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HdM WI7 3. Semester (Fach) / Operative Informationssysteme (Lektion)

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• Beschreibe die Datenstruktur des Lieferanten Client Level - Adresse - Lieferanten ID - KommunkationdatenBuchungskreis - Abstimmkonto (Nebenbuch-Hauptbuch) - Zahlungsart - BankverbindungEinkaufsorganisation - Partner Rollen - Incoterms (int. Commercial Terms) - Währung
• Was ist ein Materialbeleg? Als Nachweis für Veränderungen im Bestand werden im ERP Materialbelege angelegt (Buchhaltungsprinzip “no posting without document” gilt auch hier) Im Materialbeleg sind Zeitpunkt und räumliche Bewegung (Quelle, Ziel) sowie Material und Menge festgehalten! Integration in die Buchhaltung: Auf Basis des Materialbelegs wird ein (oder mehrere Buchhaltungsbelege) geschrieben, der die wertmäßigen Veränderungen auf den Sachkonten abbildet.
• Was ist Konsignation? Lieferant stellt Material einem anderen Unternehmen zur Verfügung Das Konsignationsmaterial wird in einem Konsignationslager (Konsi-Bestand) gelagert. Der Konsignationsbestand bleibt zunächst im Eigentum des Lieferanten Mit der Entnahme aus dem Konsignationslager besteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten Abrechnung der Entnahme je Vorgang oder periodisch (z.B. Monatsende)
• Nenne die 3 Phasen des Inventurprozesses Phase 1: Inventurvorbereitungen - Inventurbelege erstellen - Materialien für Buchungen sperren - Belege druckenPhase 2: Inventurzählung - Bestand zählen - Ergebnis im gedruckten Inventurbeleg eintragenPhase 3: Inventurauswertung - Zählergebnis im ERP erfassen - Bei Differenzen und Unklarheiten: Zurück zu Phase 1 - Differenzen buchen
• Wieso macht man eine Inventur? Rechtliche Anforderungen: Bilanzierung der Bestände Notwendigkeit genauen Bestand zu kennen für die Planung des notwendigen Bedarfs in der Zukunft (MRP)
• Welche Inventur-Verfahren gibt es? Stichtags-Inventur - Material zum Stichtag gesperrtPermanente Inventur - laufende BestandsaufnahmeStichproben - aus Stichprobe wird auf weitere Bestände geschlossen
• Wie lautet der vereinfachte “Procure to Pay” Prozess? Bestellung > Wareneingang > Rechnungsprüfung > Zahlungsausgang
• Wie lautet der Procure to Pay - “End to End” Geschäftsprozess? Planung/Nachfrage > Bestellanforderungsprozess > RFx Prozesse > Bestellprozess > Wareneingang > Rechnungsprüfung > Zahlung
• Was ist die BANF? Bestellanforderung Die BANF ist ein internes Dokument innerhalb eines UnternehmensAufforderung an den Einkauf ein bestimmtes Material (Service) zu einem bestimmten Zeitpunkt mit Mengen zu beschaffen
• Wie entstehen BANFen? Manuell: Material, Menge, Datum wird vorgegebenAutomatisch: MRP, Produktionsaufträge, Verkauf, Instandshaltung
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• Woraus bestehen Einkaufsinfosätze? Allgemeine Daten - Toleranzen - Einkaufskonditionen (Preise) - Materialnummer des Lieferanten - Einkaufsorganisation    - Mindestmenge    - Preis (Konditionen - Werksdaten     - Lieferzeit     - MindestmengeEinkaufsinfosätze werden bei der Anlage von Bestellungen benötigt.
• Nenne wichtige Attribute einer Bestellung LieferantBestelldatumBeleg NummerWährungZahlungsbedingungenGesamtwertMaterialPreis / MengeneinheitMengeKonditionLieferdatum
• Welche Funktionen werden beim Wareneinang angestossen? Materialbeleg wird angelegt Bestandsbuchung Wertmäßige Buchung in der Buchhaltung
• Was ist MRP? In MRP wird der Netto Bedarf eines Materials berechnet unter Berücksichtigung von: - Bestand - Geplante Zugänge aus Produktion oder externer Beschaffung - Geplante Abgänge - Alle Elemente der Produktionsstückliste werden Berücksichtigt (Stücklistenauflösung)Detaillierter Produktionsplan bzw. Plan für externe Beschaffung: - Planproduktionsaufträge - Bestellanforderungen
• Nenne die Schritte im Material Requirements Planning (MRP)? Primärbedarf = Planprimärbedarf + Bedarf aus Verkaufsaufträge (dient dem Start für Berechnungen) Nettobedarfsrechnung Losgrößenermittlung Beschaffungsart bestimmen (Intern/Extern) Terminierung Stücklistenauflösung: Sekundärbedarf
• Verbrauchsgesteuerte und Bedarfsgesteuerte Materialdisposition: Welche Rechenmethoden gibt es? Verbrauchsgesteuerte Disposition - Primärbedarf wird anhand des Materialverbrauchs in der Vergangenheit geschätzt - Problem: Ungenauigkeit, SicherheitsbeständeBedarfsgesteuerte Disposition (deterministisch) - Primär und Sekundärbedarf wird anhand der Stückliste exakt berechnet
• Welche Verfahren zur Losgrößenberechnung gibt es? Statisch - Fixe Werte in Stammdaten (keine Kostenbetrachtung)Perioden - Bedarf aus mehreren Perioden werden zusammengefasst (keine Kostenbetrachtung)Optimierung - Optimierung der Losgröße über mehrere Perioden - Kostenminimierung
• Welche Arten der Materialbeschaffung gibt es (Procurement Type)? Externe Beschaffung - BANF - BestellungInterne Beschaffung - Planproduktionsauftrag    - Fertigungsauftrag    - Prozessauftrag
• Was gibt die Wiederbeschaffungszeit (engl. Lead Time) an? Die Wiederbeschaffungszeit liefert den Zeitpunkt, wann die Produktion (oder die Bestellung) eines Produkts gestartet werden muss, um zum Zeitpunkt t das Produkt auf Lager zu haben.
• Wo wird die Wiederbeschaffungszeit festgelegt? Im Materialstamm - Beschaffungszeit für externe Beschaffung (order Lead time) - Beschaffungszeit für Produktion (manufacturing Lead time)
• Was ist eine Verkaufsorganisation? Strukturiert Unternehmen in Vertriebsprozesse Verkaufende Organisation im rechtlichen Sinne - z.B. Produkthaftung, Konditionen und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen Regionale Unterteilung des Marktes Alle Prozesse im Vertrieb haben Bezug zu einer Verkaufsorganisation Eine Verkaufsorganisation ist genau einem Buchungskreis zugeordnet
• Was ist der Vertriebsweg? - beschreibt den Verkaufskanal an Kunden- Geschäftsprozesse können vom Vertriebsweg abhängen:      - eigene Konditionen (Preise) in einem Vertriebsbereich
• Was ist eine Sparte? Sparten repräsentieren verschiedene ProduktlinienSparten kontrollieren Zugriff auf Materialien (Berechtigungen). Mitarbeiter aus Sparte 1 darf nicht die Produkte und Aufträge aus Sparte 2 “sehen”
• Nenne die Teilobjekte des Kunden im ERP System Allgemeine Daten - Adresse - Kunden ID - Kundengruppe - KommunikationsdatenBuchungskreis Daten - Abstimmkonto (Nebenbuch) - Zahlungsart - BankverbindungDaten zum Vertriebsbereich - Partner
• Nenne die wichtigesten Partnerrollen eines Verkaufsprozesses AuftraggeberWarenempfängerReguliererRechnungsempfänger
• Kunden platzieren einen Auftrag beim Kundenservice. Welche Informationen enthält der angelegte Beleg? Kunde Materialien die bestellt werden - mit Menge Preise Lieferdatum und Menge zum Lieferdatum Lieferinformationen Informationen zur Fakturierung
• Welche Varianten kann der Auftragsprozess haben? Normaler Verkaufsprozess (Terminauftrag oder Standard Auftrag) Gutschriften und Lastschriften (Reklamationen) Streckenabwicklung Kostenlose Lieferung, Kostenlose Nachlieferung Leihgut Barverkauf
• Was versteht man unter Terminierung? Wann muss geliefert werden damit der Kunde zu seinem Wunschlieferdatum die Ware bekommt - oder wann kann frühstmöglich geliefert werden?
• Was versteht man unter Verfügbarkeitsprüfung? Ist zum Liefertermin die Ware vorhanden und wo?
• Wie wird die Kreditwürdigkeit geprüft? Es wird nachgesehen ob offene Rechnungen oder Mahnungen in der Buchhaltung vorhanden sind das Kreditlimit wird geprüft
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• Wie berechnet sich der Preis? BasispreisRabatteVersandkostenZuschlägeSteuern...
• Welche Belege werden beim Anlegen / Ändern des Fakturabeleg erzeugt? Sollbuchungen auf dem Forderungskonto des KundenHabenbuchungen auf dem ErlöskontoWeitere Belege - Controlling - Ergebnisrechnung
• Woher kennt das System die zu bebuchenden Konten? Beim Erzeugen eines Fakturabelegs werden Konten in der Buchhaltung gefunden:- Kontenfindung- Debitorenkonto- Habenbuchung auf dem Erlöskonto- Weitere Belege:  - Controlling  - Ergebnisrechnung
• Was ist der Unterschied zwischen Faktura-Beleg und FI-Buchungsbeleg? - Faktura -> Geht an Kunden- Buchungsbeleg -> werden von der Buchhaltung benutzt
• Wie lautet der Belegfluss von Angebot zur Faktura? AnfrageAngebotAuftragLieferungFaktura
• Wozu dienen analytische Prozesse im CRM? Kundenwertanalyse Zielgruppensegmentierung Analytische Prozesse unterstützen die strategischen und operativen Prozesse: produzieren Wissen und Erkenntnisse über die Strukturen des Kundenstamms. Damit lassen sich die operativen Prozesse kundenorientierter gestalten.
• Wozu dienen operative Prozesse im CRM? Im Bereich Marketing - Kampagnement - VerkaufsmanagementVerkauf - Kaufgelegenheit - Angebot - Auftrags ManagementKundenbetreuung / Services
• Was sind die rechtlichen Anforderungen an das Buchhaltungssystem? ein IT-System muss jede Buchung anhand eines Belegs dokumentieren Protokollieren jeglicher Buchungen in einer geordneten Struktur (Tätigkeiten-Verlauf - Journal functionality) verschiedene Konten verwalten Bewältigung von unterschiedlichen länderspezifischen gesetzl. Regelungen (z.B. Deutschland und Japan haben verschiedene Anforderungen an die Kostenplan (Chart of Accounting) und besitzen andere Steuergesetze
• Integration von IT-Systemen: Welche Probleme haben “Insellösungen oder ‘Silos’”? Kommunikation ist schwieriger, da die Systeme miteinander arbeiten müssen.
• Wieso bezeichnet man unstrukturierte Daten als “unstrukturiert”? Inhalte unstrukturierter Daten können sich regelmässig ändern. (man kann es in keiner Tabelle anlegen)
• Warum muss man in ERP Systemen zur Speicherung der Daten DBM-Systeme einsetzen? Um Datenadministration, Datennutzung, Datenmanipulation, Datensicherheit und Datenintegrität sowie die Unterstützung von Anwendungssystemen, welche auf die Daten zugreifen, zu überwachen. Moderne Entwicklung: In Zukunft in „In memory Databases“ gespeichert. Das heißt nicht mehr auf der Festplatte, sondern direkt im Arbeitsspeicher, daher schneller!
• Warum gibt es Belege in Operativen IT-Systemen? a)      Technisch:Daten müssen persistent gemacht werden, da Aktivitäten zum Teil auf weitere Trigger/ Ereignisse warten (Verwendung der Stammdaten, werden durch Belege (Bewegungsdaten) dokumentiert und verarbeitbar gemacht. Ermöglicht schnellen Zugriff auf alle verknüpften Stammdaten.) b)      Betriebswirtschaft, Rechtliche Vorgaben- Nachvollziehbarkeit- Rechtliche Anforderungen
• Beschreibe den Lebenszyklus von Bewegungsdaten werden meistens nur zeitl. Benötigt und daher kurz oder mittelfristig gehalten (Aufbau, Erzeugung, Benutzung, Abbau (Rückmeldung))
• Nennen Sie Stammdaten aus folgenden betrieblichen Bereichen: Warenwirtschaft, Personal, Buchhaltung Warenwirtschaft: Materialstamm, Lagerorte, Aufträge, Bedarfe Personal: Personalstamm, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Reisekosten/ Spesen Buchhaltung: FI –Belege (Finanzbuchhaltung), Analgenbuchhaltung, Bilanz (Monatl./ Jahres- Abschluss)
• Gibt es Attribute des Materialstamms, die abhängig sind vom Werk oder vom Vertriebsbereich? Ja, gibt es:Preis, Vertriebsweg, Einnkaufdaten, Dispositionsdaten, Lagerungsdaten, Buchhaltugsdaten, Bestandsdaten
• Was sind Materialarten? Für bestimmte Geschäftsprozesse benötigt man man bestimmte Attribute im Material, die diesen Prozess steuern können! Bsp: DL-Material wird in anderen Prozessen verwendet wie z.B. Rohstoffe, Dienstleistungen, Fertigerzeugnisse, Halbfertigerzeugnisse, Hilfs- und Betriebsstoffe, Kaufteile
• Wie sieht das SERM zum Materialfluss im ERP aus? - Umlagerungen (zwischen Lagern eines Werks und zwischen verschiedenen Werken) (engl.: Stock Transfer)- Umbuchung (engl.: Transfer Posting) – in einem Lager zwischen verschiedenen Bestandsarten- Wareneingang- Von Lieferanten- Ohne Lieferanten- Aus Produktion- Warenausgang- Lieferung an Kunden- Verbrauch in Produktion
• Wie kann der Bestand nach seiner Verwendung gegliedert werden? - Gesperrter Bestand- Retourensperrbestand- frei verfügbarer Bestand- Umlagerungsbestand (in transit)- Konsignation (Lieferant hat im Unternehmen einen Lagerplatz à amazon)- Reservierter Bestand (für Produktion oder Kunden)- Qualitätsprüfung
• Welche Schritte werden bei einer Inventur in einem ERP durchgeführt? Bestimmung IST im SystemKörperliches Zählen im Lager Abgleich zum IST / Korrekturbuchung
• Nennen Sie Stammdaten die im Procure to Pay Prozess (Bestellabwicklung) wichtig sind Materialstammdaten, Lagerorte, Kreditorenstamm, Bestellnummer, Menge

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