Projektmanagement (Fach) / Projektstartphase (Lektion)
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- Sichtweisen des Projektmanagements: funktionale Sicht: Leitungskonzept• Aufgaben, Methoden, Instrumente zur Durchführung-> Planung/Orga, Kommunikation, Kontrolle, Änderung/Wandel Institutionelle Sicht: Organisationskonzept• beteiligte Personen/Institutionen (Leitung/Durchführung)-> Projektleiter, Zusammenstellung Teams
- Ziele des Projektmanagements Magisches Dreieck: 1. Leistung,2. Zeit3. Kosten-> Gegenseitig konkurrierend-> Positionierung im Dreieck erforderlich4. Humanziele (pers. Zufriedenheit der MA)5. Nutzen des Projektes
- Projektmerkmale Merkmale variieren je nach Zielsetzung und Akzentuierung:N K B B Z A R Z • Neuartigkeit• Komplexität und Dynamik• Bedeutung und Wichtigkeit• Beschränkung der Ressourcen (finanziell, personell, zeitlich)• Zusammenarbeit (interdisziplinär und hierarchieübergreifend)• Außergewöhnlichkeit der Aufgabe• Risiko• Zielorientierung => Abgrenzung gegenüber Linienaufgaben
- Linienaufgaben vs. Projekte Linienaufgaben • Routineaufgaben -> wiederholte Abläufe von Aktivitäten• Ausgangslage -> Maßnahmen -> Ergebnis sind definiertProjekte• Parallel und sequentiell vernetzte Aufgaben -> übergeordnetes Ziel• Erforderliche Maßnahmen zum Teil offen
- Projektarten I A W O S • P – Inhalt Marketing, IT• P – Auftraggeber Extern/Intern• Anz. Wiederholungen Einmalig/Standard• beteiligte Orga-Einheiten Abteilung int./ext.• Schwierigkeitsgrad Umfang/Laufzeit
- Projektstartphase: 1. Projektentstehung2. Projektziele definieren3. Projektumfeldanalyse4. Rahmenbedingungen festlegen5. Projektauftrag6. Projektorganisation7. Projektteams aufbauen
- Zu 1) Projektentstehung • Ideenfindung -> Ideenbewertung: Kosten, Nutzen, Risiken, Dauer, Ressourcen, Machbarkeit? • Entscheidung über- Abwicklung in der Linie- oder Überarbeitung der Idee- oder Abwicklung als Projekt-> Wenn Projekt, dann Beginn der P-Vorbereitung Vorbereitung: · Grobplanung des Vorhabens (magisches Dreieck)· Projektumfeldanalye· Chance-/Risikoanalyse· Wirtschaftlichkeitsrechnung· P-Kalkulation
- Zu 3) Projektumfeldanalyse Ziele:1. Erfassung aller Einflussfaktoren2. Potentiale und Probleme erfassen (mit Konsequenzen)3. Abhängigkeiten identifizieren4. Kommunikation zum Umfeld verbessern (P-Marketing)Vorgehen:1. Identifikation des Umfeldes2. Gruppierung nach Sachlich/Sozialen Einfluss3. Bewertung Umfeld/Einflussgrößen4. Strategien und Maßnahmen ableiten (Informationsfluss) Strategien: 1. Partizipatives Vorgehen -> Einbinden2. Diskursives Vorgehen -> Strategisch Informieren, Lösung diskutieren3. Repressives Vorgehen -> Nur auf Anfrage informieren => Wichtig: Kontinuierliche Pflege des Projektumfeldes Maßnahmen: · Vorsorgemaßnahmen vs. Sofortmaßnahmen
- Erwartungen, Befürchtungen von Erwartungen, Befürchtungen von · Linienmitarbeiter: Erwartungen: è Neue Aufgabenfelder, Lernen durch neue Aufgaben Befürchtungen: è Angst vor Veränderung, Überforderung, Machtverlust · Projektmitarbeiter: Erwartungen: è Karriereaufstieg, Verantwortung, höhere Qualifikation Befürchtungen: è Karriereknick, Mehrbelastung, Konflikt mit Neidern · Kunden: Erwartungen: è Flexibilität, Servicegrad, höhere Qualität, Innovation Befürchtungen: è Termineinhaltung, Kosten, Zielverfehlung, Geschäftsbeziehungen
- Zu 4/5) Rahmenbedingungen festlegen + Projektauftrag Zu 4/5) Rahmenbedingungen festlegen + Projektauftrag -> Gemeinsames Verständnis über wesentliche Projektzusammenhänge (Ausgangslage/Problem -> Ziele/Nichtziele -> Projektinhalte) Projektdefinition - Definition des Projektinhalts - Grobplanung aufstellen zur Detailplanung - Vereinbarung mit Auftraggeber klar und verbindlich treffen - Informationsgrundlage Ziele sollten SMART sein: · S pezifiziert · M essbar · A nwendbar · R ealistisch · T erminiert
- Kommunikation im Startprozess: Kommunikation im Startprozess: 1. Kick Off Meeting: · Erste Infos über Projekt (Bedeutung, Ziele, Aufgaben) zu Umfeld und MA · Anwendung bei Neuartigkeit und geringe Komplexität -> Abgrenzung von Ziele/Ausgangssituation. Projektstart Workshop · Umfangreichere, langfristig angelegte Projekte· Ausarbeitung (P-Ziele und P-Pläne)· „Wir Gefühl“ (Sprache, Kultur)· Rahmenbedingungen aufzeigen Teilnehmer: · P-Manager· P-Team· Umfeldgruppen· Auftraggeber· Nutzer/Kunden
- Projektorganisation Zu 6) Projektorganisation Ziele: · Aufbau der Organisationsform· Personenzuordnung zu Rollen· Aufgaben-, Verantwortungs- und Kompetenzabgrenzung· Abgrenzung Rolle im Projekt zur Linie· Informationsweitergabe regeln Vorgehen: 1. Rollen definieren und beschreiben2. Projektaufbauorganisation3. Rollen-/Aufgabenverteilung im Team4. Informationsfluss vereinbaren P-Rollen (1): Interner Auftraggeber:· Erteilung des Auftrages + Ernennung Projektleiter· mit Unternehmenszielen abstimmen· strategisches Controlling/Projektentscheidungen treffen· Projektmarketing -> Interessenvertretung nach Außen· Organisatorisches Lernen + Akzeptanz schaffen Lenkungsausschuss: · Gremium zwischen Auftraggeber und Projektleiter· Vertreter inhaltlicher Interessen ggü. Auftraggeber· Akzeptanz der Ergebnisse in Fachabteilungen Projektleiter · Führung der P-Teams,· Projektplanung, -organisation, -kultur· Schnittstellenmanagement (int./ext.)· P-Informationssystems und Kommunikation gestalten· P-Controlling, P-Dokumentation, P-Abschluss Projektaufbauorganisation (2) · P-Organisation auswählen + Integration in bestehende Orga· Kompetenzen und Verantwortung regeln (Befugnisse) Formen: · Einfluss-Projektorganisation P-Leitung berät GF· Reine Projektorganisation MA arbeiten nicht mehr in Linie· Matrix-Projektorganisation MA arbeiten in Linie, und· Poolorganisation werden punktuell hinzugezogen
- Zu 7) Projektteam aufstellen Zu 7) Projektteam aufstellen 1. Projektleiter auswählen2. Projektteam auswählen3. Projektteam-Organisation auswählen Kleine Projekte: Kernteam und punktuelle MA-> Kernteam + erweitertes Team (phasenweises hinzuziehen aus Linie) Sehr große Projekte: Kernteam mit Teilprojekten -> Team aufteilen in Teilprojekte (Abstimmung über Kernteam, Koordination über Projektleiter)
- Def.: Phasenmodell und Projektphase Phasen des ProjektmanagementsPhasenmodell: Grundlegende Vorgehensweise zur Durchführung-> Logische Strukturierung der AufgabenProjektphase: definierter Abschnitt im Projekt-> Wichtiger Abschnitt mit klarem Ziel