Projektmanagement GPM Basiszertifikat (Fach) / Planungsphase Woche 2 2016 (Lektion)

Prüfungsvorbereitung

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• Definitionen - Kreativität Definitionen  Kreativität (operational) Kombination aus Phantasie und Logik Flüssigkeit, Beweglichkeit und Originalität im Denken Kreativität (prozessual) Ist ein Entwicklungsprozess von neuen (sinnvollen) Ideen
• Phasen des Kreativen Prozesses Phasen des Kreativen Prozesses Vorbereitung Präparation, z.B. ProblemanalyseLoslösen vom Problem Inkubation, BrutzeitSpontane Lösungsideen Illumination, ErleuchtungAusarbeitung der Ideen
• Grundregeln Kreativität Grundregeln Keine Kritik in der Ideenfindungsphase Ideenmenge, nicht Ideenqualität ist das Ziel Erwünscht ist die ungezügelte Phantasie Alle Ideen werden aufgezeichnet Kombination der Ideen ist erwünscht Gegenseitige Anregung ist erwünscht
• Kreativitätstechniken Kreativitätstechniken Assoziationstechniken Erinnerung und/ oder Gelerntes verknüpfen Brainstorming, Brainwriting, Methode 6-3-5 Analogietechniken Lösungen übertragen von ähnlichen Problemen Bionik (aus der Natur für Technik abschauen) Konfrontationstechniken Zufällige Reize aus problemfremden Bereichen Reizwortanalyse, Bildkarteien, Rohrschacht Analytische Techniken Diskursive, systematische Herleitungen Delphi-Methode, Morphologischer Kasten,.. Mapping-Techniken Gedankenkarten oder Ideenbäume Mind-Mapping, Moderationstechniken wie Kartentechnik, Kartenabfrage
• Brainstorming Brainstorming Das Brainstorming dient im PM vor allem der Konzeptentwicklung im Team. Hierzu wird ein „Moderator“ ausgewählt, der sämtliche Ideen schriftlich, am besten an einer allen ersichtlichen Tafel, festhält. In der ersten Phase werden dem Moderator sämtliche Ideen zugerufen. Wichtig ist, dass in dieser Phase keinerlei Kritik geübt wird und der Fokus auf der Quantität und nicht der Qualität der Ideen liegt – ansonsten läuft das Projektteam Gefahr sich zu schnell an einem Ansatz festzubeißen. Die Ideenfindungsphase sollte eine Länge von 20-60 Minuten haben und in einer Gruppe von 5-7 Personen durchgeführt werden. Anschließend müssen die Ideen sortiert und bewertet werden.
• Mind Mapping Mind Mapping Das Mind Mapping ist eine strukturiertere Form des Brainstormings und sowohl im Projektteam als auch von Einzelpersonen durchzuführen. Dafür wird in der Mitte eines Blattes oder einer Tafel der Projektname notiert und von diesem Zentrum aus Assoziationsketten und Teilprojekte verästelt. Am Ende steht eine visualisierte und vernetzte Ideenlandkarte, die als Grundstruktur zur Projektrealisierung dienen kann.
• Brainwriting (6-3-5-Technik) Brainwriting (6-3-5-Technik) Ein häufiges Problem, gerade bei ungeübten Kreativitätstechnik-Nutzern, ist das Lösen vom eigenen Anspruch ausschließlich „gute“ Ideen zu produzieren. In diesem Fall kann das Brainwriting Abhilfe schaffen. Die Methode ist auch als 6-3-5-Technik bekannt, da in ihrer Urform sechs Teilnehmer jeweils drei Blätter erhalten, die insgesamt fünfmal den Besitzer wechseln. Hierfür die Problemstellung auf eine Tafel geschrieben und jedes Blatt in sechs Felder unterteilt. Jeder Teilnehmer schreibt nun eine Idee in das erste Feld und reicht das Blatt im Uhrzeigersinn weiter. Nun versucht man im zweiten Feld, die Idee des Nachbarn weiterzuentwickeln und reicht das Blatt abermals in die Runde. Insgesamt werden die Blätter sooft weitergereicht bis alle Felder gefüllt sind. Anschließend werden die Blätter gemischt und neu ausgeteilt. Die Teilnehmer picken nun die Ideen, die ihnen am besten erscheinen heraus und präsentieren sie dem Team. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die Ideen nicht mehr auf einen bestimmten Urheber zurückzuführen sind und somit wertfreier ausgearbeitet und beurteilt werden können.
• Definitionen - Problem, Aufgabe, Risiko, Konflikt, Krise Problem Abweichung Soll und IstLösungsweg ist unbekannt (schlechtstrukturiertes Problem) Aufgabe Abweichung Soll und IstLösungsweg bekannt (wohlstrukturiertes Problem) Risiko Problem, das nicht eintreten muss/ Wirkung unbekannt Konflikt Unvereinbarkeit von Meinungen oder Fakten Krise Komplexes Problem mit hoher emotionaler Betroffenheit
• Problemlösungsprozess Problemlösungsprozess Problem erkannt Klärungsphase → Ziel der Problemlösung, Situationsanalyse, Problembeschreibung, Ursachenanalyse Lösungsphase Lösungen erarbeiten, bewerten, entscheiden Umsetzungsphase  Aktionsplan, Umsetzung, Wirkungskontrolle Wissen sichern
• Die Problemlösung finden Die Problemlösung finden Problemlösungstechniken sind Kreativtechniken z.B.: Brainstorming Methode 6-3-5 Mindmapping Kollektives Notizbuch Morphologischer Kasten (Nutzwertanalyse)
• Nutzwertanalyse Nutzwertanalyse Bewertung von Zielen bei Konflikten Entscheidungshilfe, da Ergebnis beeinflusst durch Kriterien, Gewichtung und Nutzwerten Qualität wird durch Punktesystem ermittelt (häufig bei Produkttests): Aufteilung einzelner Kriterien Gewichtung (Summe = 100%) Nutzwert: Vergabe einzelner Punkte pro Kriterium Gewichteter Nutzwert: Nutzwert * Gewichtung Gesamtnutzen: Summe gewichteter Nutzwerte
• Ursache-Wirkungsdiagramm andere Namen: Fischgrät-Diagramm, Fishbone, Ishikawa-Diagramm Ursache-Wirkungsdiagrammandere Namen: Fischgrät-Diagramm, Fishbone, Ishikawa-Diagramm miteinander verbundene Ursachen werden als Gräten dargestellt 5-M-Methode der Konfliktuntersuchung: Menschen, Mitwelt (Umwelt), Material, Maschinen, Methoden Kategorien problem-/ wirkungsorientiert beliebig erweiterbar
• Stammorganisation Definitionen Stelle..Zusammenfassung von Aufgaben, die qualitativ und quantitativ von einer [..] Person bewältigt werden.. Prozess (Ablauforganisation)..eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind
• Personalbedarfsplanung im Projekt Personalbedarfsplanung im Projekt projektorientiert Was kann der Projektleiter, wo braucht er Unterstützung? unternehmensweit Welche anderen Projekte gibt es, welche Ressourcen stehen zur Verfügung?Strategische Ausrichtung muss bei Planung und Ressourcenzuweisung berücksichtigt werden!
• Beschaffung von Projektpersonal Beschaffung von Projektpersonal intern Zugriff einfachermangelnde Fähigkeiten und FertigkeitenEhDa-Kosten extern (und zeitlich befristet) Beschaffung komplizierter und teurerEinarbeitung notwendig oder Effektivität ungenügend
• Rollen von Projektpersonal Rollen und Aufgaben von Projektpersonal Projektauftraggeber (Projektbeauftrager) Lenkungsausschuss Projektleitung (Projektleiter) Projektmitarbeiter (Projektteammitglieder) Projektbüro (Backoffice innerhaLB EINES uNTERNEHMENS ODER DAS SELBSSTÄNDIGE KLEIBE bÜRO) Externe Berater im Projekt
• Rollen und Aufgaben von Projektpersonal - Rechte und Pflichten Projektauftraggeber Projektauftraggeber Rechte Erteilen des Projektauftrages Ernennung des Projektleiter Definieren der Projektziele Entscheiden über Planänderungen (Projektbeauftrager) Pflichten Fällen der erforderlichen Entscheidungen in vertretbarer Zeit Unterstützung und Beratung der Projektbeteiligten Entlastung des Projektleiters
• Rollen und Aufgaben von Projektpersonal - Rechte und Pflichten Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Rechte Recht auf Information durch PL Genehmigen der Planung Entscheiden über Fortführung oder Einstellung des Projektes empfehlen Entscheidung über Planänderungen Pflichten Fällen erforderlicher Entscheidungen in vertretbarer Zeit Unterstützen und Beraten der Projektbeteiligten Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen Anfordern und Prüfen von Projektstatusberichten
• Rollen und Aufgaben von Projektpersonal - Projektleitung Projektleitung Rechte Vorschlagsrecht bez. benötigter Ressourcen Treffen der projektbezogenen Entscheidungen Fachliche Führung des Projektteams Evt. disziplinarische Führung mit Linienvorgesetzten Pflichten Abwicklung des Projektes Einhalten der Begrenzungen (Termine, Budget, Qualität,..) Umsetzen der Beschlüsse des Lenkungsgremiums Frühzeitiges Berichten über Abweichungen Reporting Erstellen des Abschlussberichtes
• Rollen und Aufgaben von Projektpersonal - Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter Rechte Vorschlagsrecht bez. benötigter Hilfsmittel Erhalt der zugesagten Hilfsmittel Planen der übertragenen Arbeitspakete Entscheiden, wie ein Arbeitspaket erledigt wird Pflichten Abwicklung des Projektes Einhalten der Begrenzungen  Umsetzen der Beschlüsse des Projektleiters/ -teams Frühzeitiges Berichten bei Erkennen von Abweichungen Berichten über Stand der AP-Bearbeitung Mithilfe bei der Erstellen des Abschlussberichtes

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