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ECM (Subject) / Uni (Lesson)

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• Common goals von Business Requirements -Reduce cycle time (The time it takes to create content can significantly influence the ability to get the product on the market or to sign contracts / sell products) -Create flexible content than can easily be reused (Publication of content at different outlets, but only one file for authoring) - Make content more accessible (Decisions are made based on more and better information, Better customer advice)
• Business Requirements : Common dangers include... -The economy Increasing and decreasing revenues A unified content strategy leads to reduced costs for content development and maintenance  -Missing the market window The constant fear of losing market share is common.  If the product or service of an organization is content, the ability to get content out faster and in a form that is relevant to customers' needs is important. -Legal liability Legal requirements for products and services A unified content strategy can ensure that information appears everywhere and every time it is supposed to appear and that all legal requirements are fulfilled.
• Business Requirements Common challenges Time and money Resistance to change Maintaining existing deliverables Lack of support from management
• Business Requirements : Common opportunities Common opportunities Faster time-to-market New/improved product or service Improved customer support
• Business requirements: Identifying strengths Common strengths People Market recognition / customer loyality Innovation
• Was ist Content Management? Content Management beschreibt die Planung, Verwaltung, Steuerung und Koordination aller Aktivitäten,die auf den Content und dessen Präsentation in Unternehmen abstellen.
• Was sind Content Management Systeme? Content Management Systeme (CMS) sind Anwendungen, die das Erstellen, die Kontrolle, die Freigabem die Publikation, die ARchivierung und die Individualisierung von Inhalten im Inter-, Intra- und Extranet ermöglichen.
• Das Ziel von ECM? unternehmensrelevante Daten, seien es struktiruerte oder unstrukturierte Dokumente aus unterschieldichen Quellen, zusammenzuführen und den Mitarbeitern anhand von Aufgaben und Rollen zuzuteilen.
• In welche 5 Kategorien lassen sich ECM-Komponenten und -Technologien einordnen? -Erfassung (Capture) -Verwaltung (Manage) -Ausgabe (Deliver) -Langfristige Sicherung (Preserve) -Speicherung (Store)
• Konzepte für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung in der Capture-Komponente: -Indexing (manuelle Indizierung) -Input Design (Profile): Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. -Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung)
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• Welche Anwendungsfelder bilde die "Manage"-Komponente? -Dokumentenmanagement -Collaboration -Web-Content Management -Records Management -Workflow/Business Process Management
• Was ist die "Deliver"-Komponente? = Anwendungen, die ein Output-Management zum Ziel haben.
• Was ist die Kategorie "Preserve"? = entspricht der Langzeitarchivierung, also der langfristigen stabilen und unveränderbaren Aufbewahrung von Informationen.
• Was ist "Records Management"? Unter RM werden allgemein die Methoden, Verfahren und Anwendungen verstanden, die zu einer geordneten Verwaltung, Erschließung, Aufbewahrung, Sicherung und Löschung elektronischer Informationen dienen.
• Der OCR Prozess >> Incoming Document >> Preparing >> Segmentation >> Extraction >>Classification >> Post-processing >>
• Techniken für die Texterkennung: >> Manuelle Bearbeitung >> Automatische Bearbeitung >OCR (Optical Character Recognition) : zur Erkennung von Text >ICR (Intelligent Character Recognition) : für Handschriften >OMR (Optical Mark Recognition): erkennt Markierungen in vordefinierten Feldern, Fragebogen bearbeitung >OBR (Optical Barcode Recognition) :damit können ein- und zweidimensionale Barcodes gelesen werden
• OCR Prozess: >SEGMENTIERUNG Klassifikation von Individuelle Zeichen in Segmente Zwei Ansätze > Localization > Isolation
• OCR Prozess >PREPARING -Reduktion zu Grauskalen und Schwellenerkennung -Removing Noise (Entfernung von Störungen) -Normailsierung
• OCR-Prozess: >EXTRACTION Extrahieren charakteristischen Features der Zeichen Segmente >Techniken: >> Statistische Methoden >> Transformations Techniken >> Strukturelle Analysen
• OCR-Prozess >POST PROCESSING Durch folgende Punkte kann man die Erkennungsrate verbessern: >Bildung der Wörter >Parsing (Syntaxanalyse) >Wörterbücher >Datenbanken
• Herausforderungen beim Document Capture: > Multi-Channel-Input >Verteilte Erfassung (dezentralisiert, verschiedene Maschinen)
• Verschiedene Möglichkeiten der Extraktion von Content: >Formularverarbeitend (Form processing) >Regelbasiert oder Zonen Extraktion (rule-based or zonal extraction) >Sprachlich (Context and linguistic extraction
• Data Capture >Strukturierter Inhalt - Formularverarbeitung (ausgefüllter Überweisunggsträger) >> ICR >Semi-Strukturierter Inhalt - Layout Erkennung (Inhalt steht an verschiedenen Positionen) >> OCR > Unstrukturierter Inhalt - Inhaltserkennung >> Keyword-based search algorithms, Indexing based on data
• ECM Systeme sind normalerweise keine isolierten Lösungen, sondern entwickeln ihr volles Potenzial nur bei der Integration mit anderen Anwendungen. Welche Möglichkeiten gibt es: >ECM als vertikale Informations System Infrastruktur >ECM als Integrative Middleware >ECM als independent Service
• Ein Document Management System wir für was gebraucht? = um die Entwicklung, Überarbeitung, Verbreitung aller Typen von Dokumenten zu organisieren und koordinieren während des kompletten Lebenszyklus (von der Enstehung bis zur Vernichtung)
• Welche Funktionen deckt ein "Document Management System" ab: - Benutzerverwaltung und Zugriffssteuerung -Dokumentenimport -automatische, rechngestütze oder manuelle Indexierung -Ablage und Archivierung -Bearbeitung mit Check-In und Check-Out -Verwaltung udn Versionierung -Suchen und Finden -Archivierung und Löschung -Reminders (Wiedervorlage) -Document folder (Dokumentenmappe)
• Funktionen des "Records Managements" >eindeutige Indexierung von Informationen, unterstützt durch Thesauri oder kontrollierte Wortlisten >Management von Records Aufbewahrungs Zeitplänen und Löschungs Zeitplänen >Schützen von Informationen >Metadaten für die eindeutige Identifikation und Beschreibung von gespeicherten Informationen
• Funktionen des "Web Content Management" -Erstellung von neuen oder bearbeitung von bestehenden Informationen in einem kontroliierten Erzeugungs und Veröffentlichungsprozess -Lieferung und Administration der Informationen für die Web Präsentation -automatische Umwandlung für viele Display Formate -Sichere Seperation von öffentlichen und privaten Informationen -Visualisierung für die Internetpräsentation (browser, HTML, XML..)
• Funktionen von "Collaboration" -gemeinsame Nutzung von Informations Datenbanken -gemeinsam, gleichzeitig, kontrollierte Informationsverarbeitung -Wissen basierend auf Fähigkeiten, Ressourcen und Hintergrund Daten für gemeinsame Informationsverarbeitung -Administrationskomponenten wie Whiteboards für Brainstorming, Projektmanagement etc. -Kommunikationsanwendungen wie Video Konferenzen
• Funktionen des "Workflow Managements" -Vorstellungsvermögen von Prozessen und organisationalen Strukturen -Erfassund, Administration, Visualisierung, und Lieferung von gruppierten Informationen mit seinen dazugehörigen Dokumenten oder Daten -Eingliederung von Datenverarbeitungs Tools -Parallele und Sequentielle Verarbeitung von Prozeduren, auch gleichzeitiges Speichern -Reminders, Deadlines,Delegation und andere Administrations Funktionalitäten

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