Betriebswirtschaft (Subject) / Einführung Projektmanagment (Lesson)

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• Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist eine Aufgabe, die verschiedene Kriterien erfüllt:
• Projektkriterien - 5 Fragen zur Abprüfung   - Ist es ein in sich geschlossenes Vorhaben?  Einmalig! - Ist eine zeitliche Begrenzung vorhanden? Befristet! - Sind bestimmte Termine vorgegeben? Anfang - Termine - Ende! - Besitzt das Vorhaben einen finanziellen Rahmen? Budget! - Gibt es ausgewählte Personen, die dieses Vorhaben durchführen werden? Projektteam!und:  - Projektspezifische Organisation!     
• Projekt Definition nach DIN 69 901   Projekt zeichnet sich durch folgende charakterisiertende Merkmale aus:  Zielvorgabe:  bestimmte spezifische und hinreichend definierte Zielvorgaben werden  zu Beginn der Projektplanung festgelegt . Finanzielle Begrenzung:festgelegtes Projektbudget, Einhaltung durch spezielle Verfahren der projektbegleitenden Kostenkalkulation überwacht . Personelle Begrenzung:  fachübergreifendes, interdisziplinäres Team unter Zuordnung der verschiedenen Einzelaufgaben  Projektspezifische Organisation: verschiedene Ebenen der Projektorganisation: Dies betrifft den Projektaufbau, den Projektablauf und die Projektsteuerung. Einmaligkeit: Ein Projekt umfasst zumeist neuartige Aufgaben und wird durch den einmaligen Ablauf gekennzeichnet.  
• Projektmerkmale und Projektarten Projekte heben sich durch bestimmte Merkmale von der alltäglich anfallenden Arbeit in der Linie ab. Durch diese Projektmerkmale lassen sich Projekte auch untereinander differenzieren. Projektmerkmale können sein: Inhalt:- Investitionsprojekte (neuen Showroom bauen)- Forschungs- und Entwicklungsprojekte (Windheizung)- IT-Projekte (Internetauftritt)- Bauprojekte (Brückenbau) Einmaligkeit- Pionierprojekte (Apollo Programm NASA)- Potentialprojekte (Bau der neuen ICE-Strecke) Auftraggeber- Interne Projekte (Reorganisation Abteilung)- Externe  (Bau einer Rastanlage) Reichweite- Internationales Projekt (in anderen Ländern)- nationales Projek (bundesweit)- Konzernprojekt (konzernweite neue Fibu-Einführung) Branche- Dienstleistungsunternehmen - Industrie- Institutionen Diese Klassifizierungen haben Einfluss auf die eigentliche Projektabwicklung. !  
• Linienorganisation Linienorganisation Ein Unternehmen mit Linienorganisation ist durch eigenständige Abteilungen gekennzeichnet, die nur über die Ebene der Vorgesetzten miteinander kommunizieren, sowie durch eine strenge Hierarchie mit festen Entscheidungsstrukturen.   
• Projektantrag  Der Projektantrag entspricht inhaltlich dem Projektauftrag. Ein Projektantrag bezieht sich jedoch in der Regel auf ein internes Projekt. Eine Abteilung, ein Fachbereich oder eine Arbeitsgruppe stellt einen Antrag an eine entscheidungsbefugte Stelle innerhalb des gleichen Unternehmens bzw. der gleichen Organisation. Der Projektantrag ist das Ergebnis der Projektdefinitionsphase.   
• Projektdefinitionsphase  Die Projektdefinitionsphase ist die erste Phase des Projektphasenmodells, in der das Projekt vorbereitet wird. Der systematische Einsatz der folgenden Instrumente hilft zu einem erfolgreichen Projektstart: Problemanalyse Entscheidung zur Projektdurchführung Klärung der Projektziele Projektauftrag Projektorganisation Kick-Off-Meeting  
• Problemanalyse  Die Problemanalyse ist der erste Schritt der Projektbearbeitung und erfolgt in der ersten Phase der Projektabwicklung. Das bestehende Problem wird mit seinen Rahmenbedingen analysiert, und ein mögliches, daraus resultierendes Projekt wird von anderen Vorhaben abgegrenzt.    Richtige Fragen stellen! Was ist der Projektanlass? Wer hat die Projektidee aufgebracht? Wer ist Auftraggeber des Projekts? Welche Ziele verfolgt das Projekt? Welche Mittel stehen zur Verfügung? Was hat zu dem Ist-Zustand geführt? Wie konnte es zu diesem Unterschied zwischen Soll- und Ist-Zustand kommen?
• Planungsphase Planungsphase Die Planungsphase ist die zweite Phase des Projektphasenmodells, in der mit Hilfe bestimmter Planungsinstrumente die konkrete und detaillierte Projektplanung durchgeführt wird.    6-Schritte Modell, nicht ganz überschneidungsfrei betrachtbar
• Projektphase Projektphase Projekte werden in Abhängigkeit von dem jeweiligen Modell in definierte Teilabschnitte gegliedert. Häufig werden dabei die folgenden Phasen unterschieden: Projektdefinition Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss Eine Projektphase ist nach DIN 69 901 ein "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist."   
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• Organisation, projektspezifisch Unter projektspezifischer Organisation ist hier die besondere Art des Einsatzes von Ressourcen und Personal (Projektteam) in einem Projekt gemeint. Da Projekte per definitionem einzigartig sind, stellen sie jeweils andere Anforderungen zum Beispiel an die Mitarbeiter-Auswahl, die Rollenzuweisungen, die Kooperations- und Berichtsformen.   Projektaufbau - Projektablauf - ProjektsteuerungPOS= Planung - Organisation - Steuerung
• Projektteam Projektteam Das Projektteam setzt sich aus den operativ am Projekt beteiligten Personen zusammen. Das Projektteam wird zu Beginn des Projekts zusammengestellt. Dies ist die Aufgabe des Projektleiters. Die Mitglieder des Projektteams sind in der Regel für die Dauer des Projekts dem Projektleiter unterstellt und sollten über fachliches und projektmethodisches Wissen verfügen, das sich gegenseitig ergänzt.   
• Projektstruktur Projektstruktur Ein Projekt kann nach unterschiedlichen Referenzgrößen strukturiert werden, z.B. nach: Aufbau Ablauf Objekte Funktionen Prozesse  
• Projektablauf Unter Projektablauf wird die Projektlaufzeit mit allen anfallenden Projektarbeiten sowie der Kosten- und Terminplanung verstanden.
• Projektmanagement = Konzept für die Führung eines komplexen Vorhabens.  Die DIN 69901-5 definiert Projektmanagement als "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten."    Projektmanagement bezeichnet:   die Aufgabe, ein Projekt zu leiten; das Fachwissen und die Methoden zur Projektabwicklung; ein Handlungs- und Führungsmodell; die Lehre über die Leitung von Projekten. Projektmanagement befasst sich im Wesentlichen mit der zielorientierten Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten.  
• Führungsstil Unter Führungsstil versteht man die über einen längeren Zeitraum konstanten Führungsverhaltensweisen einer Führungskraft gegenüber ihren Mitarbeitern. Es werden z.B. in Anlehnung an Kurt Lewin (1939) drei Stile unterschieden: Autoritärer Führungsstil: Der Vorgesetzte entscheidet, gibt Anweisungen und kontrolliert und der Mitarbeiter führt diese Anweisungen aus. Kooperativer Führungsstil: Vorgesetzter und Mitarbeiter stimmen ihr Vorgehen in Gesprächen gemeinsam ab. Laisser-faire-Führungsstil: (Lass es laufen) Die Mitarbeiter entscheiden selbstständig und der Vorgesetzte greift nicht ein.
• Projektarbeit Projektarbeit Projektarbeit ist die Umsetzung und Abarbeitung der im Projekt anfallenden Arbeitspakete. Die Projektarbeit läuft parallel und zeitgleich zum Projektmanagement.    Ausführender Bereich / Projektteam. Die Projektarbeit befasst sich mit den zu entwickelnden Lösungen für die aufgetragenen Sachaufgaben.
• Planung Planung Planung ist allgemein die theoretische Vorwegnahme kommender Realität. Es handelt sich um den Prozess der Festsetzung von Aufgabenstellungen und Zielen eines Projekts, der Identifikation der Partner und Mitarbeiter sowie der Festlegung der Randbedingungen und der Aktivitäten, damit erwartete Ergebnisse in einer angemessenen Frist erzielt werden können. Projektplanung ist eine wesentliche Funktion des Projektmanagements und Bestandteil des Projektmanagement-Zyklus.    
• Organisation (Projektorganisation) Organisation Zur Projektorganisation zählen alle Gremien (Lenkungsausschuss, Teambesprechungen usw.), organisatorische Regelungen (Projekthandbuch, Betriebsvereinbarungen usw.) sowie die Führungs- und Entscheidungsstrukturen (Organigramm des Projekts).   
• Steuerung (Projektsteuerung) Steuerung Projektsteuerung ist eine der Hauptaufgaben des Projektleiters und bedeutet im Wesentlichen, den Projektplan so genau wie möglich umzusetzen. Dabei ist die Projektsteuerung ein Teil des Projektcontrollings. Steuerung bezieht sich immer auf ein konkretes Ziel, das erreicht werden soll. Dabei baut die Projektsteuerung auf Informationen der Projektplanung auf und fällt Entscheidungen, koordiniert die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten und leitet Maßnahmen ein.    Überwachung - Steuerung - Lenkung Unter Projektsteuerung versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung in Einklang zu bringen.
• Management-Zyklus Der Management-Zyklus beschreibt die drei wesentlichen Funktionen des (Projekt-) Managements, die ein Projekt über die gesamte Laufzeit begleiten als Kreisprozess von Planung, Organisation und Steuerung.
• Aufgaben Aufgaben Aufgaben sind die kleinsten Arbeitseinheiten innerhalb eines Projekts. Der Projektleiter hat vor allen Dingen steuernde, planende und organisierende Aufgaben zu bewältigen.   
• Instrumente PM Instrumente des Projektmanagements sind spezifische Methoden wie Problemanalyse, Projektstrukturplan, Kostenplan usw., die während der unterschiedlichen Phasen des Projektmanagements zum Einsatz kommen und durch Verwendung ausgewählter Werkzeuge (z.B. Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbankprogramme oder Präsentationsprogramme) realisiert werden.
• Werkzeuge PM  Werkzeuge des Projektmanagements sind Techniken oder Software-Tools, mit deren Hilfe die Instrumente bzw. Methoden des Projektmanagements realisiert werden können, wie z. B. Tabellenkalkulations-, Textverarbeitungs-, Präsentations- und Datenbankenprogramme.   
• Projektauftrag Der Projektauftrag ist ein rechtsverbindlicher Auftrag ein Projekt durchzuführen. Der Projektauftrag folgt auf die Projektdefinitionsphase, enthält die Projektziele und führt so zum eigentlichen Projektstart. Der Projektauftrag beinhaltet bei größeren Projekten auch das Lastenheft.   
• Projekthandbuch Projekthandbuch Das Projekthandbuch ist die Zusammenstellung der Planungsdokumente eines Projekts. Nach DIN 69 905 ist das Projekthandbuch die "Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen."   
• DIN 69 905 DIN 69 905 Nach DIN 69 905, die die Begriffe der Projektabwicklung behandelt, beschreibt das Lastenheft ergebnisorientiert die "Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers" und dient als Grundlage zur Einholung von Angeboten. Aus diesem Grund sollte das Lastenheft immer vom Auftraggeber verfasst werden. Im Pflichtenheft werden nach DIN 69 905 die vom "Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben" fixiert. Dabei handelt es sich um die "Umsetzung des vom Auftraggebers vorgegebenen Lastenhefts". Die DIN 69 905 definiert den Projektabschluss als das "formale Ende eines Projekts" und der "Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen."   
• Pflichtenheft Das Pflichtenheft definiert, WIE und WOMIT die Anforderungen des Lastenheftes realisiert werden. Das Pflichtenheft beinhaltet die technische-operative Umsetzung.Im Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer festgehalten, wie er die geforderten Leistungen erbringen will, während im Lastenheft im Wesentlichen die Spezifikation des Produkts und der Produktstrukturplan durch den Auftraggeber beschrieben sind. Der Umfang eines Pflichtenhefts variiert von einem reinen Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen (Minimum) bis hin zu einer vollständigen und detaillierten Projektplanung, die u.a. auch Termin- und Ressourcenpläne beinhaltet.
• Lastenheft Das Lastenheft beschreibt, WAS zu erbringen ist und WOFÜR. Nach DIN 69 905, die die Begriffe der Projektabwicklung behandelt, beschreibt das Lastenheft ergebnisorientiert die "Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers" und dient als Grundlage zur Einholung von Angeboten. Aus diesem Grund sollte das Lastenheft immer vom Auftraggeber verfasst werden.   
• Projektrahmenorganisation  Bei der Projektrahmenorganisation geht es um das Zusammenwirken von Projekt- und Linienorganisation. Mögliche Formen der Projektrahmenorganisation sind: Reine Projektorganisation Einfluss-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Um Konflikte zwischen Projekt- und Linienorganisation zu vermeiden, werden die Rollen, die Verantwortung und Befugnisse der Beteiligten bereits vor dem Projektstart mit Hilfe der Projektrahmenorganisation verbindlich festgelegt.  
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• Projektkoordinator Projektkoordinator Die Projektkoordination ist eine der grundlegenden Aufgaben des Projektleiters. Dabei wird der Projektverlauf in terminlicher, fachlicher, personeller und kostenmäßiger Hinsicht verfolgt und entsprechende Maßnahmen geplant. Der Projektkoordinator im engeren Sinne übernimmt weitgehend die Aufgaben eines Projektleiters oder Projektmanagers, ohne jedoch über dessen Weisungsbefugnis zu verfügen. Ein Projektkoordinator wird meist in Organisationen mit reiner Linienorganisation, die keine Führungspositionen neben der Linie akzeptieren, eingesetzt.   
• Projektmanagementstab Projektmanagementstab Unter Projektmanagementstab wird ein übergeordnetes Koordinationsgremium für ein Projekt verstanden.   
• Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Der Lenkungsausschuss ist die oberste und meist weisungsbefugte und entscheidungsbestimmende Koordinationsinstanz einer großen Projektorganisation. Sie besteht für die Dauer des Projekts. Im Lenkungsausschuss sollten alle Projektbeteiligten angemessen vertreten sein.   
• Projektteam Projektteam Das Projektteam setzt sich aus den operativ am Projekt beteiligten Personen zusammen. Das Projektteam wird zu Beginn des Projekts zusammengestellt. Dies ist die Aufgabe des Projektleiters. Die Mitglieder des Projektteams sind in der Regel für die Dauer des Projekts dem Projektleiter unterstellt und sollten über fachliches und projektmethodisches Wissen verfügen, das sich gegenseitig ergänzt.   
• Projektakte Eine Projektakte wird zu Beginn eines Projekts angelegt und dient der Projektdokumentation. Hier werden alle wichtigen Textdokumente wie Pläne, Berichte, Protokolle und sonstigen Unterlagen abgelegt. Ziel der Projektdokumentation ist es, den Projektverlauf für jedermann nachvollziehbar zu machen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass der gesamte Projektverlauf dokumentiert wird, bis das Projektziel erreicht ist.   Analog (Papierablage) und digital (evtl. Intranet)
• Kick-Off-Meeting Unter Kick-Off-Meeting wird eine Eröffnungs- oder Auftaktveranstaltung verstanden. Dieses Treffen dient dem Aufbau eines gemeinsamen (Problem-) Verständnisses und der Teambildung.    Als Startveranstaltung dient sie   der Bekanntgabe des Projektauftrags, der Projektziele, -inhalte, -termine und deren Rahmenbedingungen, dem Kennenlernen und der Motivation des Projektteams, der Aufgaben- und Rollenverteilung im Projekt, der Klärung der weiteren Vorgehensweise.
• Agenda Agenda Die Agenda ist eine schriftlich fixierte Auflistung von Gesprächspunkten die als Tagesordnung einer Veranstaltung oder Besprechung genutzt wird.   
• Kernkompetenz Kernkompetenz Kernkompetenzen sind die besonderen Fähigkeiten oder Fertigkeiten eines Mitarbeiters. Sie sind derjenige Bestand an Wissen, Erfahrungen und Fähigkeiten, die ihn für bestehende Aufgaben auszeichnen.
• Analysetechniken für Problemanalyse Interview Fragebogen Ursachen-Wirkungs-Diagramm (Fischgrät oder Tannenbaum)  
• DIN Deutsches Institut für Normung (DIN): Innerhalb des DIN nimmt derNormenausschuss Qualitätsmanagement, Statistik und Zertifizierungsgrundlagen (NQSZ) die Normungsarbeiten (international, europäisch und national) u.a. auf dem Fachgebiet Projektmanagement wahr. 
• Projektteam Das Projektteam setzt sich aus den operativ am Projekt beteiligten Personen zusammen.  Das Projektteam wird zu Beginn des Projekts zusammengestellt =  Aufgabe des Projektleiters. Die Mitglieder des Projektteams sind in der Regel für die Dauer des Projekts dem Projektleiter unterstellt und sollten über fachliches und projektmethodisches Wissen verfügen, das sich gegenseitig ergänzt.  
• Projektteam Das Projektteam setzt sich aus den operativ am Projekt beteiligten Personen zusammen.  Das Projektteam wird zu Beginn des Projekts zusammengestellt =  Aufgabe des Projektleiters. Die Mitglieder des Projektteams sind in der Regel für die Dauer des Projekts dem Projektleiter unterstellt und sollten über fachliches und projektmethodisches Wissen verfügen, das sich gegenseitig ergänzt.  
• Projektphasenmodell 4 Stufen: Definitonsphase:Projektvorbereitung, klare Zielsetzung, PlanungsphaseTeilpläne, Projektteam, Arbeitspakete, Zeitplanung, Finanzplan DurchführungsphaseUmsetzung: Steuerung Projektteam, Controlling des Projektes AbschlussphaseAbschlussbesprechung, Abnahme, Abschlussbericht, Teamauflösung
• Projekt   Zielvorgabe zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation Einmaligkeit der Bedingungen    
• Projektmanagement Aufgaben Planung: Situationsanalyse / Zielsetzungen Analyse des Umfeldes und Definition klarer, eindeutiger,erreichbarer und akzeptierter Ziele und Zwischenziele (Meilensteine) als Basis aller Aktivitäten. 
• Projektmanagement Planung Ressourcen- und Kostenplan Planung von realisitischen und abgestimmten Leistungen, Kosten und Terminen. 
• Projektmanagement Planung Projektablauf planen Bestimmung des technisch und wirtschaftlich geeigneten Projektablaufs mit eindeutigen Ergebnissen. 
• Projektmanagement Organisation Projektorganisation festlegen Aufbau einer zeitlich befristeten, für die Aufgabe geeigneten Projektorganisation mit personifizierten Verantwortlichkeiten. 
• Projektmanagement Steuerung Überwachung (Controlling) Laufende Überwachung und sofortige Steuerung bei Abweichungen für alle Randbedingungen, Ziele und Ergebni
• Projektmanagement Steuerung Führen und Zusammenarbeiten Engagement und Zusammenarbeit aller Akteure  

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