FLP (Subject) / Organisation (Lesson)

Prüfungsfragen

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• 1. Was ist eine Organisation? Erklären sie anhand einiger Begriffe Zweck und Ziele einer Organisation. Der Begriff der Organisation kann unterschiedlich verstanden werden. institutioneller Organisationsbegriff:                                                Die Unternehmung ist eine Organisation. Die in einem Unternehmen tätigen Personen bilden eine Organisation ( klar umschriebene Aufgaben)Alle auf Dauer eingerichteten, zweckorientierten Sozialgebilde instrumentaler Organisationsbegriff:                                             Das Unternehmen hat eine Organisation. Es gibt z.B. eine Linienorganisation es gibt ein Organigramm und Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibung funktionaler Organisationsbegriff:                                                    das  Unternehmen wird organisiert.Prozess der effizienten Gestaltug des formalen Systems von Regelungen, Aktivitäten, Tätigkeiten Organisation ist der ständige Kampf gegen die Unordnung!
• 2. Nennen sie die vier Grundbausteine der Organisation im Rahmen des QMS. Qualitätspolitik Aufbauorganisation Ablauforganisation Regelung der eingesetzten Mittel
• 4. Was bedeutet ein Organigramm? Welche Frage soll mit einem Organigramm beantwortet werden? Ein Organigramm beschreibt die Struktur einer Organisation. Mit dem Organigramm soll die  Frage nach Hirachiebenenen, Weisungsbefugnissen und Information- bzw. Kommunikationswegen beantwortet werden.
• 5. Beschreiben sie anhand von Beispielen den Unterschied zwischen formellen und Informellen Organisationsstrukturen Die formalle Organisation entspricht einem System das durch bewusste Entscheidung strukturiert ist. Der sichtbare Teil in der Organisation. Es gibt formalle Gruppen und Normen.(Organigramm, Stellenbeschreibung, Richtlinien) Die informelle Organisation beruht immer auf  persönlichen Zielen. (persönliche Beziehungen, Werte, Bedürfnisse)                                           z.B. Flurklatsch, Gespräche in der Raucherecke
• 6. Welche zwei Organisationsformen kennen sie? Einlinienorganisation:                                                                              Linienorganisation, Stab- Linienorganisation Mehrlinienenorganisation:                                                                        Matrixorganisation,Projektorganisation
• 7. Nennen sie Vor- und Nachteile der klassischen Linienorganisation. Klare Kompetenzregelung einheitliche Leitung Schnittstellenproblematik Problem der Abgrenzung von Zuständigkeiten Gefahr von Kompetenzkonflikten
• Nennen sie Vorteile der Matrixorganisation kürzere Kommunikationswege Spezialisierung der Leitung Entlastung der oberen Leitung Teamarbeit
• 9. Bringen sie die folgende Phase von Maßnahmen der Organisationsentwicklung in die richtige Reihenfolge: Planung, Umsetzung, Diagnose, Auswertung, Orientierung Orientierung Diagnose Planung Umsetzung Auswertung
• 13. Welches Ziel wird mit der Personalplanung Verfolgt? Die Personalplanung soll die unternehmerischen Interessen und die Arbeitswünsche der MA so weit wie möglich in Einklang bringen. Ziel für das Unternehmen ist es, das Personal in erforderlichen Quantität und Qualität zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Neben wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens müssen auch die Kunden - und Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigt werden, wie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, Sicherheit des Arbeitsplatzes, mehr Arbeitszufriedenheit
• 14. Welchen Zusammenhang sehen sie zwischen der Dienstplangestaltung und der Ablauforganisation? Arbeitsablauforganisation sollte regeln, wann welche Tätigkeiten durch wen durchgeführt werden. Der Dienstplan sollte diese Erfordernisse berücksichtigen. Abweichungen zwischen der Personaleinsatzplanung und dem geplanten Ablauf können auf Fehler in der Einsatzplanung, aber auch auf nötige Modifikation der Arbeitsabläufe hinweisen. Die Organisation der Arbeitsabläufe wirkt sich unmittelbar auf die Dienstplangestaltung aus.
• 15. Beschreiben sie die Hauptaufgaben der Personalplanung Planung: des Personalbedarfs der Personalbeschaffung des Personaleinsatzes der Personalentwicklung und Förderung des Personalabbaus, ohne oder mit Reduzierung der Gesamtbelegschaft der Personalkosten
• 16. In einer Stellenanzeige werden folgende Behauptungen getroffen: a) Die Position ist entwicklungsfähig b) das Gehalt ist der Leistung angemessen c) Das Betriebsklima d) sie arbeiten weitgehend selbständig Begründen sie jede Behauptung durch e a) Im Unternehmen werden Beförderungen nicht nach Dienstalter sondern nach Leistungen vorgenommen b) regelmäßige Personalbeurteilung sorgen für eine leistungsgerechte Zahlung c) geringe Fluktationsraten als Zeichen eines guten Betriebsklimas d) eine exakte Stellenbeschreibung schafft selbständige Delegationsbereiche
• 17. Kennzeichnen sie die Grundsätze erfolgreicher Personalauslese. Grundsatz: Die fachlichen und persönlichen Anforderungen an die zu besetzenden Position müssen klar sein ebenso die Struktur und Verhältnisse der Arbeitsgruppen Grundsatz: der beste Bewerber ist nicht unbedingt der richtige für die vakante Stelle, er könnte mit den Anforderungen unterfordert sein Grundsatz: Es muss eine objektive Bezurteilung des Bewerbers stattfinden, Protektion oder bestimmte Vorurteile müssen vermieden werden
• 18. Definieren sie den Begriff "Personalleasing" Personalleasing ist die gewerbliche Arbeitnehmerüberlassung. Sie ist ein dreiseitiges Beschäftigungs- bzw. Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer, Verleih- und Entleihfirma. Für die Entleihfirma ist es eine externe Personalbeschaffungsmaßnahme, bei der Auftraggebern von Verleihfirmen Leiharbeiter zeitweise zur Einstellung von Arbeitsleistungen gegen Entgelt überlassen werden
• 19. Welche Gesichtspunkte hat eine Analyse und Bewertung von Bewerbungsunterlagen zu berücksichtigen? Formale Gestaltung der Unterlagen Vollständigkeit der Unterlagen Stilistische Gestaltung Inhaltliche Angaben
• 20. Warum ist Personalmanagement eine orginäre Managementaufgabe? Personalmanagement ist daher eine orginäre Managementaufgabe, weil sie in der Funktion Leitung die betrieblichen Bedürfnisse beachtet und in der Funktion Führung den MA gerecht zu werden versucht.
• 21. Nennen sie die zentralen Aufgaben des Personalwesens (Mind. 6 Faktoren) Personalbeschaffung Personalbetreuung Berichtswesen an FA Personalcontolling Personalfreisetzung Lohn- und Gehaltsfindung bzw. Zahlung
• 22. Beschreiben sie anhand von Beispielen den Unterschied zwischen operativen und strategischen Personalmanagement. Operativ: mehr oder weniger kurzfristigen Charakter, mit recht hohem Detailierungsgrad, orientieren sich an Liqidität und Gewinn.(Tagesgeschäft) Strategisch: größerer Planunungszeitraum, personalpolitisch die Voraussetzungen für die Erfolgspotentiale für die Zukunft  schaffen(.z.B. Planung von älteren MA in der Zukunft)  
• 23. Nennen sie mind. vier Elemente der Personalbeschaffung. Extern: Arbeitsamt, Personalleasing, Personalberatung, Stellenanzeigen Intern: Ausschreibung am schwarzen Brett, Rundschreiben Bewerungsgespräche Hospitation
• 24. Wozu dient eine Stellenbeschreibung im Rahmen der Personalbeschaffung? Grundlage für Anforderungsprofil, Bewerberauswahl und abschließende Beurteilung im Rahmen der Probezeit
• 25. In der Personalakquise wird unterschieden zwischen internen und externen Arbeitsmarkt. Zeigen sie anhand von Beispielen den Unterschied und begründen sie wann eine interne oder externe Besetzung sinnvoll erscheint. Im Rahmen des internen Arbeitsmarktes wird die zu besetzende Stelle durch einen bereits im Unternehmen tätigen MA besetzt, z.B. Aushängen der Stellenanzeige am "schwarzen Brett" oder durch Rundschreiben. Wo hingegen der externe Arbeitsmarkt von außen rekrutiert, z.B. durch Stelleninserate in der Zeitung oder durch die Arbeitsagentur.                     Vorteile: Kurzfristige Verfügbarkeit, Kostenersparnis, geringer Einarbeitungsaufwand, hohe Kenntnis über den Bewerber. Für eine interne Besetzung spricht, dass MA durch Aufstiegschancen motiviert werden; außerdem können Erfahrungen langjähriger MA dem Unternehmen zugutekommen. Zudem wird die unternehmensinterne Mobilität erhöht und das Unternehmen spart Anwerbe- und Einarbeitungskosten. Die Einstellung externer MA ist dann sinnvoll, wenn andernfalls Konflikte mit Kollegen oder direkten Vorgesetzten zu erwarten sind. Aber auch, wenn das Unternehmen erst langfristig einen MA für die zu besetzende Stelle qualifizieren müsste.                                                                      Vorteile: größere Bewerberauswahl, keine "Betriebsblindheit durch frischen Wind", bei zu besetzenden Führungspositionen größere Akzeptanz.
• 26. Erklären sie die Funktion der Stellenbeschreibung. In der Stellenbeschreibung werden die Ziele dieser Position im Rahmen der Gesamtaufgabe der Organisation definiert. Daraus leiten sich unterschiedliche Aufgaben mit dazugehörigen Tätigkeiten ab. In der Stellen beschreibung wird weiter festgelegt: Über-/Unterstellung, Verantwortungsbereiche, Vertretungsregeln, ggf. Zeitaufwand z.B. bei Zwitterpositionen/Stabstellen/ zusätzlichen Aufgaben. Sie ist eine Ergänzung zum Organigramm.
• 27. Für welche weiteren personalwirtschaflichen Maßnahmen sind Stellenbeschreibungen sinnvoll? Mind.vier. zur Einarbeitung neuer MA Beurteilungsgespräch gibt MA Sicherheit keine Kompetenzüberschreitung Prämiensysteme Lohnabgelte
• 28. Nennen sie zwei Fragen, die sie als Arbeitgeber nur unter bestimmten Voraussetzugen stellen dürfen. Schwangerschaft - Radiologie Konfessionelle Frage bei kirchlichen Trägern (Tendenzbetriebe)
• 29. Wozu dient die Probezeit? Welche Möglichkeiten haben sie für eine sinnvolle Gestaltung der Probezeit? Nennen sie vier Faktoren. Die Probezeit dient dem gegenseitigen Kennenlernen und sollte sinnvoll für die Einführung und Einarbeitung des neuen MA genutzt werden. Die Probezeit soll AG und AN die Möglichkeit geben, die Eignung für die Stelle zu überprüfen. Gleichzeitig dient sie der möglichst raschen Einarbeitung und Integration in fachlicher und sozialer Hinsicht. Dazu dienen: Einarbeitungspläne, Einarbeitungs- Checklisten, Patensysteme, Feedback- und Beurteilungsgespräche. Folgende Faktoren ermöglichen eine sinnvolle Gestaltung der Probezeit. Vorbereitung auf den neuen MA Berüßung und Einführung in die neue Arbeitsgruppe Einführung in die Ordnung und Umgebung des Betriebs Einführung in die Arbeitsaufgaben Einführung in die Organisationskultur Anlernernen des MA am Arbeitsplatz periodische Kontrolle des Fortschritts des MA
• 30. Worüber muss ein Zeugnis Auskunft geben? Nennen sie vier Aspekte. Dauer der Beschäftigung Tätigkeitsfeld Verhalten gegenüber MA/Klienten Name, Geburtsdatum Bewerten der Fähigkeiten
• 31. In wie fern stellt der Personalentwicklungsplan einen doppelten Soll-Ist-Vergleich dar? Er vergleicht zwischen derzeitigen und zukünftigen Aufgaben, und vergleicht zwischen zukünftigen Aufgaben und gegebenen Qualifikationen.
• 32. Nennen sie die im Rahmen der Personalentwicklung bestehenden Trainingsmaßnahmen und erläutern sie kurz, was sich dahinter verbirgt. into-the job: Ausbildung, Einarbeitung Near-the job: Lernstatt, Qualitätszirkel Along- the job: Karriereplanung On the job: Planmäßige Unterweisung Off.the job: Seminare, Lehrgänge Out-off-the job: Altersteilzeit, Outplacement
• 33. Nennen sie mindestens vier Ziele eines Beurteilungssystems. Vergleichbarkeit der MA-Leistungen Erkennen von Potenzialen Leistungsdefizite werden erkannt Steigerung der Leistung Motivation Leistungsgerechte Zahlung
• 34. Welche Bedingungen sind für den sinnvollen Einsatz eines Beurteilungssystems notwendig? Nennen sie bitte drei Faktoren. Beteiligung der MA bie der Entwicklung und Implementierung von Beurteilungsystemen Transparenz der Beurteilungskriterien Akzeptanz bei VG und MA Führungskräftetraining für einheitliche Anwendung
• 35. Welchen Nutzen haben Unternehmen mit dem Instrument der MA Beurteilung? Informationen über den internen Arbeitsmarkt Überblick über den Eignungs- und Leistungsgrad und Einsatzmöglichkeiten der MA Optimierung des Personaleinsatzes Verbesserung des Betriebsklimas gezielte Informationen über Bildungsbedarf der MA
• 36. Welche Phasen beinhaltet die Beurteilung von MA? Beobachtung: Gleichmäßige Wahrnehmung der regelmäßigen Leistungen des Verhaltens Beschreibung: möglichst wertfreie Wiedergabe und Systematisierung der Einzelbeobachtung im Hinblick auf das vorliegende Beurteilungsschema Bewertung: Anlegen eines geeigneten Maßstabs an die systematisch beschriebenen Beobachtungen Beurteilungsgespräch: Zweier- Gespräch zwischen MA und VG über durchgeführte Beurteilung Gesprächsauswertung: Initiierung erforderlicher Maßnahmen (Schulung, Aufstieg, Verhaltensänderung)
• 37. Erklären sie anhand von Beispielen den Unterschied zwischen Bewegungs- und Strukturdaten im Personalcontrolling. Bewegungsdaten kennzeichnen laufende, kurzfristige  personalwirtschaftliche Prozesse und geben Aussagen über Einstellungen, Fluktationen, Fehlzeiten, Krankenstand etc. Strukturdaten charakterieren die langfristige Personalstruktur eines Unternehmens hinsichtlich Altersstruktur, Anteil weiblicher und männlicher MA, Führungskräftequote, Qualifikationsniveau etc.
• 38. Was versteht man unter Personalcontrolling? Planen und Steuern der unternehmerischen Tätigkeiten mit Hilfe von betriebswirtschaflichen Daten und Analysen, um dafür zu sorgen, dass der Betrieb entsprechend seiner Zielsetzung geführt wird. Koordination zwischen Arbeitsbereichen, Beratung, Hilfestellung, Vorschläge unterbreiten der Controller entscheidet nicht Controlling ist nicht gleich Kontrolle Kontrolle ist nur ein Teil von Controlling und vergangenheitsorientiert -stellt menschliche Arbeit als eigentliche Quelle der Wertschöpfung von Leistungsprozessen in den Mittelpunkt
• 39. Welche Zusammenhänge könnten zwischen Personalcontrolling und einem innerbetrieblichen Risikomanagement bestehen? Ein innerbetriebliches Risikomanagement sollte sich auf das Personalwesen erstrecken. Im Personalwesen gibt es folgende Personalrisiken: Austrittrisiko, Engpassrisiko Loyalitätsrisiko, Anpassungsrisiko Motivationsrisiko
• 40. In Personalcontrolling werden regelmäßig Bewegungsdaten erhoben. Nennen sie zwei Beispiele für Bewegungsdaten Personalkosten: detaillierte Aufgliederung in Kostenarten (direkte und indirekte Personalkosten) Personalentwicklung: MA Zufriedenheit, Leistungsbereitschaft, Karrierepfad Personalkennzahlensystem: Personalbedarf, Personalbeschaffung, Personaleinsatz
• 42. Nennen sie Ziele von Organisationsentwicklung. Institutionelle Ziele: Verbesserung der Leistungfähigkeit, Flexibilität, Veränderungsbereitschaft, Innovationsbereitschaft (Ziele des Unternehmens) Individuelle Ziele: Humanisierung der Arbeit, Persönlichkeitentfaltung, Selbstverwirklichung, Beschäftigungssicherung (Ziele der MA) Effektivität und Effizienz
• 43. Nennen und erläutern sie die vier Lebensphasen einer Organisation. Gründungsphase:eher autoritär, Prozesse sind überschaubar, große Flexibilität, hohe Idendifikation, Kunde steht im Zentum Differenzierungsphase: schriftliche Festlegung von Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen, Verwaltung tritt in den Vordergrund, Kunde wird zur Zahl Integrationsphase:suche nach Profil, Delegation von Verantwortung, Markt- Orientierung, Denken in Prozessen Vernetzungsphase:Projekt- und Prozessmanagement, Selbstorganisation, Lean Management, Qualitätsmanagement
• 44. Nennen sie drei mögliche Wege/ Strategien der Veränderung in Organisationen. Machtstrategie:Führungskraft/kräfte entwickeln und entscheiden allein Rationale Strategie: Externe Beratung durch Beratungsfirma Entwicklungsstategie: Führungskräfte und MA entwickeln gemeinsam
• 45. Ein Instrument bei der Betrachtung von Organisationen und Einrichtungen im Bereich Gesundheit und Betreuung ist die so genannte Geschäftsprozessanalyse (GPA). Welche Prozesse werden dabei unterschieden? Kernprozesse Unterstützungsprozesse Nebenprozesse Führungsprozesse
• 46. Nennen sie jeweils zwei Beispiele für Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Kernprozesse: Pflege, Versorgung Unterstützungsprozesse: Einkauf, Personalwesen, QM
• 47. Erklären sie vor diesem Hintergrund den Begriff der "Wertschöpfung" Jedes Unternehmen muss ein Produkt oder eine Dienstleistung erstellen, die von einem Markt aufgenommen werden. Die Kernprozesse erstellen diese Leistung, sind also im eigentlichen Sinne "wertschöpfend" d.h. umgekehrt aber auch, dass Prozesse, die nicht der Wertschöpfung dienen, überflüssig sind.
• 48. Der Ansatz der "Lernenden Organisation" kritisiert in manchen Punkten die Praxis der klassischen, traditionellen Organisationsentwicklung. Nennen sie zwei Gedanken, mit denen sich die Lernende Organisation bewusst von der klassischen Organisation Organisationsentwicklung: ist der Wandel der Organisation. Er ist ein zeitlich und sachlich begrenzter Prozess. Lernende Organisation: ist eine Organisation des Wandels. Sie passt sich ständig geänderten Anforderungen an (Gelebtes QM)
• 49. Nennen sie drei der "Fünf Diziplinen" der Lernenden Organisation. Lernende Organisation nach Senge Personal Mastery - individuelle Reife Mental Models - mentalle Modelle Shared Vision - gemeisame Vision Team Learning - Lernen im Team Systems Thinking - denken in Systemen
• 50. Was ist ein Unternehmensleitbild? Ein Unternehmensleitbild stellt die Erklärung der allgemeinen Grundsätze eines Unternehmens dar, die sich nach innen an die MA wenden und nach außen an die Kunden bzw. die gesamte Öffentlichkeit (=Qualitätspolitik).    Es formuliert in knappen und plastischen Bildern die Werte, Ziele und Aufgaben einer Organisation.
• 51. Welche Möglichkeiten der Leitbildentwicklung gibt es? Stellen sie die verschiedenen Arten dar und skizzieren sie kurz die Vor- und Nachteile. Topmanagement ("Topdown" = von oben nach unten)   Geschäftsführer schreibt das Leitbild, wird nach unten aufgedrückt Expertengruppe - Auftrag nach außen (nicht empfehlenswert) Projektgruppe ("bottom up" = von unten nach oben) Arbeitsgruppen erstellen das Leitbild - höhere Akzeptanz
• 52. Welche Inhalte sollte ein Leitbild enthalten? Nennen sie mind. vier Punkte Identität:Wer sind wir, was wollen wir, was ist unsere gemeinsame Idendität?                                                                                            Welche Ziele haben wir, was ist unsere Vision? Führung: Wie werden Entscheidungen getroffen, welchen Führungsstil gibt es, was ist bei der Zusammenarbeit wichtig, wie wichtig ist uns Weiterbildung und Qualifikation? Produkt + Kunde: Was tun wir für wen, wer ist unser Kunde, wie gehen wir mit ihm um, was biete ich an und was benötige ich dafür? Erfolg: Was sind unsere Stärken, was sind unsere fach. Grundlagen und Konzepte, mit wem kooperiere ich?
• 54. Zeigen sie die spezifischen Kennzeichen von Dienstleistungen im Gesundheits- und Sozialwesen auf. Betrachten sie dabei bitte die Folgen in Bezug auf das Beschwerdemanagement. Immaterialität der Leistung: Dienstleistung ist physisch nicht präsent eine schlechte Dienstleistung kann im nachhinein schlecht korrigiert werden schlechte Beurteilungsmöglichkeiten ( Beurteilung und Beschwerde beziehen sich eher auf den Prozess als auf das Ergebnis) Einsatz von Schlüsseninformationen (Ruf, Gebäude) Integration des Kunden: Dienstleistung kann nicht ohne Mitwirkung erbracht werden Dienstleistung ist weniger gut standardisierbar Dienstleistungen werden von unterschiedlichen Personen erbracht Schuldzuweisung nicht eindeutig
• 55. Erläutern sie, was man unter einer Beschwerde versteht und zu welchen Zweck sie geäußert wird. Beschwerden sind Artikulationen von Unzufriedenheit, die gegenüber dem Unternehmen oder auch Drittinstututionen mit dem Zweck geäußert werden, um: auf ein subjektiv als schädigend empfundenes Verhalten eines Anbieters aufmerksam zu machen Wiedergutmachung für erlittene Beeinträchtigung zu erreichen eine Änderung des kritisierenden Verhaltens zu bewirken
• 56. Was versteht man unter Beschwerdemanagement und unter welcher Zielsetzung wird dies durchgeführt? Beschwerdemanagement ist die systemazische Erfassung und Auswertung von Beschwerden, mit dem Ziel, die Ursachen zu beseitigen und Verbesserungspotential für eine höhere Qualität im Unternehmen zu erkennen

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