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Projektmanagement (Subject) / Nr.1 (Lesson)

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• Nenne& erläutere kurz 3 von 6 Arten der virtuellen Teams nach Duarte & Snyder! Service Teams:- Teams, welche Service-Fkts.rund um die Uhr anbieten & in untersch. Zeitzonen aktiv sind.Arbeits- oder Produktionsteams:- Die Mitglieder arbeiten fortwährend zusammen. (Bsp. Telearbeitsplätzen)Action-Teams:- solche Teams werden für bestimmte Gefahrsituationen gebildet.- Die Teamarbeiter arbeiten meistens zu den gl.Zeit sind aber örtlich verteilt & gehören untersch. Organisationen. (Bsp.: NASA, Katastrophenteams)
• Nennen Sie die Erfolgsfaktoren virtueller Teams Erfolgsfaktoren virtueller Teams:- Teamfähigkeit der beteiligten Personen- Definierter Zweck im Projekt- Entwickelte, gepflegte Verbindungen- Geklärte Rollen- Sicherer Umgang mit verwendeten Medien
• Was ist bei der Kommunikation via E-Mail zu beachten? - Empfänger nicht mit elektronischen Nachrichten überhäufen- Beim Versenden auf die richtige Formulierung achten- Hilfe bietet die Verwendung von Emoticons & Symbolen
• Definieren Sie stichpunktartig den Begriff Agiles Projektmanagement- Oberbegriff für versch. Vorgehensmodelle und eine neue Denkweise im PM - Oberbegriff für versch. Vorgehensmodelle und eine neue Denkweise im PM- steht im Gegensatz zum traditionellen, planungsorientierten PM- "agil" soll die notw.Dynamik &Flexibilität von PM & -steuerung ausdrücken- verdeutlicht die pos. Aspekte geringer Planungs- &Führungsintensität
• Agiles PM hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung. Welches Ziel wurde dabei verfolgt? Welche wesentliche Erkenntnis ergab sich für das PM? - Ziel: Fokussierung auf zu erreichende Ergebnisse statt auf techn. &soziale Probleme während der SW-Entwicklung- Erkenntnis: Kritik gleichermaßen auf Projekte/Projektmanagement übertragbar!
• Welche Rollen definieren ein Scrum-Team? Erläutern Sie 1 davon näher. - Scrum-Team besteht (im Idealfall) aus 7 Personen :    • Scrum Master    • Product Owner    • Personen des Entwicklungsteams Entwicklungsteam-  im Idealfall kann jeder alles-  verantwortet:    •  die Lieferung des Produkts    •  die technische Umsetzung    •  die Qualität des Gelieferten    •  die Einschätzung, was es tatsächlich liefern kann-  organisiert sich so, dass alles Versprochene lieferbar ist-  alle Arbeiten werden gemeinsam ausgeführt-  erhöht ständig seine Produktivität
• Nennen Sie Akteure der Scrum-Team-Umwelt. Welche Aufgaben haben diese? - Manager (z.B.: Entwicklungsleiter; legt zu entwickelndes Produkt fest)- Customer (Initiator, Auftraggeber)- User (Nutzer & Feedbackgeber; bewertet die Funktionalität)
• Bei Scrum werden P-Aufg.in sog. Sprints bearbeitet. Nenne 5 Merkmale e. Sprints! 1. klassische Länge: 15-30 Kalendertage2. Sprint wird nicht durch neue oder geänderte Anf. unterbrochen3. mögl. Auswirkungen auf zukünftige Sprint Backlogs sind irrelevant4. Manager, Customer & Product Owner sind immer konsultierbar5. Sprint Cancellation (nur durch Scrum Master) ist absolute Ausnahme
• Agile PM-Methoden bezeichnet man als Vision Driven. Worin besteht der Unterschied zum klassischen Plan Driven (magisches Dreieck)? Fazit: Agile Methoden stellen traditionelles PM auf den Kopf
• Nennen Sie die PM-Phasen, die nach DIN 69901-2:2009 unterschieden werden. 1. Initialisierungsphase2. Definitionsphase3. Planungsphase4. Steuerungsphase5. Abschlussphase
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• Nennen Sie die Schritte in denen die Ablauf- und Terminplanung erfolgen sollte. 1. Projektstrukturplan in Ablaufplan überführen2. Festlegung und technologische Reihung von Vorgängen3. Überführung des Ablaufplans in den Terminplan4. Ermittlung des Ressourcenbedarfs & Ressourcenabgleichs5. Optimierung des Ablauf- & Terminplanes6. Verabschiedung des Ausführungsplanes7. Termincontrolling
• Nenne & erläutere 3 Ebenen, in die Schulz v.Thun die Beziehungsebene untersch. Schulz von Thun unterscheidet die Beziehungsebene in die folgenden 3 Ebenen:1.Beziehung: Diese Ebene entspricht der Beziehungsebene nach Watzlawick. Wie steht man selbst zu d.Gegenüber&in w.Kontext findet Unterhaltung statt2.Selbstoffenbarung (Ich-Aussage): Sprecher gibt bewusst&unbewusst immer Infos über sich preis. Diese konnten nur teilw.kontrolliert werden, bspw. durch bewusste Körpersprache.3.Appell: Eine Rede oder Äußerung verfolgt immer einen best. Zweck oder Ziel.
• Nenne & erläutere die Elemente, die laut Aristoteles notw. sind, um bei seiner Zuhörerschaft Überzeugungskraft zu erlangen & seine Zuhörer zum Handeln zu bewegen? 1.Logos: Beschreibt den Inhaltsaspekt der Kommunikation, die inhaltliche Zs.-Stellung der Gedanken, Gedankenführung & die Schlüssigkeit der Argumente.2.Pathos: Beinhaltet die Art & Weise wie der Redner spricht, die Gefühle ausdrückt & den Zuhörern den Inhalt näher bringt.3.Ethos: Dies bildet d.Grundlage für d.Aspekte Pathos&Logos&beinhaltet e.gemeinsames Verständnis von Redner & Zuhörern für die Sache, die Inhalt der Rede ist. Dies bezieht sich bspw. auf d.gemeinsame Verständnis von Werten, aber auch auf Begriffsinhalte.
• Nenne & erläutere die Elemente, die laut Aristoteles notw. sind, um bei seiner Zuhörerschaft Überzeugungskraft zu erlangen & seine Zuhörer zum Handeln zu bewegen? 1.Logos: Beschreibt den Inhaltsaspekt der Kommunikation, die inhaltliche Zs.-Stellung der Gedanken, Gedankenführung & die Schlüssigkeit der Argumente.2.Pathos: Beinhaltet die Art & Weise wie der Redner spricht, die Gefühle ausdrückt & den Zuhörern den Inhalt näher bringt.3.Ethos: Dies bildet d.Grundlage für d.Aspekte Pathos&Logos&beinhaltet e.gemeinsames Verständnis von Redner & Zuhörern für die Sache, die Inhalt der Rede ist. Dies bezieht sich bspw. auf d.gemeinsame Verständnis von Werten, aber auch auf Begriffsinhalte.
• Erläutere kurz die 6 Schritte einer guten Verhandlungsvorbereitung! 1.Eigene Verhandlungsziele klären2.Alternativen für Partner durchdenken3.Stakeholderanalyse: wie wichtig ist wel.Verh-Partner& wie hoch ist sein Konfliktpotential4.Beziehungsanalyse: untersucht Beziehung in anderen Partei&identifiziert wichtige Rollen5.Lsgs.optionen durchdenken: mögl.Lsgs.w/geg.Ressourcen entw&Win-Win-Lsg. gesucht6.Verhandlung vorstrukturieren
• Erläutere kurz, ob Taktieren in einer Verhandlung angemessen/sinnvoll ist! - Vom Taktieren in Verhandlungen wird abgeraten.- Taktieren in Verh. nur sinnvoll, wenn Taktiken professionell angewendet werden- Generell empfiehlt sich ein fairer, offener & ehrlicher Umgang mit Verhandlungspartnern
• Erläutere die Tit for Tat-Verhandlungstaktik! - Tit For Tat bedeutet Zahn um Zahn.- Es handelt sich um eine Eskalationstechnik, die festgefahrene Verhandlungen geplant eskalieren lässt, damit sich die Verhandlungspartner wieder auf das Ziel besinnen.- Hierfür geht man grundlegend freundl.&kooperativ in Verh, merkt sich Unfreundlichkeiten d.Gegenübers&steigt gezielt aus Verh.aus, wenn Verhalten d.Gesprächspartners untragbar wird- Erst wenn er sich auch freundlich&kooperativ benimmt, steigt man wieder in Verhandl ein.
• Erläutere die Pacing -Verhandlungstaktik! - Taktik geeignet bei Beratungen oder Verkaufsverhandlungen. Man nähert sich dem Verhandlungspartner in Stimmlage, Körpersprache &Wortwahl an.- Hat man sich dann w/Gegenüber synchronisiert &ist auf 1Wellenlänge, so kann man ihn d/Einsatz e.sog.Ankers (Änderung der Stimmlage, Körperhaltung o.Position) mitreißen & überzeugen. Bsp: „Dann lassen sie uns doch jetzt gemeinsam eine Lösung finden…“.
• Wie kann man eine festgefahrene Verhandlung beleben? - Stets aufrichtig sein- Verhandlungspartner fair behandeln- Aktiv zuhören- Einwände ggf.zurückstellen, aber immer ernst nehmen o.w/Einwand mitgehen&später widerlege- Hypothesen-Technik: „Was wäre wenn…“, „Nehmen wir einmal an…“- Mit zirkulären Fragen d.Horizont d.Partners erweitern: „Wie sieht dieser Fall aus MA-Sicht aus…?“- „Good-Boy-Bad-Boy“-Technik: Verhandlungsführer wird zum Vermittler- Killerphrasen abwehren „Das bringt doch eh alles nichts!“
• Wenn zw.PL& seinen MA e.Klima des Vertrauens herrscht, können Lob als auch berechtigte Kritik wirksam aufgenommen werden&fördert Motivation im P-Team Welche Voraussetzungen sollte der PL erfüllen, um Vertrauen zu schaffen? Nennen Sie 5 Verhaltensw 1.Wohlwollen: PL ist am Wohl der MA & Kollegen interessiert.2.Verlässlichkeit: PL hält was er verspricht. MA können sich auf das geg. Wort verlassen.3.Berechenbarkeit: 4.Erreichbarkeit: 5.Glaubwürdigkeit:
• Was versteht man unter extrinsischer &intrinsischer Motivation? Definiere kurz. - Extrinsische Motivation: Es wird Absicht verfolgt e.Handlung durchzuführen, da entweder neg.Folgen vermieden o.pos.Folgen erreicht werden sollen Die Handlung ist dabei nur Mittel, um e. best.Zweck zu erzielen.- Intrinsische Motivation: Es wird Absicht verfolgt e.Handlung durchzuführen, da die Handlung selbst als interessant, spannend oder anspruchsvoll wahrgenommen wird. Handlung ist nicht nur Mittel zum Zweck, sondern sie ist selbst wertvoll.
• Nenne 3 mögl. sachl. Ursachen für Entstehung von P-Krisen sowie die Phasen des Krisenmanagements, die e.systematischen Umgang w/Krisensituationen ermögl. Ursachen:1. Unklare Zieldefinitionen2. Fehlender Projektfortschritt3. Abzug von MitarbeiternPhasen:- Krisenvorsorge -->Krisenfrüherkennung-->Krisenbewältigung-->Krisenreflexion
• Was verstehen Sie unter Begriff Projektorientierung & welche strategischen Ziele werden mit der Nutzung von PM als Organisationsprinzip verfolgt? Nennen Sie 3! Projektorientierung: bezeichnet sowohl Strategie als auch Fähigkeit, Aufg.in Form v.P.zu erledige. Dabei gilt die Betrachtung nicht nur e.einzelnem P., sondern der gesamten P-Landschaft als ganzheitliche M-Strategie e. Orga.Strategische Ziele:1. Schnelle Reaktionsgeschwindigkeit auf veränderte Umweltanforderungen2. Delegationen von Managementaufg. in den Arbeitsprozess3. Kunden- bzw. Auftragsorientierung
• Aufgrund wachsender Anf, die Aufg-Stellungen heute w/sich bringen, stellt das P-, Progr- & PortfolioM (PPP-M) geeignete Arbeitsform & M-Kkonzept zur erfolgr.Umsetzung f.Orgas dar. Welche Phasen der Einführung v.PPP-M als Veränderung-P unterschieden? 1. Projektinitialisierung / Auftragsklärung2. Bestandsaufnahme / Standortbestimmung3. Externe Orientierung und Qualifizierung4. Soll-Konzeption, Maßnahmen und Zielbestimmung5. Schrittweise Entwicklung und Implementierung6. Evaluation7. Stabilisierung & kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
• Projektorientierte Orgas verankern das PM nachhaltig in ihrer Stammorganisation, häufig in Form eines PM-Büros. Als Schnittstelle zur Stammorganisation erfüllen die MA dieser Stab-Stelle verschAufgaben. Nennen Sie 5 Aufgaben / Funktionen! 1. Erstellung von Berichten & Handbüchern2. Prozessoptimierung3. Wissensmanagement4. Risikomanagement5. Ressourcenmanagement
• Erklären Sie, warum es das Risikomanagement gibt, und erläutern Sie die versch. Phasen anhand eines eigenen gewählten Beispiels Zweck RM:- Vielzahl nicht absehbarer Risiken kann bei einem Projekt auftreten- Beurteilungsmethode für potenzielle Projektrisiken etablieren- In jeder Projektphase können Risiken auftreten, für die entspr. Maßnahmen entw. werden- Risikoprozess wird regelmäßig überprüft & wenn nötig erweitertSchritte des Risikomanagementprozesses: 1.Risiken identifizieren 2.Risiken bewerten 3.Maßnahmen planen 4.Risiken überwachen
• Erläutern und erklären Sie 4 Aufgaben des Projektcontrollers 1.Unterstützung des Projektmanagers bei Priorisierung & Organisation der P-Aufgaben2.Entw.v.Kennzahlen&Messsystemen, um Abweichungen zu erkenn&P-Erfolg zu erfassen3.Implementierung entsprechender Controllingstandards4.Vgl.der P-Pläne hinsichtlich Leistung, Q., Termine, Kosten mit laufenden Ergebnissen
• Nennen und erklären Sie die 4 Dimensionen des Projektmanagements: 1.Funktionale Dimension:        - Projekte in Gang setzen,       - Projekte in Gang halten &       - P-Abschluss   2.Institutionelle Dimension:      - Projektgremien best.,      - Funktionen & Rollen festlegen,      - Projektgruppe bilden,      - Kompetenzen & Verantwortung regeln     3.Personelle, psycholog. &soziale Dimension:     - Personal einsetzen & qualifizieren,     - Teams leiten,     - Zusammenarbeit gestalten,     - Konflikte bewältigen &     - soziale Prozesse gestalten.      4.Instrumentelle Dimension:    - Instrumente&Techniken (wie Arbeitshilfsmittel, Formulare&Informatik-Unterstützung)      festlegen
• Erklären Sie Projektmarketing und dessen Aufgaben: Projektmarketing:- Umfasst alle unterstützenden Aktivitäten, welche die Akzeptanz sowie Verlauf&Fortschritt  eines Projektes positiv beeinflussen können. Es geht darum, das Projekt zu verkaufen. Aufgaben Projektmarketing:- Den P-Sinn kommunizieren, Nutzen stiften, die eigene Überzeugung weitergeben- Vertrauen & Akzeptanz schaffen- Fairness zeigen: auch mögl.Nachteile oder Probleme transparent machen, Ängste &  Fragen ernst nehmen & behandeln- Öffentlichkeit herstellen, Erwartungen erzeugen, die dem Projekt „Zug“bzw.Energie geben- Ressourcen & Absatzmärkte erschließen.
• Nennen Sie die Aufgaben der Projektleitung & erläutern diese jew. an 2 Punkten: 1.Planung, Organisation und Kontrolle - Ein Kontrollsystem einrichten - Für eine angemessene Infrastruktur sorgen2.Moderation - Strukturieren & Leiten der Sitzungen - Auswertungsrunden initiieren & leiten3.Information und Kommunikation - Das Team laufend mit den nötigen Infos versorgen - Im Team den Informations- & Kommunikationsfluss definieren & sicherstellen4.Krisenmanagement - Laufende Beobachtung möglicher Anzeichen von Krisen & Konflikten - Krisen im Team bearbeiten & abschließen
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• Def. Sie den Begriff Krise & erklären Sie kurz wie sich Krisen in Projekten äußern! Krisen:                                                  -sind persönlich, hängen von Grenzen der Einzelnen ab P-Krisen gekennzeichnet durch:    -Steuerungslosigkeit des Projektes                                                             -Handlungsunfähigkeit der Betroffenen
• Was versteht man unter Szenariomanagement und wozu dient es? Zweck: -Vorbeugung von KrisenBeinhaltet: -Entw. v.Zukunftsszenarien um strateg. Früherkennung & Planung abzuleiten
• Erklären Sie, wie sich Personen während einer Konflikteskalation verhalten und wie es zu diesem Verhalten kommt! Verhalten ist: -unvernünftig, unreflektiert & irrationalBedingt d/: -neuro-biolog. Stressreaktionsmuster -->In lebensbedrohl.Situationen Lenkung aller Energie v.Gehirn zu Muskeln (Flucht/Kampf statt Denken) -Heute stellt die Nichterfüllung von Bedürfnissen die bedrohl. Situation dar
• Erläutern Sie welchen Schaden Konflikte in Projekten verursachen können! - Verursachen Kosten- Budgetrahmen könnte gesprengt werden àScheitern des Projektes- Neg. Auswirkung auf Untern.-Erfolg (evtl. Insolvenz)- Mögl. finanz. Schaden bei Konflikteskalation muss im Vorfeld identifiziert werden
• Wodurch kann Konflikten vorgebeugt werden? Vorbeugung d/:-versch.Methoden (aktives Beziehungs-M, Entw.Streitkultur, p-begleitende Mediation)-Bedürfnisidentifikation aller Beteiligten, damit diese unerfüllt nicht zur Konfliktursache werden (Bedürfnismanagement)

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