Personalarbeit organisieren und durchführen (Fach) / 1.3.2 Grundlagen der Prozessgestaltung (Lektion)
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Prozesse im Personalwesen gestalten
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- Welche Ziele werden mit der Prozessorganisation verfolgt? Ziele der Prozessorganisation: Verkürzung der Prozesszeiten Verbesserung der Prozessqualität Reduzierung der Prozesskosten Verbesserung der Innovationsfähigkeit
- Welche Gestaltungsgrundsätze sind bei der Prozessorganisation zu beachten? Gestaltungsgrundsätze/ Merkmale der Prozessorganisation: Ganzheitlichkeit der Prozessgestaltung klar definierter Anfang und Ende des Prozesses klar definierte Schnittstellen/ möglichst wenig Schnittstellen Fokussierung auf den Kunden Fokussierung auf die Wertschöpfung der Prozesse Fokussierung auf Prozesse mit hoher Wertschöpfung (Kernprozesse) Reduzierung der Prozesse mit geringerer/ keiner Wertschöpfung Überprüfung tradierter Abläufe und Verfahren Top-Down-Prinzip
- Welche Modelle der Prozessgestaltung gibt es? Sechs-Stufen-Modell: Start ->Selektionsphase ->Analysephase -> Synthesephase ->Implementierungsphase ->Transformationsphase ->Reviewphase ->Ende
- Erkläre den Regelkreis des REFA-6-Stufen-Modells. Stufe 1: Ziele setzen:1. Kostenziel2. humane Ziele3. organisatiorische Ziele4. Terminziele (Aufgabenabgrenzung verändern) Stufe 2: Aufgaben abgrenzen:1. Systemgröße2. Rational-Ansätze3. Minimalanforderungen4. Projektgruppe5. Terminplanung (Ist-Zustands-Analyse erforderulich?) Stufe 3: Nach idealen und allen denkbaren Lösungsmöglichkeiten suchen (forschen und entwickeln) Stufe 4: Daten und Informationen sammeln; technisch durchführbare und wirtschaftliche Lösungsalternativen suchen (kann Zielsetzung erreicht werden?) Stufe 5: Lösung prüfen:1. technisch2. wirtschaftlich3. human4. rechtlichBeste Lösung auswählen! Stufe 6: Lösung einführen und Zielerfüllung kontrollieren
- Warum müssen Prozesse transparent gestaltet werden? Jeder Prozess muss ein klar definierten Anfang und Ende haben. Im Rahmen der Ist-Analyse sind alle Teilvorgänge/ Ereignisse zwischen Anfang und Ende zu beschreiben und zu dokumentieren. Die Schnittstellen zu anderen Aufgabenträgern/ Prozessverantwortlichen müssen erkennbar sein und die Übergabe- und Informationspflichten an den Schnittstellen müssen bekannt sein. Nur wenn das sichergestellt ist, bieten sich genügend Ansätze für Prozessbeurteilung, -redesign und -optimierung.
- Was ist bei der Schnittstellenanalyse und -gestaltung zu beachten? Soweit wie möglich die Anzahl der Schnittstellen zu reduzieren/ zu vermeiden. Die Organisationsstruktur muss dem Prozess folgen und nicht umgekehrt.
- Was versteht man unter der Potenzialanalyse im Zusammenhang mit der Gestaltung von Prozessen? Potentialanalyse: die Diagnose, welche Ressourcen im Basisgeschäft gebunden sind und welche ggf. für die strategische Aktionen noch zur Verfügung stehen. Ziel der Prozessorganisation ist es , die bestehenden Ressourchen auf Kernprozesse mit hoher Wertschöpfung zu konzentrieren udn dabei freiwerdende Ressourchen für strategische Aktionen zu nutzen.