Projektmanagement GPM Basiszertifikat (Fach) / Projektmanagement GPM Woche 3 (Lektion)

Prüfungsvorbereitung

Diese Lektion wurde von GabryelaN erstellt.

Lektion lernen

zurück  |  weiter 1 / 2

• „Kleiner Spickzettel“ - Netzplan, Anordnungsbeziehungen, Berechnungen im VKN Netzplan: Darstellung von Abläufen und Abhängigkeiten (Vorgangsknotennetzplan)Vorgang: KnotenTerminplan: Gantt-DiagrammKalendrieren…. Anordnungsbeziehungen (AOB)Normalfolge NF: Ende/Anfangbeziehung EAAnfangsfolge AF: Anfang/Anfangbeziehung AAEndfolge EF: Ende/Endebeziehung EESprungfolge SF: Anfang/Endebeziehung AE Berechnungen im VKN:Vorwärtsrechnung (progressiv): Bestimmung aller frühesten Zeitpunkte (FAZ, FEZ) …bei Schnittstellen mit dem höchsten Wert weiterrechnen…Rückwärtsrechnung (retrograd): Bestimmung aller spätesten Zeitpunkte (SAZ, SEZ) )…bei Schnittstellen mit dem kleinsten Wert weiterrechnen… WICHTIG:Immer Startknoten mit Dauer = 0Immer Endknoten mit Dauer = 1 Am Endknoten ist SAZ = FAZSEZ = FEZ
• Einsatzmittel-/ Ressourcenplanung Einsatzmittel-/ Ressourcenplanung Einsatzmittelplanung Ressourcenoptimierte Zeitplanung von Personal- und Sachmitteln Einsatzmittelüberwachung Aufwandserfassung Soll-Ist-Vergleich Aufwandstrendanalyse Einsatzmittelsteuerung Analyse von Abweichungen Beschluss von Maßnahmen
• Ressourcen - Was ist planbar? Was ist planbar? Termine Ressourcen/ Einsatzmittel  Personal (wer?)Hilfsmittel (womit?)Kosten (für wie viel?)Finanzen (wer bezahlt es?) Fortschrittskontrolle
• Ressourcen - Neuplanung bei Überlastung Neuplanung bei Überlastung Termin- und kapazitätstreue Planung Nutzung der Puffer, um Endtermin zu halten und Ressourcenhöhe beizubehalten Kapazitätstreue Planung Verschiebung des Endtermins, um Kapazitäten zu behalten Termintreue Planung Beibehaltung des Endtermins durch höhere Leistung von Ressourcen oder mehr Ressourcen
• Terminplanung - Darstellungstechniken Terminplanung Darstellungstechniken Meilensteinliste Phasenplan Tabellarischer PSP (Hinweis: hat keine Terminplanung, ist eigentlich Schwachsinn) Netzplan (eigentlich keine Termine, sondern Projektdauer) Gantt-Diagramm
• Einsatzmittelplanung Personal Einsatzmittelplanung Personal Schritte der Kapazitätsermittlung Ermitteln der verfügbaren Kapazitäten Berücksichtigung der tariflichen und unternehmensspezifischen Arbeitsregelungen → Chefs wwerden nicht für niederqualifizierte Arbeiten eingesetzt, weil deren Stundenlohn zu hoch dafür ist Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen → Je nach Urlaubsplan, kann ich bestimmte Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten nicht einsetzen
• Einsatzmittelplanung Sachmittel Einsatzmittelplanung Sachmittel Was sind Sachmittel? Maschinen Teilerzeugnisse Rohstoffe Werkzeuge … Was ist wichtig? Im richtigen Augenblick an der richtigen Stelle verfügbar
• Kosten und Finanzmittel - Definition Kosten und Ausgaben Definitionen Kosten Kosten sind Geldwerte des Einsatzes von Dienstleistungen, Güter, Schenkungen Definition Ausgaben Ausgaben sind Entgelte (EUROs)
• Einsatzmittelplanung Sachmittel - Schritte der Kostenermittlung Einsatzmittelplanung Sachmittel Schritte der Kostenermittlung Festlegung des Kostenrechnungsverfahrens (Vollkosten- Teilkosten-, Deckungsbeitragsrechnung → Wieviele Teilnehmer müssen am Kurs teilnehmen, damit die Kosten gedeckt sind?) Ermittlung der Kostenarten Entscheidung über Detaillierungsgrad der Kostenarten Ermittlung geschätzter und errechneter Kosten Zuordnung der Kosten über die Zeit
• Schritte der Kostenermittlung - Ermittlung der Kostenarten Schritte der Kostenermittlung Ermittlung der Kostenarten Personalkosten Fremdleistungen Materialkosten Reisekosten IT Kosten Versicherungen Transportkosten Spezialliteratur Zentrale Dienstleistungen Aus- und Weiterbildung Finanzierungskosten Verwaltungskosten Raummiete Büromaterial Telefonie …
• Kostensummenlinie Kostensummenlinie Zuordnung der summierten Kosten über die Zeit → siehe Graphik Slide 248
• Kostenganglinie Kostenganglinie Zuordnung der Kosten über eine Periode → siehe Graphik Slide 247
• Aufwandsabschätzung Aufwandsabschätzung Expertenschätzung Schätzklausur, Delphi-Methode, Einzel- und Mehrfachbefragung, Kostenvoranschlag, ... Analogiemethode Vergleich mit beendeten APs oder Projekten Prozentsatzmethode Aus beendeten Projekten Abschätzung der Aufwandsverteilung in Phasen oder APs Parametrisches Schätzen COCOMO, Lines of Code Bereichsschätzung Dreipunktschätzung mit optimistischem, wahrscheinlichem, pessimistischem Weg
• Ablauf des Beschaffungsprozess Ablauf des Beschaffungsprozess Suche nach geeigneten Lieferanten Anfragen/ Angebotseinholung Vergleich der vorliegenden Angeboten Vertragsverhandlungen und -abschluss Bestellauslösung und –übermittlung Überwachung des Bestellvorganges und Lieferung Rechnungsabwicklung Bewerten der Lieferantenleistung
• Rechtliche Grundlagen der Beschaffung - Vertragsarten Vertragsarten Grundlage von Verträgen (Miet-, Dienstleistungs-, Werk-, Kaufverträge, ...) Ist überhaupt ein Vertrag Zustande gekommen? → schriftlich, mündlich, konkluentes Verhalten Welcher Vertragstyp liegt vor? Kaufrecht (§433 BGB)Der Verkäufer ist verpflichtet, die Sache zu übergeben und dem Käufer das Eigentum an dieser zu verschaffen. Sie muss frei von Sach- und Rechtsmängel sein. Der Käufer ist verpflichtet, dem Verkäufer den Kaufpreis zu zahlen und die gekaufte Sache abzunehmenDienstvertragsrecht (§ 611 ff. BGB)Der Dienstverpflichtete ist bei einem Dienstvertrag zur Leistung der versprochenen Dienste, der Dienstberechtigte zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Abgerechnet wird nach Zeit, etwa beim Training des Personal. Eine Erfolgsverpflichtung übernimmt der Auftragnehmer nicht.Werkvertragsrecht verpflichtet den Auftragnehmer zur Herstellung des versprochenen Werks, den Auftraggeber zur Einrichtung der vereinbarten Vergütung (§631 BGB). Der Auftragnehmer schuldet dem Auftraggeber einen genau festgelegten Erfolg. Er muss die Anlage mangelfrei nach den vertraglichen Bestimmungen erstellen. Erst dann ist der Auftraggeber zur Abnahme, also zur Bestätigung der Vertragserfüllung, verpflichtet (§640 BGB). Sind zu diesem Vertragstyp gesetzliche Regelungen zu beachten?
• Claimmanagement - Definition Claimmanagement = Nachforderungsmanagement DefinitionNachforderungsmanagement bzw. Nachtragsmanagement (auch Claimsmanagement oder Claim Management) ist gemäß DIN 69905 die „Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftlichen Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen“.
• Claimmanagement - Ursachen Claimmanagement Ursachen Nicht ausreichende oder vollständige Spezifizierung des Auftrages Fehler Änderungs- oder Ergänzungswünsche im Liefer- und Leistungsumfang Unvorhersehbare Umstände
• Projektcontrolling und –planung: Methoden und Ansätze Kontinuierliche und regelmäßige Überwachung Kontinuierliche und regelmäßige Überwachung kontinuierliche (Projektüberwachung) permanente, ständige tagtägliche Aufgabe des PL+ PT regelmäßige (Projektfortschrittsanalysen) zyklisch, immer wieder, zu bestimmten Stichtagen
• Fortschrittsgrad-Messung - Methoden Fortschrittsgrad-Messung - Methoden = Ermittlung des IST-Zustandes Statusschritt-Technik Meilensteine bzw. Zwischenergebnissen Prozentzahlen zuordnen Bsp. Datenerhebung 0- 100% Leistungsfortschritt nur nach kompletter Erledigung Bsp. Anlagenbau 50% - 50% 50% bei Beginn des AP, weitere 50% bei AP-Schluss Bsp. Referat Mengenproportionalität FGR = fertig gestellte Menge ./. geplante Menge Pro hergestellten Teil, anteiliger Fortschritt im Verhältnis zur erstellenden Gesamtmenge Bsp. Schrauben Zeitproportionalität FGR = verstrichene Zeit ./. geplante Zeit Dauer=Fortschritt Bsp. Projektmanagement Sekundärproportionalität Indirekte Erfolgsmessung Bsp. Training: indirekte Erfolgsmessung anhand Durchfallquote bzw. : jede 1000ste Schraube ist Schrott, ich zähle also den Schrott. Schätzung Erfahrung des PL (Projektleiter) Bsp. Alle Anwendungsfälle
• Trend-Analysen Trend-Analysen Meilenstein-Trendanalyse (MTA)Einhaltung geplanter Meilensteine überprüfenAufwand-Trendanalyse (ATA)reicht der geplante Aufwand ausKosten-Trendanalyse (KTA)reichen die geplanten Kosten aus
• Steuerungsmaßnahmen bei Plan-Abweichungen Steuerungsmaßnahmen bei Plan-Abweichungen mehr Ressourcen oder besser qualifiziert Aufwand verkleinern durch Zukauf oder technische Verbesserungen Produktivität erhöhen durch höhere Motivation oder Methodenwechsel Veränderung des Leistungsumfangs Prozessqualität verbessern mit besserer Zusammenarbeit (Reibungsverluste)
• Earned Value Analyse/ Fortschrittsdiagramm Formeln Earned Value Analyse/ Fortschrittsdiagramm PK = Plan-Kosten €am StichtagIK = Ist-Kosten €am StichtagPGK = Plan-Gesamtkosten € am Ende des ProjektesFGR = Fertigstellungsgrad % = fiktiver WertFW = Fertigstellungswert € = PGK * FGREGK = erwartete Gesamtkosten € EGKlinear € = PGK * IK : FWEGKadditiv € = PGK + IK – FWEGKplan € = PGK
• Earned Value Analyse/ Fortschrittsdiagramm Formeln Earned Value Analyse/ Fortschrittsdiagramm PK = Plan-Kosten € (am Stichtag)IK = Ist-Kosten € (am Stichtag)PGK = Plan-Gesamtkosten € (am Ende des Projektes)FGR = Fertigstellungsgrad % = fiktiver WertFW = Fertigstellungswert € = PGK * FGREGK = erwartete Gesamtkosten € EGKlinear € = PGK * IK : FWEGKadditiv € = PGK + IK – FWEGKplan € = PGK FGR = Im Projektmanagement spricht man vom Fertigstellungsgrad, als eine in Prozent angegebene Schätzung darüber, in welchem Umfang die Arbeit an einem Vorgang oder einer Komponente des Projektstrukturplans fertig gestellt wurde.
• Projektabschluss Projektabschluss Abnahme des Projektgegenstandes Projektabschlussanalyse Erfahrungssicherung Projektauflösung
• Abnahme und Übergabe des Projektgegenstandes Abnahme und Übergabe des Projektgegenstandes → Ergebnis: Abnahme- bzw. Übergabeprotokoll.  Abnahme Wurden die Projektziele erreicht? Wurden die Anforderungen und Bedingungen erfüllt? Sind noch Leistungen zu erbringen? Sind diese noch erforderlich? Wie viel Zeit und Kosten werden die Restleistungen verursachen? Gibt es neue Anforderungen? Wann und wie werden der Projektleiter und das Projektteam entlastet? Übergabe Wann und wie werden die Projektergebnisse übergeben? Wer ist für die weitere Behandlung der Ergebnisse verantwortlich? Wer braucht welche Dokumentation? Welche Maßnahmen sind über das Projekt hinaus erforderlich?
• Projektabschlussanalyse Projektabschlussanalyse Nachkalkulation  Wie ist die abschließende Kosten- und Finanzsituation? Überprüfung: Sind alle Kostenbelastungen des Projektes korrekt? Wurden die richtigen Arbeitspakete belastet, gibt es „Doppelbelastungen“? Sind abgeschlossene Arbeitspakete tatsächlich „geschlossen“, so dass sie nicht mehr bebucht werden können? (Unterstützung durch das Erfassungstool) Projektbewertung anhand der Aspekte „Kosten“ und „Zeit“  Plan-/Ist-Vergleich Bei erheblicher Überschreitung Identifikation der wichtigsten „Treiber“ in einer Abweichungsanalyse. Projektanalysebericht Der Projektleiter legt gegenüber dem Auftraggeber/ LA Rechenschaft über Verlauf und Ergebnisse des Projektes ab Voraussetzung für die endgültige Projektabnahme und die Entlastung des Projektleiters Informationsquellen für Projektabschlussbericht projektbegleitende Dokumentation und laufende Statusberichte Abnahmeprotokoll Abschlussanalyse/Nachkalkulation Ergebnisse aus Lessons learned Ausblick, Vorschläge, Projektideen etc.
• Erfahrungssicherung bei Projektabschluss Erfahrungssicherung Lessons Learned Ziel: alle Beteiligten sollen so viel wie möglich aus dem vergangenen Projekt lernen, unabhängig vom Erfolg des Projektes. häufig im Rahmen des Kick-out gemeinsamer Rückblick auf das Projekt unter Sach- und Beziehungs-Gesichtspunkten - „Manöverkritik“ Raum schaffen für ein offenes Feedback, vorab festlegen, was protokolliert wird.  aus problematischen Projekten viel Know-how für die Zukunft ziehen Projektabschlussbericht
• Projektauflösung Projektauflösung Projektabschlusssitzung / Kick-out Projektende  Projektleiter und -mitarbeiter werden formal von der Projektverantwortung entlastet Projektorganisation auflösen, Mitarbeiter werden wieder in ihre alten Organisationen integriert projektbezogene Regelungen werden außer Kraft gesetzt
• Information und Dokumentation- Zielgruppen Zielgruppen von Information Stakeholder → U.a. für Abstimmung des Auftrages, Ziele, Details der Durchführung Externe Projektstellen → U.a. Behörden, Lieferanten, Subunternehmen Projektleitung → U.a. Projektleiter, Projektteam Interne Projektstellen → U.a. alle Beteiligten
• Information und Dokumentation - Projektdokumente Information und Dokumentation - Projektdokumente Projektauftrag und Zielsetzungen Extern wirkende Dokumente Dokumente der Projektleitung Dokumente der Projektbeteiligten Spezielle Projektdokumente Projektauftrag und Zielsetzungen: Projektauftrag, Zielhierachie, Leistungsbeschreibung, Protokolle von LA und SteuerungsgremiumExtern wirkende Dokumente: Regeln, Gesetze, Normen, VerträgeDokumente der Projektleitung: ProjekthandbuchDokumente der Projektbeteiligten: ProjekthandbuchSpezielle Projektdokumente: Präsentationen, Statusberichte, Änderungsprotokolle, Protokolle
• Information und Dokumentation - Grundlage, Ziel, Schritte Information und Dokumentation Grundlage Ermittlung des Informationsbedarfs Ziel Aufbau des Berichtswesens/ Kommunikationsmatrix Schritte Festlegung, wer welche Informationen wann an wen weitergeben muss Zielgruppe(n) bestimmen Informationsbedarf feststellen Berichtszeiträume bestimmen Informationswege (verantwortlich) aufzeigen Informationskanäle (Mail, Post, Intranet) festlegen Berichtsplan
• Information und Dokumentation - Zusammenfassung Information und Dokumentation - Zusammenfassung aktuelle Bereitstellung von Informationen ist entscheidend für einen erfolgreichen Projektverlauf  Informationsbereitstellung muss empfängerorientiert sein Dokumente werden als „Beweis“ für Projekt(teil)-ergebnisse gewertet Dokumente enthalten verbindliche Informationen für alle Beteiligten und müssen entsprechend zugänglich gemacht werden
• Projektstatusbericht Projektstatusbericht Aktueller Stand des Projektfortschritts (in Text und Grafik) Inhalt Situation mit Blick auf Magisches Dreieck (Leistung, Termine, Kosten) Schwierigkeiten und Probleme Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Ausblick auf nächsten Berichtszeitraum (inbs. Leistungen wie fertiggestellte Arbeitspakete) anderer Begriff: Projektfortschrittsbericht
• Protokolle und Berichte - Abnahmeprotokoll Protokolle und Berichte Abnahmeprotokoll Name Vertreter von Auftraggeber + Auftragnehmer Abnahmegegenstand Aussage über Qualität der erbrachten Leistung Ggf. Mängelliste Abnahmetag (Datum)
• Statusbericht Statusbericht Ergebnisse/Situation Termine → Begründung für Abweichung Kosten → Begründung für Abweichung Besonderheiten Vorschlag Steuerungsmaßnahmen Ausblick auf anstehende Leistungen Anlagen
• Leistungsumfang und Lieferobjekt - Definitionen Leistungsumfang und Lieferobjekt - Definitionen: Leistungsbeschreibung → Leistungsumfang + Lieferobjekte Leistungsumfang → Eigenschaften und Funktionen des Ergebnisses, oder Arbeiten die im Projekt durchgeführt werden müssen. Lieferobjekt → Materielles oder immaterielles Ergebnis, das am Ende eines Vorganges, APs oder Projektes zu erbringen bzw. abzuliefern ist
• Definition Qualität Qualität ist ein Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale Anforderungen erfüllt. (EN ISO 9000:2005) inhärent = Bestandteile, die untrennbar mit dem Gegenstand verbunden sind. Inhärent sind Merkmale, die man fest mit etwas verbindet und damit als selbstverständlich ansieht
• Definition Qualitätsmanagement Definition Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement ist das Leiten und Lenken (Steuern) einer Organisation bezüglich der Qualität. (EN ISO 9000:2005) inklusive des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
• Definition Qualitätsmanagementsystem Definition Qualitätsmanagementsystem Ein Qualitätsmanagementsystem ist ein System zum Festlegen von Politik und Zielen sowie zum Erreichen dieser Ziele durch Leiten und Lenken (Steuern) einer Organisation bezüglich Qualität. (EN ISO 9000:2005)
• 8 Grundsätze des Qualitätsmanagements (EN ISO 9001:2009) 8 Grundsätze des Qualitätsmanagements (EN ISO 9001:2009) Kundenorientierung Führung Einbeziehung der Mitarbeiter Prozessorientierung Systemorientiertes Management Ständige Verbesserung Sachliche Entscheidungsfindung Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen
• Wirkungsbereich für QM im Projekt Wirkungsbereich für QM im Projekt Produktqualität Produktrealisierungsprozesse Projektmanagement-Prozesse Mitarbeiter im Projektteam
• QM als Teil der Projektplanung QM als Teil der Projektplanung Qualitätsplanung Qualitätslenkung Qualitätssicherung Qualitätsverbesserung/ Erfahrungssicherung
• Qualitätswerkzeuge (nach Ishikawa) Qualitätswerkzeuge (nach Ishikawa) Ursache-/ Wirkungsdiagramm (nur das prüfungsrelevant) Qualitätsregelkarte (Messung über die Zeit mit Warn- und Eingreiffgrenzen) Flussdiagramm (Darstellung von Aktivitäten, Entscheidungen und Abfolgen) Histogramm Pareto-Diagramm (korrektive Maßnahmen nur für die Ursachen, die die meisten Probleme bedeuten) Werteverlauf-Diagramm (Trendanalyse, wie häufig Werte einen Toleranzbereich verlassen) Streudiagramm (Korrelationen zweier Variablen finden)
• Risikobearbeitung systematisches Vorgehen umfasst: Risikobearbeitung systematisches Vorgehen umfasst: (Chancen) / Risiken identifizieren und analysieren (Chancen und) Risiken vor Maßnahmen bewerten Maßnahmen bewerten Maßnahmen planen Situation nach Maßnahme bewerten Entscheidung über Maßnahme treffen Maßnahmen einplanen, durchführen und überwachen Die Prozesse des Risikomanagements finden in allen Phasen stattRisikomanagement = proaktiv
• Welche Kompetenzen sollte ein PL mitbringen? Fachkompetenz Methodenkompetenz Führungskompetenz Soziale Kompetenz Persönliche Kompetenz
• Definition Projektstrukturplan Definition Projektstrukturplan vollständige, hierarchische Darstellung aller zu erledigenden Aufgaben enthält Wurzelelement, Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete Basis für Ablauf-, Termin- und Kostenplanung graphische Darstellung in Baumstruktur Codierung
• Definition Arbeitspaket Definition Arbeitspakete (AP) ein in sich geschlossenes Leistungselement/ Aufgabe, mit klaren Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen AP (planbar und kontrollierbar) letzte, nicht weiter unterteilte Einheit niedrigste Hierarchieebene im PSP ist zwanghaft einem Mitarbeiter zugeordnet (Arbeitspaketverantwortlicher)
• Gliederungsprinzipien für Projektstrukturen Gliederungsprinzipien für Projektstrukturen objektorientiert --> am zu erstellenden Produkt funktionsorientiert --> Verrichtung/ Tätigkeit gemischtorientiert --> Objekt/ Tätigkeit phasenorientiert --> Phase
• Gliederungsprinzipien für Projektstrukturen Gliederungsprinzipien für Projektstrukturen objektorientiert --> am zu erstellenden Produkt →  Zerlegung des Projektgegenstandes in seine Komponenten funktionsorientiert --> Verrichtung/ Tätigkeit → Gliederung des Projektes in seine Aktivitäten gemischtorientiert --> Objekt/ Tätigkeit phasenorientiert --> Phase
• Vorteile Standard PSP Vorteile Standard PSP Einheitliche Planungen möglich Gewinnung von Informationen aus alten Plänen Einzelfallanpassung ausreichend Reduktion des Planungsaufwandes Nichts wird vergessen

zurück  |  weiter 1 / 2