Organisation (Fach) / Kapitel 6 (Lektion)

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• Nach welchen Kriterien werden die Aufgaben durch die Prozessorganisation gestaltet?  Während die Aufbauorganisation die Aufgaben nach den Kriterien Verrichtung(„was“) und Objekt („woran“) festlegt, werden in der Prozessorganisation zusätzlichdie Merkmal Raum („wo“) und Zeit („wann“) gestaltet.
• Was macht die Prozessorganisation ?  Die Prozessorganisation strukturiert den Arbeitsprozess.
• Die Prozessorganisation und die Aufbauorganisation können in unterschiedlicher Beziehung zueinander stehen  Bei der Neuorganisation schließt die Gestaltung des Prozessorganisation vielfachan der Festlegung der Aufbauorganisation an, die Ausgangspunkt ist. Bei der Reorganisation bietet es sich oft an, zunächst die Prozessorganisation zugestalten und anschließend die Aufbauorganisation festzulegen. Aufbauorganisation und Prozessorganisation stehen in engem Zusammenhang, sodass Änderungen der einen Organisation auch zu Veränderungen der anderenOrganisation führen können und umgekehrt.
• Welche wesentlichen Ursachen existieren für eine Prozessanalyse?  Wesentliche Ursachen für eine Prozessanalyse sind beispielweise Mängel in bestehenden Abläufen Einführung neuer Verfahrenstechniken Veränderungen im organisatorischen Aufbau Verkürzung von Arbeitsabläufen und zu langen Durchlaufzeiten
• Was ist die Prozessanalyse und aus was besteht Sie ? Die Prozessanalyse ist ein Verfahren zur Ermittlung und kritischen Beurteilung desIst-Zustandes von dynamischen Systemen. Die Prozessanalyse besteht aus der Ist-Aufnahme und der Ist-Kritik.
• Mit welchen Sachinhalte sollte sich der Organisator bei der Aufnahme betrieblicher Prozesse befassen? Arbeitsgängen Aus welchen Arbeitsgängen setzt sich der Arbeitsprozess zusammenund welche Aufgaben beinhaltet jeder Arbeitsgang?Reihenfolge In welchem Ablauf werden die Arbeitsgänge durchgeführt?Arbeitsträgern Wer erledigt die Aufgaben und welche Arbeitsplätze sind betroffen?Eingabe Welcher Dateninput und welche Dateneingabe ist bei dem jeweiligenArbeitsgang notwendig?
• Was sind Aufnahmequellen ? Aufnahmequellen können Führungskräfte und Mitarbeiter aller Hierarchieebenen sein: UnternehmensleitungBereichsleitungGruppenleitung
• Auf welche Aufnahmeinhalte kann sich die Ermittlung von Zeiten beziehen? Arbeitszeit jedes Arbeitsgangs Spanne von Beginn bis Ende einer Arbeit Durchlaufzeit des Arbeitsprozesses  Differenz zwischen End- und Startzeitpunkt
• Aufnahmeinhalte Mengen Zur quantitativen Erfassung des Ablaufs sind Mengen festzustellen und so für jedenArbeitsgang repräsentative Bezugsgrößen zu ermitteln, die auf Zeiteinheitenbezogen sind (z.B. Monat, Tag, Stunde). Die Mengenermittlung hat zwei wesentliche Inhalte: Aktuelle Mengen, die zum Zeitpunkt der Ist-Aufnahme gegeben sind. Zukünftige Mengen, die für ihre voraussichtliche Einsatzdauer bestimmt werden,beispielsweise mit Hilfe von Trendrechnungen, Korrelationsrechnungen oder alsAbleitung aus den Planwerten.
• Welche Kostenarten sollten im Rahmen einer neuen Prozessorganisation ermittelt werden? Folgende Kostenarten sollten ermittelt werden: Personalkosten Fremdleistungen Materialkosten Sachmittelkosten Sonstige Kosten
• Was sind die wesentlichen Aufgaben der Ist-Krtik Mängelanalyse als Untersuchung des aufgenommenen Systems zur kritischenErmittlung von Mängeln und Schwachstellen Anforderungsanalyse als Prüfung der Leistungsanforderungen an das zugestaltende System
• Welche aufgabenorientierten Ziele sollten bei der Zielplanung einer neuen Prozessorganisation berücksichtigt werden? Die Ziele der Prozessplanung ergeben sich aus den Organisationszielen, weswegen dieZielplanung die Erreichung der Unternehmenserfolgsziele unterstützen sollte.  Aufgabenorientierte Ziele (beziehen sich auf Tätigkeiten der Prozessorganisation): Erhöhung der Produktivität Minimierung der Kosten von Prozessen Steigerung der Prozessqualität Verkürzung der Durchlaufzeiten Verbesserung der Innovationen Termingerechte Arbeitsausführung Effizienz der Ressourcennutzung
• Prozessgestaltung Die Prozessgestaltung zielt darauf ab, die Durchführung der Prozessorganisationmöglichst kostengünstig und nutzenbringend zu vollziehen.
• Welche Quellen können der Auswertung für geplante oder bereits erfolgreich realisierte Prozesslösungen dienen? SchriftlicheSystembeschreibungen• Fachbücher• Programmbeschreibungen• Fachzeitschriften• Internet-Veröffentlichungen PersönlicheInformationen• zwischenbetriebliche Fachgespräche, Betriebsbesichtigungen,• Beratung durch Fachinstitute, Unternehmensberater, Experten• Beratung durch Organisationsmittel-, Büromaschinen- odersonstige Fachfirmen Schulungsinformationen• Kongresse. Symposien oder Foren• Lehrgänge, Kurse, Seminare, Workshops• Schulungsmaßnahmen von Beratungsunternehmen• Seminare von Hochschulen und Akademien
• Welche Inhalte sollten in einem Prozesskonzept-Entwurf berücksichtigt werden?  Aufgaben, Ziele, Organisationsdaten: Kurze, einleitende Erwähnung der Grundlagender Analyse und des Entwurfs Soll-Vorschlag: Grober Entwurf des neu zu organisierenden Prozesses anhand vonStrukturdiagrammen, Datenflussplänen, Tabellen, Ablaufdiagrammen, etc. Konsequenzen, die sich aus der neuen Prozessorganisation ableiten lassen und vonden Entscheidungsträgern einzubeziehen ist: Wirkungen auf Änderungen der Aufbauorganisation Notwendige Versetzungen von Mitarbeitern Räumliche Veränderungen bisheriger Stellen Sachmittelbedarf: Änderungen hinsichtlich bereits vorhandener Sachmittel Wirtschaftlichkeitsdaten: Gegenüberstellung von altem und neuem Prozesssystem,z.B. Kostenvergleichsrechnung, Nutzwertanalyse, Nennung der Vor- und Nachteile Daten zur Durchführung: Änderungen zum ursprünglichen Auftrag oder Plan Entscheidungsempfehlung: Vorlage einer Empfehlung mit Begründung.
• grundlegende Detailorganisation Die grundlegende Detailorganisation schließt an die Groborganisation an und mussbei der Geschäftsprozessgestaltung zwingend erledigt werden. Die ergänzende Detailorganisation ist nicht immer durchzuführen. Die Reihenfolge von Aufgaben der grundlegenden und der ergänzendenDetailorganisation muss im Einzelfall festgelegt werden, da es zwischen ihnen eineVielzahl von Abhängigkeiten gibt.
• Welche Punkte sind bei der Definition von Arbeitsgängen zu berücksichtigen?  Zentralisierung / Dezentralisierung Arbeitsteilung: Zahl der unterschiedlichen Verrichtungen an einem Arbeitsplatz.Eine maximale Arbeitsteilung führt zu einer einzigen Verrichtung an einem Platz. Sachmitteleinsatz: Einsatz von Sachmitteln hinsichtlich Vollausnutzug sowie ArtUmfang und Angemessenheit des Einsatzes Datenzugriff: Sinnvoll ist die Zusammenlegung von Arbeitsplätzen bei gleichemDatenzugriff, insbesondere wenn ein Datenbankzugriff nicht möglich ist. Qualifikationsniveau: Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten dievon einem Arbeitsträger für die Ausübung des Arbeitsgangs benötigt werden.
• Was ist die Normalkapazität und was ist bei ihrer Berechnung zu berücksichtigen? Für die Ermittlung der erforderlichen Arbeitsplätze bildet die Normalkapazität denAusgangspunkt. Sie ist das Arbeitsvolumen, das unter normalen Umständen für denOrganisator verfügbar ist. Bei ihrer Berechnung sind z.B. durchschnittlicheUrlaubszeiten, erfahrungsgemäß krankheitsbedingte Abwesenheiten, durchschnittlicheÜberstundenleistungen oder sonstige Fehlzeiten zu berücksichtigen.
• Erläutern Sie die Begriffe „Zwingende Folge“, „Empfehlende Folge“ und „Gestaltbare Folge“ im Rahmen der Arbeitsprozessorganisation Zwingende Folge, denn ein Arbeitsgang kann oft nur dann durchgeführt werden, wenn einanderer Arbeitsgang vorausgegangen ist, dessen Arbeitsergebnisse benötigt werden. DasEintreten einer auslösenden Bedingungen ergibt sich aus dem vorausgegangen Arbeitsgang. Empfehlende Folge, bei der es zwar nicht zwingend erforderlich ist, dass ein bestimmter Arbeitsgang vorausgeht, jedoch ergeben sich aus seinem Vorausgehen kleinere oder größere Vorteile. Gestaltbare Folge, bei der der Organisator freie Hand bei der Gestaltung des Prozesses dereinzelnen Arbeitsgänge hat.
• Arbeitsprozessdokumentation  Die Erarbeitung und Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Welche Vorteile hat der Einsatz von Formularen?  Vorteile des Einsatzes von Formularen sind: Standardisierung der Arbeitsdurchführung Erleichterung der Arbeitsteilung durch Informationsgliederung Minderung der Arbeitsbelastung Verbesserung der Informationstransparenz Begrenzung von Fehlern Normierte Informationsspeicherung  Nachteile des Einsatzes von Formularen sind: Verstärkter Bürokratismus
• Welche Punkte müssen bei der Formulargestaltung berücksichtigt werden? Festlegung von Papierformat (DIN-Formate nach DIN 198) und Papierqualität(Gewicht, Rohstoffqualität, Oberflächenbeschaffenheit) Festlegung von Papierfarbe und Druckerfarbe und Überprüfung hinsichtlichder Farbwirkung Festlegung der Anzahl an Durchschlägen (Kohlepapier, durchschreibendesPapier, nachträgliches Kopieren oder Drucken) Berücksichtigung geltender Normen für bestimmte Vordruckarten: Rechnungen( DIN 4991), Auftragsbestätigungen (DIN 4992), Lieferanzeigen (DIN 4994) Erlassen und Einhaltung von internen Vorgaben für die Formulargestaltung(z.B. Logo) Gewährleistung der gleichen Positionierung wiederkehrender Angaben an dergleichen Stelle des Formulars (Datum, Verteiler,, Bezeichnung, Nummer, etc.)
• Nennen Sie vier verschiedene Nummernarten, die bei der Nummerung verwendet werden, und geben Sie jeweils ein Beispiel Identnummer Nicht sprechende Nummern Beispiele:► Hausnummer ► Busnumme Klassifikationsnummer Sprechende Nummer Beispiele:► BMWTyp 525► MercedesTyp S 600 Verbundnummer Teilsprechende Nummer Teile abhängig Parallelnummer Teile unabhängig Beispiel: ICE 513
• Was ist eine Organisationsrichtlinie und was sind ihre Aufgaben? Die Organisationsrichtlinie ist die schriftliche Information in Form einer Anweisungoder eines Organisationsgrundsatzes und für alle Mitarbeiter verbindlich. Sie enthält die wesentlichen Ergebnisse der neuen Prozessorganisation.  Ihre Aufgaben sind: Dokumentation des neuen Systems Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter Grundlage des Organisationscontrolling Vorgabe an die Systemmitarbeiter Lernunterlage für die Systemeinführung
• Was sind Fertigungsinseln und welche erweiterten Organisationskompetenzen können Mitarbeiten dort eingeräumt werden? Bei Fertigungsinseln erfolgt die Bündelung bestimmter Arbeitspakete, d.h.Maschinen, Werkzeuge und Mitarbeiter werden zusammengeführt.  Selbst organisierende Gruppen, z.B. hinsichtlich der Arbeitsverteilung Selbst steuernde Gruppen, die z.B. Maßnahmen selbst ergreifen Selbst optimierende Gruppen, z.B. durch kostenbewusstes Handeln
• Welche vier Einführungsmethoden bei der Prozessorganisation gibt es? Direkteinführung: Übergang vom alten zum neuen Prozesssystem erfolgt schlagartig zu einemStichtag. Dies empfiehlt sich bei kleinen, überschaubaren oder neuen oder zeitkritischen Prozessen. Der Prozess sollte dabei fundiert organisiert und getestet sein, ein Ausfallplan sollte erarbeitet sein und die Aufgabenträger sollten geschult sein.Paralleleinführung: Übergang vom alten zum neuen Prozesssystem erfolgt über einen Zeitraum, in dem beide Prozesse gleichzeitig eingesetzt werden. Ein Vorteil ist der risikofreiere Praxistest, ein Nachteil ist die Fortführung zweier Systeme. Dies erfordert Kapazitätsmehrbedarf, eine klare Abgrenzung und die Erlangung gleicher Ergebnisse aus beiden parallel laufenden Prozessen.Probeeinführung: Einführung des Prozesssystems zunächst in einem kleinen Bereich mitanschließendem Rollout nach erfolgreichem Praxistest. Dafür muss ein isolierter Bereich gefunden werden und die Ergebnisse müssen auf das geplante Einsatzgebiet übertragbar sein.Stufeneinführung: Schrittweise Realisierung einzelner Module mit einer Prüfung desZwischenergebnisses vor der Einführung des nächsten Moduls, insbesondere bei umfangreichenSystemen, die modular aufgebaut und deren Systemteile wenig vernetzt sind.
• Welche vier Punkte sollten bei der Einführungsplanung berücksichtigt werden? Aufgabenplanung Terminplanung Personalplanung Kosten-/Ausgabenplanung
• Welche Informationsmittel bzw. -kanäle kann der Organisator zur Bekanntmachung und Werbung für die neue Prozessorganisation nutzen? Persönliche Kontakte Rundschreiben Betriebsversammlungen Werkzeitschrift Schwarzes Brett Organisationsrichtlinien Persönliche Briefe Organisationshandbuch
• Welche Möglichkeiten der Einführungssicherung gibt es  Rückkehrplanung: Rückkehr zum alten System, so dass alle Gegebenheiten auchaufrecht erhalten werden, um eine Rückkehr zu ermöglichen. Reduktionsplanung: Beibehaltung des neuen Systems, allerdings nur der zwingendnotwendiger Systemteile als unabdingbarer Systemkern in einer Notlage. Notsystemplanung: Ausweichen auf ein vorgeplantes Notsystem, das wederidentisch mit der neuen noch der alten Prozessorganisation ist, sondern zusätzlichentwickelt werden muss.

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