Unternehmensführung (Subject) / Aufbauorganisation (Lesson)

Begrifflichkeiten etc.

This lesson was created by pattycat.

Learn lesson

This lesson is not released for learning.

back  |  next 1 / 1

• Aufbauorganisation -> ein Unternehmen ist eine Organisation - Organisation ist das Ergebnis einer zielgerichteten Tätigkeit <- ist das hierarchische Grundgerüst einer Organisation. Mit Ihrer Hilfe werden Rahmenbedingungen für die Aufgabenteilung festgesetzt. Sie gliedert die Aufgaben eines Unternehmens in Aufgabenbereiche und bestimmt die Stellen und Abteilungen, die diese bearbeiten sollen
• betriebliche Organisation -Merkmale und Grundsätze- ist ein System dauerhaft angelegter, arbeitsteiliger Regelungen, die eine möglichst zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Betriebsaufgaben gewährleisten soll Merkmale oder Grundsätze 1. Zweckmäßigkeit (zielgerichtet) alle betrieblichen Maßnahmen organisatorischer Art müssen der Zielsetzung des Unternehmens entsprechen überholte Regelungen müssen angepasst werden 2. Wirtschaftlichkeit optimale Kombination von Arbeitskraft, Material, Zeit und Weg bzw. Raum + Genauigkeit die günstigste Möglichkeit sollte genutzt werden - sofern das Ziel ohne Qualitätseinbußen erreicht werden kann 3. Flexibilität ausgewogenes Verhältnis aus Stabilität und Flexibilität generelle Regelungen für regelmäßige Vorgänge (Organisation) ad-hoc Entscheidungen für unerwartete Ereignisse müssen möglich sein (Improvisation) fallweise Regelungen für unregelmäßige Vorgänge (Disposition) notwendiger organisatorischer Wandel muss möglich sein, als Reaktion auf Konkurrenz, neue Produkte, neue Gesetzte... 4. Übersichtlichkeit Zuständigkeiten sind eindeutig festgelegt Arbeitsabläufe sind verständlich geregelt 5. Dauerhaftigkeit Regeln und Muster, die für eine gewisse Zeit Stabilität verbürgen klare Orientierung für die Mitarbeiter
• Substitutionsprinzip der Organisation Organisation, Disposition und Improvisation erfüllen wichtige Funktionen und müssen daher in ein ausgewogenes Verhältnis gebracht werden = Organisatorisches Gleichgewicht Organisation optimal Strukturen des Betriebes sind klar und eindeutig festgelegt Anpassungsvermögen an besondere Situationen und Entwicklungen zu viel Betrieb erstarrt in seiner Organisation und verbürokratisiert verliert an Beweglichkeit und Wettbewerbsfähigkeit Disposition optimal stellt überlegte Einstellung im Betriebsablauf sicher wird nur innerhalb des Rahmens eingesetzt zu viel ist auf Regelungen relativ kurzer Dauer angewiesen mangelnde Profilierung beim Kunden - Vakuum wenn Situation sich ändert Improvisation optimal schafft Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit in außergewöhnlichen Situationen in absolutem Ausnahmefall möglich zu viel willkür der Entscheidungen chaotische Regelungen ständige Reibereien Verlust der Zielvorstellungen
• Abgrenzung Aufbau- / Ablauforganisation (Prozessorganisation) Aufbau-Orga regelt den Betriebsaufbau Organisationseinheiten (Stellen) Zuständigkeiten Ebenen (Hierarchien) Beziehungen untereinander mittels Stellenbeschreibungen und Organigrammen Ablauf-Orga regelt und gestaltet den Betriebsablauf Ort Zeit Funkton mittels Netzplänen und Ablaufdiagrammen
• Instrumente der Aufbauorganisation -zur Bildung von Organisationseinheiten Aufgabenanalyse Aufgabensynthese Organisatorische Planung braucht Analyse der zu verrichtenden Aufgaben Analyse der damit verbundenn Arbeitsabläufe sinnvolle Zuordnung zu Aufgabenträgern (Personen, Gruppen, Kombi Mensch/Maschine) Was ist eine Aufgabe ? ein betrieblicher Funktionsbereich mit einem Funktionsziel mit Verantwortlichen mit Abgrenzungen
• Eine Gesamt- oder Hauptaufgabe besteht aus Gesamt- und Teilaufgeben Gesamtaufgabe Kühlschränke herstellen und vertreiben Teilaufgaben 1. Ordnung: Einkauf, Marketing, Verwaltung, Vertrieb 2.Ordnung - Bsp. Marketing: Produkt-, Preis-, Distributions-, Kommunikationspolitik 3.Ordnung - Bsp. Kommunikationspolitik Werbung PR Direkt Marketing E-Commerce
• Aufgabenanalyse zerlegt die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben die Teilaufgaben werden dann zusammengefügt zu organisatorsichen Einheiten wie Stellen Gruppen Abteilungen Hauptabteilungen Divisionen Das nennt man wiederrum AUFGABENSYNTHESE
• Aufgabenanalyse gliedert sich nach folgenden Aspekten a) sachliche Kriterien nach der Verrichtung (oder Funktion) Zerlegung in Teilfunktionen (Hauptaufgabe Personal - Personalplanung,-beschaffunt,-betreuung) nach dem Objekt Produkte (Maschine A, Maschine B) Regionen (Nord, Süd) Personen (Arbeiter, Angestellte) Begriffe (Steuerarten) b) formalen Kriterien Zweckbeziehungen (unterstützende Aufgaben, Verwaltung) Phasen im Management-Kreislauf (Planung, Ausführung, Kontrolle) Rang (Hierarchieebene: ausführende oder Leitungsaufgabe)
• Prinzipien der Aufgabenteilung Mengenteilung Aufgabe wird auf alle Mitarbeiter verteilt, jeder kann alle Teilaufgaben erledigen Artteilung Aufgabe wird in Einzelelemente zerlegt, für die jeweils EINER zuständig ist Mischprinzip Kombi aus Mengen- und Artteilung (wg. mangelnder Teilbarkeit, besserer Auslastung..)
• Vor-und Nachteile Aufgabenteilung Mengenteilung Vorteile Mitarbeiter vielfach einsetzbar, flexibler Personaleinsatz Mitarbeiter behält besseren Überblick über Betriebszusammenhänge, denkt mit Arbeit abwechslungsreicher und motivierender Nachteile Geringere Fertigkeit geringere Kenntnistiefe Zuständigkeitsüberschneidungen möglich allgemein höhere Qualifikationsanforderungen Artteilung Vorteile Größere Fertigkeit oder tieferes Wissen durch Speziallisierung klare Abgrenzung zur Zuständigkeit Differenzierter Einsatz je nach Anforderung Nachteile Mitarbeiter nur im begrenzten Bereich qualifiziert einsetzbar Mitarbeiter sieht nur seinen Bereich - wenig Verständnis für das Ganze Arbeit ist einseitig, evtl monoton Bezugsperson für alle Fragen fehlt - durchbedienen nicht möglich
• Arbeitsanalyse beginnt dort, wo die Aufgabenanalyse aufhört (Aufgabe = Funktionsbereich) Arbeit ist ein betrieblicher Handlungsablauf besteht aus einzelnen Elementen hat rationelle Zuordnungen zueinander Arbeit erledigt Aufgaben Die Arbeitsanalyse untersucht also : betriebliche Handlungsabläufe ihre einzelnen Elemente hinsichtlich z.b, benötigter Zeit und Schwierigkeitsgrad, um die rationellste Art der Organisation zu ermitten
• Stellen und Instanzen Die Stelle als kleinste betriebliche Organisations-Einheit ist ein Aufgabenkomplex, der von einer dafür qualifizierten Person unter normalen Umständen bewältigt werden kann Eine Stelle ist nicht identisch mit einer Teilaufgabe mehrere Stellen können eine Teilaufgabe erfüllen mehrere Teilaufgaben können zu einer Stelle zusammengefasst werden
• man unterscheidet -Stellen und Instanzen- Linienstellen Ausführungsstellen - ohne Weisungsbefugnis Leitungsstellen - Instanzen, mit Weisungsbefugnis Stabstellen sehr spezialisiert (Rechtsberatung, Controlling)
• Anforderungen an Stellen Ein-Personen-Kapazität Normaler Leistungszuschnitt Dauerhaftigkeit Abgrenzung
• Instanzen haben a) fachliche Leitungsbefugnisse = sachliche Arbeitsaufträge b) disziplinarische Leitungsbefugnisse = Kontrolle der Leistungen der Mitarbeiter, Urlaubsanträge c) Dotted-Line-Prinzip = wenn nur fachliche (gestrichelte Linie) d) Leitungsspanne = (Kontrollspanne) Anzahl der direkt unterstellten Mitarbeiter
• Instrumente der Aufbauorganisation a) Stellenbeschreibungen Stellenbezeichnung Einordnung der Stelle in der Organisation Über- und Unterstellungen Stellvertretung (aktiv und passiv) Aufgaben und Ziele der Stelle Befugnisse und Vollmachten (z. B. Prokura) Anforderungen und Kompetenzen tarifliche Einordnung/Lohngruppe (nicht Gehalt) Aufgaben Orientierung für neue Mitarbeiter Basis für Stellenbewertungen und Leistungsbeurteilung Basis für Stellenanzeigen Entlohnung Arbeitszeugnisse Abgrenzung der Aufgabengebiete b) Organigramme auf Basis der Stellenbeschreibungen für den hierarchischen Aufbau der Organisation
• Inhalte einer Stellenbeschreibung Die Formulierung soll klar, einfach und unmissverständlich sein und kann folgende Angaben enthalten Einordnung der Stelle in die Unternehmensorganisation Tätigkeitsbeschreibung Stellvertretung Zielsetzung (Hauptaufgabe) der Stelle Aufgaben (Führungsaufgaben, Fachaufgaben, besondere Aufgaben) Kompetenzen und Pflichten Anforderungen an den Stelleninhaber Zusammenarbeit mit anderen Stellen Weiterbildungsmöglichkeiten Leistungskriterien
• die Stellenbeschreibung Anforderungsprofil 1. fachliche Anforderungen (hard skills), z.b.: Ausbildung, Weiterbildung Berufspraxis besondere Kenntnisse 2. persönliche Anforderungen (soft skills), z.b.: Kommunikationsfähigkeit Führungskompetenz analytischer Verstand Konfliktfähigkeit Teamfähigkeit
• Leitungssysteme (Organisationsformen) Aufbauorganigramme a) Einliniensysteme Einliniensystem Stabliniensystem Funktionalorganisation Organisationsformen nach dem Objektprinzip: Spartenorganisation (Divisionalorga) Projektorganisation b) Mehrliniensysteme Funktionsmeistersystem nach Taylor Matrixorganisation (Objekt- und Funktionssystem) Tensororganisation (Erweiterung der Matrixorganisation) Teamorganisation (Mischform)
• Folgende Leitungssysteme gibt es Einliniensystem (Linienorg, Stablinienorg, Funktionsorg..) Mehrliniensystem (Funktionsmeisterorg, Matrixorg, Tensorog, Teamorg) Merke: Einlinienorganistation => jede Abteilung/ Organisation hat einen Vorgesetzten/Vorgänger. Weisungen und Entscheidungen und Informationen fließen von oben nach unten. Häufig in kleinen und mittleren Betrieben - jeder Mitarbeiter hat einen direkten Vorgesetzten Stablinienorganisation => erweiterte Form des Einliniensystems. Bestimmten Linienstellen werden Stabstellen ergänzt (in Elypsenform dargestellt) Stabstellen => Stellen ohne fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnis. Aufgabe als Spezialist die Linienstelle zu unterstützen. Reine Beratungsfunktion oder Hilfestellung bei Entscheidungsfindung Funktionalorganisation => Organisationsmodell nach betrieblichen Funktionen (Beschaffung, Produktion, Vertrieb etc) unterhalb der Unternehmensleitung gegliedert wird. Spartenorganisation => bei dem erfolgt die Spezialisierung nach Produkten bzw. Produktgruppen. Projektorganisation => gilt für die Dauer eines Projektes. Unternehmen ist nach Projekten gegliedert Mehrliniensystem/ Funktionsmeistersystem => MA hat zwei oder mehrere Fachvorgesetzte von denen er fachliche Weisungen erhält Matrixorganisation=>  Weiterentwicklung der Spartenorganisation, nach einem Zeilen-Spalten-Prinzip werden die SGE in Zeilen und die Funktionen in Spalten gegliedert. Teamorganisation => die Verantwortung der MA liegt bei dem Linienvorgesetzten. Um eine verbesserte Objektorientierung zu erreichen
• Einliniensystem Vorteile/Nachteile Beim Einliniensystem geht die Anordnung der Leitung direkt zu den darunter angeordneten Stellen. Es herrscht klare Weisungsbefugnis und ein klarer Berichtsweg. Ein straffer Aufbau und eine klare Festlegung von Anordnungsrecht und Verantwortung Vorteile klare Weisungsbefugnisse eindeutige Abgrenzungen Mitarbeiter ist nur einer Stelle gegenüber verantwortlich die Einhaltung der Instanzwege ist gewahrt Sicherheit des Vorgesetzten hinsichtlich seiner Kompetenzen/seiner Verantwortung kein Kompetenzgerangel in der Führungsebene straffe Disziplin Nachteile wird mit wachsender Zahl der Instanzen schwerfälliger Anweisungen gehen nicht schnell genug nach unten, Meldungen nicht schnell genug nach oben unpersönliches Verhältnis zwischen oberster und unterster Stufe Anordnungen werden durch die Zwischeninstanzen verwässert die Arbeitsfülle steigt mit der Rangstufe gleichgeordnete Instanzen können nicht unmittelbar miteinander kommunizieren geringe Effektivität, wenig Flexibilität
• Stabliniensystem eine erweiterte Form des Einliniensystems - sie wurde eingeführt, um die Linieninstanzen zu entlasten und die Vorgesetzten vom unterstellten Bereich weniger abhängig zu machen Der Stab instruiert bzw. berät den zugeordneten Vorgesetzten. Die Stäbe haben keine oder allerhöchstens fachliche Weisungsbefugnis gegenüber den dem Vorgesetzten unterstellten Bereich modifiziertes Einliniensystem Spezialisten mit hoher Fachkompetenz auf bestimmten Gebieten zugeordnete Stellen informieren, beraten. Sonderaufgaben übernehmen keine Weisungs-, keine Entscheidungsbefugnis typische Bereiche: Recht, Patentwesen, Unternehmensplanung, Personalgrundsatzfragen, EDV Prinzip der Einheitlichkeit der Unterstellung ist nicht aufgehoben
• Stabliniensystem Vorteile/ Nachteile Vorteile Entlastung für die oberste Leitung und die Instanzen Entscheidungen beruhen auf fundierten Vorschlägen von Spezialisten straffe Führung wird beibehalten (Einliniensystem als Basis) in Großbetrieben wegen der Aufgabenfülle unverzichtbar Nachteile können Entscheidungsprozesse verlangsamen die Gefahr durch eine selektive Weitergabe von Informationen entsteht Manipulationen Stäbe üben direkt oder indirekt wg. Ihres Informationsvorsprungs Einfluss aus auf die GF sie sind wesentlich teurer die Kontakte zw den Stabsabteilungen und die Koordination ihrer Arbeiten sind oft gering
• Funktionalorganisation Vorteile/Nachteile eine Gliederung der Einheiten nach Verrichtungen (Aufgaben) - z.b. in die Bereiche Forschung & Entwicklung, Produktion, Marketing & Vertrieb und Verwaltung unterteilt. in einem stabilen Umfeld mit einem überschaubaren, homogenen Produktprogramm eignet Vorteile übersichtlich klarer, transparenter Instanzenaufbau Vorteile der Spezialisierung Zentralisation nach Verrichtungen Nachteile schwerfälliger Informationsfluss evtl. Überlastung der Leitungsorgane Nachteile der Spezialisierung fehlende Kundenorientierung
• Spartenorganisation Vorteile/Nachteile die Struktur des Unternehmens wird in einzelne Sparten eingeteilt, dies wird häufig bei Unternehmensfusionen angewendet. Vorteile Sparten sind flexibel lenkbar - Entlastung der GF näher am Markt (bessere Kenntnis über Kunden  + Konkurrenten) höhere Motivation durch höhere Verantwortung höhere Identifikation der Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen oder Ihrem Bereich Nachteile schwieriger Informations-, Know-How- und Erfahrungsaustausch zwischen den Sparten mögliche Synergien werden zu wenig genutzt Spartenegoismus höherer Bedarf an Führungskräften (teuer)
• Mehrliniensystem Eine untergeordnete Stelle kann nun von mehreren übergeordneten Stellen Weisungen erhalten. Dadurch wird das Prinzip des kürzesten Weges realisiert, da sich nun ein Mitarbeiter direkt an den betroffenen Spezialisten wenden kann eine Stelle hat mehrere übergeordnete Stellen die Einheitlichkeit der Auftragserteilung ist aufgehoben jede übergeordnete Stelle ist für ihren Funktionsbereich weisungsbefugt Disziplinarfunktion hat ein Vorgesetzter Vorteile kürzere, direkte Wege sachgerechte Anweisungen - sie kommen von Spezialisten die oberste Leitung wird entlastet Markt- und Kundenorientierung Nachteile schwere Trennung der Kompetenzen, Machtspiele hoher Koordinationsaufwand Diener mehrerer Herren zu sein, hemmt die Leistungen Kontrollprobleme Mitarbeiter kann die Vorgesetzten gegeneinander ausspielen
• Matrixorganisation Vorteile/Nachteile Weiterentwicklung der Spartenorganisation/Mehrliniensystem Funktionen, Sortimentsbereiche, Regionen, Kundengruppen, Projekte (Def.: Weiterentwicklung der Spartenorganisation, nach einem Zeilen-Spalten-Prinzip werden die SGE in Zeilen und die Funktionen in Spalten gegliedert) Anforderungen an die Mitarbeiter Teamfähigkeit Koorperations-, Kompromiss-, Kommunikationsbereitschaft Vorteile sehr flexibel Markt- und Kundenorientierung kompetente Ansprechpartner schnelle Entscheidungen Nachteile Konfliktpotenziale wg Abstimmungsproblemen hoher Koordinations- und Kokmmunikationsbedarf Kontrollprobleme
• Qualitätszirkel kleine Gruppe von Mitarbeitern, nicht hierarchisch regelmäßige freiwillige Treffen standige Verbesserung der Unternehmensleistungungen auf KVP spezialisierte Mitarbeiter Diskussion über Lösungen von Fragen zum Thema Qualität (technische, soziale, Verfahrens- und Arbeitsqualität) auch Lösung aktueller Probleme Vorteile vernetztes Denken `= Synergien hohe Motivation hervorragende Ergebnisse
• Cost Center Abteilungen, Filialen, Sparten handeln selbstständig erwirtschaften keine direkt zuordenbaren Erlöse tragen Kostenverantwortung für ein vorgegebenes Budget z.b. Marketingabteilung, Buchhaltung
• Profit Center Abteilungen, Filialen, SParten handeln selbstständig erwirtschaften eigene Erlöse werden beurteilt nach Profit, Gewinn, Deckungsbeitrag

back  |  next 1 / 1