Projektmanagement (Fach) / Nr.1 (Lektion)

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Diese Lektion wurde von Huber erstellt.

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• Vier Seiten einer Nachricht? Sachinhalt - Darüber möchte ich Informieren Selbstoffenbarung - So geht es dem Sprecher, ich-botschaft Beziehung - so stehen wir zueinander, du-botschaft Appell - Das will ich von dir
• Du-Botschaften Aussage über den Gesprächspartner erschweren es Fehler einzugestehenenthalten meist Wertungenunsere Wünsche bleiben verdeckt und können nicht erkannt werden
• Ich-Botschaften Durch diese Botschaften kann man die eigenen Gefühle, Interessen und Bedürfnisse klar formulieren Wertungen und Kränkungen werden vermieden Über Ich Aussagen kann man nicht streiten, der Gesprächspartner wird motiviert, eigende Gefühle und Interessen  und Wünsche zu formulieren
• Nonverbale Kommunikation Die Körpersprache ist Teil davon, folgende Einzelaspekte werden zur Körpersprache gezählt: Mimik - Auge, Augenbrauen, Mund, nase und Haut Gestik - Hände, Arme, Füße, Beine Körperhaltung - geht jemand aufrecht o. gebückt?
• Projektplanung Ziel: PP einen aktuellen Projektplan zu erstellen, der die Projektaktivitäten definiert.
• Erläutern Sie den Unterschied zwischen Zielen und Ergebnissen in der AP Beschreibung? Was sind die detaillierten Inhalte einer AP Beschreibung Ergebnis: Dinge, die man bei Beendigung eines AP erreicht hat. Ziele: Beschreiben das, was mit einem AP erreichen will. Inhalte Arbeitspakete: Projekt, Projektnummer, Datum, Nummer AP, Version AP, Beschreibung der Aufgabe, Aufwand, Fortschritt, Ergebnis des AP, Verantwortlicher AP, Mitarbeiter AP, Dauer, Anfanhs- und der Endtermin, Datum der Abnahme, Unterschrift des Abnehmenden
• Nennen Sie die kritischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement Nennen Sie Beispiele Sind die wenigen Dinge die richtig laufen müssen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden. Sie repräsentieren wichtige Managementbereiche denen besonders und kontinuierlich Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Beispiele: ZieldefinitionKommunikation
• Welche Führungsstile kennen Sie und würden Sie als Projektleiter anwenden? - autoritär- kooperatriv- partizipativ- laisses-faire Anzuwenden ist der kooperative Führungsstiel - Kompromiss zu Vorgaben und Selbsbestimmung- Steuerung des Teams und trotzdem Raum für eigenen Entscheidungen
• Beschreiben Sie Ziele und Inhalte der Kommunikationsmatrix. Um was geht es dabei? Zeigt den Bedarf der Kommunikation mit jedem einzelnen Stakeholder auf. Inhalt: Zeigt wann, in welcher Weise und wir oft mit jeden Stakeholder kommuniziert wird. Zeigt den Inhalt und den Umfang an. Beispiel:Der IT-Leiter verfasst einmal wöchentlich einen Projektstatusbericht mit den wichtigen Projektinformationen für die Unternehmensleitung. Die Größe soll max. 10 Powerpoint Folien sein.
• Nenne Sie Strategien zum Umgang mit Risiken - akzeptieren- vermeiden- vermindern- verlagern- verhindern
• Was ist eine Dokumentenbedarfsmatrix? Geben Sie ein Beispiel Eine Dokumentenbedarfsmatrix benutzt man um den Bedarf an Dokumenten auf zuzeigen. Achsenbeschriftung: - Dokumenteinhalt- Dokumentenart- Art der Bereitstellung (Ablageort)- Verantwortlicher für die Erstellung- wer gibt das Dokument frei- für wen ist es bestimmt- Aufwand der Erstellung Projektstatusbericht wird vom Projektleiter erstellt, der IT Leiter gibt ihn frei, und er wird per Mail an den Direktor Technik weitergeleitet
• Wie kann ich mit Konflikten umgehen? Konflikte gibt es auf der Sachebene und auf der Beziehungsebene. Konflikte sollten schnell und gründlich gelöst werden, da sie sich negativ auf das Projekt und das Projektergebnis auswirken. Nicht gelöste Konflikte können zu Projektkrisen führen. Methoden mit Konflikten umzugehen:- Anpassung- Einigung- Kompromiss- Streit- Delegation- Machteinsatz- Verdrängung- Vermeidung
• Was gehört zum Projektabschlussbericht und an wen richtet er sich? Was hat der Projektabschluss mit einer lernenden Organisation zu tun? Mindestinhalte: - geplante/tatsächlich erreichte Leistungsziele- geplante/ tatsächlich erreichte Terminziele- geplante/ angefallene Kosten Das magische Dreieck (Leistung, Termin, Kosten) - Begründung der Abweichung- Teambefragung "was lief gut / was lief schlecht / was kann man besser                                 machen" - Lession Learned: Was für Konsequenzen haben diese Erkenntnisse auf                              zukünfitge Projekte.- To Do Liste Abschluubericht richtet sich an Auftraggeber, Stakeholder, Lenkungsausschuss, Projektteam
• Beschreiben Sie die Inhalte einer Projektstartsitzung Inhalte: BegrüßungVorstellung der TeilnehmerVorstellung des TOP Themenvereinbaren von RegelnDefinition der Stakeholdererste Definition der ProjektrisikenFestlegen der ProjektzieleRahmenbedingungen für das Projekt festlegenProjektorga festlegenersten PSP erstellenweiteres Vorgehen, Termine und Aufgaben festlegenfestlegen der Informations und KommunikationssystemeFeedbackrunde
• Erläutern Sie Vor- und Nachteile einer reinen Projektorganisation Vorteile: keine Einsatzmittelkonfliktekeine Konflikte mit AbteilungsleiternPL ist disziplinarischer VorgesetzterSchnelle und felxible Reaktion bei Störungen im ProjektNachteile: Motivation der PMA, da die Zukunft nach Abschluss des Projektes nicht sicher isteventuell nicht ausgelastete PMAsehr hohe UmstellungskostenPMA nach Projekt wieder in Linie eingliedern oft schwierigAnpassung an schwankenden Einsatzmittelbedarf nicht möglich
• Erläutern Sie die Begriffe Fertigstellungsgrad und -wert Fertigstellungsgrad: Verhältnis der IST-Fertigstellung (bisher erbrachte Leistung: Kosten, Zeit)zur geplanten Projektfertigstellung in % Fertigstellungwert: Sind die dem Fertigstellungsgrad entsprechenden Kosten
• Nennen Sie wesentliche Mittel der Einsatzmittelplanung und schildern sie die Möglichkeiten der Optimierung Basis für die Einsatzmittelplanung ist der Netzplan Bedarfsplanungzeiliche ZuordungVerfügbarkeitsprüfungPrüfung von KapazitätenOptimierungsmöglichkeiten: verschieben von Arbeitspaketenausnutzen der PufferResourcen erhöhenverlängernverkürzen
• Welche Methoden des Projektlernens kennen Sie und worauf finden diese Anwendung? Sachebene: NachkalkulationProjektkostendatenbankKennzahlensystemeKundenzufriedenheit (Befragung)Beziehungsebene: FragebögenFeedbackgesprächeSach- und Beziehungsebene: Project ExcellenceBefragung der BeteiligtenProzessbasierte Methoden: ProjektnachbewertungManöverkritikDokumentationsbasierende Methoden: RECALLProjektlerngeschichteMikroartikel
• Erklären Sie das 90% Syndrom. Welche Steuerungsmaßnahmen kann der PL ergreifen? Der AP Verantwortliche meldet einen immer währenden Fortschritt . Stillstand bei einen Arbeitstand von 90%. Dies obwohl alle Weiterarbeiten. Der AP Verantwortliche hat den Fortschritt höher eingeschätzt als er tatsächlich war. Gegenmaßnahmen: genaueres Hinterfragen des Standes durch den PLOffene Punkte Liste führenoffenes motivierendes Gespräch mit dem AP Verantwortlichen. Was fehlt zu 100% AbweichungssanlyseKontiuierliche Statusabfrage
• Nennen Sie Projektarten und Klassen Projektarten: OrganisationprojekteInvestitionsprojekteF + E ProjekteIT ProjekteProjektklassen: interne / externe Projektenach Längenach Kulturkreisnach Größe
• Welche IT Kategorien kommen in Projekten zum Einsatz? planungsorientierte Plattformen prozessorientierte Plattformen ressourcenorinetierte Plattformen Projektmanagementsystemplattformen Plattformen zur Kommunikationsunterstützung
• Welche Pufferarten kennen Sie? Pufferarten: freier PufferGesamtpufferfreier Rückwärtspufferunabhängige Puffer
• Wie erkennen Sie den Projekterfolg? Projekterfolg: die Leistungsziele wurden erfüllt und eingehaltendas Projektbudget wurde eingehaltet (Kostenziele) die Terminziele wurden eingehaltenDas magische Dreieck wurde eingehalten (Leistung, Kosten, Termine) alle Stakeholder sind zufrieden
• Aufgabe Netzplanoptimierung. Netzplan - Gesamtdauer 20 Wochen; Solldauer - 18 Wochen Welche Möglichkeiten zur Optimierung haben Sie? Optimierungsmöglichkeiten: Vorgänge paralleliserenfreie Puffer ausnutzenResoucen erhöhenkürzen und streichen von Arbeitspaketen
• Aufgabe Netzplanoptimierung. Netzplan - Gesamtdauer 20 Wochen; Solldauer - 18 Wochen Welche Möglichkeiten zur Optimierung haben Sie? Optimierungsmöglichkeiten: Vorgänge paralleliserenfreie Puffer ausnutzenResoucen erhöhenkürzen und streichen von Arbeitspaketen
• Unterscheide und Zusammenhänge von PM-Handbuch und Projekthandbuch PM Handbuch: Die Dokumentation des Projektmanagementsystems in einer Organisation. Dieses gilt für alle Projekte, und beinhaltet Checklisten und Verfahrensweisen, die angewandt werden. Projekthandbuch: Dokumentation des Projektes. Beinhaltet Projektziele, Aufgaben, Organisation und Planung für dieses Projekt. Dient zur Qualitätssicherung im Projekt Zusammenhänge: Das Projekthandbuch kann/wird auf Basis des PM Handbuches erstellt oder kann erstellt werden.
• PM Handbuch: Die Dokumentation des Projektmanagementsystems in einer Organisation. Dieses gilt für alle Projekte, und beinhaltet Checklisten und Verfahrensweisen, die angewandt werden. Projekthandbuch: Dokumentation des Projektes. Beinhaltet fehlende Mengenmaßstäbe zeitversetzte Feststellung der Zielerfüllung fehlende Aussagekraft von Soll/Ist Vergleichen
• Schildern Sie diskursive und intuitive Arten der Zielfindung diskursiv: systematische Informationen werden gesammeltwerden miteinander kombiniertKombinationen bewertendie sinnvollsten Ziele werden übernommenIntuitiv: Ziele werden aus einer Ideensammlung herausgefunden (ausserhalb eines vorstellbaren Lösungraumes) Ideen werden strukturiert, bewertet und herausgefiltert
• Wie kommen Sie zu einer Risikoanalyse? Welche Maßnahmen können Sie einleiten um Risiken zu bewerten? Riskio bewerten: Ergibt eine Risikoliste. Diese muss bewertet werden.monitäre BewertungSchatzung der Eintrittswahrscheinlichkeit (Delphi-Methode)Risiko selektieren A, B C RisikoRisiko überwachen ständige Änderungen wwerden festgehaltenRisiken können akzeptiert, begrenzt, vermieden, verlagert, verhindet werden
• Welche Anforderungen soll ein PL erfüllen? Welche Fähigkeiten sollte er zur Ausübung seiner Tätigkeit mitbringen? Anforderungen: FachkompetenzMethodenkompetenzFührungskompetenzSozialkompetenzFähigkeiten: MA motivieren könnenVisionen entwickelnKonflikte erkennen und lösenunternehmerisches DenkenzielstrebigEinsatzbereitschaftLernfähigkeitvorrausschauendes Denke und Handeln
• Was sollte ein PL beim delegieren beachten? Aufgaben nicht ohne Absprachen mit dem MA delegieren gemeinsame Aufgabenverteilung im Team vornehmen Aufgaben genau erklären Nachfragen ob die Aufgabe auch verstanden wurde gemeinsame Termine festlegen regelmäßig Feedback einholen über den Stand Spielräume lassen (Freiräume)
• Wie kommen Sie zu einer Risikoanalyse? Welche Maßnahmen können Sie einleiten um Risiken zu bewerten? Riskio bewerten: Ergibt eine Risikoliste. Diese muss bewertet werden.monitäre BewertungSchatzung der Eintrittswahrscheinlichkeit (Delphi-Methode)Risiko selektieren A, B C RisikoRisiko überwachen ständige Änderungen wwerden festgehaltenRisiken können akzeptiert, begrenzt, vermieden, verlagert, verhindet werden
• Welche Arbeitsschutzbestimmungen müssen im Projektmanagement beachtet werden? Arbeisschutzbestimmungen Arbeitszeitgesetz Mutterschutzgesetz Betriebssicherheitsverordnung Gestaltung der Arbeitsplätze um Arbeitsunfähigkeiten zu vermeiden
• Schildern Sie integrierte Projektsteuerung. Geben Sie ein Beispiel integrierte PS ermöglicht eine nachvollziebare und transpartente Projektabwicklungbeinhaltet Planung - Überwachung - Steuerung(magisches Dreieck; Kosten - Leistung - Termine) Planung: kontinuierliche IST AufnahmeÜberwachung: Vergleich Plan/SollSteuerung: Abweichungen analysieren, und entsprechende Maßnahmen ergreifenBeispiel: Auto fährt (Istzustand)Fußgänger überquert vor Auto die Strasse (Abweichung vom IST Zustand)Auto bremst (Maßnahme)
• Was sind Sinn und Zweck von Auslastungsprofilen (EM Ganglinie)? Skizzieren Sie ein Beispiel Sinn: Auslastungsprofile zeigen den vorraussichtlichern Bedarf einen Einsatzmittels über den Projektzeitraum unter berücksichtigung der verfügbaren und beschaffbaren Einsatzmitteln an. Zweck: Überlastungen feststellen und reagierenUnterlastungen feststellen und reagierenPrioritäten festlegen (wie wirkt sich zusätzliches Personal auf das Projekt aus) Entscheiden, ob andere Projekte auf Grund der Auslastungen überhaupt gestartet werden können
• Welche Regeln der Zusammenarbeit im Team gelten zu welchem Zeitpunkt im Projektverlauf (harte und weiche) Nennen Sie Beispiele hierzu. Offizielle Normen und Regeln, die beschlossen wurden. Diese sind gemeinsam am Projektanfanf definiert worden, festgehalten und auch "einklagbar". Inoffizielle regeln durch das Gruppenverhalten. Zum Beispiel: "Nur einer redet" oder sogenannte "Ich-Botschaften" Am Anfang gelten die offiziellen Regeln, bis die inoffiziellen Regeln aus dem Gruppenverhalten entwickelt haben. Diese werden dann meißt schneller eingehalten, als die offiziellen Regeln. Diese Regeln werden oft eingehalten, obwohl es den einzelenen Gruppenmitgliedern gar nicht bewußt ist. Beispiel:Es wird doch nicht offen die Meinung gesagt, obwohl dies am Anfang gemeinsam festgelegt wurde.
• Ein Projekt dauert X Tage und soll auf Y Tage verkürzt werden. Welche Puffer müssen sie anschauen. Es müssen keine Puffer berücksichtigt werden. Nur kritische Vorgänge (Puffer = 0) haben eine Auswirkung auf den Endtermin.
• Was ist ein Projektrisiko? Welche Projektrisiken gibt es? Wie kann man damit umgehen? Beispiele? Umgang:Ein Projektrisiko ist ein unsicheres Ereignis oder eine mögliche Situation, welche sich negativ auf den Projektverlauf auswirken kann. Risiken: technische Rsisikenkaufmannische RisikenTerminrisikenpolitische RisikenUmweltrisikenUmgang: akzeptierenbegrenzenvermeidenvermindernverlagern
• Wie geht eine Stakeholderanalyse / Umfeldanalyse - erklären Sie dies anhand der folgenden konkreten Beispiele (Erstellen eines Produktkataloges/ Bau einer Eisenbahnlinie). Vorgehensweise: Indentifikation der StakeholderAnalyse der KundenerwartungenBetroffenheitsanalyseBewertung der Einstellung der Stakeholder zum Projekt (negativ/positiv)Analysieren der Macht jedes einzelnen Stakeholders und wie werden sie sich verhaltenHerausfinden, wie mit den einzelnen Stakeholdern umgegeangen werden muss um den Projekterfolg zu sichernBeispiel Produktkatalog: internes Projekteinfache Ermittlung der StakeholderKommunikation innerhalb des Unternehmenswenig Einfluß von außenBeispiel Bau einer Bahnlinie: externes Projektsehr komplex, dadurch sind nicht alle Stakeholder voll zu ermitteln, stellt sich mit der Zeit herausschwieriges Projektumfeldextrem schwierige RisikobewertungKommunikation nach aussen sehr wichtigUmwelt- und Natureinflüssen können Projekt gefährden
• Ein Arbeitspaketverantwortlicher ruft aus dem Urlaub an, und wünscht eine Verlängerung seines Urlaubes. Auf was hat der PL zu achten, bevor er eine Entscheidung trifft? sind Puffer vorhanden, dass sich hierdurch nicht andere APs verscheiben, oder gar das Projektende verursacht dies Mehrkosten im Projekt ist hiervon der kritische Pfad des Projektes betroffen
• Welche Formen der Projektumfeldsteuerung kennen Sie? partizipativ diskursiv repressiv
• Unterscheiden Sie Konfigurations- und Änderungsmanagement. Nennen Sie Beispiele beide haben das Projekt/Produkt als Basisbeide berühren die funktionellen und physischen Merkmale eines Porjektes/ProduktesÄnderungsmanagement beschaftigit sich mit der Überwachung und Steuerung von Änderungen Konfigurationsmanagement beschäftigt sich mit der funktionellen und physischen Beschaffenheit eines Produktes/Leistung und der Dokumentation der Merkmale.
• Was ist bei der Form und beim Aufbau von Projektdokumenten zu achten? einheitliches, festgelegtes Layout Versionierung muss vorhanden sein Änderungen müssen ersichtlich sein Autor muss ersichtlich sein Dokumente müssen indentifizierbar sein Inhaltsverzeichnis muss vorhanden sein Unterlagenartenschlüssel muss vorhanden sein
• Was ist bei der Form und beim Aufbau von Projektdokumenten zu achten? einheitliches, festgelegtes Layout Versionierung muss vorhanden sein Änderungen müssen ersichtlich sein Autor muss ersichtlich sein Dokumente müssen indentifizierbar sein Inhaltsverzeichnis muss vorhanden sein Unterlagenartenschlüssel muss vorhanden sein
• Projektmarketing - ist es wichtig? Welche Maßnahmen kann man ergreifen? Was heißt Marketing innerhalb des Projektteams? Projektmarketing ist sehr wichtig. Man benötigt es um eventuell zusätzliche Resourcen zu bekommen, zusätzliche finanzielle Mittel für das Projekt oder Aufmerksamkeit im Management. Maßnahmen: InformationsveranstaltungenMedienarbeitPräsentationenWerbepräsenteMarketing im Projektteam: Indentifikation mit den Projekt/ProduktZusammenhalt im Team wird bessergemeinsame VorgehensweiseTeam tritt einheilich aufProjektidentität entstehtTeam steht voll und ganz zum Projekt/Produkt
• Was sind Einsatzmittel? Welche Schätzmethoden für die Einsatzmittelplanung kennen sie? Einsatzmittel: ResourcenSachmittelSchatzmethoden: COCOMO (algorythmische Methode) ExpertenbefragungSchätzmethodeFunction Point MethodeVergleichmethodeKennzahlenmethode
• Einsatzmittel: Resourcen Sachmittel Schatzmethoden: COCOMO (algorythmische Methode) Expertenbefragung Schätzmethode Function Point Methode Vergleichmethode Kennzahlenmethode Projektstartphase: Festlegung der Projektziele und InhalteBildung ProjektteamRegelung der Zusammenarbeit im Projekt Klärung Randbedingungen (Resourcen, finanz. Mittel)erster Projektplanerste RisikoanlyseAufbau der Projektorganisation
• Welche Vertragsarten gibt es? Welche haben im Projekt Relevanz? Vertragsarten: Kaufvertrag (Bezahlung gegen Ware) Dienstvertrag (Leistung wird geschuldet, kein Erfolg)Werkvertrag (Herstellung (Erfolg) für ein Werk wird geschuldet)Im Projekt sind meistens nur Werkverträge relevant.
• Welche Vertragsarten gibt es? Welche haben im Projekt Relevanz? Vertragsarten: Kaufvertrag (Bezahlung gegen Ware) Dienstvertrag (Leistung wird geschuldet, kein Erfolg)Werkvertrag (Herstellung (Erfolg) für ein Werk wird geschuldet)Im Projekt sind meistens nur Werkverträge relevant.
• In welchen Schritten erstellt man einen Netzplan? Wie detailliert sollte er sein? Schritte: Arbeitspaketbeschreibungen erstellen mit den BeteiligtenVorgangsliste erstellenTechniken: KartentechnikBalkentechnikSoftwareunterstützungSchritte: Vorgänge mit Vorgänger und Nachfolger auflistenDauer festlegenPuffer durch Vorwärts- und Rückwärtsrechnung ermittelnKritischer Pfad ermittelnDetailierung muss/soll sehr hoch sein, da der Netzplan das wichtigste Instrument in der Ablauf und Terminplanung darstellt.

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