Projektmanagement (Fach) / Planung (Lektion)
In dieser Lektion befinden sich 18 Karteikarten
Planung
Diese Lektion wurde von Ceshal erstellt.
Diese Lektion ist leider nicht zum lernen freigegeben.
- Aufgaben der Planung: Aufgaben der Planung: [Umfasst magisches Dreieck] 1. Vorausschauendes Durchdenken des Projektes 2. Analyse der Aufgabenstellung 3. Versuch einer Risikominderung 4. Vorstrukturierung von Aufbau- und Ablaufstruktur 5. Festlegung von Teilzielen 6. Kosten- und Kapazitätsplanung -> Planung unbedingt erforderlich und am wirksamsten bei Ressourcenknappheit (Personal, Zeit, Finanzen)
- Teilpläne/-schritte Teilpläne/-schritte 1. Aufgaben-/Maßnahmenplan 2. Ablauf- und Terminplan 3. Kapazitäts-/ Ressourcenplan 4. Kosten- und Finanzplan 5. Risikoplanung 6. Schnitt-/Nahtstellenplanung; Planung der Projektmarketingaktivitäten 7. Aufgabenverteilung im Team und Projektteamarbeit planen 8. Gestaltung des Projektinformationssystems
- Aufgaben-/Maßnahmenplan Aufgaben-/Maßnahmenplan Aufgabe: · Welche Maßnahmen werden durchgeführt · Wie werden diese organisiert Instrumente: · Projektablaufplan (prozessuale Abhängigkeit) · Projektstrukturplan (Ordnungsbeziehungen zw. Arbeitspaketen) o Gliederung in Teilaufgaben (plan- + kontrollierbar) o Erfassung aller Aufgaben -> Darstellung Inhalt o Basis für nachfolgende Phasen o Situative Ausprägung der Gliederungsstufen -> Strukturierung + Beziehungen zw. Komponenten => Reduktion der Komplexität
- Ablauf- und Terminplan Ablauf- und Terminplan Abhängig von Größe und Komplexität des Projektes Zweck: 1. Zeitliche und technische Anordnung der Aufgaben2. Basis für weitere Planungen (Ressourcen, Kostenverlauf, Finanzierung, Berichtstermine)3. Ablaufplan: logische Anordnung der Aufgabenelemente (Start->Ende)4. Fristen-/Terminplanung: Zeit/Dauer, der Arbeitspakete bzgl. Ablauf
- Meilensteinplan I. Meilensteinplan - Verfahren zur Ergebniskontrolle - Aufteilung in Teilphasen, getrennt durch Meilensteine (inhaltlich und qualitätsmäßig prüfbare Ereignisse) - Meilensteine als Steuerungsinstrument für höheres Management => Projektübersicht + komprimierte Berichtslegung
- Balkenplan I. Balkenplan - Graphische Darstellung der Aufgaben und Termine - Hohe Akzeptanz in Praxis, ABER: o Gefahr durch Oberflächlichkeit (zu wenig Details) => Führt zu unrealistischen Planungen -> Erweiterung: Vernetzter Balkenplan
- I. Vernetzter Balkenplan I. Vernetzter Balkenplan - Berücksichtigt ablauflogische Interdependenzen im Balkenplan (graphische Form) - Kennzeichnung kritischer Pfade bzw. Puffer - Kommunikationsinstrument Vorgehen: 1. Listung aller Aufgaben 2. Dauer jeder Aufgabe abschätzen 3. Abhängigkeiten definieren (nach Art und Zeitwert) 4. Berücksichtigen von Fixterminen Gefahr: sinkender Informationsgehalt, bei zu dichter Vernetzung 1) Ende-Anfang Beziehung: Ein Projekt startet, wenn andere abgeschlossen 2) Anfang-Anfang Beziehung: Projekte müssen gleichzeitig starten 3) Ende-Ende Beziehung: Projekte müssen gleichzeitig enden 4) Anfang-Ende: Vorgang 2 muss erst enden, bevor Vorgang 1 anfangen kann
- Netzplan I. Netzplan - Darstellung des Projektablaufs durch logische Anordnung der anfallenden Aufgaben + Abhängigkeiten (als Zahlenwert) - Rechnerische Ermittlung von Puffer, kritischem Pfad (Puffer =0), Termine und Fristen [Verz. im kritischen Pfad verursacht Verz. im gesamten Projekt] è Anwendung in hochkomplexen Großprojekten Vorgehen: 1. Listung aller Aufgaben 2. Abhängigkeiten definieren (logisch) 3. Dauer der Aufgaben und Fixtermine festlegen 4. Durchrechnen
- Ressourcenplanung Ressourcenplanung Aufgaben: 1. Ermittlung und Zuweisung der geeigneten Ressourcenmit der jeweils erforderlichen Qualifikation 2. Ressourcenverwendung optimieren 3. Überwachung und Steuerung der Ressourcen 4. Kompetenzen der Mitarbeiter entwickeln (fachlich, sozial, kontextual) 5. Engpass Ressourcen (hohe Kosten + stark beschränkte Verfügbarkeit) 6. Finanzmittel als Ersatzkategorie (alle anderen Einsatzmittel) Einsatzmittelplanung: Welche? Wie viele? Wann? Wo? Vorgehen: 1. Bedarfsermittlung pro Ressource 2. Einsatzmittelbedarfsprofil ermitteln und aufstellen 3. Verfügbarkeitsanalyse
- Kosten- und Finanzplan Kosten- und Finanzplan Definition Projektkosten: Mit der Leistung einhergehenden Aufwände bewertete Geldmittel Aufgaben Kostenplan: 1. Schätzung der Kosten in frühen Phasen 2. Plankosten/Budget ermitteln und freigeben 3. Istkosten verfolgen 4. Soll-/Istvergleich Aufgaben Finanzplan 1. Zahlungsflüsse gestalten -> Liquidität sichern 2. Zahlungsüberschüsse optimieren 3. Ausgleich von Unterdeckung (Geldmittelbeschaffung) => Gesamtprojektkosten, Kosten pro AP, Kostenartrechnung, Kosten pro Zeit
- Risikoplanung Risikoplanung · Risikomanagement muss proaktiv (vor Eintritt) erfolgen · Prozesse finden in allen Phasen statt Risikoarten: · Technische Risiken · Terminrisiken · Ressourcenrisiken · Kaufmännische Risiken, „politische“ Risiken Phasen: 1. R-Identifikation2. R-Bewertung, Klassifizierung3. R-Begegnungsmaßnahmen entwickeln (Risikogestaltung)
- R-Identifikation, -Bewertung I. R-Identifikation Methoden: · Checklisten · Mitarbeiterbefragungen · Analyse anhand des Projektstrukturplans · Projektumfeldanalyse II. R-Bewertung Vier-Felder-Methode (qualitative Risikobewertung) -> Eintrittswahrscheinlichkeit vs. Potentiellen Schaden (A, B1, B2, C)
- Begegnungsmaßnahmen III. Begegnungsmaßnahmen 1. R-Vermeidung (Streichen von Risiko-Anforderungen) 2. R-Verminderung (Restkostenschätzung) 3. R-Begrenzung (zweiter Computer) 4. R-Überwälzung (Versicherung) 5. R-Akzeptanz (Vernachlässigung, „In Kauf nehmen“)
- Schnitt-/Nahtstellenplanung Schnitt-/Nahtstellenplanung Bestandteile: 1. Vereinbarung mit Umfeld über die Handhabung überlappender Bereiche 2. Welche Information aus welchen Abteilungen 3. Kommunikation zum Umfeld (was und über welche Maßnahmen) -> Kontinuierliche und gesteuerte Information/Kommunikation mit Umfeld = Erfolg! -> Akzeptanz bzw. Identifikation mit Projekt ist wichtig für eine langfristige und nachhaltige Umsetzung
- Projektmarketing Projektmarketing Definition P-Marketing: Aktivitäten, die der Erhöhung des Bekanntheitsgrades und der Imageverbesserung des Projektes dienen. Ziele: · Sicherung des Projekterfolges durch Prozessgestaltung · Sicherung der Kundenzufriedenheit · Sicherung der Identifikation der Projektteammitarbeiter mit dem Projekt · Sicherung der Unterstützung durch das Umfeld Vorgehensweise 1. Umfeldanalyse 2. Strategien und Maßnahmen ableiten 3. Marketingmaßnahmen zusammenfassen und Ressourcen ableiten 4. Durchführung und Evaluierung der Maßnahmen Prozessbezogenes Projektmarketing (Vermarktung des Projektes) · Projektpräsentationen, -handbuch, -berichte · Informelle Kontakte · Kick-Off Veranstaltung · Machtpromotoren einbeziehen
- Projektteamarbeit Projektteamarbeit Ziele: · Verteilung der Aufgaben/Funktionen im Team bzw. mit Umfeld · Akzeptanz der Aufgabenverteilung · Übersicht der verteilten Aufgaben · Basis für Überprüfung schaffen (ob Aufgaben erledigt wurden) Vorgehensweise 1. Definition der Aufgaben2. Vorschläge zur Verteilung von Projektleiter3. Abstimmung im Team + Überprüfung der Realisierbarkeit4. Darstellung, Dokumentation der Aufgabenverteilung Instrumente: Liste/PSP /Balkenplan mit Verantwortlichen, Sitzungsprotokolle
-
- Gestaltung des Projektinformationssystems Gestaltung des Projektinformationssystems · Kritischer Erfolgsfaktor in Projekten · Datenaustausch zwischen allen beteiligten Personen -> Richtige Information muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort bei richtiger Person sein · Kurze/direkte Informations-/Kommunikationskanäle schaffen · Berichtswesen strukturieren · Formale Besprechungen festlegen (Sitzungen, Workshops, etc.)
- Potentielle Störungen bzgl. Kommunikation im Team bzw. mit Projektleiter Potentielle Störungen bzgl. Kommunikation im Team bzw. mit Projektleiter · Erreichbarkeit nicht gegeben · Demotivation · Zurückhaltung von Informationen (Eigeninteressen im Fokus) · Stille Post · Technische Störungen · Meinungsverschiedenheiten · Missverständnisse · Missachten von Regeln bzw. bewusstes „umschiffen“