Projektmanagement GPM Basiszertifikat (Fach) / Soft Skills (Lektion)

Prüfungsvorbereitung

Diese Lektion wurde von GabryelaN erstellt.

Lektion lernen

zurück  |  weiter 1 / 1

• An welchen Kennzeichen können Sie Konflikte im Team erkennen? Verschlechterung der Kommunikationsbeziehung Entstehung verstärkter Eifersucht Steife und förmliche Kommunikation Zunehmende Feindseligkeiten/Sticheleien Streit über Kleinigkeiten Bei Problemen wird der Schuldige, nicht die Lösung gesucht Verstärktes Berufen auf Richtlinien und Anweisungen Vreschlechterung der Arbeitsmoral Effektivität der Arbeit sinkt ---------------------------------------------------------------------------------------- Problematische Arbeitshaltung Fehlzeiten, Fluktuation Cliquenbildung
• Was ist Kommunikation? (GPM) Kommunikation ist der Austausch von Daten zwischen 2 und/oder mehr Partnern.
• Was ist Kommunikation? (Shannon and Weaver) Kommunikation ist der wechselseitige Austausch von Nachrichten und Informationen zwischen einem Sender und einem Empfänger.
• Nennen Sie mindestens 2 Axiome der Kommunikation nach Paul Watzlawick. Man kann nicht nicht kommunizieren. Jede Kommunikation hat sowohl einen Inhaltsaspekt, als auch einen Beziehungsaspekt. Die Natur einer Beziehung ist durch die Interpunktion der Kommunikationsabläufe seitens der Partner bedingt.  → Partner reagieren wechselseitig auf das Verhalten des Gegenübers Menschliche Kommunikation erfolgt sowohl digital (z.B. über Sprache und Schrift) als auch analog (Mimik und Gestik). Zwischenmenschliche Kommunikationsabläufe sind entweder symmetrisch (gleichberechtigt) oder komplementär (hierarchisch).
• Welche 5 Phasen der Teamentwicklung (nach Bruce Tuckman) kennen Sie? Beschreiben Sie sie kurz. Was ist die Aufgabe des PL in diesen Phasen? 1. Forming → MA sind:                            → PL: Gastgeber unpersönlich höflich vorsichtig  gespannt 2. Storming → MA sind:                           → PL: Katalysator Cliquenbildung unterschwellige Konflikte Macht- und Positionskämpfe 3. Norming → MA sind:                             → PL: Partner Entwicklung neuer Umgangsformen MA reden offener miteinander / gemeinsame Zielsetzungen 4. Performing → MA sind:                         → PL: Unterstützer leistungsfähig offen solidarisch hilfsbereit flexibel 5. Adjourning → Teamauflösung                → PL: Coach
• Skizzieren Sie das DISG-Modell. extrovertiert                       Dominanter Typ           D        ↑          I         Initiativer Typ                                 aufgabenorientiert                            ←  I  →                            menschenorientiert  Gewissenhafter Typ   G    ↓         S        Stetiger Typ  introvertiert             Dominanter Typ willensstark entschlossen/bestimmt praktisch/ergebnisorientiert direkt Initiativer Typ emotional begeistert optimistisch freundlich Gewissenhafter Typ gründlich/gewissenhaft analytisch präzise systematisch reserviert Stetiger Typ ausgeglichen entgegenkommend geduldig bescheiden taktvoll                                                                                                                                    
• Nennen Sie die wichtigsten Führungsstile! Welche würden Sie als PL anwenden? Führungsstile autoritär patriarchalisch beratend kooperartiv partizipativ demokratisch Je nach Anteil der Entscheidungsgewaltverteilung zwischen Projektleiter und MA wird der Führungsstil angepasst. Je mehr Entscheidungsgewalt ein PL hat, desto autoritärer kann er führen. Modell von Hersey und Blanchard situativer Führungsstil Anweisen (telling) Überzeugen (selling) Unterstützen (participating) Delegieren (delegating)
• Erklären Sie den Begriff "Konflikt"! Konflikt bedeutet Unvereinbarkeit von Meinungen oder Fakten. Unvereinbarkeit findet immer auf der Beziehungsebene statt. Konflikte sind jedoch Chance/Motoren der Veränderung.
• Welche Konfliktarten kennen Sie? Rollenkonflikte Zielkonflikte Wahrnehmungskonflikte Verteilungskonflikte Beziehungskonflikte
• Welche Konflikttypen kennen Sie? intrapersonelle → Person mit sich interpersonelle → Person ↔ Gruppe                                                                                                          gruppenintern                                                                                                                  Gruppe ↔ Gruppe interkulturelle   → Wertesysteme untereinander
• Nenne Sie die wichtigsten Fragetechniken! Reflektionsfragen Verständnisfragen offene Fragen geschlossene Fragen hypothetische Fragen Alternativfragen rhetorische Fragen Suggestivfragen
• Was sind negative Aspekte der Teamarbeit? self-loafing (soziales Faulenzen) risk-shifting (Risikobereitschaft nimmt zu, weil man als Einzelperson nicht die Verantwortung allein auf sich nehmen muss.) groupthink  Gruppendenken (groupthink) bezeichnet eine Denkweise, die meist dann auftritt, wenn in einer Gruppe das Harmoniebedürfnis bei Entscheidungen stärker ist als die realistische Bewertung von Alternativen. Gruppendenken ist somit jenes paradoxe Phänomen, dass an sich kompetente, an Fachwissen reiche Menschen in einer Gruppe zu schlechteren Ergebnissen kommen, als dies eigentlich auf Grund der Zusammensetzung möglich wäre.
• Wie heißen die 5 "B"s der Motivation nach Sprenger? belohnen bestrafen bestechen bedrohen belobigen
• Erklären Sie den Begriff "Motivation"! Motivation ist die Bereitschaft und Antriebskraft, in einer bestimmten Weise zu handeln. extrinsische Motivation → siehe 5 Bs intrinsische Motivation→ (Körper und Geist, nachhaltig, Glücksgefühl, erzeugt "flow") → Der Köder muss dem Fisch gefallen, nicht dem Angler. → Ein satter Mensch ist nicht motivierbar. job-enlargement (mehr Aufgaben) job-rotation (andere Arbeitsbereiche) job-enrichment (mehr Verantwortung) → funktioniert am besten
• Nennen Sie Konfliktlösungsstrategien! Durchsetzung/Kampf Kompromiss Vermeidung/Flucht Anpassung/Unterwerfung Kooperation Die einzelnen Konfliktlösungsstrategien werden gewählt je nach dem Verhältnis zwischen der Berücksichtigung eigener und fremder Bedürfnisse. Berücksichtigung                                                                                                      eigener Bedürfnisse             ↑ Durchsetzung/Kampf                                      Kooperation/Win-Win                                            Kompromiss                                                                           Anpassung/Unterwerfung                                        ↑                                                                       Vermeidung/Flucht  -------------------------------------------------->  Berücksichtigung                                                                                                                 fremder Bedürfnisse
• Welches sind die HARVARD-Prinzipien der Verhandlung und Konfliktlösung? Verhandlung Suche nach Alternativen Konzentration auf die Sache, nicht die Person Konzentration auf die Interessen, nicht die Position Streben nach einer WIN/WIN-Situation faires Verhandeln Konfliktlösung Benennen des Konflikts (Trennung von Sach- und Beziehungsebene) Analyse des Konflikts (Konfliktebenen) Benennen der Ursachen Lösungsmöglichkeiten suchen (Brain-Storming, Kopfstandmethode, 6/3/5-Methode, Hut-Methode, ...) Benennen der möglichen Lösungen Entscheidung für eine Lösung Konkreter Arbeitsplan zur Durchsetzung der Lösung Kontrolle des Standes nach bestimmten Zeitplan
• Was ist Moderation? Moderation ist eine Arbeitsmethode, die darauf abzielt, eine Gruppe zu unterstützen, ein Problem oder Thema  auf die Inhalte konzentriert zielgerichtet eigenverantwortlich unter Nutzung der Potentiale aller Teilnehmer in fairen Umgang mit einander an der Umsetzung orientiert zu bearbeiten.
• Nennen Sie die wichtigsten Aspekte der Moderation! Objektivität Neutralität alle zusammen halten
• Erläutern Sie die Sach- und Beziehungsebene in der Kommunikation. Eisbergmodell sichbarer/bewusster Teil (20%) → Sachebene Auf der Sachebene wird ein Inhalt kommuniziert, werden Fakten und Argumente genannt. Die Kommunikation erfolgt auf dieser Ebene digital, d. h. über kulturell vereinbarte und mehr oder weniger eindeutige Zeichensysteme, wie gesprochene Sprache (d. h. das System der Phoneme, also der Laute einer Sprache) oder Schrift (d. h. das System der Schriftzeichen). Daraus bauen sich Worte, Sätze, Absätze bzw. Sequenzen etc. zusammen. Diese Zeichensysteme müssen zum Verständnis dekodiert werden, d. h. der Empfänger muss das Zeichensystem – die Sprache – des Senders beherrschen, um die Inhalte zu verstehen. Unterwasser/unbewusster Teil (80%) → Beziehungsebene In jedem menschlichen Kommunikationsprozess wird zugleich immer auch kommuniziert, wie ein bestimmter Inhalt aufzufassen ist und wie das Verhältnis zwischen den Kommunikationspartnern gesehen wird. Watzlawick verwendet hierfür den Begriff „Metakommunikation“ (d. h. Kommunikation über Kommunikation). Die Beziehungsebene „trägt“ deshalb die Sachebene, bildet also die Grundlage für einen Verständigungsprozess. Der Kommunikationsprozess auf der Beziehungsebene erfolgt analog, d. h. nicht auf der Grundlage von fest vereinbarten Zeichensystemen, sondern über die Deutung von Ähnlichkeitsverhältnissen. Mimik, Gestik, Raumverhalten, Wortklang etc. lassen sich in der Regel keinen konkreten Inhalten zuordnen, es sei denn, ihnen ist ein „digitaler“ Zeichencharakter kulturell zugeordnet (wie z. B. ein erhobener Zeigefinger). Gleichwohl bewirkt das Verhalten im Gespräch – meist spontan – bestimmte Gefühle und Reaktionen. Diese Analogien werden – meist unbewusst – über Deutungsprozesse erschlossen.
• Erläutern Sie das Kommunikationsmodell nach Watzlawick! Sender (Gedanken in Worte) → Kodierung → Nachricht → Dekodierung → Empfänger (Worte in Gedanken) Dabei spielt der Beziehungsaspekt eine entscheidende Rolle. Sender und Empfänger haben ihren eigenen Kosmos. Kommunikation kann nur in der Schnittmenge der beiden Kosmen stattfinden.
• Nennen Sie die 4 Kommunikationsebenen! Sachebene (verbale Ebene) Nonverbale Ebene (Körperhaltung, Mimik, Gestik) Paraverbale Ebene (Stimmlage, Klang) Emotionale Ebene (Kontextebene)
• Wie bereiten Sie ein erfolgreiches Gespräch vor? meine klaren Ziele (minimal/maximal) meine Argumente Situation des Gesprächspartners Welche Gegenargumente könnten kommen? Strategie entwickeln/roter Faden Setting festlegen Einladung zum Gespräch
• Wie führen Sie ein erfolgreiches Gespräch durch? Begrüßung und Beziehung schaffen (Schnittmenge!) Sagen, worum es geht Für gleichen Wissensstand sorgen Problembeschreibung Frage nach Lösung/Aktives Zuhören Vereinbarte Ergebnisse festhalten Controlling vereinbaren Positiver Ausstieg/Verabschiedung
• Wie bereiten Sie ein Gespräch nach? Analyse Zielerreichung Gesprächsverlauf Lessons learnt Controlling einschließlich Sanktionen/Konsequenzen bei Nichteinhaltung Dokumentation und Information                                                                                      (Wer braucht die Information unbedingt? = Nutzwert der Information für den Empfänger)
• Was bedeutet "Führung"? Führung heißt, Ziele zu setzen und mit Hilfe von Produktionsfaktoren (Mensch, Material, Methode) erfolgreich zu realisieren. (Linneweh) = Menschen dazu zu bringen, bestimmte Vorgaben zu erreichen.
• Wie können Sie die Motivation in einem Team fördern? Durch Aufbau von Vertrauen Verlässlichkeit Berechenbarkeit Erreichbarkeit Glaubwürdigkeit
• Erklären Sie die Maslow Pyramide und ordnen Sie diesen Stufen Motivationsmöglichkeiten durch den PL zu. Physiologische Bedürfnisse: Entspannung, Ruhe, Schlaf Bedürfnis nach Sicherheit: gesicherter Arbeitsplatz, Routinen schaffen Bedürfnis nach Zugehörigkeit: Rollen, Status, Pflichten und Rechte des Mitarbeiters klären, Hilfe und Unterstützung anbieten Bedürfnis nach Achtung: Leistungen wertschätzen, Feedback geben, Ergebnisse besprechen Bedürfnis nach Selbstverwirklichung: kreative Lösungen erlauben und gemeinsam besprechen, Zukunftsoptionen und Perspektiven besprechen
• Beschreiben Sie mögliche Lösungswege bei Konflikten! Lösungswege bei Konflikten: Vorgehensmodell zur kooperativen Konfliktregelung: setzt Bereitwilligkeit der Beteiligten voraus, den Konflikt zu lösen, kann moderiert werden, besteht aus: Einleitung (Information über Konflikt, Motivation der Beteiligten), Diagnose (unterschiedliche Sichtweisen, gemeinsame Beschreibung), Lösungsentwicklung (alternative Zielzustände, für alle akzeptabler Zielzustand) und Erfolgsicherung ( Konsequenzen für Einzelnen, Eckdaten der Kontrolle) Standardfragen nach Mayershofer, Kröger: Vorbereitung:wer? worum geht es? welchen Nutzen kann Konflikt haben? was würde besser laufen ohne Konflikt? was soll geklärt werden?  Erarbeitung einer Konfliktlösung:                                                                      welche Vorschläge? welche Erfahrungen?welche Auswirkungen? welcher Zustand soll erreicht werden?... Mediation: ein neutraler Dritter wird eingesetzt, um die Konfliktlösung durch die Parteinen selbst zu fördern.(Kommunikationsregeln beachten, Checklisten beachten, Empfehlungen zur Konfliktbehandlung beachten Checkliste: Konflikt erkennen Konflikt identifizieren Konflikt thematisieren Konflikt analysieren Konflikt visualisieren Konflikt einordnen (Sach- oder Beziehungsebene) Konflikt von Beziehungs- auf Sachebene bringen Konflikt strukturieren Lösungsalternativen sammeln, bewerten, auswählen, umsetzen Konflikt für neue Wege nutzen
• Was sind positive Aspekte aus Konflikten? Positive Aspekte der von Konflikten sind: Indikator für Notwendige Veränderungen (z. B. Umgangsformen, Prozesse) Decken Chancen auf (z. B. Marktchancen, Arbeitsklima) Bereinigen unangenehme Situationen (z. B. Stimmung im Team) Führen zu einer reiferen Projektkultur (z. B.Identifikation mit Arbeitsweise) Fördern Teamgefühl (z. B. bei Konkurrenz mit Linie) Ermöglichen gemeinsame, innovative Lösungen (z. B. einheitliche Vorgehensweise) Beseitigen Unklarheiten (z. B. Aufgabenstellung, Macht)
• Phasen eines Mediationsprozesses 1. Eröffnung Streitgegenstand klären Vorgehensweise festlegen Teilnehmer bestimmen 2. Darstellung der Positionen und Sichtweisen3. Klärung der Hintergründe und Interessen (Bedürfnisse)4. kreative Lösungsentwicklung5. Ergebnissicherung in einer Abschlussvereinbarung
• Das Eisberg-Modell Emotionen sind wichtige Signale für das Auftreten von Konflikten und sie sind gleichzeitig auch Wegweiser, wie Konflikte wirklich nachhaltig gelöst werden können.Das veranschaulicht auch das Eisberg-Prinzip, bei dem der wesentliche Teil aller konfliktbedingender Faktoren unter der Wasseroberfläche und damit im Verborgenen liegt. Sachebene: In einem Konflikt gibt es erst einmal die offensichtlichen Forderungen oder Positionen (auch Standpunkte genannt). Das ist die „Spitze des Eisberges“. Da gibt es keinen Spielraum und somit auch keine Lösungen. Beziehungsebene: Das gibt Hinweise auf die zweite Ebene im Konflikt, die tiefer im Verborgenen liegt („unter Wasser“):                                                                       Die Interessen und damit auch die Bedürfnisse. Eskalation von Konflikten ist meist in Beziehungsebene bedingt. Der Versuch, in Konfliktsituationen sachlich zu bleiben, eine sachliche Lösung zu finden, wenn schon längst die Emotionen hochkochen, ist und bleibt unmöglich. > Daher liegt die Lösungsebene meist unter Wasser
• Vier Seiten einer Nachricht? Sachinhalt - Darüber möchte ich Informieren Selbstoffenbarung - So geht es dem Sprecher, Ich-botschaft Beziehung - so stehen wir zueinander, Du-botschaft Appell - Das will ich von dir
• Kreativitätstechniken Assotiationstechnik (Brainstorming) Mapping Technik Mind Maps) Konfrontationstechnik (neg. Storming) Diskursive Techniken (morphologischer Kasten) Analogietechnik (Syntetik)
• Was versteht man unter extrinsischer und intrinsischer Motivation? Definiere kurz. Extrinsische Motivation: Es wird Absicht verfolgt, eine Handlung durchzuführen, da entweder negative Folgen vermieden oder positive Folgen erreicht werden sollen. Die Handlung ist dabei nur Mittel, um einen bestimmten Zweck zu erzielen. Intrinsische Motivation: Es wird Absicht verfolgt, eine Handlung durchzuführen, da die Handlung selbst als interessant, spannend oder anspruchsvoll wahrgenommen wird. Handlung ist nicht nur Mittel zum Zweck, sondern sie ist selbst wertvoll.
• Wodurch kann Konflikten vorgebeugt werden? Vorbeugung durch verschiedene Methoden (aktives Beziehungsmanagement, Entwicklung einer Streitkultur, projektbegleitende Mediation) Bedürfnisidentifikation aller Beteiligten, damit diese unerfüllt nicht zur Konfliktursache werden (Bedürfnismanagement)
• Teamrollen nach BELBIN D = Dominanter Typ — I = Initiativer Typ — G = Gewissenhafter Typ — S = Stetiger Typ  Basierend auf 1. Kommunikation Koordinator/Integrator (D) Wegbereiter (I) Teamarbeiter (S) 2. Handlung Macher (I) Umsetzer (D) Prefektionist (G) 3. Wissen Beobachter (S) Neuerer/Erfinder (I) Spezialisten (G)
• PEM-Modell von GERSICK Leistung                          Transition                                                                                               ↑                                                                          →                     1. Phase            ↔                            2. Phase Anfang A -----------------→   1/2 * (A+B) ------------------→    Zeit                                                                                             ↑                                                                                                                                     alle Team-                                                                                                                             mitglieder                                                                                                                             wachen zu                                                                                                                             unterschiedlichen                                                                                                                 Zeiten auf.
• MASLOWsche Bedürfnispyramide Grundbedürfnisse                                                                                                                      - Arbeitsvertrag                                                                                                                - Pausen Sicherheit und Geborgenheit                                                                                                      - Lohn pünktlich Soziale Bedürfnisse/Zugehörigkeit                                                                                            - Sozialräume                                                                                                                  - fairer Umgang mit einander                                                                                          - Wertesystem ICH-Bedürfnisse (Status, Macht, Anerkennung, Geltung)                                                          - Dienstwagen                                                                                                                  - Job-Enrichment Selbstverwirklichung                                                                                                                  - Sonderurlaub/Bildungsurlaub Erst wenn die Bedürfnisse von 1. nach 5. befriedigt sind, wird Motivation möglich, weil dadurch Unzufriedenheit beseitigt wird. Bei Konflikten ist es genau umgekehrt: Je weiter man von 5. nach 1. kommt, desto größer wird das Konfliktpotential.
• Konfliktebenen Ebene → Position → Was wollen die Konfliktparteien? Ebene → Interessen → Warum? Wozu? Ebene → Motivation hinter dem Interesse → Hintergrund des Interesses? Ebene → Grundhaltung, Wertvorstellungen → Glaubenssätze?
• Konfliktlösungen --> Lehrsätze Konzentriere dich auf Interessen, nicht Positionen! Konzentriere dich auf die Sache, nicht Personen! Es müssen alle wollen, sonst ist ein Konflikt nicht lösbar. Konflikte sind nur auf der Sach-, nicht aber auf der Beziehungsebene lösbar.
• Moderationsablauf Einstieg → Themeklärung ↔ Problembearbeitung → Ergebnisse → Abschluss → Einstieg
• Johari-Fenster mir bekannt/anderen bekannt --> öffentliche Person mir bekannt/anderen unbekannt --> private Person mir unbekannt/anderen bekannt --> mein blinder Fleck mir unbekannt/anderen unbekannt --> das Unbekannte Es soll versucht werden, die Fenster mit dem blinden Fleck und das Unbekannte kleiner zu machen. Es geht hier um meine eigene Einschätzung als PL.

zurück  |  weiter 1 / 1