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IHK Projektmanager (Subject) / Prüfungsvorbereitung (Lesson)
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- Wozu dient Projektmanagement? Als Projektmanagement (PM) bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten.Projektmanagement hilft bei Projekten Ressourcen möglichst effektiv und effizient zu nutzen.
- Warum scheitern Projekte? (4 Punkte) Unklare Anforderungen und ZieleFehlende Ressourcen bei ProjektstartUnzureichende ProjektplanungMangel an qualifizierten Mitarbeitern
- Definition: Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben, das durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist durch z.B. genaue Zielvorgabe, zeitliche, budgetäre, personelle Begrenzug und projektspezifische Organisation.
- Erklären Sie die 4 Phasen für die Einführung von Projektmanagement. (Prozessmodell) und erklären Sie sich methodisch. Prozessmodell für das Management einzelner ProjekteSchritt 1: Ablaufplan erstellenWelche Tätigkeiten werden in welcher Phase durchgeführt?2. Phase - Prozessablauf in der Definitionsphase--> Detailablaufplan mit Mindestanforderung, Prozesse innerhalb der Phasen werden mit ihren Abhängigkeuten im Detail festgelegt3. Phase ProzessbeschreibungUnternehmensspezifische Anpassungsleistung (Mindeststandard 14 Muss Prozesse)4. Phase Methodenauswahl (z.B. Methodenwürfen)Auswahl der Methoden zu der jeweiligen PM Phase und zum jeweiligen Prozess
- Matrix-Projektorganisation. Erklären Sie die Matrix und zu welchen Spannungen dieses Modell führen kann. Typisch für die Matrix-Projektorganisation ist die vertikale Struktur der Aufbauorganisation nach Funktionen, die von einer gleichzeitigen horizontalen Struktur nach Projekten überlagert wird. Zu Spannungen kann es führen, da die Verantwortung für die Personalplanung und die Form der Qualität der Aufgabenerfüllung der Vorgesetzte des Teammitglieds hat. Typische Spannungen sind zum Beispiel:- Zwei Abhängigkeitsverhältnisse (Abteilungsleiter - Projektleiter)- Beurteilung/Belohnung des Jobs im Projektteams ist schwierig- Projektteams werden in der Linienorganisation als störend empfunden- Aufgaben/Ziele des Projekttaems sind eng fokussiert, nicht integriert
- Stakeholder-Analyse. Erläutern Sie kurz, warum eine Stakekolder-Analyse für ein Projekt sehr wichtig sind. Ein modernes Projekt-Management bezieht die Projektumwelt bewusst in die Betrachtung mit ein. Die vom Projekt betroffenen sollten unbedingt bekannt sein und deren Einfluß auf den Projekterfolg bestimmt werden. Das geschieht in der Stakeholder-Analyse.Viele Projekte haben bereits gezeigt, dass es wirklich teuer werden kann, Betroffene zu umgehen und nicht mit in das Projekt mit einzubeziehen. Vor allem moderne Medien führen zu immer schneller werdenden Kommunikationswegen. Betroffene tauschen sich immer häufiger und schneller aus und das kann direkte Folgen auf ein Projekt haben. Ein Projekt sollte interne und externe Stakeholder berücksichtigen und diese in einer Portfoliodarstellung der Stakeholder bestimmen. Durch die Einführung der Kriterien "Erwartete Konflikte" und "Einfluß/Macht" kann man die Stakeholder mit hohem Konflikt- und Einfluß/Macht-Portenzial identifizieren und berücksichtigen.
- Innovationsprojekte. Erklären Sie den Begriff und das Promotorenmodell von Witte. Innovationsprojekte zeichnen sich aus durch:- limitierte Verfügbarkeit von Expertenkapazitäten- die Risiken und Entwicklungsergebnisse haben starke Auswirkungen auf die Projektziele- die Projektorganisation ist häufig im Unternehmen eingebunden- und es gibt oftmals Widerstände Das Promotorenmodell von Witte kann beim Umgang mit Widerständen helfen, indem man Promotoren berücksichtigt:1. Machtpromotor2. Fachpromotor3. ProzesspromotorDer Machtpromotor verfügt über die Ressourcen und kann durch hierarchisches Potenzial aktiv und intensiv fördern. Er hat eine entsprechende Position im Unternehmen und kann z.B. auch Sanktionen verhängen (bei Nicht-Wollen) bzw. Innovationstreiber schützen.Der Fachpromotor ist Träger des Fachwissens und fördert damit aktiv und intensiv.Der Prozesspromotor ist der Organisator. Er verknüpft Fach- und Machtpromotor und hat Organisationskenntnis. Er spricht die Sprache der innovativen Technik und setzt sein diplomatisches Geschick zur Überwindung von Widerständen innerhalb der Organisitaion ein.
- Projektauftrag. Was ist der Projektauftrag und was beinhaltet er? Folgende Kernpunkte stehen im Projektauftrag:Warum wird das Projekt gemacht, was sidn die generellen Ziele?Was muss gemacht werden, was sind die spezifischen Ziele?Wer hat welche Rolle und Verantwortung im Projekt?Wie viel wird das Projekt kosten? Budget?Wann wird mit dem Projekt begonnen und wann muss es fertig sein?Hinweis: Einsendeaufgabe Kaffemaschine anschauen. Modul 2.
- Lastenheft. Was beschreibt das Lastenheft? Das Lastenheft beschreibt das WAS und WOFÜR.Das Lastenheft wird vom Auftraggeber oder in dessen Auftraggeber erstellt.
- Pflichtenheft. Was ist das Pflichtenheft? Das Pflichtenheft definiert WIE und WOMIT die Anforderungen aus dem Lastenheft erfüllt werden. Das Pflichtenheft ist die vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgabe auf der Basis des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenheftes.
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- Der Projektmanager hat welche Funktionen? (3 Punkte) Projekte managenTeam managenKunden managen
- Teamentwicklung. Welche Phasen sind zu beachten? (5 Phasen) OrientierungsphaseMachtkampfphaseOrganisationsphaseLeistungsphaseAuflösungsphase
- Bennen Sie die 3 Arten eines Projektstrukturplans (PSP) Objektorientierte PSPFunktionsorientierter PSPPhasenorientierter PSPHinweis: Doppelgaragen Übung beachten
- Benennen Sie die wichtigsten Bereiche des Qualitätssicherungsplans (5 Bereiche) Dokumentation/ÄnderungswesenQualitätsplanungQualitätsprüfungSchwachstellenanalyseQualitätsinformationen
- Benennen Sie die verschiedenen Ressourcenarten Peronal (Team, Fachabteilungen ...)Sachmittel (Material, Maschinen, Hilfsmittel)
- Erläutern Sie die Dreipunktschätzmethode. Die Dreipunktschätzmethode wird durch die Schätzung eines optimistischen, eines realistischen und eines pessimistischen Wertes durchgeführt. Der Schätzwert ermittelt sich als Mittelwert dieser Werte, wobei der realistische Wert stärker, in der Regel vierfach gewichtet wird. Die Drei-Punkt-Schätzung ist also eine analytische Methode des Projektmanagements. Es geht bei der Drei-Punkt-Schätzung darum, die 3 unterschiedlichen Schätzungen der Projektgrössen Dauer oder Kosten zu finden, die ein pessimistischstes, ein wahrscheinliches und ein optimistischstes Szenario darstellen können. Die Methode wird im Projektmanagement angewandt, um die Exaktheit der Zeit- oder Kosten-Schätzungen deutlich zu verbessern, wenn die als Basis zur Verfügung stehenden Kosten- oder Aktivitäten-Komponenten ungewiss sind.
- Erläutern Sie den Unterschied zwischen der Meilenstein-Analyse und der Meilenstein-Trendanalyse Die Meilenstein-Analyse ist vergangenheitsorientiert und stellt die geplanten Meilenstein-Termine (SOLL) und die Meileinstein-Termine (IST) gegenüber. Sie geht der Fragen nach: Haben wir die geplanten Termine eingehalten?Die Meilenstein-Trendanalyse geht der Frage nach: Werden wir die Termine einhalten und ist zukunftsorientiert. Ziel der Meilenstein-Trendanalyse ist es, von dem aktuellen Standpunkt des Projektes auf das Projektende zu schauen. Man betrachtet vorausschauend die einzelnen Meilensteine und gibt Prognosen der terminlichen Haltbarkeit hab und kann so direkte Rückschlüsse auf einen etwaigen Einfluß auf das geplante Ende des Projekte nehmen und im Falle einer Verzögerung adhoc Einfluß nehmen.
- Projekt Status Analyse. Skizzieren und analysieren können. Die Kosten- und Terminabweichungen werden in einer zweidimensionalen Matrix dargestellt. Die Position der Projekte in der Matrix beschreibt die relative Terminabweichung (x-Achse) und die relative Kostenabweichung (y-Achse) die bis zum Stichtag angefallen sind. Negative Abweichungen stellen eine Unterschreitung der Kosten und Termine dar, positive Abweichungen eine Überschreitung der Kosten und Termine dar. Über- und Unterschreitungen sind beide kritisch zu betrachten. Unterschreitungen sind ein Indiz für schlechte Planung oder falsche Berichterstattung und Überschreitungen stellen eine Überschreitung von Budget und Zeit dar.
- Earned Value Analyse. Erläutern Sie kurz. Erst die EVA zeigt alle Abweichunggrade in einer Analyse und kann den Grad in einen Wert umrechnen (Fertigstellungswert). Erst mithilfe der EVA ist man also in der Lage, einen Projektstatus zu beurteilen denn nur sie bildet Kosten-, Zeit- und Leistungsabweichungen gemeinsam und vollständig ab.
- Nennen Sie die unterschiedlichen Besprechungsarten. (6 Arten) Meilenstein-EntscheidungsbesprechungPlanungsbesprechungStatusbesprechung (z.B. MTA, KTA, EVA...)FachbesprechungProjekt-Start-Up oder Kick-Off-MeetingProjekt-Abschluss-Review
- Erläutern und skizzieren Sie das M-Modell. Der Projektmanagement-Prozess kann in den jeweiligen Phasen (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss) und auf den verschiedenen Ebenen Projektmanager,Project Office bzw. Lenkungsausschuss,Geschäftsführung mit geeigneter Software unterstützt werden.