Organisation (Fach) / Organisation (Lektion)

Orga für die mündl. Zwischenprüfung

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• Was sind die 4 Variablen der Organisation ? Task (Aufgabe, Leistungsprogramm)Structure (Struktur, Prozesse)People (Menschen)Technology (Technologie)
• Definition von Organisation? Organisation ist Strukturierung eines sozialen Systems   In Bezug auf organisatorische ZieleMittels geeigneter InstrumenteUnter Berücksichtigung geg. Rahmenbedingungen
• Welche 3 Organisationsbegriffe unterscheidet man? Institutionell:- Organisation als Institution               Instrumentell: - Organisation als Instrument Funktional:- Organisation als Funktion
• Erkläre Organisation als Funktionale Sicht! Unternehmen WIRD organisiert   Organisation wird als Managementfunktion betrachtet, die auf die Gestaltung und Veränderung von Strukturen ausgelegt ist.
• Erkläre Organisation als Instrumentelle Sicht! Unternehmen HAT eine Organisation Organisationsinstrumente (z.B. Organigramme) welche die Struktur, die Aufbau- und Ablauforganisation und Prozessorg. beschreiben.
• Erkläre Organisation als Institutionelle Sicht! Unternehmen IST eine Organisation   Ganzheitliche Betrachtungsweise der Orga. Als soziales Gebilde bzw. Sozio-technisches System   (Kirchen, Unternehmen, Gewerkschaften, Vereine, Behörden)
• Was besagt das Substitutionsprinzip der Organisation? - Generelle Regelungen bei sich ständig wiederholenden Prozessen vorteilhaft (Effizienz)- Fallweise Regelungen bei sich ändernden Bedingungen vorteilhaft (Flexibilität) Unterstrukturierung: Wiederkehrende Prozesse sind NICHT einheitlich geregelt!   Überstrukturierung: Ständig wechselnde Prozesse sind grundsätzlich geregelt!  
• Was ist Selbstorganisation? Ordnung/Struktur entsteht aus dem System heraus selbst - Entsteht spontan und ungeplant
• Was ist Fremdorganisation? Steuerung durch spezifische, von außen vorgegebene Regeln- Ziel: Strukturiertes, planvolles bzw. geplantes Handeln
• Was ist eine formale (sichtbare) Organisation? Eine bewusst geschaffene, rational gestaltete Struktur zur Erfüllung der Unternehmensziele (wie zB feste Hierarchie und Regelwerke)
• Was ist eine informale (unsichtbare) Organisation? persönliche Ziele, Motive, Einstellungen, Verhaltensweisen und Vorlieben der Mitarbeiter und die damit zusammenhängenden sozialen Strukturen
• Was ist Organisationsgestaltung und von welchen Bestimmungsfaktoren hängt sie ab? Organisationsgestaltung ist das Herstellen einer Ordnung durch Schaffen von Regeln Bestimmungsfaktoren: - Komplexität/Dynamik der Umwelt- Heterogenität des Leistungsprogramms- Heterogenität der Technologien und VerfahrenVon der
• Was ist Aufbauorganisation? Aufbauorganisation:Hierarchisches Gerüst einer Organisation.Legt Rahmenbedingungen fest, dh welche Aufgaben sind von welchen Personen mit welchen Mitteln zu bewältigen?
• Was bedeutet Ablauforganisation? Ermittlung und Definition von Arbeitsprozessen unter Berücksichtigung der in der Aufbauorga. festgelegten Ressourcen.
• Was sind diie Unterschiede zischen Traditioneller und Moderner Vorgehensweise beim Festlegen einer Ablauforganisation? Traditionelle Vorgehensweise strukturdominiert Erst Aufbauorganisation (Abteilung) dann Abläufe durch Aufbau vorgeben.   Moderne Vorgehensweiseprozessdominiert Organisationsgesamtsicht auf Struktur, Ablauf, Beteiligte, Mittel Aufgabe in PROZESSEN abbilden.
• Was sind die W-Fragen Aufgabenbeschreibung? Was ist zu tun? -> Verrichtung(Art der Tätigkeit)Woran ist es zu tun? -> Objekt(Gegenstand der Tätigkeit)Wo und Wann ist es zu tun? -> Ort u. Zeitpunkt/Zeitraum der Ausführung)Wer soll es tun? -> Aufgabenträger(Ausführende Person)Womit ist es zu tun? ->Arbeitsmittel zur Ausführung
• Welche Schritte umfasst die Aufgabenanalyse? Gedankliche Zerlegung der Gesamtaufgabe in Elementaraufgaben Zerlegung nach Kriterien: Verrichtungen -> zB Sägen, Bohren, Buchen, Bestellen..Objekte -> zB Produkte, Märkte, RegionenPhasen -> Planungs- Realisierungs- oder KontrollaufgabenRang -> Entscheidungs- oder AusführaufgabenZweckbeziehung -> unmittelbarer od. mittelbarer Bezug zur Hauptaufg. Moderne Kriterien:Aufgabenvariabilität -> Veränd. Der Aufgabe im Zeitablauf Neuartigkeit -> Ausmaß der UnterschidlichkAufgabeninterdependenz -> Abhängigk. Von anderern AufgabenEindeutigkeit -> Analysierbarkeit, VorhersagegenauigkeitKontrollierbarkeit -> Kontrollmöglichkeiten des Ablaufs/Ereignisses  
• Was ist eine Rolle? Eine bestimmte Verhaltenserwartung an einen Menschen. Flexibilität in der Rollenwahrnehmung:Rollenverteilung zwischen beteiligten Personen kann variieren. Formalisierung:Die bekannteste Standardisierung von Rollen erfolgt in der Stellenbeschreibung.
• Wie werden Stellen gebildet? Vorgehen: Zusammenfassung von Elementaraufgaben Kleinste Zuordnungseinheit für Aufgaben heißt Stelle. - Werden nach übergreifenden Überlegungen (zB Art/Ausmaß der Spezialisierung) sowie nach qualitativen oder quantitativen Gesichtspunkten gebildet - Grundsätzlich: Prinzip der Personenunabhängigkeit, dh Stellen werden der Sache nach gebildet -> nicht für bestimmte Person
• Welche Stellenarten gibt es? Ausführungsstellen:- Mitarbeiter sind Leitungsstellen untergeordnet, haben keine Leitungskompetenz- Unterste Hierarchieebene, durchaus Entscheidungsbefugnisse Leitungsstellen:- Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse gegenüber nachgeordneten Stellen- Können wiederum Befehlsempfänger höherer Leitungsstellen sein Stabs-, Assistenz-, Dienstleistungsstellen:- Unterstützen Leitungsstellen in Planung und Kontrolle- Keine Leitungsbefugnis, kaum Weisungsbefugnis- Stehen außerhalb der Linienorganisation (Sekundärorganisation
• Welche Prinzipien der Stellenbildung gibt es? - Ad Rem (grundprinzip):Personenunabhängige Stellenbildung: Stelleninhaber austauschbar - Ad Personam:Personenabhänige Stellenbildung nach Kompetenz / Machtposition d. Stelleninhabers: Wechsel des Stelleninh. Erfordert neue Stellendefinition - Ad Intrumentam:Stellenbildung nach Aufgaben rund um ein Sachmittel(zB Fertigungsmaschin):Starre Funktionsdefinition nach technikschen Rahmenbedinungen
• Was ist der AKV Rahmen bei Stellendefinitionen? AKV = Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung   Idealerweise:Komponenten stehen im Gleichgewicht Kompetenz und Verantwortlichkeit sind Ausreichend, um gestellteAufgaben erfüllen zu Können
• Was besagt das Kongruenzprinzip? Die Pflichten (Lastpotenziale) und die Rechte (Leistungspotenziale) müssen der Aufgabe entsprechend angepasst (kongruent) sein Sonst Überforderung (zu viele Pflichten, zu wenig Rechte) oder Unterforderung (zu viele Rechte, zu wenig Pflichten)
• Was ist Teil einer Stellenbeschreibung? Stellenbezeichnung:Bezeichnung d. Stelle bzw. der Position sowie KurzbezeichnungRang:Rang im hierarchischen Unternehmensaufbau (zB Gruppenleiter) od. unternehmerische Bedeutung (zB Prokurist)Unterstellung:Direkt Vorgesetzte bzw. Fach- und DisziplinarvorgesetzteÜberstellung:Direkt unterstellte StellenZiel der Stelle: Zielkatalog für Selbstkontrolle und ErfolgsbeurteilungStellvertretung: Passive (zB im Krankheitsfall) und aktive (wen hat der Stelleninh. Zu vertreten) VertretungAufgabenbereich:Mögl. Präzise Beschreibung bzw. Abgrenzung des AufgabenbereichsBefugnisse:Vollmachten (Handlungsvollmachten, Kompetenz,…)
• Was heißt Zusammenfassung od. Aufgliederung von Stellen ? Zusammenfassung = Zentralisation:- Konzentration der Aufgaben mit Entscheidungsspielraum auf das Spitzen-Management- Straffere, in sich widerspruchsfreie Führung   Aufgliederung = Dezentralisation:- Stellen mit Entscheidungsspielraum vorwiegend im mittleren und unteren Management- Entlastung der Führungsspitze und Steigerung der Arbeitszufriedenheit der MA- Schnellere Entscheidungsfindung, näher am Kunden- Gefahr: unkoordinierte Entscheidungen und Effizienzverluste
• Was sind Abteilungen und wie werden sie gebildet? Abteilungen = Zusammenfassen von Stellen Mehrere Stellen zu größeren Einheiten zusammengefasst und der Leitung einer Stelle mit Weisungsbefugnis unterstellt   Zusammenfassung merherer Stellen unter der Leitung einer Instanz kann unterschiedl. Heißen, zB Team, Gruppe, Abteilung…
• Was ist ein Organigramm? Darstellung des gesamten Stellengefüges->Hierarchische Koordination der Stellen
• Was kennzeichnet ein Einliniensystem? Jede Organisationseinheit hat nur eine einzige unmittelbar vorgesetzte Organisationseinheit
• Was kennzeichnet ein Mehrliniensystem? Prinzip des kürzesten Wegs: Eine Organisationseinheit ist mind. 2 übergeordneten Einheiten unterstellt
• Was kennzeichnet ein Stabliniensystem? -Einzelnen Stellen werden Stabstellen zugeordnet-Aufgabe d. Stabstelle ist Unterstützung der Linie durchEntscheidungsvorbereitung-Stabstelle hat keine Anordnungs- sondern nur Beratungsbefugnis-Personelle Trennung von Sach- und Führungskompetenz
• Wie werden organisatorischer Einheiten im Organigramm gebildet? Nach Ähnlichkeit oder Nach Abhängigkeit: Zusammenfassung miteinander verbundener Aufgaben
• Was unterscheidet eine funktionale Organisation von einer divisionalen? funktional: - Organisationseinheiten werden ausschließlich nach Verrichtungsprinzip (=nach funktionalen Gesichtspunkten) auf der 2. Hierarchieebene eingerichtet   divisional: Objektprinzip zum Einsatz (Sparten, Geschäftsbereich)- Auf 2. Hierarchieebene werden Einheiten gemäß Kernprodukten oder Kernproduktgruppe gerichtet
• Was versteht man unter Leitungsspanne? Zahl der Stelleninhaber, die einem Vorgesetzten unmittelbar unterstellt sind
• Was steckt hinter dem Human Relations/Human Ressource Ansatz ? - Motivations- und Zufriedenheitsaspekte ausschlaggebend f. Arbeitsleistung - Selbstbestimmung im Rahmen v. Arbeitsprozessen als zentr. Motivationsmittel - Betonung der Bedeutung informeller Gruppen u. informeller Regeln - Augenmerk auf Verhalten in Organisation anstelle v. Orga.konfigurationen
• Was besagt die Zwei Faktoren Theorie (Herzberg)? zum einen Faktoren, die auf den Inhalt der Arbeit bezogen sind (Motivatoren)  zum anderen Faktoren, die auf den Kontext der Arbeit bezogen sind (Hygienefaktoren)   Hygiene Faktoren: Gehalt Status Beziehung zu Mitarbeitern Firmenpolitik Physische Arbeitsbedingungen Arbeitsplatzsicherheit   Motivatoren: Erfolg Annerkennung Sinnhaftigkeit der Arbeit Verantwortung Aufstiegschancen Entfaltungsmöglichkeiten
• Equity-Theorie Gleichheitsprinzip Personen trachten in sozialen Beziehungen nach fairen Gegenleistungen für ihren Einsatz.   Unfaire Behandlung = Veränderung des Mitarbeiterverhaltens & Demotivation
• Erwartungs-Valenz-Theorie (Vroom) Motivation/Arbeitszufriedenheit ist abhängig von der individuellen Erwartungshöhe (Erwartungen) und der Valenz (Attraktivität) eines Sachverhalts   Person hat mehrere Handlungsoptionen -> gewählt wird die, mit der man seine individuellen Ziele am besten erreichen kann   Mitarbeiter bringt gute Leistungen wenn Ergebnis erfolgreich und attraktiv wirkt
• Welche Elemente dienen einer MotivierendenArbeitsgestaltung? Job Enlargement = Horizontale Anreicherung Mehrere Tätigkeiten des selben Niveaus übernehmen   Job Rotation = Horizontale Anreicherung unter Jobrotation der systematische Wechsel von Arbeitsplätzen in Wechselrhythmen von teilweise unter einer Stunde verstanden, mit dem Hauptziel einen Belastungsausgleich zu realisieren Job Enrichment = Vertikale Anreicherung Erweiterung des Arbeitsumfangs um Tätigkeiten eines HÖHEREN Arbeitsniveaus
• Was versteht man unter teilautonomen Arbeitsgruppen? Unter „Teilautonomen Arbeitsgruppen (TAGs)“ versteht man ...ƒfunktionale Einheiten der regulären Arbeitsorganisation,ƒdenen die Erstellung eines kompletten (Teil-)Produktesƒmehr oder weniger eigenverantwortlich,nach dem Selbstregulationsprinzip,übertragen wird.
• Management by Objectives Ableiten von hierarchisch untergeordnete Teilziele aus den Oberzielen des Unternehmens   Kontrolle: Grad der Zielerreichung bestimmt Gehalt, Weiterbildungsmaßnahmen, Beurteilung und Beförderung Mitarbeiter hat gewisse Freiheit in der Art der Zielerreichung
• Management by Delegation Führungskraft überträgt Aufgaben und Entscheidungen auf MA. Delegation = Vergabe v. Weisungsrechten u. Vertretungsbefugnissen
• Management by Exception Mitarbeiter der unteren u. mittleren Führungsebenen erhalten Aufgabenpläne mit genauen Richtlinien für die Entscheidungsfindung und haben im Rahmen dieser gegebenen Grenzen absolute Entscheidungsbefugnis. Nur bei Problemen  und in Ausnahmesituationen greift höhere Instanz ein. EXCEPTION

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