes 2. Bühnensituaton - Fläche für Shows, wie Band, Showacts, FOH (Front of House), Starkstrom 3. Wie tragfähig sind die Böden hinsichlich schwerer Ausstellungsstücke? 4. Art und Anzahl der Bestuhlung und Tische 5. gut sichbare Referentenposition (Redner, Vortrag haltender) 6. Rednerpult vorhanden? 7. Technik und MIkrofone 8. Belüftung, Klima, Heizung 9. Tageslicht, Verdunklung, Beleuchtung, Zugang zu Schalttafeln 10. Projektionsmöglichkeiten - Beamer, Leinwand 11. Zugänge, Rampen für Belieferung bzw. Bewirtung 12. Entsorgung 13. W Lan 14. Dekoration - was ist vorhanden, kann man etwas anbringen oder was darf nicht entfernt werden? Schallisolierung nach draußen 15. Sind die Räume teilbar (ggf. für Workshops)
  • Benennen sie die gängigsten Bestuhlungsarten? 1. Bankett 2. Block 3. Carré 4. E-Form 5. U-Form 6. Parlament 7. Fischgräten 8. Theater- Reihenbestuhlung
  • 3.1. Schildern sie die 14 Planungsschritte von Events! 1. Bestimmung der Eventform und der jeweiligen Zielgruppe, Ziele, Strategie 2. Entscheidung für die Größe des Teilnehmerkreises 3. Bestimmung aller anderen Rahmenbedingungen, wie Catering, Ablaufkonzeption, Dauer 4. Formulierung der Anforderungen an nötige Dienstleister 5. Präsentation eines Grobkonzepts 6. Erarbeitung des Gesamtkonzepts 7. Checkliste, Projektstatus der zu erledigenden Aufgaben dokumentieren 8. Einleitung flankierender (begleitender) Maßnahmen 9. Gestaltung/Versand der Einladungen 10. Meeting aller Beteiligten am VA Ort 11. Generalprobe und Soundcheck 12. Abbau und Abtransport 13. Übergabe der Location und Einrichtungsgegenstände 14. Nachbereitung
  • 3.2. Was ist ein Projektstatus? Wie lauten die Projektspalten? Der Projektstatus wird schon vor Beginn der Eventplanung angefertigt und dokumentiert die einzelenen Arbeitsschritte. Projekt, Status, Nächste Schritte, Termin, Zuständig, Kosten?, Telefonnummern?
  • Was ist ein Ablaufplan? Welche Spalten enthält er? Der Ablaufplan erfasst minutiös den Ablauf des Tages, damit alle Beteiligten zu jeder Zeit wissen, wie und wann die einzelnen Programmpunkte geplant sind. Uhrzeit, Aktion, wo, wer
  • Wozu dient ein Regieplan und wie ist er aufgeteilt? Der Regieplan dient dazu, denjenigen, die punktgenau Signale setzen müssen (Licht, Ton, Caterer), einen Zeitplan zu geben. Zeit, was, wo, Statement/Hilfsmittel, to do, wer
  • Selbstüberprüfung 3.1. Wer sollte aus ihrer Sicht einen Regieplan bekommen? Den Regieplan erhalten grundsätzlich alle Beteiligten. Technik, Caterer, Künstler, Unternehmer, Redner, VIP´s, Hostessen u.s.w.
  • Selbstüberprüfung 3.2. Was sollten sie tun, um bei der Einladung zu dem Event eine zu hohe oder zu niedrige Rücklaufquote zu vermeiden? Sie sollten in mehrern Staffeln einladen. Für die VA wichtigen Gäste werden zuerst eingeladen.

back  |  next 1 / 1