Bürowirtschaft (Fach) / Abschlussprüfung (Lektion)

Relevante Fragen für die Abschlussprüfung zur Bürokauffrau

Diese Lektion wurde von vicky1107 erstellt.

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• Möglichkeiten Termine zu planen und zu überwachen 1. Terminplanungsassistent in Outlook 2. Plantafel 3. Terminkalender 4. Terminmappe
• Erklären Sie den Begriff "feste Termine" - Termine, die nicht beeinflussbar sind / nicht verschoben werden können
• Beispiele für feste Termine 1. Zahlungstermine des Finanzamts 2. Geburtstage 3. Jubiläen 4. Feiertage 5. Messetermine
• Vorteile von E-Mails 1. Kostengünstig 2. unverzügliche Zustellung 3. schnelle Erreichbarkeit 4. schnelle Antwortmöglichkeit 5. Möglichkeit eine Lesebestätigung anzufordern
• Rechtsgrundlagen für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen 1. Arbeitsstättenverordnung 2. Unfallverhütungsvorschriften 3. Richtlinien der Berufsgenossenschaft 4. Arbeitsschutzgesetz 5. Bildschirmarbeits(platz)verordnung 6. Arbeitsstättenrichtlinie 7. Arbeitszeitgesetz 8. Gewerbeordnung
• Möglichkeiten zur Gewährleistung des Lärmschutzes 1. Lärmschutzfenster  2. Vorhänge an den Fenstern 3. Auswahl leiser Geräte 4. Teppichböden 5. Pflanzen 6. laute Geräte außerhalb des Büros aufstellen
• Voraussetzung für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis - Erhalt auf ausdrückliche Bitte / MA muss es verlangen (jeder MA hat ein Recht auf die Ausstellung eines qualifizierten Zeugnisses)
• Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses 1. Beurteilung des AN hinsichtlich der Führungsqualitäten 2. Beurteilung des AN hinsichtlich der Leistungen 3. Angaben über besondere fachliche Fähigkeiten 4. Angaben über soziale Kompetenzen
• Grundsätze, die beim Formulieren des qualifizierten Zeugnisses beachtet werden müssen 1. Zeugnis muss wahr sein (Wahrheitspflicht) 2. Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein und darf das berufliche Fortkommen nicht erschweren 3. Zeugnis darf keine Lücken enthalten (Vollständigkeit)
• Arbeitspapiere, die der AN vom AG nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigt 1. Elektronische Lohnsteuerbescheinigung 2. Bescheinigung über den bereits abgegoltenen Urlaub 3. Sozialversicherungsausweis 4. Arbeitsbescheinigung, falls die Arbeitslosigkeit folgt 5. Unterlagen zur Betrieblichen Altersvorsorge 6. Unterlagen zu Vermögenswirksamen Leistungen 7. Restliche Entgeltabrechnung
• Inhalte einer Stellenbeschreibung 1. Stellenbezeichnung 2. Aufgaben der Stelle 3. Stellenanforderungen (Vorbildung, Ausbildung, Kenntnisse des Stelleninhabers) 4. Stelleneingliederung in der Betriebshierarchie
• Vorteile der externen Personalbeschaffung 1. es kommt "frischer Wind" ins Unternehmen 2. es entsteht keine Betriebsblindheit 3. neue Mitarbeiter sind unvoreingenommen 4. keine Weiterbildungsmaßnahmen interner Mitarbeiter nötig 5. Bewerberauswahl ist größer 6. Erfahrungen aus anderen Betrieben
• "Gezielte Suche nach einer kaufmännischen Mitarbeiterin" in einer Stellenanzeige. Nehmen Sie dazu Stellung. Begründen Sie Ihre Aussage. - Dies ist nicht möglich, da es einen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz darstellt
• Was versteht man unter Ergonomie? - Unter Ergonomie versteht man, die Anpassung von Arbeitsmitteln und Arbeitsbedingungen an die physiologischen und psychologischen Gegebenheiten des arbeitenden Menschen.
• Einzelbüro (Vor- und Nachteile) Vorteile: 1. es können vertrauliche Gespräche geführt werden 2. Mitarbeiter/-innen werden durch Besuche nicht gestört 3. Konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung möglich 4. es wird eine individuelle Arbeitsweise gefördert Nachteile: 1. Kommunikation zwischen den Mitarbeitern wird stark eingeschränkt 2. Arbeitsmittel, wie z.B. Drucker müssen mehrfach gekauft werden
• Mehrpersonen-/Gruppenbüro Vorteile: 1. gute Raumausnutzung 2. Mitarbeiter können eng zusammenarbeiten 3. Arbeitsmittel können gemeinsam genutzt werden (z.B. Kopierer) 4. Kurze Kommunikationswege Nachteile: 1. mehr Störquellen, z.B. telefonierende Kollegen 2. höherer Lärmpegel 3. Mitarbeiter fühlen sich beobachtet und kontrolliert
• Großraumbüro Vorteile: 1. Kurz Kommunikationswege 2. Mitarbeiter/-innen erhalten einen guten Überblick über den Gesamtprozess 3. Distanz zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten verringert sich evtl. 4. Absprachen innerhalb eines Teams können schnell getroffen werden Nachteile: 1. mangelhafte Privatsphäre, Mitarbeiter fühlen sich schnell beobachtet und kontrolliert 2. Akustik, Beleuchtung und Klimatisierung belasten die Mitarbeiter oft sehr
• Anforderungen an den Sitz eines Bürostuhls 1. verstellbare Sitzhöhe 2. verstellbare Sitztiefe 3. Verstelleinrichtungen sollten im Sitzen bedienbar sein 4. vorderer Teil des Sitzes sollte abgerundet sein 5. Stoß beim Hinsetzen sollte angefangen werden
• Ergonomische Anforderungen an einen Bildschirm und Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Beschäftigten 1. muss die Zeichen scharf abbilden 2. darf nicht blenden 3. darf nicht spiegeln 4. strahlungsarm 5. leicht drehbar 6. leicht neigbar 7. höhenverstellbar Erläuterungen 1. geringere Beanspruchung der Sehkraft 2. keine Entstehung von Nackenschmerzen 3. keine Entstehung von Rückenverspannungen
• Vorsortieren von Bewerbungsunterlagen - Sortierung nach Übereinstimmung mit den verlangten Voraussetzungen. Zuerst alle Bewerbungen, die die Anforderungen vollständig erfüllen, dann teilweise absteigend usw.
• Organisatorische Tätigkeiten vor der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch 1. Raumreservierung 2. Terminabstimmungen mit internen Teilnehmern
• Vorteile einer Checkliste 1. es wird weniger vergessen, bzw. das Risiko etwas zu vergessen sinkt 2. Zeitersparnis, da die Schritte schnell abgearbeitet werden können, ohne dass man sich vorher überlegen muss, was noch zu tun ist 3. im Krankheits- oder Urlaubsfall, weiß die Vertretung schnell, was (noch) zu tun ist
• Arbeitsschritte zum Erstellen einer Präsentation 1. Recherche im Internet 2. Durchsicht von Katalogen/Prospekten 3. Bestellen von Prospekten 4. Zusammenstellen der Präsentation 5. Speichern der Präsentation auf gewähltem Datenträger
• Technische Anforderungen an einen Tagungsraum, damit man eine Präsentation verfolgen kann 1. große Projektionsfläche, um die Präsentation zeigen zu können 2. Verdunkelungsmöglichkeit, falls es im Raum zu hell sein sollte 3. Stromversorgung für die erforderlichen Geräte 4. Zeigestab oder Laserpointer 5. Whiteboard-Stifte
• Umweltfaktoren, die bei der Arbeitsplatzgestaltung zu berücksichtigen sind. Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. 1. Licht - gute Ausleuchtung des Arbeitsplatzes verringert die Ermüdung 2. Klima - ausreichende Sauerstoffversorgung fördert die Konzentration 3. Lärm - stört die Konzentration der Mitarbeiter 4. Farben - helle Farben wirken anregend und motivierend, dunkle und grelle Farben können als störend empfunden werden
• Vorteile und Nachteile von E-Mails gegenüber Briefen Vorteile: 1. schneller als Briefe 2. kostengünstiger als Briefe 3. einfach zu handhaben 4. Dateien können angehängt und vom Empfänger sofort bearbeitet werden 5. Versand in einem Schritt an mehrere Empfänger möglich 6. rund um die Uhr weltweiter Versand und Empfang möglich 7. Empfangsbestätigung möglich ohne Zusatzkosten Nachteile: 1. Gefahr von Würmern, Viren und Trojanern 2. Fehlen von Unterschriften 3. zusätzlicher Stress für den Empfänger, da schnelle Antwort erwartet wird 4. Gefahr von Datenflut
• Aufgaben einer Firewall 1. Filterung ein- und ausgehender Daten 2. Alarmierung bei bedrohlichen (sicherheitsrelevanten) Ereignissen 3. Gewährleistung der Vertraulichkeit von Daten 4. Schutz vor unbefugten Zugriffen von außen nach innen 5. Gewährleistung der Abhörsicherheit von Daten 6. Regelung des Zugangs ins Internet 7. Erstellung von Protokollen 8. Verbergen der betrieblichen Netzstruktur
• Wirkungsweise eines Virenschutzprogramms - Ein Virenschutzprogramm spürt Viren, Würmer und Trojaner auf, blockiert und beseitigt sie.
• Was ist Datenschutz? - Personenbezogene Daten werden vor unberechtigtem Zugriff geschützt
• Was ist Datensicherung? - Daten werden vor Verlust oder unberechtigten Änderungen geschützt.
• Risiken für die Sicherung oder den Schutz von Daten 1. Zugriff durch unbefugte Mitarbeiter - stehlen das Passwort - nehmen Daten mit nach Hause und kopieren sie auf ihren eigenen Rechner 2. Befall durch Computerviren - Daten werden zerstört - Daten werden ausspioniert 3. Fehler von befugten Personen - Daten werden versehentlich an den falschen Empfänger versandt - Mails werden unverschlüsselt versandt - Vertrauliche Daten werden zur Weiterverarbeitung an die eigene/persönliche Mail-Adresse versandt 4. Entwenden der Hardware - Datenträger werden gestohlen - Datenträger, die nicht sicher gelöscht wurden, werden weiter verkauft
• Pflichten des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber im Krankheitsfall 1. unverzüglich beim Arbeitgeber arbeitsunfähig krank melden 2. Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt zukommen lassen
• Arten der Vollmacht 1. Leiter/-in des Zweigwerks: Filialprokura 2. Abteilungsleiter/-in Verwaltung: Allgemeine Handlungsvollmacht 3. Leiter/-in Fertigung: Artvollmacht 4. Sachbearbeiter/-in Einkauf: Artvollmacht
• Führungstechnik in der Abteilung Einkauf 1. Management by Exception Mitarbeiter/-in trifft im Normalfall selbstständig Entscheidungen, in Ausnahmefällen greift der Vorgesetzte ein 2. Management by Delegation Jeder Mitarbeiter erhält einen bestimmten Aufgaben-/Kompentenzbereich, in dem er selbstständig handeln und entscheiden kann
• Im Bildschirm spiegelt sich morgens häufig die Sonne 1. Entspiegelungsbeschichtung anbringen 2. Vorhänge oder Sonnenblenden anbringen 3. Standort wechseln 4. parallel zur natürlichen Lichtquelle platzieren
• Nadeldrucker ist beim Beschriften der Durchschreibformulare so laut, dass der Mitarbeiter ständig Kopfschmerzen bekommt 1. Schallschutzhaube anbringen 2. In einem anderen Raum unterbringen 3. Verschlissene Teile austauschen
• Anforderungen an einen Bürodrehstuhl 1. höhenverstellbare Sitzfläche 2. verstellbare Rückenlehne 3. luft- und wasserdurchlässige Bezüge 4. neigbare Sitzfläche 5. abgerundete Sitzkanten 6. mindestens 5 Rollen 7. bremsbare Rollen
• Personen, die neben dem Sicherheitsbeauftragten die Lösung von Problemen zuständig sind oder bei denen man dazu Unterstützung finden kann 1. Vorgesetzte 2. Fachkraft für Arbeitssicherheit 3. Betriebsarzt 4. Betriebsrat/Personalrat 5. Hausmeister
• Externe Institutionen für die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften 1. Berufsgenossenschaft 2. Gewerbeaufsichtsamt/Amt für Arbeitsschutz
• Notwendige Einstellungsunterlagen und deren Notwendigkeit 1. Lohnsteuerkarte dient zur Feststellung der Steuerklasse (zur Lohnsteuerberechnung) und ggf. zur Berechnung der Kirchensteuer 2. Urlaubsbescheinigung dient zur Ermittlung des Resturlaubs für das laufende Kalenderjahr 3. Sozialversicherungsausweis dient Kontrollzwecken; alle Pflichtversicherten in der Deutschen Rentenversicherung erhalten einen Sozialversicherungsausweis, der eine Rentenversicherungsnummer enthält 4. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse dient dem Nachweis der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenkasse 5. Nachweis über ein Bankkonto (Girokonto) dient als Grundlage zur Überweisung des Nettoentgelts
• Bedeutung der Probezeit aus Sicht beider Vertragspartner 1. dient dem gegenseitigen Kennenlernen 2. AG möchte wissen, ob der AN fachlich und persönlich geeignet ist (die Anforderungen erfüllt) 3. AN will herausfinden, ob die Aufgabe zufriedenstellend und erfüllbar ist
• Ordentliche gesetzliche Kündigungsfrist innerhalb der Probezeit - unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen - jederzeit - ohne Angabe von Gründen
• Gründe für die ordentliche Kündigung nach der Probezeit 1. Verhaltensbedingte Gründe (Verstoß gegen wichtige arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Fehlverhalten) 2. Personenbedingte Gründe (wegen lang anhaltender Krankheit, häufigen Kurzerkrankungen, Krankheit auf Dauer (schlechte Prognose)) 3. Betriebsbedingte Gründe (Wegfall einer Arbeitsstätte, Schließung von Betriebsteilen)
• Voraussetzungen für das Wirksamwerden einer außerordentlichen Kündigung 1. Vorliegen eines wichtigen Grunds (oder konkrete Nennung des Grunds) 2. Zugang der Kündigung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des wichtigen Grunds 3. Anhörung des Betriebsrates
• Bei welchem Gericht und innerhalb welcher Frist kann gegen eine Kündigung geklagt werden? - Arbeitsgericht - innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung
• Prüfpflicht bei der Warenannahme - bei zugegangener Ware nach Art, Menge und Güte UNVERZÜGLICH
• Rügepflicht gegenüber dem Lieferanten bei einem offenen Mangel - bei offenen Mängeln UNVERZÜGLICH nach erfolgter Prüfung
• Auswirkungen auf die Liquidität bei Verlangen einer neuen Rechnung - Liquidität bleibt erhalten, da die neue Rechnung erst zehn Tage nach neuem Rechnungsdatum bezahlt werden muss

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