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HQ1 (Subject) / BM (Lesson)

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• Balanced-Scorecard-System Grundidee: Kaplan/Norton strategiekonforme Umsetzung der Ziele dient der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Steuerungsperspektiven: - Finanz- und Wertperspektive - Markt- und Kundenperspektive - Interne Prozessperspektive - Innovations- und Wissensperspektive
• externes Benchmarking Best Practice wird gesucht - Konkurrenz - Branchenbezogen - Branchenunabhängig
• Organisationsentwicklung UN-Ziele: UN-Ziele: - Zukunftssicherung - Umsatzsteigerung - Sicherung der MA-Qualifikationen --> Unabhängigkeit vom ext. Arbeitsmarkt - Steigerung der Produktivität (Kostensenkung) - Erhöhung der Lebens- und Arbeitsqualität - Fähigkeit zur Problemlösung innerhalb der Organisation zu verbessern - Aufdecken von Redundanzen (überflüssige Elemente; Überladung mit Merkmalen)
• Organisationsentwicklung MA-Ziele: MA-Ziele: - Sicherung des Arbeitsplatzes - persönliche Entwicklung voranbringen - Selbstverwirklichung - mehr Verantwortung - Steigerung der individuellen Mobilität
• Phasen OE-Prozess nach Kurt Lewin Phasen OE-Prozess - Unfreezing / Auftauphase Bsp. Betriebsversammlung; driving forces stärken / restraining forces verringern Bereitschaft zum Wandel erzeugen - Changing / Veränderungsphase Veränderungen entwickelt und implementiert; Einüben neuer Verhaltensweisen - Refreezing / Einfrieren Bsp. Arbeitanweisungen, Prozessbeschreibungen erreichte Veränderungen werden stabilisiert --> stetige Kontrolle notwendig
• Ziele Personalentwicklung UN: - Sicherung des Bedarfs an qualifizierten  MA - Steigerung der Motivation und Identifikation - Größere Unabhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt - FK-Rekrutierung aus den eigenen Reihen - Verminderung der Personalbeschaffungskosten - Erkennen von Talenten - Anpassung an zukünftige Entwicklungen
• Ziele Personalentwicklung MA: - Karriere- und Aufstiegsperspektiven - Aufrechterhaltung und Verbesserung der fachlichen Qualifikation - Erlangung von Schlüsselqualifikationen - Verbesserung der Einkommenssituation - Mobilität am Arbeitsmarkt - Sicherung der Stellung im UN - Selbstverwirklichung - Übernahme von Verantwortung
• Stellenbeschreibung: best case was ist absolut notwendig und wünschenswert - bezeichnung (Stellenname und -nummer) - einordnung (-Art-Linie oder Stab; vor- und nachgeordnete Stellen) - aufgabe (Haupt- und Nebenaufgaben) - ziele (messbar und eindeutig) - befugnisse (allg. Stellenbefugnisse, Unterschriftenbefugnisse und sonst. Befugnisse) - verantwortung - anforderungen (Fach-, Sozial-, Methoden- und Individualkompetenz)
• Assessment Center typische Übungen: - Postkorb: unter Zeitdruck die Eingangspost Briefe, Mitteilungen, Anfragen, Aktennotizen einer Führungskraft bearbeiten/sortieren - Gruppendiskussion: vorgegebenes Thema - Rollenspiel: praxistypische Gesprächssituationen simulieren z.B. Beurteilungsgespräch mit schwierigem MA - Präsentation - Interview - Gruppenarbeit - schriftliche Tests - Fallstudien
• Assessment Center Vorteile: - höhere Akzeptanz der Auswahl, da meist Geschäftsführung als Beobachter fungiert - Vergleich der Bewerber untereinander ist möglich - durch die Vielzahl der Tests ist höhere Aussagekraft möglich - auch Verhaltensweisen können analysiert und bewertet werden
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• Assessment Center Nachteile: - Teilnehmer lernen aus bereits absolvierten AC und sind geübt - sehr hohe Kosten - großer Zeitaufwand - durchsetzungsfähige Vielredner können sich in den Mittelpunkt drängen
• Förderung der MA Instrumente der Arbeitsplatzgestaltung Jobenlargement: neue qualitativ gleich- oder ähnlichwertige Aufgaben - Leistungsfähigkeit des MA kann an ihre Grenzen stoßen - vermehrte Fortbildung wird ggf. erforderlich
• Instrumente der Arbeitsplatzgestaltung Förderung der MA Jobenrichment: neue qualitativ höherwertige Aufgaben - strukturelle Änderung der Arbeitssituation - Ausdehnung des Dispositionsspielraums - Höherqualifizierung wird angestrebt oder vorausgesetzt - Überforderung möglich - eventuell vermehrte Fortbildung notwendig
• Instrumente der Arbeitsplatzgestaltung Förderung der MA Jobrotation: geplante Aufgabenwechsel innerhalb eines Teams - Voraussetzung: gut qualifiziertes Personal mit hoher Motivation - Vorteile: MA sind flexibler einsetzbar; haben einen besseren Überblick über die Zusammenhänge im UN; aus Sicht des UN --> MA sind leichter ersetzbar - Nachteile: erhöhter Organisationsaufwand; Einarbeitungszeit am neuen Arbeitsplatz;  aus Sicht des MA --> man ist leichter ersetzbar
• Training on the job - direkt am Arbeitplatz Bsp. alle drei Job...-Varianten; Stellvertretungen; Projektarbeit; Sonderaufgaben; EDV-Unterweisungen
• Training off the job - räumlich und zeitlich distanziert vom Arbeitsplatz und wird von externen Weiterbildungsträgern erbracht Bsp. Fortbildung, Workshops, Seminare, Vorträge, Konferenzen, Rollenspiel, Förderkreis
• Training into the job auf zukünfttige Tätigkeit vorbereiten Bsp. Berufsausbildung, Studium, Traineeprogramme, Praktikum, Einarbeitungskonzepte
• Training along the job berufsbegleitend Vorbereitung auf eine andere Position im UN --> v.a. Führungsposition - MA sollen zusätzliche, neue Qualifikationen erlernen - Talent Management --> Förderung von "High Potentials" - Karriereplanung (Potenzialanalysen, AC) - Job- Enrichment; Enlargement; Rotation - Mentoringprogramme --> Einarbeitung durch erfahrene bzw. länger im Unternehmen arbeitende Kollegen - Coaching
• Training near the job während der Arbeitszeit, aber nicht direkt am Arbeitsplatz - Arbeit in Projekten - Lernstätten, Lernpartnerschaften, Lerngruppen oder Qualitätszirkel zu ausgewählten Themen
• Trainig out of the job Gezielte und begleitende Maßnahmen für die Einleitung des Ruhestands oder Outplacement-Maßnahmen - Seminare, Fortbildungen, Workshops, AC --> außerhalb des Arbeitsplatzes zB Wochenende - Teambuilding-Maßnahmen - Angebot zusätzlicher Aus-und Weiterbildung (Ausbildung oder Studium neben dem Beruf) - Förderkreise, Erfahrungsaustauschgruppen, Selbsterfahrungsgruppe
• Vorteile der Einführung von Wissensdatenbanken - schneller Zugriff auf relevante Informationen - Wissen geht bei ausscheidenden MA nicht verloren "das Wissen wird nicht in Rente geschickt" - einfachere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern - einheitlichere Entscheidungen u. Arbeitsweisen, dadurch steigt die Prozessqualität - zielgerichtete Nutzung von Wissen anderer MA - Vernetzung des Wissens
• Lastenheft In einem Lastenheft werden die Anforderungen an die zu erbringende Leistung aus Sicht des Unternehmers definiert.
• Pflichtenheft Im Pflichtenheft steht, wie der Leistungserbringer die Leistungen gemäß Lastenheft umsetzen will.
• Inhalt Lastenheft indirekt auch Pflichtenheft - Musskriterien (zwingend einzuhaltende Anforderungen) - Sollkriterien (zusätzlich gewünschte Anforderungen) - Kannkriterien (zusätzlich mögliche Anforderungen) - technische Rahmenbedingungen der Leistung ( zb notwendige EDV-Ausstattung) - vertragliche/rechtliche Rahmenbedingungen der Leistung (zb Garantie und Rücktrittsmöglichkeiten vom Vertrag) - Anforderungen an Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen sowie Fertigprodukten
• Eisenhower-Prinzip Matrix: Wichtigkeit und Dringlichkeit - Wichtige und dringende Aufgaben --> sofort selbst erledigen - Wichtige und nicht dringende Aufgaben --> exakten Termin festlegen und selbst erledigen - Unwichtige, aber dringende Aufgaben --> an kompetente MA delegieren - Unwichtige und nicht dringende Aufgaben --> sind abzulegen bzw. sollten im Papierkorb landen
• ALPEN-Methode Verfahren, bei dem in schriftlicher Form (Aufgabenliste, Tageskalender) die Aufgaben mit Ihrem Zeitumfang erfasst werden. A - Aufgaben erfassen L - Länge schätzen (Zeitbedarf für jede Aktivität schätzen) P - Pufferzeiten einplanen (60% Arbeitszeit für geplante Aufgaben, 20% für unerwartete Ereignisse/Störungen, 20% für spontane und soziale Aktivitäten) E - Entscheiden (Aufgaben priorisieren mit ABC oder Pareto und entscheiden was wichtig ist) N - Nachkontrolle (Am Ende der gesetzten Zeit/Tag oder Woche kontrollieren ob alle Ziele erreicht wurden und ggf. Ursachen für Fehlplanung ergründen)
• Pareto-Prinzip 80/20-Regel 1. 20% Input --> 80% Output 2. 80% Input --> 20% Output
• Kreativitätstechniken Vorteile: - Wissen versch. MA und Vorgesetzter kann genutzt werden --> Potenzial wird besser genutzt - viele kreative Lösungsvorschläge werden schnell entwickelt - Höhere Motivation der MA durch Einbezug in die Ideenfindungsphase - Kreativität führt zu Innovationen und damit zu Marktvorsprung - Kostenersparnis ggü. externen Beratern
• Kreativitätstechniken Nachteile: - Schwerpunkt auf oberflächlicher Betrachtung und einfachen Lösungen - Fülle an Ideen, die verarbeitet werden muss - Es entstehen u.U. negative gruppendynamische Prozesse bei schlecht zusammengestellten Gruppen - Es ist für komplexe Zusammenhänge eher ungeeignet - Zudem mag es in der Gruppe Einzelkämpfer/Individualisten abschrecken
• FMEA (Fehler-Möglichkeiten-Einfluss-Analyse) Vorteile: - durch die Vermeidung von Fehlern im Vorfeld, erhöht sich die Kundenzufriedenheit - Qualitätsbewusstsein der MA wird gestärkt - mögliche Fehler, Ursachen und Abstellmaßnahmen werden dokumentiert und können bei ähnlichen Prozessen als Hilfsmittel dienen
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• FMEA (Fehler-Möglichkeiten-Einfluss-Analyse) Nachteile: - Zeitaufwand und MA-Bindung - Subjektivität - keine Gewichtung der drei Kategorien
• FMEA Hauptformen: - Konstruktions-FMEA / Produkt-FMEA: Design-FMEA (D-FMEA)Die Design- oder Konstruktions-FMEA (auch K-FMEA) dient in der Entwicklung und Konstruktion dazu, die Fertigungs- und Montageeignung eines Produkts möglichst frühzeitig einzuschätzen. Die Betrachtung beinhaltet systematische Fehler während der Konstruktionsphase. - Prozess-FMEA: Fehleranalyse im Produktions- oder Leistungsprozess. Die Prozess-FMEA (auch P-FMEA) stützt sich auf die Ergebnisse der Konstruktions-FMEA und befasst sich mit möglichen Schwachstellen im Produktions- oder Leistungsprozess. - System-FMEA: Die System-FMEA untersucht das Zusammenwirken von Teilsystemen in einem übergeordneten Systemverbund bzw. das Zusammenwirken mehrerer Komponenten in einem komplexen System. Sie zielt dabei auf die Identifikation potenzieller Schwachstellen, insbesondere auch an den Schnittstellen, die durch das Zusammenwirken der einzelnen Komponenten oder die Interaktion des eigenen Systems mit der Umwelt entstehen könnten. Die Betrachtung beinhaltet zufällige und systematische Fehler während des Betriebes.
• Brainstorming: - Einleitung: Moderator gibt Sitzungsregeln bekannt und beschreibt die Ausgangsfrage oder -problem - Ideenfindung ca. 20 min: Teilnehmer äußern Ideen und Vorschläge, Protokollant notiert diese Moderator sorgt für die Einhaltung der Regeln keine Kritik; Quantität vor Qualität; kein Copyright; Querdenken freier Lauf der Phantasie - Bewertung ca. 30 min: verwertbare Ideen; zu prüfende u. eventuell geeignete Ideen; unbrauchbare Ideen oder Ausschluss durch Punktevergabe
• Brainwriting: Vorteile einzelne Ideen werden auf Karten notiert u. gesammelt Vorteil: - schüchterne und reservierte TN sind eher gezwungen Ideen zu notieren
• 6-3-5-Methode allgm.: Einsatzbereiche: Allgm. - 6 Teilnehmer - 3 Ideen/Vorschläge auf Zettel notieren - 5 mal weitergeben jeder hat 5 Minuten Zeit je 3 weitere Ideen/Vorschläge hinzuzufügen insgesamt 108 Ideen bzw. Anmerkungen nach nur 30 min! Einsatzbereiche: - Marketing--> neue Werbekonzepte; neue Kundengruppen; neue Absatzwege - Forschung & Entwicklung --> Ideen zu neuen Produkten oder Produktionsmöglichkeiten - Beschaffung --> neue Beschaffungswege oder Lieferanten
• 6-3-5-Methode Vor- und Nachteile: Vorteile: Ideen werden aufgegriffen u. verbessert oder ergänzt Zeit- und Ablieferungsgrund führt zu mehr Ideen Nachteil: Qualität der Ideen könnte aufgrund des Zeit- und Ablieferungsgrund sinken
• Mind-Mapping Vor- und Nachteile: Vorteile: - Schwerpunkt auf Begriffen erhöht die Übersichtlichkeit - schnell durchführbar - leichte Verständlichkeit der Methode - Nutzung beider Gehirnhälften durch Kombination von Bild- und Textelementen - Förderung des strukturierten u. analytischen Denkens - Strukturen/Kategorien von Ideen können genutzt werden Nachteile: - komplexe Zusammenhänge  lassen sich kaum darstellen - bei vielen Begriffen unübersichtlich - da nur Begriffe genutzt werden, fehlt jede Erklärung
• Mind-Mapping: alleine oder in Gruppen - Mitte des Blattes (min. A4)--> Thema skizziert, Bild, Stichwort - von diesem Zentrum gehen die Oberthemen in Form von großen Ästen in alle Richtungen ab (im Uhrzeigersinn) - Von diesen Oberthemen verzweigen in kleinen Ästen die Unterthemen oder Begriffe - Farben, Formen und Symbole verdeutlichen die Begriffe u. Kategorien - Verbindungslinien zw. einzelnen Ästen können die Begriffe in Bezug zueinander setzen, führen aber schnell zu einer unübersichtlichen, chaotischen Darstellung.
• Morphologischer Kasten: Der morphologische Kasten versucht die Strukturen eines Problems in Form der Ausprägungen seiner Merkmale zu kombinieren. - Definition der Aufgabe - Merkmale/Eigenschaften der Aufgabe/des Objektes ermitteln - Matrix erstellen - Ermittlung der möglichen Ausprägungen/Möglichkeiten für jedes einzelne Merkmal der Aufgabe - Kombinationen festlegen - Entscheidung, welche Lösungsmöglichkeit am besten zu der Aufgabe passt
• Projetkmanagement Merkmale: - einmalig - zeitlich begrenzt - vorgegebenes Budget (Mittel) - Ziel ist vorgegeben --> messbare Ziele & Ergebnisse - neuartige / untypische Aufgabe (entspricht nicht dem Tagesgeschäft) - Komplexität ist hoch
• Vorteile der Projektarbeit: - klare Vorgaben (Ziel, Zeitvorgaben und Budget) ergeben eine erfolgsorientierte Vorgehensweise - gute Möglichkeit zur Personalentwicklung für Führungsnachwuchs durch die Projektleitung Führungserfahrungen zu erlangen - Wissenstransfer im UN durch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit - fördert die Unternehmenskultur positiv durch die Zusammenarbeit - steigert die Motivation der MA, da sie aus dem Alltagstrott herauskommen
• Phasen der Gruppenbildung (Teambildungsprozess): - Forming (Orientierung): Kontaktaufnahme, Kennenlernen, Höflichkeiten, Unsicherheiten noch kein gegenseitiges Vertrauen und Konflikte werden noch gemieden - Storming (Konfrontation): Machtkämpfe, Egoismus, Frustrationen, Konflikte, Statusdemonstrationen im Extremfall kann eine Gruppe hier scheitern - Norming (Kooperation/Organisation): Lernprozesse, Spielregeln, sachliche Auseinandersetzungen, Vertrauen und Offenheit Schaffung gemeinsamer Werte u. Normen; Es entsteht ein gegenseitiges Vertrauen u. am Ende das prägende Wir-Gefühl - Performing (Wachstums-/ Zusammenarbeitsphase): Reifephase --> Entwicklung zu einem leistungsfähigen Team Alle Voraussetzungen sind geschaffen, damit die Gruppe ihre ganze Energie auf die anvisierten Ziele u. Aufgaben konzentrieren kann. Je nach Gruppenzusammenhalt und -identität sind gute Leistungen möglich. - Adjourning (Abschluss- und Transferphase): Auflösungsphase --> Nach Abschluss des Projektes löst sich die Gruppe auf. Ergebnisse werden dokumentiert, Verbesserungsvorschläge festgehalten.
• Nachteile / mögliche Probleme der Projektarbeit: - Je nach Integration der Projekte in die Organisation kann es zu Überforderung der MA oder zu Abstimmungsproblemen mit den entsprechenden Abteilungen kommen. - Projekte benötigen viele Ressourcen (MA) - Zum Teil zu geringe Qualifikation der Projektmitglieder - Es können Uneinigkeiten bzw. Streitigkeiten bei schlechter Zusammensetzung der Projektgruppe entstehen - Sofern zusätzlich externe Berater benötigt werden, entstehen hohe Kosten.
• Vor- und Nachteile reine Projektorganisation: Vorteile: - klare hierarchische Einordnung ohne Kompetentgerangel um die Projektmitglieder - schnelle Reaktionen - kurze Kommunikationswege Nachteile: - geringere Flexibilität - ggf. höhere Kosten - Schwierigkeiten bei Projektende und der (Wieder-) Eingliederung in andere Abteilungen
• Stab-Projektorganisation Vor- Nachteile: Stabsstellen --> nur beratende Funktion und haben deshalb kein disziplinarisches Weisungsrecht ggü. den Projektmitgliedern Vorteile: - größere Flexibilität, da Projekte rasch gegründet und aufgelöst werden können, ohne die Linienorganisation ändern zu müssen - das dürfte die Kosten senken und die Anpassung bei Projektstart und -ende vereinfachen Nachteile: - fehlenden Befugnisse des Projektleiters und die Abstimnung mit den Linienleitern der Projektmitglieder - oftmals zu geringe Kapazitäten für den Projektleiter
• Matrixprojektorganisation Vor- und Nachteile: Sofern in einem UN ständig Projektgruppen zu bilden sind, empfiehlt sich die Matrix-Organisation. Projektmitarbeiter sind der Projektleitung fachlich unterstellt und ihren Linienvorgesetzten disziplinarisch. Vorteile: - MA verbleiben in der Linienabteilung und können ihrer angestammten Tätigkeit nachgehen, sind aber trotzdem dem Projektleiter zugeordnet - dies senkt die Kosten und erhöht die Flexibilität und wohl auch die Motivation, da die MA abwechslungsreichere Tätigkeiten haben Nachteile: - Konflikte zw. Linien- und Projektleiter - den MA fehlt die klare Zuweisung zu einem Vorgesetzten
• Kommunikationsmodell nach Schulz von Thun: - Sachebene: Was ist das Thema/der Inhalt? - Selbstoffenbarung: Was offenbart der Sender über sich selbst? - Beziehungsebene: Wie steht der Sender zu mir? - Appellebene: Was will der Sender von mir?
• Vor- und Nachteile der internen Stellenbesetzung: Vorteile: - günstig und schnell - geringeres Risiko, da Bewerber bekannt ist - geringere Einarbeitungszeit, da der Bewerber das UN und dessen betrieblichen Abläufe kennt - interne Aufstiegschancen wirken sich insgesamt positiv auf die Motivation der Belegschaft aus Nachteile: - Nachbesetzung der dann vakanten alten Stelle nötig - nicht berücksichtigte Bewerber werden demotiviert - ggf. geringe Akzeptanz des Bewerbers als neuer Vorgesetzter - Betriebsblindheit der internen MA
• Analyse von Bewerbungsunterlagen: 1. Vollständigkeit 2. Lückenlosigkeit im Lebenslauf 3. verständliche Sprache, Stil und Rechtschreibung 4. äußerer Eindruck zu den einzelnen Unterlagen: - Anschreiben: sind Adresse etc. korrekt? Zur Stelle passende Bewerbung? Wirkt der Bewerber informiert über die Stelle und das UN? -Lebenslauf: Ist der Lebenslaug lückenlos, fehlerfrei u. vollständig? Gab es häufigen Stellenwechsel? Wie flexibel ist der Bewerber? - Arbeitszeugnis: Sind alle Zeugnisse vorhanden? Stimmen Arbeitszeugnisse u. Lebenslauf überein? Fehlt etwas, ist es realistisch?
• Bewerbungsgespräch Aufbau des Interviews: 1. Begrüßung bzw. Smalltalk: Auflockerung, Kommunikationsfähigkeit ausloten. 2. Vorstellung des UN, der Abteilung und der Stelle: Selbstdarstellung des Unternehmens, die Vorstellungen des Unternehmens klar darlegen. 3. Selbstdarstellung des Bewerbers (Werdegang): Der Bewerber wird durchleuchtet. 4. Fachliche und stellenbezogene Fragen an den Bewerber: Kenntnisse, Motivation des Bewerbers erkunden, Eignung des Bewerbers prüfen. 5. Fragen des Bewerbers: Informationsdefizite können behoben werden. 6. Verabschiedung: erste Auswertung u. Besprechung der weiteren Vorgehensweise

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