GMA05 (Fach) / Projektmanagement (Lektion)

Projekte

Diese Lektion wurde von werner71 erstellt.

Lektion lernen

zurück  |  weiter 1 / 2

• Fassen Sie zusammen, welche Umfeldbedingungen sich in den letzten Jahren herauskristallisiert haben. Komplexität der Produkte und Märkte, Globalisierung und gesellschaftliche Entwicklungen.
• Versuchen Sie, noch einmal „Komplexität“ zu definieren. Komplexität der Produkte und Märkte, Globalisierung und gesellschaftliche Entwicklungen.
• Nennen Sie einige Beispiele für Faktoren, die Komplexität in Unternehmen auslösen. Anspruchsvolle Beschaffungsmärkte, Qualitätssicherung, Normungsfragen, internationale Absatzmärkte usw.
• Was verstehen wir unter einem Konflikt? Konflikte sind Meinungsverschiedenheiten in der Zusammenarbeit von Personen, Gruppen oder Organisationen, wobei mindestens eine Person, Gruppe oder Organisation von den Zielvorstellungen der anderen abweicht.
• Was ist ein Projekt? Diese Frage lässt sich nicht so ohne weiteres beantworten. Ganz grob gesprochen liegt ein Projekt vor, wenn im weitesten Sinne eine Innovation herbeigeführt werden
• Welches sind nun die einzelnen Voraussetzungen, die man inhaltlich für die Einführung von Projektmanagement bedenken muss? 1. Strategischen Zweck formulieren.  2. Akzeptanz bei den Beteiligten schaffen.  3. Projektstrukturplan aufstellen.  4. Projektphasen definieren.  5. Projektorganisation klären. 
• Was ist ein Projekt (Definition)? Ein Projekt ist eine einmalige, komplexe, abgegrenzte und zielgerichtete Aufgabe, die mit begrenzten Ressourcen gelöst werden muss. Hierzu wird eine eigene Projektorganisation geschaffen. 
• Beispiel für Projektablaufplan  Phasen und Inhalt: Konzeption: Zweck, Inhalt und Aufgaben aller Teilprojekte und des Projekts als Ganzes skizzieren. Planung: Festlegung von Projektzielsetzung, -definition, -strukturplan, -organisation, -ablaufplan, -zeitplan und –kostenplan.  Machbarkeit: Kritische Punkte auf Realisierbarkeit und Nutzen prüfen, insbesondere Pilotdurchführungen und weitere Konkretisierung der übrigen Teilprojekte. Detaillierung: Überarbeitung des Inhalts der Teilprojekte: System, Managementprozess und Vermittlung, Verfeinerung der Ausführungsbestimmungen: in Richtung der allgemeinen Anwendbarkeit.  Realisierung: Anwendung des Projektmanagements auf breiter Basis.  Optimierung: Sukzessive Einarbeitung aller in der Praxis gewonnenen Erkenntnisse über das Projektmanagement.
• Auswahl eines geeigneten Pilotprojekts. leichter bis mittlerer Schwierigkeitsgrad zeitlich überschaubar repräsentativ  Erfolg erkennbar oder messbar
• Auswertung eines Pilotprojekts:Fragen: – Wo waren wir erfolgreich, was ist zu verbessern?– Wo gab es Widerstände, Probleme und Reibungen?– Stimmen unsere Strukturen und Prozeduren?– Wo liegen die kritischen Schnittstellen?– Wie war die Kooperation, wo müssen wir mehr Aufmerksamkeit investieren?– Wo liegt unser Lernbedarf, insbesondere im Verhaltens- und Kooperationsbereich?– Wie war die Unterstützung durch den externen Betreuer? 
• Warum kann ein Pilotprojekt sinnvoll sein? Um erste Erfahrungen mit Projektmanagement zu sammeln. 
• Welche Bedingungen sind an ein erfolgreiches Pilotvorhaben zu stellen? Leichter bis mittlerer Schwierigkeitsgrad, Überschaubarkeit, Verallgemeinerungsfähigkeit und Messbarkeit von Erfolgen. 
• Nennen Sie die beiden Hauptfaktoren, die zur wachsenden Bedeutung des Projektmanagements geführt haben. Die Komplexität der Aufgabenstellung (Sachebene)und die damit verbundenen Konflikte (Beziehungsebene) stellen diese beiden Hauptaufgaben dar. Im Marketing finden Sie häufig das Spannungsfeld zwischen der Marketingkompetenz (wie macht man eine Marketingaktion fachlich und methodisch richtig) und der Fachkompetenz der Unternehmensabteilungen, die sich vom Marketing nicht richtig dargestellt fühlen. Projekte und Projektmanagement können hier mehr Verständnis füreinander schaffen. 
• Was sind die wesentlichen Merkmale eines Projekts? Geben Sie ein Beispiel aus Ihrem Arbeitsumfeld. Die Einmaligkeit und Komplexität der Aufgabe, eine klare Zielvorgabe, die Begrenzung der zeitlichen, finanziellen, personellen und sonstigen Ressourcen, die Abgrenzung von anderen Projekten und die Projektorganisation. Konkretes Beispiel aus dem Arbeitsfeld!
• Was ist zu beachten, wenn Projektmanagement als Arbeitsform eingeführt wird? Man braucht bei allen Beteiligten Akzeptanz, Klarheit über die organisatorische Einbindung, Zielsetzungen sowie möglichst klare Projektpläne.
• Nennen Sie die Phasen zur Einführung von Projektmanagement. Konzeption, Planung, Machbarkeit, Detaillierung, Realisierung, Optimierung. 
• Warum ist ein Projekt zur Entwicklung und Einführung neuer Anwendungssoftware nicht nur ein technisches, sondern auch ein emotionales bzw. verhaltensbedingtes Problem? Softwareprojekte greifen immer in die Arbeitsstruktur und die Abläufe der Anwender ein, sie benötigen daher dort Akzeptanz, die bei der Projektgestaltung sichergestellt werden muss. 
• Wer darf einen der drei in der Projektplanung festgelegten Projektfaktoren In- halte, Kosten oder Termine verändern? Nur die Projektverantwortlichen!
• Wie nennt man die klassische Organisationsform? Wie bezeichnet man die Organisationsform zur Durchführung von Projekten? Linienorganisation, Projektorganisation
• Nennen Sie die Kernpunkte der DIN-Definition für Projektorganisation. – Gesamtheit aller für das Projekt zusammengefassten Organisationseinheiten.– aufbauorganisatorische Regelungen.– ablauforganisatorische Regelungen.– Gültigkeit für genau ein Projekt.
• Das organisatorische Minimum zur Durchführung eines Projekts besteht somit aus... ...dem Projektleiter, dem Projektteam, in dem die ausführenden Abteilungen vertreten sind, sowie einem Auftraggeber für das projektierte Vorhaben. 
• Projektorganisation ist gewissermaßen das Gegenstück zur... ...  Einflussprojektorganisation.
• Was versteht man unter Projektorganisation? Nach DIN 69901 versteht man darunter die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projekts.
• Was ist die wichtigste Aufgabe des Projektleiters? Die drei Faktoren des magischen Dreiecks (Inhalte, Termine, Kosten) im Lauf der Projektrealisierung permanent zu überwachen und bei Abweichungen von der Planung Gegenmaßnahmen einzuleiten. 
• Was ist eine Matrixprojektorganisation? Von einer Matrixprojektorganisation spricht man, wenn sich die Linienorganisation und die Projektorganisation überlagern. 
• Merkmale einer Matrixprojektorganisation: Projektleiter trägt gesamte Verantwortung für das Projekt, hat aber nicht die volle Weisungsbefugnis für die Projektmitarbeiter  Projektmitarbeiter unterliegen nur der fachlichen Weisungsbefugnis des Projektleiters Disziplinarischer Vorgesetzter bleibt der Linienvorgesetzte
• Vorteile einer Matrixprojektorganisation: FlexibilitätKürze der Reaktionszeit für neuartige Fragestellungen, Probleme und Konflikte
• Probleme der Matrixprojektorganisation: hoher organisatorischen Aufwand sowie in der Gefahr von schädlichen Auseinandersetzungen, wenn sich die Partner als nicht konflikt- und dialogfähig erweisen.
• Nennen Sie einige der wesentlichen Eigenschaften eines Projektmitarbeiters. Flexibel, belastbar, kommunikativ, motiviert, engagiert, zielbewusst, konfliktfähig.
• Beschreiben Sie die wesentlichen Funktionen des Projektbüros. Das Projektbüro ist einerseits ein Kommunikationszentrum, in dem viele Informationen zusammenlaufen und ausgetauscht werden. Zum anderen werden hier die wesentlichen administrativen Arbeiten erledigt, die für die professionelle Abwicklung von Projekten unumgänglich sind.
• Stellen Sie die drei verschiedenen Konzepte für die Phasenabläufe von Projekten vor. Sequenzielle, überlappende und inkrementale Konzepte.
• Was sind Meilensteine? Meilensteine markieren Zeitpunkte, zu denen  bestimmte, in der Regel grundlegende Tätigkeiten erledigt sein sollen. Unterscheidung nach zeitlicher Dauer und Ereignissen, die erledigt sein müssen.
• Was verstehen Sie unter Meilensteinen? Meilensteine sind Zeitpunkte in einem Projekt, zu denen bestimmte grund- legende Aktivitäten abgeschlossen sind. Hier finden dann Betrachtungen über den Stand des Projekts statt.
• Begründen Sie, wann es sinnvoll sein kann, überlappende Phasenkonzepte im Projektmanagement zu konzipieren. Wenn man nach den Phasen neues Wissen und Erfahrungen integrieren will.
• Die häufigsten Fehlschlüsse bei bei der Projektdurchführung: Dass die fundamentalen Prozesse der Definition abgeschlossen sind und nur noch realisert werden müssen.Dass sich alle über die Vorgehensweise einig sindDass die Ziele genau definiert sindDass das notwendige Wissen vorhanden ist.
• Unter welchen Bedingungen sind inkrementelle Konzepte der Projektplanung anwendbar? Wenn im Projekt so viele neue Erkenntnisse und Erfahrungen entstehen, dass der Prozess der Entwicklung des Pflichtenhefts erst am Ende abzuschließen ist.
• Nennen Sie die drei Faktoren des „magischen Dreiecks der Projektplanung“. Wie hängen diese zusammen? Inhalte, Kosten und Termine  Verändert sich im Laufe dieses Projektes einer dieser Faktoren (z.B.  wünscht der Auftraggeber zusätzliche Inhalte oder eine bessere Qualität,  (hat das fast immer Auswirkungen auf die anderen Faktoren (das Projekt  wird teurer oder dauert länger).  
• Wer entscheidet über den Abschluss einer Projektphase? Der Projektleiter bei kleineren Projekten, ein Projektgremium bei größeren  Projekten.  
• Woraus besteht eine minimale Projektorganisation? Auftraggeber des Projekts, Projektleiter, Projektteam.
• Nennen Sie Vor- und Nachteile der reinen Projektorganisation. Vorteil: volle Konzentration aller Kräfte im Hinblick auf die Erreichung des Projektziels. Nachteile: Verselbstständigung des Projekts möglich; Auslastungsprobleme der Projektmitarbeiter bei Abweichungen vom Projektplan.
• Fassen Sie die wesentlichen Aufgaben und Funktionen eines Projektbüros zusammen. Würden Sie dieses für jedes Projekt einrichten? Kommunikationszentrum, Informationszentrale, Dokumentationsbüro; Einrichtung nur bei größeren, für das Unternehmen besonders wichtigen und  komplexen Projekten, da andernfalls das Verhältnis von Aufwand und Nutzen nicht stimmt.  
• Welche Modelle bzw. Konzepte für den Ablauf von Projekten kennen Sie? Man unterscheidet verschiedene Phasenmodelle, so das sequenzielle Modell, das überlappende Modell und das inkremen tale Modell.
• Was versteht man unter Projektorganisation? Die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung  eines bestimmten Projekts.
• Unterschied Disziplinar- und Fachvorgesetzter:  Disziplinarvorgesetzte tragen  Personalverantwortung für die Mitarbeiter, Arbeitseinteilung, Urlaubsgewährung, Beurteilung und zur  Vorbereitung arbeitsrechtlicher Maßnahmen Fachvorgesetzte dürfen Mitarbeiter im Rahmen einzelner, befristeter oder dauerhafter Aufgaben fachlich anweisen. . 
• Welche Projektkrisen sind möglich? Ausufern des Projekts: anfängliche Euphorie führt dazu, dass alles als dem Projetkt zurgehörig betrachtet wird. Maßnahme: Beim Projektstart definieren, was NICHT dazu gehört! Versanden des Projekts. unprofessioneller Projektstart und mangelnde qualifikation der Projektmitarbeiter führt zu Hilflosigkeit. Maßnahme: Betreuung der Projektmitarbeiter. Projekt als Dauerläufer:  niemand will das Projekt verlassen weil Zufriedenheit herrscht, es werden immer neue "wichtige" Aufgabne gesucht. Maßnahme: regelm. Produktreviews von außen. Eigenleben des Projekts: ähnlich wie Dauerläufer,wird an oberster Stelle gesehen. Maßnahme: Zusammenwirken von Projekten mit dem Unternehmen prüfen. Dahindümpeln des Projekts: alle Wissem vom Scheitern, niemand will Verantwortung übernehmen. Maßnahme: Scheitern darf kein Mißerfolg sein, Regelung für Scheitern einbauen, tatsächliche Arbeit belohnen. Erstarrung des Projekts: durch unterschiedliche Interessen. Maßnahme: Unternehmenskultur ändern "wie wird mit unterschiedlichen Interessen umgegangen?" Scheitern des Projekts:normal, Fehler sind Lernchancen. Maßnahme: Suche nach Schuldigen vermeiden, Beobachtungsteams einsetzen
• Wie kommt ein Projekt zum Abschluss? Wird beendet durch Aktivitäten:– die Übergabe des Produkts an den Auftraggeber (Produktabnahme), – die Durchführung einer Projektabschlussanalyse einschließlich der Sicherung der gesammelten Erfahrungen und – die Auflösung der Projektorganisation. 
• Was ist ein "Produkt?" Als Produkt versteht man somit das im Projektauftrag formulierte Projektergebnis. 
• Produkabnahmebericht besteht aus 2 Teilen: Übergabeprotokoll (vom Auftraggeber an den Auftragnehmer Übernahmeprotokoll (Beschreibung des Übernahmeobjekts, Art und Ergebnis der durchgeführten Prüfungen, Mänge. Nacharbeiten ...) Können als ein oder zwei Dokumente verfasst werden.
• Fakten zur Projektabschlussanalyse, was soll betrachtet werden? – Aufwände und Kosten, – Termine und Zeiten (Dauer). – technische Leistungsgrößen. – Wirtschaftlichkeitszahlen– Funktionsanforderungen. – Erfahrungsaustausch. – Qualitätsmerkmale.
• Projektabschlussanalyse, Bewertungsschritte, Abweichungen Abweichungen wernden zunächst detailliert erfasst. ImUrsachen für die Abweichungen ermittelt. Dies können z. B. personelle, technische oder organisatorische Ursachen sein.  Abweichungen vermeidbar, kaum vermeidbar oder nicht vermeidbar?

zurück  |  weiter 1 / 2