Fachwirt für Versicherung und Finanzen (Subject) / Steuerung und Führung im Unternehmen 7. Kapitel (Lesson)

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• Anlässe und Gründe für Projekte können sein: Zusammenschlüsse von Unternehmen Zusammenlegung von Unternehmensbereichen gesetzliche Änderungen, z.B. durch die Einführung des neuen VVG neue Produkte Erschließung neuer Märkte, auch im Ausland neue Vertriebskanäle, z.B. im Internet Kooperationen, z.B. der Vertrieb von Versicherungen über einen Partner Neubauten, Standortverlagerungen
• Wo ist das "Projetkmanagement" und der Begriff "Projekt" einheitlich geregelt ? DIN 69901
• Nennen Sie Projektrisiken unbestimmte Erwartungen nicht geklärte Interessen ungesicherte Finanzierung / Kosten fehlende Reserven Einflüsse aus der Unternehmensorganisation vertragliche Unsicherheit mangelende Erfahrung bzw. Kompetenz Unsicherheit im Umgang mit Technologien enge Terminvorgabe negativer Einfluss von Stakeholder-Gruppen
• Aufgaben des Projektleiters Projektorganisation einrichten an der Projektdefinition mitarbeiten Prozess der Zieldefinition leiten Projektablauf koordinieren Projektfortschritt verfolgen (Termine, Kosten, Leistung) drohende Planabweichungen frühzeitig erkennen und gegensteuern Änderungen prüfen, abstimmen und in Projektpläne einarbeiten Kommunkationsfluss regeln Konfliktmanagement betreiben Berichterstattung koordinieren Projekt nach innen und außen vertreten Teamentwicklung Vertragsmanagement und Verhandlungen Einkauf und Logistik inklusive Liferantenmanagement Finanzmanagement Mitarbeiterfühung Risiko- und Chancenmanagement Kunden- und Partnermanagement Geschäftsentwicklung im laufenden Projekt Beziehungen pflegen und Netzwerke knüpfen (Corporate Networking)
• Eigenschaften eines Projektleiters Fähigkeit, Visionen zu entwickeln und verfolgen Berufs- und Lebenserfahrung Zielstrebigkeit Einsatzbereitschaft selbstständiges, unternehmerisches Denken Mut zum kalkulierbaren Risiko strategisches, vorausschauendes Denken und Handeln Lernfähigkeit (Lernen aus Fehlern und Erfolgen, Lernen von anderen) Analysefähigkeit (z.B. komplexe Zusammenhänge im Kosten / Finanzmittelbereich) Selbst- und Kritikfähigkeit Fähigkeiten, Prioritäten zu setzen und zu verfolgen Teamfähigkeit Führungsqualitäten (Fähigkeit zu delegieren und Entscheidungen zu treffen) Machtbewusstsein übergreifendes Denke (Projekt- und unternehmensübergreifend) Kundenorientierung
• Befugnisse eines Projektleiters Informationsprozess Kommunkationsprozess Planungsaktivitäten Steuerungsaktivitäten Konflikten Zieländerungen
• Anforderungen an die Mitglieder von Projektteams sehr gute fachliche Qualifikation Ausgeprägte Teamfähigkeit hohe Einsatzbereitschaft Belastbarkeit Flexibilität Lernbereitschaft
• Was ist Sekundärmarktforschung ? Sekundärquellen sind solche Informationsquellen, aus denen schon vorhandene Informationen zu Rate gezogen werden. firmeninterne Statistiken Informationen von Ämtern / Wirtschaftsdiensten
• Was ist Primär-Marktforschung ? Hier werden die Daten und Informationen neu erhoben, dass kann das Unternehmen selbst oder außerhalb des Unternehmens erfolgen.
• Welche Möglichkeiten gibt es bei Primär-Marktforschung ? Was ist hierbei unterschiedlich ? Befragung (persönlich / schriftlich oder auch online) Beobachtung Experiment Kosten und Qulität sind unterschiedlich.
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• Was ist unter einer "Evaluation" zu verstehen ? Unter Evaluation wird meist die (Untersuchung und) Bewertung von Projekten zu verstehen.
• Aus welchen Gründen werden Projekte durchgeführt? Nennen Sie mindestens drei Anlässe für ein Projekt Schaffung neuer Arbeitsplatze, z. B. Telearbeitsplätze Großes Firmenjubiläum, z. B. 100-jähriges Bestehen mit Festbetrieb für Kunden Fusion zweier Unternehmen Gesetzliche Anforderungen Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit Entwicklung neuer Tarife und Produkte
• Definieren Sie den Begriff „Projekt“. Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist: Zielvorgabe Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzung Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation
• Sie werden in Ihrer Abteilung und den Nachbarabteilungen damit beauftragt, Vorschläge für eine geänderte Zeiterfassung zu machen. Handelt es sich dabei um ein Projekt? Erläutern Sie Ihre Antwort. Nein, es handelt sich um kein Projekt, da der Zeitbezug und der finanzielle Bezug fehlen. Ein schriftlicher Projektauftrag wurde nicht erteilt. Vielmehr handelt es sich um eine konkret formulierte Aufgabe, die zum normalen Tagesgeschäft erledigt werden soll. Es handelt sich zwar um einen organisatorisch übergreifenden Auftrag mit Auswirkungen auf mehrere Stellen – aber kein Projekt.
• Definieren Sie den Begriff „Projektmanagement“. Projektmanagement ist die Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf die Projektziele. Oder: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organi-sation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.
• Ihr Unternehmen plant ein Projekt. „Erschließung neuer Märkte“. Erstellen sie hierzu die Kriterien, die später zur Überprüfung der Ziele verwandt werden sollen. Die Projektziele sollten anhand der SMART-Methode festgelegt werden: S = spezifisch = Erschließung neuer Märkte: Wo sollen welche Märkte erschlossen werden? Welche Personengruppen (Alter, Geschlecht, Lebensumstände) sind national wie international zu berücksichtigen? M = messbar = Leistungsumfang: Das Ziel ist dann erreicht, wenn ein neuer Markt identifiziert wurde. Welche Messkriterien wie Angaben zu Marktvolumen etc. werden formuliert? Wie soll das Produkt genau aussehen, welcher Leistungsumfang soll angeboten werden? Welche Dauer haben die Versicherbarkeit bzw. das Leistungsangebot? A = attraktiv== Können sich die Mitarbeiter mit dem Ziel identifizieren, das die Mitarbeiter es gerne erreichen möchten? Ist das Ziel attraktiv und das Preis-Leistungs-Verhältnis in Ordnung?Können sich die Mitarbeiter im Verkauf mit dem Produkt identifizieren und dieses attraktiv anpreisen? R = realistisch = Gibt es genügend Personen der Zielgruppe, die angesprochen werden? Ist der Bedarf tatsächlich vorhanden und das Produkt erfolgsversprechend? T = terminiert = Welcher Zeitpunkt wird für den Abschluss des Projekts definiert?
• Nennen Sie die Personen, die bei dem Projekt „Erschließung neuer Märkte“ mitwirken sollen und erläutern Sie deren Rollen im Projekt. Auftraggeber ist an verschiedenen Stellen eingebunden. Er gibt z. B. das Projekt in Auftrag, sorgtfür die Bereitstellung finanzieller Mittel, beurteilt Ergebnisse, erhält Statusberichte Projektleiter zentrale Rolle z. B. bei der Planung, Koordinierung, Steuerung und Kontrolle Projektteam unterstützt den Projektleiter und führt anfallende Arbeiten aus Weitere Beteiligte, andere Organisationseinheiten Informationsgeber zum Projekt oder Betroffene von Projektentscheidungen – Mitarbeiter die das Ergebnis des Projektes umsetzen sollen = Fachbereich /Innendienst) Stakeholder sind Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt sind, Interesse zeigen oder von Auswirkungen betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen: Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Nutzer der Projektergebnisse, Außendienst Projektteam
• Schlagen Sie eine Organisationsform für das Projekt „Erschließung neuer Märkte“ vor. Begründen Sie Ihre Antwort Bei der Entscheidung für eine Projektform kommt es IMMER auf die Größe des Projekts an. Bei einem großen Projekt würde ich mich immer für die Reine Projektorganisation entscheiden, da der Aufwand so groß ist, dass dies in einer anderen Projektform nicht gewährleistet werden kann. Bei dem Projekt „Erschließung neuer Märkte“ gehe ich von der Zielvorgabe der Erschließng des Marktes von Tierbesitzern (Tierkrankenversicherung) aus und entscheide mich für eine Matrix-Projektorganisation, da es die Größe und der Umfang der Projektarbeit zulässt. Hier sind meiner Einschätzung nach die Interessen der Projektmitarbeiter (auch über das Projekt hinaus) am besten unter einen Hut zu bringen. Sie sind weiterhin in ihrem beruflichen Umfeld tätig, verpassen keine berufliche Entwicklung, bringen sich dennoch mit ihrem aktuellen Wissen in die Projektarbeit ein. Die weiter andauernde Tätigkeit in gewohntem Umfeld kann zudem auch noch weitere gedankliche Impulse für die Projektarbeit bringen. Der Projektleiter sowie die Abteilungsleitung fühlen sich für den Mitarbeiter verantwortlich. Die bei der Matrix-Organisation entstehende Doppelbelastung für den Projektmitarbeiter wurde ich, da zeitlich begrenzt, in Kauf nehmen und dies bei der Auswahl der Projektmitarbeiter (Stichwort: Belastbarkeit und Flexibilität) berücksichtigen. Der Mitarbeiter kann bei erfolgreicher Mitarbeit mit sozialem Geschick auch für die weitere berufliche Entwicklung punkten, wenn er zugleich den Anforderungen des Projekts und seiner Abteilung gerecht geworden ist. und bei der Erfüllung seiner Aufgaben das nötige Fingerspitzengefühl bewiesen hat. Die Einfluss-Organisation scheidet für mich an dieser Stelle aus, da diese nur für kleine Projekte geeignet ist.
• Unterscheiden Sie je fünf persönliche und fachliche Eigenschaften, die ein Projektleiter für eine erfolgreiche Projektdurchführung mitbringen sollte. Persönliche Eigenschaften: Lebenserfahrung Fähigkeit, Visionen zu entwickeln und zu verfolgen Zielstrebigkeit Einsatzbereitschaft (Selbst-)Kritikfähigkeit Mut zum kalkulierbaren Risiko Lernfähigkeit Fachliche Eigenschaften: Berufserfahrung (abteilungsübergreifende Kenntnisse) Selbstständiges unternehmerisches Denken Analysefähigkeit (komplexe Zusammenhänge im Kosten- / Finanzmittelbereich) Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu verfolgen Führungsqualitäten (delegieren, Entscheidungen treffen) Strategisches Denken Machtbewusstsein Übergreifendes Denken (projekt- wie unternehmensübergreifend) Kundenorientierung.
• Zur Durchführung eines Projektes muss der Projektleiter mit Befugnissen ausgestattet sein. Stellen Sie drei Befugnisse anhand von Beispielen dar. Informationsbefugnis der Projektleiter (PL) ist befugt, dem entsprechenden Stakeholder die für die jeweilige Person erforderlichen Informationen – ohne nochmalige Absprache mit dem Projektauftraggeber – weiterzugeben. Steuerung der Planungsaktivitäten der PL ist befugt, eigenständig sämtliche Planungsaktivitäten zu lenken, zu delegieren und ggf. (bei drohenden Abweichungen – vor allem im Zeitmanagement = kritischer Pfad) eine Kurskorrektur vorzunehmen, um die Gefährdung des Projekts abzuwenden. Konfliktlösebefugnis die Projektmitglieder sind je nach Projektorganisation fachlich und evtl. auch disziplinarisch dem PL unterstellt. Auf jeden Fall muss der PL mit der Befugnis ausgestattet sein, beginnende oder bestehende Konflikte in seinem Team eigenständig lösen zu können. Bestehende Konflikte können das gesamte Projekt gefährden! Informationsbefugnis Kommunikationsbefugnis Planungsbefugnis Steuerungsbefugnis Konfliktmanagement Steuerungsbefugnis Ressourcenplanungsbefugnis
• In Ihrer Firma soll ein junger EDV-Mitarbeiter, der ein ausgezeichneter Fachmann auf seinem Gebiet ist, das Projekt zur Einführung einer neuen Unternehmenssoftware durchführen. Würden Sie diese Entscheidung befürworten oder ablehnen? Begründen Sie Ihre Entscheidung Auch wenn der junge, fachlich kompetente Mitarbeiter mit Sicherheit ein fähiger Mitarbeiter ist, ist dieser m. E. nach noch nicht reif genug, um ein eigenes Projekt in dieser Größe zu führen. Er hat keine bis wenig Lebens- und Berufserfahrung und konnte vermutlich noch keine oder keine ausreichende Projekterfahrung sammeln. Er wäre m. E. ein gutes Projektteammitglied. Wenn ich absolut von dem Mitarbeiter überzeug wäre, würde ich diesem allenfalls die stellvertretende Rolle des Projektleiters zuteilen und ihm die Möglichkeit geben, in diese Rolle hineinzuwachsen und sich zu profilieren.
• Zu einem erfolgreichen Projekt braucht der Leiter ausgewählte Teammitglieder. Wählen Sie fünf Kriterien aus, nach denen Sie Teammitglieder für Ihr Projekt gewinnen möchten. Ausgezeichnete fachliche Qualifikation Ausgeprägte Teamfähigkeit Hohe Einsatzbereitschaft Belastbarkeit Flexibilität Lernbereitschaft
• Damit ein Team arbeitsfähig ist sollte es nicht zu groß sein. Skizzieren Sie die „optimale“ Größe eines Teams. Optimale Projektgröße: drei bis sieben Personen = optimale Arbeitsfähigkeit Ein zu großes Team arbeitet nicht mehr effizient (fällt auseinander). Weniger als drei Personen sollten es nicht sein, damit das Projekt möglichst von mehreren Seiten beleuchten werden kann.
• Auch Teammitglieder müssen zur Erfüllung des Projekts Kompetenzen mitbringen. Schlagen Sie fünf Kompetenzen vor, die Teammitglieder mitbringen sollten, um Sie beim Projekt zu unterstützen. Begründen Sie Ihre Antwort Methodenkompetenzen Informationsbeschaffung – immer auf den neuesten Stand sein, um die Arbeit voran zu bringen  Problemlösetechniken Präsentationstechniken – um Wissen anschaulich darzustellen und die Information, die der PL der Geschäftsführung zukommen lassen muss, attraktiv aufzubereiten Moderation, Führung Verhandlungsführung – bei hitzigen Team-Diskussionen kann ein MA den PL mit dieser Kompetenz tatkräftig unterstützen und bei ausufernden Diskussionen strukturierend eingreifen Kreativitätstechniken Organisationskompetenz Projektorganisation Normen und Richtlinien – Fachkenntnisse, die nicht erst zeitaufwändig angeeignetwerden müssen, helfen der PL bei der Planung und Durchführung des Projekts Problemlösungen Geschäftsprozesse Personalentwicklung Sozialkompetenzen Teamarbeit, Führung, Kommunikation Konflikte und Krisen, Einfühlungsvermögen – eine „gute Seele“ im Team hat schon oft erhitzte Gemüter besänftigt und zur Verständigung zwischen Personen mit unterschiedlichen Standpunkten beigetragen Konfliktfähigkeit, Fähigkeit zur Konsensfindung Kollektive Qualifikation = Wissen teilen – nicht akzeptable Alleingange gefährdenu. U. den ganzen Erfolg des Projekts Belastbarkeit Flexibilität
• Begründen Sie, warum jedes Projekt von Anfang an in das Unternehmen integriert werden muss. Das Projekt sollte an bestimmten Schnittpunkten in die bestehenden Arbeitsprozesse im Unternehmen eingebunden werden, damit sich die Mitarbeiter mit dem Projekt auseinandersetzen und später identifizieren können. Allzu fremd wirkende Projekte stoßen auf Ablehnung und werden nicht angenommen. Das ganze Projekt droht an der Umsetzung zu scheitern.
• Erläutern Sie anhand von zwei Kriterien, warum der Informationsbedarf bei Projekten hoch ist. Information zu Reduzierung von Unsicherheit Mitarbeiter begeben sich bei einem neuen Projekt immer auf ein unbekanntes Gebiet. Dies löst Unsicherheit aus. Mitarbeiter brauchen an dieser Stelle umfangreiche Informationen und fachliche Weiterbildung, um mit den Projektzielen vertraut zu werden. Neue Situationen erfordern neue Informationen Im Verlauf des Projektes ergeben sich verschiedene Planungsmöglichkeiten. Neue Informationen müssen beschafft werden, damit aus den verschieden Alternativen die beste Lösung ausgewählt werden kann.
• Bei der Datenerhebung unterscheidet man primäre und sekundäre Informationsquellen. Vergleichen Sie beide Informationsquellen anhand eines Beispiels. Primäre Informationsquellen Informationen, die selbst erhoben / neu beschafft werden (intern oder extern): Mitarbeiterbefragung mit Fragebogen im Rahmen des Qualitätsmanagements zum Thema: Welche Maßnahmen könnte das Unternehmen ergreifen, um die Mitarbeiterzufriedenheit (Verbesserungen der Arbeitsbedingungen) zu erhöhen. Sekundäre Informationsquellen Zugriff auf bereits vorhandene Informationen (intern oder extern): Für die Beschaffung der Informationen wird auf alte Fragebögen zurückgegriffen oder auch auf GDV-Statistiken (z. B. zu Wünschen und Vorstellungen von befragten Angestellten) Informationsbeschaffung kann zudem z. B. über das Bundesamt für Statistik, Marktforschungsinstitute oder das Internet erfolgen.
• Bei der Projektarbeit fließen Informationen vor, während und nach dem Projekt, die stets Auswirkungen auf den Arbeitsprozess haben. Begründen Sie, warum neben den externen Informationsquellen die internen Informationsflüsse nicht vernachlässigt werden dürfen. Die Qualität eines Projektergebnisses hängt als Gesamtarbeitsleistung von allen Mitarbeitern ab. Die Kommunikation zwischen Projektleiter, Teilprojektleiter und Projektmitarbeiter muss gut abgestimmt sein, damit das bestmögliche Ergebnis erzielt und der Projekterfolg nicht gefährdet wird. Eine Vernachlässigung des Kommunikationsflusses könnte zu Unmut und Frust der Projektmitarbeiter führen, was unweigerlich Einfluss auf die Projektarbeit nehmen würde Es ist eine gute Balance zwischen Informationsoverflow und ausreichender Information notwendig. Am besten werden die dazu notwendigen Vereinbarungen bereits zu Beginn eines Projektes besprochen. Regelmäßige Meetings und persönlicher Kontakt sind unverzichtbar!
• Bei der Projektplanung wird stets auf bewährte Instrumente zurückgegriffen. Stellen Sie drei Planungsinstrumente dar und begründen Sie, warum gerade dieser Blickwinkel so wichtig ist. Projektphasenmodell Erste Studien → Üerprüung auf Machbarkeit und Tauglichkeit → detaillierte Lösungsentwürfe → Vergabe → Ausfürung → Inbetriebnahme, Üergabe, Abnahme, Projektende. Dieses Modell ist wichtig, um von der ersten Idee bis zum Projektende eine grundlegende Struktur zu schaffen und einen Überblick zu bekommen (Darstellung einer groben Planung). Projektstrukturplan Das Gesamtprojekt wird in Teilprojekte untergliedert, diese untergliedert der Teilprojektleiter in Hauptarbeitspakete, die wiederum in Arbeitspakete untergliedert werden. Die Zuständigkeiten der Arbeitspakete werden (mit namentlicher Nennung) auf die Projektmitglieder verteilt. Die Hauptverantwortung bleibt jedoch beim Projektleiter. Auch dieses Modell dient dazu, das ganze Vorhaben überschaubar zu machen. Netzplantechnik Der Netzplan bringt eine Struktur in das Projekt. Es wird aufgeführt, welche Aufgaben hintereinander und welche parallel ausgeführt werden können. Die Aufgaben, die im Netzplan untereinander stehen, können zeitgleich ausgeführt werden. In den einzelnen Arbeitsschritten (Kästchen) wird die Aufgabe beschrieben und die Dauer des einzelnen Arbeitsschrittes definiert (Überprüfung des kritischen Pfades). Außerdem wird die Zuständigkeit aufgeführt. Die gröberen Instrumente der Projektplanung (Projektphasenmodell oder Strukturplan) werden im Netzplan immer feiner und spezifischer unterteilt. Es werden mehrere und genauere Informationen benannt. Meilensteinmethode Es werden Ereignisse von besonderer Bedeutung anhand von Daten betitelt, die einen Abschluss eines bestimmten Teils der Arbeit markieren. Hier lässt sich ein Zeitverzug einfach und schnell überblicken. Es kann schnell gegengesteuert werden, damit nicht das ganze Projekt gefährdet wird. Der Blickwinkel über die Planungsinstrumente ist so wichtig, damit möglichst kein Planungsschritt, kein Detail vergessen wird und die Abläufe optimiert werden. Der  Output kann nur so gut sein wie der Input. Ohne Planung keine Kontrolle. Je besser die Planung, desto besser das Ergebnis. Die Planungsinstrumente helfen uns, eine Struktur in die Planung zu bringen (vom Groben zum Feinen → vom Projektauftrag und dem Projektleiter zu den Teilprojektgruppen, von den Hauptarbeitspaketen zu einzelnen Arbeitspaket und einzeln auszuführenden Schritten).
• Was zeichnet ein Projekt aus ? zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben Anfangs- und Endtermin Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal DIN 69901
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• Mit welcher Methode können in einem Projekt die Ziele überprüft werden ? Die Projektziele sollten anhand der SMART-Methode festgelegt werden
• Es gibt verschiedene Projektorganisationen bitte nennen sie diese Reine Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Einfluss-Projektorganisation
• Der Ressourcenplanung kommt in der Projektarbeit eine besondere Bedeutung zu. Führen Sie je ein Beispiel für die Schlüsselgrößen Zeit, Personal und Kosten an. Zeit (Dauer, Beginn und Ende des Projekts, begrenzter Zeitrahmen). Stehen mir genügend Ressourcen zur Verfügung, wenn das Projekt länger als erwartet dauert (Abhängigkeit von der Großen Zeit und Kosten)? Meist kann eine zeitliche Verzögerung nur durch den erhöhten Einsatz anderer Ressourcen, z. B. Kosten oder Personal, eingeholt werden, sodass sich hieraus Interdependenzen dieser drei Merkmale ergeben.  Personal (Personalplanung): Wie lange kann ich das Projektteam von seiner ursprünglichen Arbeit abziehen (Reine Projektorganisation) bzw. wie lange kann der Zeitaufwand bei Doppelbelastung (Arbeitsanfall in der Abteilung und Projektarbeit = Matrixprojektorganisation und Einflussprojektorganisation) zugemutet werden. (Abhängigkeit von der Großen Zeit und Personal)? Wichtig: genügend Zeit für den Findungsprozess am Beginn einplanen!  Kosten: Welche Mittel müssen mir zur Planung, Durchführung und Umsetzung des Projekts zur Verfügung stehen? Was will ich investieren? Darüber muss sich der Auftraggeber im Klaren sein und dies im Projektauftrag fixieren.
• Der Startschuss des Projektes „Erschließung neuer Märkte“ soll durch eine KickOff-Veranstaltung gegeben werden. Führen Sie fünf Aspekte an, die unbedingt Berücksichtigung finden müssen und begründen Sie Ihre Antwort. Projektmitarbeiter zusammenbringen: Gegenseitiges Kennenlernen gewährleistet eine gute Zusammenarbeit im Team,  Projektziele und den Projektinhalt festlegen, damit jeder die Ziele und den Inhalt kennt und bestmöglich an der Ausarbeitung und Umsetzung mitarbeiten kann  Randbedingungen klären und gestalten, damit klar ist wo gewisse Grenzen und Gestaltungsspielräume bestehen  Zusammenarbeit regeln, durch Vereinbarungen über Arbeitsweisen und Kommunikationswege das Projektteam arbeitsfähig machen – Spielregeln im Team
• Ein Projekt kann nur durch die Unterstützung technischer Hilfsmittel erfolgreich abgeschlossen werden. Wählen Sie drei technische Hilfsmittel aus und begründen Sie, warum gerade diese zur Durchführung des Projekts hilfreich sind. Nutzung von Informations- und Kommunikationssystemen Nutzung eines gemeinsamen Kalenders im Outlook, um die Termine für Meetings leichter abstimmen zu können. Des Weiteren lassen sich in Outlook leicht Verteilerlisten (für die Weiterleitung von Projektinformationen für die Projektgruppe) erstellen. Kommunikation räumlich getrennter Teams durch Telefon- oder Videokonferenzen. Videokonferenzen sind empfehlenswerter, da man die anderen Meetingteilnehmer sieht und diese nicht nebenher anderen Tätigkeiten (z. B. E-Mail schreiben) nachgehen können und man auf diese Weise umgehend einen persönlichen Eindruck von seinem Gesprächspartners erhält. Auf solche Konferenzen sollte man sich ebenso gut vorbereiten wie auf persönliche kontakte. Vorteil dieser Kommunikationsmöglichkeiten ist: fast jeder kennt sich damit aus und diese sind kostengünstig (meist bereits vorhanden). Allerdings kann NICHTS den persönlichen Kontakt ersetzen, der in regelmäßigen Abständen gepflegt werden sollte Projektsoftware: Es gibt spezielle Software für die Projektorganisation, die bei der Berechnung von Zeitabläufen sehr hilfreich sein können. Diese Programme ersetzen nicht das eigenständige Denken, es können aber mit der Hilfe von Eingabemasken komplizierte Netzpläne erstellt werden. Nachteil: Diese Programme sind meist sehr kostspielig und es ist ein großer Einarbeitungsaufwand nötig
• Zu jedem Projekt gehört auch ein Projektcontrolling. Erläutern Sie, warum das Controlling in jeder einzelnen Projektphase wichtig ist. Durch den immer wiederkehrenden Prozess des Controlling (Planungs-, Entscheidungs- und Korrekturprozess) ist es möglich, schnell Planabweichungen festzustellen und, falls nötig, Maßnahmen zum Gegensteuern zu treffen, wenn die Probleme rechtzeitig erkannt werden. Eine Kurskorrektur kann bei minimaler, rechtzeitig erkannter Planabweichung wesentlich einfacher (und kostengünstiger) erfolgen als im fortgeschrittenen Projekt bzw. gegen Projektende.
• Projektphasenmodelle (Einteilung) Initialisierung (Initialisierung - Ziele skizzieren) Projektdefinition (Definition der Projektziele) Projektplanung (Sammeln aller Aufgaben) Projektsteuerung (Terminüberwachung) Projektabschluss (Interne / Externe Projektabnahme)
• Nennen sie die Bestandteile des projektstrukturplanes gesamtprojekt teilprojekt hauptarbeitspaket teilarbeitspaket

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