Projektmanagement GPM Basiszertifikat (Subject) / Projektmanagement GPM Woche 1 2016 (Lesson)

Prüfungsvorbereitung

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• Wo sind Projektmanagement-Normen und -Standards geregelt bzw. festgehalten? In DIn 69900 ff.
• Definition Projekt Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.
• Beschreibung: Projekt (nach IPMA) (7) Allg. Verständnis (ebenso IPMA /GPM): Zielvorgabe (vereinbartes Ziel vor Beginn) Zeitliche Begrenzung Limitierte Ressourcen Interdisziplinäre Zusammenarbeit Projektspezifische Organisation einmalig / neu Komplex (mehrere Schnittstellen)
• Definition Projektmanagement lt. DIN (4) Tipp: atom Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben Führungstechniken Führungsorganisation Führungsmitteln für die Abwicklung des Projektes
• Definition Projektmanagement (Führen) = Führen = Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einer Organisation im Hinblick auf das übergeordnete Gesamtziel
• Definition Projektmanagementerfolg effektiver und effizienter Einsatz der Projektmanagementmethoden Stakeholderzufriedenheit (alle interessierten - betroffenen und beteiligten - Parteien im Projekt sind mit der Projektdurchführung zufrieden)
• Warum ist der Einsatz von Projektmanagement-Methoden sinnvoll? Je früher der Projektleiter vor drohenden Termin- und Kostenüberschreitungen und/oder gefährdeten Leistungszielen gewarnt wird, desto besser kann er das Projekt durch steuernde Einflüsse zum Erfolg führen.
• Projekterfolg / Projektmanagementerfolg Projekterfolg Erfüllung vertraglich vereinbarter Leistungen im finanziellen Rahmen, im zeitlichen Rahmen, mit genehmigten Nachträgen. Stakeholder sind mit dem Ergebnis zufrieden. Projektmanagementerfolg effektiver und effizienter Einsatz von Methoden und Instrumenten des PM Stakeholder sind mit der Durchführung zufrieden
• Effizienz vs. Effektivität EffizienzDie Dinge richtig tun! EffektivitätDie richtigen Dinge tun!
• Warum ist es wichtig zu wissen, um welche Projektart es sich handelt? Projekte sollten standardisiert sein. Man erhält somit Kenntnisse von der Größe der Menge an benötigten Ressourcen Zeiten / Dauer Projektteam
• Vergleich von Projekten: Investitions- vs. F&E- und Organisationsprojekte Investitionsobjekte Bewertung durch Zählen, Messen,  Eher einfach! F&E- und Organisationsobjekte Bewertung muss im Projektziel genau definiert werden Eher schwierig!
• Dimensionen (Projektarten, Projektklassifizierung) und kurze Beschreibung der 4 prüfungsrelevanten 1. Dimension: Projektauftraggeber Auftraggeber interner Projekte→ sind Personen oder Institutionen innerhalb der Organisation, die das Projekt realisiert (z.B.: Geschäftsleitung, Projektlenkungsgremien, Linienvorgesetzte).Der Anstoß für interne Projekte kann durchaus extern erfolgen. Auftraggeber externer Projekte → sind Personen oder Institutionen außerhalb der Organisation, die das Projekt realisiert. 2. Dimension: Business Value 3. Dimension: Projektinhalt → Investitionsprojekte                                                                                                      Bei Investitionsprojekten werden Sachanlagen erstellt: z.B.: Gebäude, Großmaschinen  → Organisationsprojekte→ Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E-Projekte)→ (Informationstechnikprojekte / IT-Projekte) 4. Dimension: relative Neuartigkeit 5. Dimension: Komplexität 6. Dimension: Projektorganisation Definition: Projektorganisation: Definition: Projektorganisation: Gruppe von Menschen und die dazugehörige Infrastruktur sowie Vereinbarungen zu Autorität, Beziehungen und Zuständigkeiten → Einfluss- / Staborganisation→ Stablinienorganisation (Matrix)→ Autonome Projektorganisation 7. Dimension: Projektsteuerung 8. Dimension: Geographie (nationale und internationale Projekte. Bei den internationalen steht der PL vor besonderen Herausforderungen: z.B. Sprache, Kultur, Zeitzone, Gesetze, ...) 9. Dimension: Projektgröße10. Dimension: Projektkontrolle
• Projektorganisation gliedert sich in (4) Rolle: beschreibt eine Stelle im Projekt, für die eine Person verantwortlich ist Verantwortlichkeit: beschreibt, welche Rolle für welche Aufgabe zuständig ist Befugnis: ist die Berechtigung zum Handeln im Namen der Organisation (i.V. = in Vollmacht, i.A. = im Auftrag, ppa = per procura) Kompetenz: Fähigkeit, Wissen, und/oder Kompetenz anzuwenden
• Rollen im Projekt (6) Auftraggeber/Kunde Auftragnehmer/Projektbeauftragter Lenkungsausschuss Steeringkommittee/Steuerungsgremium PL Projektteam Nicht alle Rollen gibt es immer. Kursiv → fakultativ
• Beschreiben Sie Investitionsprojekte! Bei Investitionsprojekten werden Sachanlagen erstellt: z.B.: Gebäude, Großmaschinen
• Beschreiben Sie Organisationsprojekte! Schaffung oder Veränderung von Aufbau- und Ablauforganisationsstrukturen Sicherstellung oder Verbesserung der Leistungsfähigkeit einer Organisationseinheit, z.B.: Unternehmensfusionen, Umorganisation der Vertriebsabteilung, Einführung neuer Personalentwicklungskonzepte  Besonderheiten von Organisationsprojekten:                                                        Das Projektergebnis wirkt sich sowohl auf die Projektmitarbeiter als auch auf andere Personen der Organisation aus! 
• Beschreiben Sie Forschungs- und Entwicklungsprojekte! Neue Kenntnisse und Fertigkeiten sollen erlangt werden. Entwicklung von Produktentwürfen mit verbesserter Beschaffenheit, Funktion, Design, Wirtschaftlichkeit  Merkmal: nicht vorab bestimmbares Verhältnis von In- und Output
• Beschreiben Sie Informationstechnik-Projekte! Einführung oder Aktualisierung von IT-Komponenten (insbesondere Software) Merkmal: hoher Grad an Einfluss auf die Unternehmensorganisation und –prozesse
• Definieren Sie Projektorganisation! Definition: Projektorganisation: Gruppe von Menschen und die  dazugehörige Infrastruktur sowie Vereinbarungen zu Autorität, Beziehungen und Zuständigkeiten
• Welche Vor- und Nachteile der Einfluss- / Staborganisation kennen Sie? Vorteile: Geringer organisatorischer Eingriff in Stammorganisation Geringer Widerstand in der Linie MA verbleiben in der Stamm- (Linien-) Organisation Nachteile (aus Sicht des PL): Keine Entscheidungskompetenz = bereitet Entscheidungen vor Keine disziplinarische / fachliche Weisungsbefugnis = nur beratende Funktion Lange Reaktionszeiten bei Störungen im Projekt Beratend und koordinieren, keine Verantwortung für das Projekt lt. IPMA, (bitte lernen, ist aber realitätsfern)
• Welche Vor- und Nachteile hat die Stablinienorganisation (Matrix)? Vorteile: MA verbleiben in der Stamm- (Linien-) Organisation Keine Integrationsprobleme Nachteile: MA sind „Diener zweier Herren“ → 2 fachliche Vorgesetzte, aber nur einen disziplinarischen (Abteilungsleiter ) = der, der den Urlaubsantrag unterschreibt) Projektarbeit durch Tagesgeschäft vernachlässigt Hoher Koordinationsaufwand (Der Konflikt zwischen PL und Fachleitung ist mitunter gewollt: Konstruktiver Konflikt)
• Welche Möglichkeiten der Projektorganisation kennen Sie? Einfluss- / Staborganisation Stablinienorganisation (Matrix) Autonome Projektorganisation
• Welche Vor- und Nachteile der Autonomen Projektorganisation kennen Sie? Vorteile: Befugnisse und Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt PL hat disziplinarische und fachliche Weisungsbefugnisse PL hat Zugriff auf Resourcen Schnelle Reaktion auf Störungen möglich Nachteile:  Unterschiedlicher Auslastungsgrad der PM in den Projekteinzelphasen (meist nur Projektkernteam unter dem PL) keine große Abstimmung mit anderen Abteilungen nötig Know-How-Abfluss (Projekt auf Zeit = Arbeitsvertrag auf Zeit → Danach nehmen die Projektmitarbeiter ihre Erfahrungen und ihr Know-How mit zu ihrer neuen Arbeitsstelle, aber auch in die andere Richtung: Sind die MA für die Projektzeit abgestellt und kommen danach zurück, hat sich an der alten Arbeitsstelle auch viel verändert) Wiedereingliederung der MA ist problematisch (Während des Projekts kann die Unsicherheit über den nachfolgenden Einsatz bei MA zu Motivationsverlust und geringerer Produktivität führen.)
• Entstehen eines Projekts Projektidee Sinnprüfung Machbarkeit Grobe Ziele Grobe Planung Projektauftrag
• Welche Vorgehensmodelle bei Projekten kennen Sie? (Nur nennen) 1.  DEMING-Kreis → Plan → Do → Check → Act Im Laufe der Zeit verbessert sich die Qualität, weil durch den Check Fehler aufgedeckt und daraufhin Standards entwickelt werden. 2.  IPMA, Projektstart im weiteren Sinne Planungsphase Durchführungsphase Abschlussphase 3.  DIN 69900ff Vorgehensmodell, Projektstart im engeren Sinne Initialisierungsphase Definitionsphase Planungsphase Umsetzungsphase Abschlussphase
• DIN 69900 ff Vorgehensmodell - Initialisierungsphase Lasten- / Pflichtenheft Make or buy Machbarkeit grobe Ziele Budget-, Risiken-, Stakeholdereinschätzung
• DIN 69900 ff Vorgehensmodell - Definitionsphase Kernteam Kommunikationsmix / -plan SMARTe Ziele Umfeldanalyse Stakeholdermanagement Risikomanagement Phasenplan
• DIN 69900 ff Vorgehensmodell - Planungsphase Projektstrukturplan Arbeitspakete Ablaufplanung (Vorgangsknotennetzplan / VKN) Ressourcen- / Einsatzmittelplanung Terminplanung mit Gantt Finanzplanung / Kostenplanung
• DIN 69900 ff Vorgehensmodell - Umsetzungsphase Projekt-Controlling Claim-/Veränderungsmanagement Konfigurationsmanagement (Anpassungsmanagement = Pläne anpassen) EVA (Earned-Value-Analysis = Plan-Ist-Kostenprognose) / MTA (Meilenstein-Trend-Analyse)
• DIN 69900 ff Vorgehensmodell - Abschlussphase Projektgegenstand übergeben Projektabschlussanalyse Projekterfahrungssicherung Projektauflösung Am Ende des Projektstarts ist die Arbeitsfähigkeit (bei IPMA und DIN) hergestellt.
• Projektstart - Zeitraum und Ziele der Projektvorbereitung Zeitraum (parallel zu Phasen) Beginn des Projektstarts: Projektentscheidung getroffen Ende des Projektstarts: Arbeitsfähigkeit hergestellt Ziele der Projektvorbereitung Klärung, was der Projektgegenstand ist Erwartungen von Stakeholdern (frühzeitig) klären Definition (grober) Projektziele Schaffung einer Informationsgrundlage (erste, grobe) Projektplanung
• Ziele des Projektstarts Probleme im Projekt frühzeitig erkennen bzw. vermeiden Potentiale und Chancen erkennen Wissen erzeugen, um Einfluss auf Projekterfolg zu nehmen (später wird es schwieriger)
• Projektstart im engeren Sinne Projektstart im engeren Sinne keine Lösungsfindung, sondern Vorbereitung des Projektes (Beginn VOR Projektauftrag)beinhaltet u.a. Make-or-Buy Entscheidung Sicherung existierenden Wissens grobe Ziele grobe Pläne Projektbeauftragung und Freigabe
• Projektstart im weiteren Sinne Projektstart im weiteren Sinne frühe Konzeptphase mit lösungsorientiertet Arbeit (Machbarkeitsstudie) mündet in Lasten- oder Pflichtenheft und detaillierte Projektplanung
• Definition Projektziel - Zieldefinition - Zielgrößen (im engeren Sinne) ProjektzielGesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden  Zieldefinitionquantitative und qualitative Festlegung des Projektinhaltes ZielgrößenLeistung, Termine, Kosten (magische Dreieck)Stakeholder
• Funktionen der Projektziele (5) Kontrollfunktion: wie erfolgreich ist das Projekt? Budget, Zeit, Aufwand in PT Orientierungsfunktion: wohin soll die Reise gehen/ Mitarbeiter grobe Richtung anzeigen Verbindungsfunktion: wie erreichen WIR das Ziel/ WIR Gefühl erzeugen Koordinationsfunktion: Zwischen Abteilungen/ Projektpartner / Wenn Arbeitsergebnis vorliegt, wird weiter gearbeitet Selektionsfunktion: Entscheidungshilfe für mehrere Alternativen
• Definitionen Ergebnisziele - Vorgehensziele (Prozessziele) Ergebnisziele Finanzziele Funktionsziele Personelle Ziele Sozialziele Vorgehensziele (Prozessziele) Projektdauer Budget Verbindlichkeit Qualität
• Zielhierarchie Ziele ermitteln, bewerten und priorisieren! ZielhierarchieAufteilung eines Oberziels in mehrere UnterzieleZiel-Mittel-Relation zwischen Ober- und Unterzielen Ermittlung weiterer Ebenen erfolgt durch Top-Down-Verfahren (Zieldetaillierung) Bottom-up-Verfahren (Zielsuche) Gegenstrom-Verfahren (Zielheuristik) → iterative Anwendung des Top-down und Bottom-Up-Verfahrens
• SMARTe Ziele SMART-Methode S specific/simple =  Einfach und verständlich, nicht allgemein, sondern konkret ((unmissverständliche und eindeutige Zieldefinition)) M measurable= Operationalisiert (u.a. Leistung, Kosten)((Kriterien der Messbarkeit der Ziele)) A achievable/ attainable /attractive= Erreichbar und sozial ausführbar (akzeptiert)(erreichbar innerhalb der Projektlaufzeit) R relevant/ relevant= sachlich erreichbar und bedeutsam (von hoher Bedeutung für das Projekt) T timely/ timeable= zeitlich planbar (klare Terminvorgabe für jedes Ziel)
• Zielverträglichkeiten (+ Beispiele) Zielantinomie Zielkonkurrenz Zielneutralität Zielkomplementarität Zielidentität
• Methoden der Zielfindung - 1 intuitive Verfahren Ideen erzeugenIdeen strukturierenIdeen bewerten und Ziele definieren Brainstorming Brainwriting  Methode 6 - 3 - 5
• Methoden der Zielfindung - 2 diskursive Verfahren Informationen systematisch sammelnalle Teilinformationen werden miteinander kombiniertalle Kombinationen werden bewertet und aus den sinnvollsten die Ziele definiert Delphi-Methode Pro- und Kontra-Analyse Analogiemethode Morphologischer Kasten
• Was ist das Projektumfeld? Jedes Projekt ist in ein Umfeld mit verschiedenen Akteuren eingebettet. Projekt und Umfeld beeinflussen sich gegenseitig.(Akteure: keine Personen, eher Gruppen, Institutionen, Gesetze..) Das Projektumfeld ist die Umgebung, in der das Projekt formuliert, bewertet und durchgeführt wird. Es beeinflusst das Projekt direkt und indirekt oder ist von dessen Auswirkungen betroffen. => DIN 69904 Einflussfaktoren interne externe sachliche soziale direkte indirekte
• Projektumfeld Jedes Projekt ist in ein Umfeld mit verschiedenen Akteuren eingebettet. Projekt und Umfeld beeinflussen sich gegenseitig.(Akteure: keine Personen, eher Gruppen, Institutionen, Gesetze..) Das Projektumfeld ist die Umgebung, in der das Projekt formuliert, bewertet und durchgeführt wird. Es beeinflusst das Projekt direkt und indirekt oder ist von dessen Auswirkungen betroffen. => DIN 69904
• Projektumfeldfaktoren Sachliche Umfeldfaktoren => RisikoanalyseSoziale Umfeldfaktoren => StakeholdermanagementInternes Projektumfeld => UnternehmenExternes Projektumfeld => Welt ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sachfaktoren Natürliches Umfeld Technisches Umfeld Ökonomisches Umfeld Rechtlich-politisches Umfeld Sozialfaktoren Soziokulturelles Umfeld Interne Umfelder außerhalb des Projektes, aber innerhalb des Unternehmen oder einfacher: alle im gleichen Unternehmen Externe Umfelder außerhalb des Unternehmens Erweiterung Faktorenphysische, ökologische, gesellschaftliche, psychologische, kulturelle, politische, wirtschaftliche, finanzielle, juristische, vertragliche, organisatorische, technische und ästhetische Faktoren
• Argumente für die Stakeholderanalyse Stakeholder haben häufig unterschiedliche Erwartungen in ein und dasselbe Projekt  Stakeholder können ein Projekt gefährden oder zum Erfolg beitragen 
• Stufen des Stakeholder-Management 1.  Identifikation  → Projektumfeldanalyse (Identifikation der sozialen und der sachlichen Einfluss-/Umfeldfaktoren) → Die sozialen fließen ein in die Identifikation der Stakeholder. Zusätzlich: Brainstorming! 2.  Information und Analyse Erwartungen/Ziele eruieren Bewertung der Einstellungen (pos / neg) Stakeholdergruppen bilden (Stakeholderportfolio) Promotoren (Fach-/Macht-)/ Opponenten 3.  Aktionsplanung 3 Quadratenpolitiken nur im Quadrant III Einzelmaßnahmen sinnvoll 4.  Monitoring neue Stakeholder tauchen auf Wanderbewegungen von Stakeholdern
• Was sind lasten- und Pflichtenheft? Lastenheft Alle vom Auftraggeber (Kunde) festgelegten Forderungen Was und Wofür einfache Beschreibung kann genügen Pflichtenheft Realisierungsvorschlag des Auftragnehmers auf Grund des Lastenheftes
• Projektstartsitzung/ -workshop Kick off Ziele Probleme im Projekt vermeiden Potentiale bzw. Chancen erkennen Wissen erzeugen Gemeinsames Verständnis für Auftrag Gemeinsame Sicht auf Projektsituation Teamentwicklungsprozess fördern Gemeinsam Regeln aufstellen über Qualität, Verbindlichkeiten, Arbeitsweisen
• Stufen des Stakeholder-Management - Aktionsplanung Stakeholderportfolio und Strategien Nur im Quadrant III Einzelmaßnahmen sinnvoll. → enge Einbindung ins Projekt Q 1 - repressiv: Stakeholder in diesem Quadrant werden beobachtet, dies bedeutet bei einer regelmäßigen Stakeholderbetrachtung (z. B. bei Statusmeetings) wird überprüft, ob die Interessen sich geändert haben. Q 2 - diskursiv: Stakeholder mit viel Einfluss aber wenig Machtwillen gibt man die Möglichkeit durch eine große Zahl von Informationen dem Projekt zu folgen.  → Standardisierte Infos Q 4 - diskursiv: Stakeholder mit wenig Einfluss aber hohem Machtwillen gibt man die Möglichkeit durch eine große Zahl von Informationen dem Projekt zu folgen.  → Standardisierte Infos Q 3 - partizipativ: Diese Stakeholder haben sowohl einen hohen Einfluss und ein hohes Machtwillen und können ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts sein. Daher wird diese Gruppe sehr eng an das Projekt gebunden. 

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