Projektmanagement (Fach) / 1.12 Ressourcen (Lektion)

1.12 Ressourcen

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• Buch: Welches sind die zwei organisatorischen Dimensionen, die bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen sind? Die Ressourcenplanung muss im größeren Zusammen der Projektplanung und des Projektportfoliomanagements betrachtet werden. Erst durch Konsolidierung des Ressourcenbedarfs über alle Projekte und Linienaufgaben resultiert ein Gesamtbild bzgl. der Belastungssituation der einzelnen Ressource.
• Buch: Welche drei Dimensionen bilden den Ressourcen-Würfel? WER - Ressourcendimension: Personen, Organisationseinheiten WAS - Projektdimension: Arbeitspakete, Vorgänge WANN - Zeitdimension : Verfügbarkeit
• BUCH: Nennen Sie sechs wesentliche Ziele bzw. Nutzenelemente eines professionellen Ressourcenmanagements. Projektprioritäten setzen Neue Projekte richtig einplanen Überlastung und Engpäße erkennen Unterlast erkennen Übersicht über Verfügbarkeiten und Abwesenheiten Ressourceneinsatz disponieren    
• Buch: Machen Sie eine Aufstellung einer typischen Kapazitäts- und Belastungssituation für einen projektorientiert arbeitenden Mitarbeiter (Werte auf Jahresbasis). x-Achse: Zeit(Perioden) y-Achse: Kapazität/Belastung Mitarbeiter Kapzitätsgrenzenlinie + Vorgänge
• Buch: Welches ist die Durchlaufzeit für einen Vorgang in Tagen, der einen Bearbeitungsaufwand von 20 Personentagen erfordert, wenn ein Mitarbeiter mit einer Kapazität von 50 %, ein anderer von 30 % an diesem Vorgang arbeitet? 25 Tage Durchlaufzeit, Dauer 0,5x+0,3x=20
• Buch: Erläutern Sie die Begriffe kapazitäts- und termintreue Planung. Kapazitätstreue Planung: Bei einer Überlastsituation besteht nur die Möglichkeit den End-Termin zu verschieben, da die definierte Kapazitätsgrenze unangetastet bleiben soll Termintreue Planung: Bei einer Überlastsituation besteht nur die Möglichkeit durch Erhöhung der Bearbeitungskapaziät die Überlast zu kompensieren, da der Projekt-Endtermin in jedem Fall gehalten werden soll. z.B. Mehrarbeit
• Buch: Nennen Sie fünf Gründe, warum mathematische Belastungsabgleichmodelle der Realität der Ressourcenplanung kaum gerecht werden können. geschätzte Bearbeitungsaufwände sind mit Unsicherheiten behaftet Verlängerung oder Verkürzung der Dauer eines Vorgangs zur Belastungsglättung führt in der Regel auch zur Veränderung des Bearbeitungsaufwands des Vorgangs Kapazitätseinsatz während der Bearbeitungsdauer nicht konstant bleiben muss- Anpassung an Erfordernisse Bearbeitung eines Vorgangs durch mehrere MA, die sich mit Ihren Zwischenergebnissen postiv und negativ beeinflussen können sachliche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten bestehen können
• Buch: Erläutern Sie den Prozess der operativen Ressourcenplanung aus Sicht des Projektleiters PL erarbeitet Grundlagen für Ressourcenplanung:PSP, Terminplanung, Schätzung der Aufwände, benötigte Fähigkeiten PL kontaktiert Ressourcenmanager und meldet Bedürfnisse des Projektes: benötigte Skills, Kapazität, Zeittrahmen sowie Namen ev. Wunschkandidaten Ressourcenmanager klären innerhalb Ihrer Verantwortungsbereiche, wie weit Sie den Anforderungen entsprechen können und reservieren Ressourcen Ressourcenmanager teilen PL Ergebnis mit Sind MA bestimmt, nimmt PL Kontakt auf und stimmt Mitarbeit ab
• Buch: Was ist ein Ressourcen-Balkendiagramm? qualitative Ressourcenplanung. Übersicht, wann Projektbeteiligte für welchen Job zum Einsatz kommen. Zu den Arbeitspaketen und Vorgängen werden noch die bearbeitenden Personen erfasst. Über einen Filter bei dem 1 Person gewählt wird kann ein Ressourcen-Balkendiagramm generiert werden. Gitternetz: Vorgänge y Achse t  
• Buch: Welche Möglichkeiten bestehen, die für ein Projekt eingesetzte Kapazität zu erhöhen? Prioritäten anderer Projekte reduzieren Personal einstellen, aufbauen Mehrarbeit anordnen ext Ressourcen einbeziehen int. Stellen einbeziehen Leistungsanreize schaffen
• Buch: Mit welchen Maßnahmen lässt sich der Bearbeitungsaufwand für ein Arbeitspaket bzw. Vorgang reduzieren? Einsatz einer zusätzlichen Ressource Anforderungen des Vorgangs hinterfragen und in Einklang mit Ressourcenplanung bringen Schätzung erneut validieren durch Expertenws...
• Was ist Ressourcenmanagement? Ressourcen sind Menschen, Maschinen, Anlagen und Hilfsmittel Ressourcenmanagement: stellt die Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung sorgt dafür das keine Ressource über- oder unterbelastet ist. bringt Angebot und Nachfrage an Ressourcen in wirtschaftliches Gleichgeweicht  
• Bedeutung von Ressourcenmanagement personelle Ressourcen nehmen überragende Stellung ein Projekten ein Bei Herstellung eines Gleichgewichts zwischen Angebot und Nachfrage kann die Effektivtät und Effizienz erhöht werden Durch Ressourcenmanagement wird Dreieck zwischen PL, MA und Linienvorgsetzten geschlossen
• Welche Unterschiedlichen Blickwinkel gibt es auf das Problem der Ressourcenverteilung ProbWelt des PL (von innen) Bedürfnisse des Projektes im Fokus andere betriebliche Notwendigkeiten sind für Ihn von geringem Interesse Welt des Linienmanagers interessiert sich meist nur in geringem Maß für Bedürfnisse der Projekte benötigt Mitarbeiter für die Erfüllung der betrieblichen AUfgaben im operativen Geschäft Problem: Welche Ressourcen stehen für Projekt und welche für Linientätigekeiten zur Verfügung -> hohes Konfliktpotential - hohe Komplexität
• Ursachen für unzureichende Ressourcenplanung Menschliche Ressourcen sind dehnbar - Kapazität 100% in der Praxis eine fiktive Größe und deshalb mit rein mathematischen Formeln nicht zu berechnen Ressourcenplanung sprengt den Betrachtungsrahmen des Einzelprojekts und erfordert eine Multiprojekt-Sicht und die Einbeziehung der Linie Ressourcenplanung erfordert Vollständigkeit um die Summenbelastung einer Ressource ermitteln zu können
• Ressourcenplanungs-Würfel Hat die Dimensionen: WAS = Projektdimension - AP, Aufgaben WER = Ressourcendimension - Personen, Orgas WANN= Zeitdimension - Verfügbarkeit x=WER y=WAS z=WANN
• Ablauf der Ressourcenplanung? benötigte Qualifikationen ermitteln Bearbeitungsaufwand schätzen Bearbeitungszeitraum festlegen Ressource auswählen Kapazitäts- Ausgangsbelastungsprofil analysieren Aufwand einlasten resultierendes Belastungsprofil analysieren
• Ressourcenplanung und Projektplanung Projekt wird wird von Beginn in APs und Vorgänge zerlegt Ressourcenbedarf ergibt sich aus Bearbeitungsaufwand der einzelnen Vorgänge bzw. APs, deren zeitlicher Lage und den beteiligten Ressourcen Verfügbarkeit von MA kann nur in Zusammenarbeit mit Linie bzw. Personalmanagement ermittelt werden
• Schätzung des Ressourcenbedarfs (Aufwandschätzmethoden) Vergleich mit Vorgängeprojekt Verwendung einer größeren Datenbasis von Vergleichsprojekten Schätzklausuren / Expertenbefragung Parametrische Methoden
• Welche Kapazitätsarten gibt es? Grundkapazität - Kapazität die für alle zu bearbeitenden Projekte und Aufgaben zur Verfügung steht Brutto- Netto Kapzität: Brutto = Tage - Feiertage - Wochenenden Netto= Brutto - Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit,etc) Projektkapazität - Kapazität die für Projektarbeit zur Verfügung steht = Grundkapazitäz - Grundlast Freie Kapazität - Summe die neben den bestehenden Belastungen noch zur Verfügung steht = Netto-Kap - Grundlast
• Arten von Ressourcen verbrauchbare Ressourcen Engpaßressourcen beständige Ressourcen Personelle Ressourcen / Sachmittel
• Ressourcenplanungsarten und Belastungsabgleichn bei einer Überlast termin und kapazitätstreue Planung: ein Abbau der Überlast lässt sich bei gegebener Kapazität erreichen, ohne das der Projek-Endtermin geändert werden muss Dazu werden vorhandene Pufferzeit genutzt, die sich aus den netzplantechnischen Abhängigkeiten ergeben. kapazitätstreue Planung: ein Abbau der Überlast mit dem Ziel die Kapazitätsgrenze zu  respektieren, erfordert die Verschiebung des Projekt-Endtermins termintreue Planung Ein Abbau der Überlast mit dem Ziel, den Projekt-Endtermin zu erhalten erfordert eine Erhöhung der Arbeitskapazität z.B. Mehrarbeit, zusätzlicher Mitarbeiter
• Einflussfaktoren auf die Ressourcenplanung Häufig sind mehrere Ressourcen am selben Arbeitspaket beteiligt, die sich mit Ihren Zwischenergbnissen positiv und negativ beeinflussen Zwischen verschiedenen Projekten können sachliche Abängigkeiten bestehen Projekttermine innerhalb eines Projektes, oder zwischen mehreren Projekten können sich verschieben Arbeitseffizienz der MA kann sich bei vergleichbarer Qualifikation unterscheiden die verfügbare Kapazität eines Menschen liegt nicht bei 100%  
• typische Fragestellungen des PLs bei der Ressourcenplanung Welche Qualifikationen benötigt man im Projekt In welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt werden diese benötigt Woher beschaffe ich die Ressourcen (intern/extern) Wie erreiche ich das mein Projekt bei Engpaßressourcen den Vorrang bekommt Wie stelle ich sicher, dass die bereitgestellten Ressourcen verfügbar bleiben

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