Büroorganisation (Fach) / Büroorganisation (Lektion)
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Alles zur Büroorganisation
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- Chronologische Ordnung ... erfasst Sachverhalte in ihrer zeitlichen Ordnung. Kaufmannische Heftung: Das neue Schriftstück liegt oben. Behördliche Heftung: Das neue Schriftstück liegt unten.
- Reihenfolge des Postausgangs Tagespost: Adressieren (beim Schreiben), Kontrollieren (Anschrift, Unterschrift, Blattzahl, Anlagen), Sortieren (nach Empfänger), ins Postausgangsbuch eintragen, Falzen, Kuvertieren, Sortieren nach Porto/Vorausverfügung, Wiegen, Schließen, Frankieren Massenpost: Adressieren, Zusammentragen, Falzen, Kuvertieren, Schließen, Frankieren Poststraße: Adresscomputer, Zusammentragmaschine, Brieffalzmaschine, Kuvertiermaschine, Briefschließmaschine, Frankiermaschine, Postamt
- Frankieren bedeutet ... eine Postsendung mit Briefmarken, Freistempler o.Ä. versehen. ... Porto für das Versenden zahlen. Postwertzeichen (Briefmarken) DV-Verfahren Internetporto Handyporto Plusbrief ...
- Briefarten (Basisprodukte der Deutschen Post) Standardbrief bis 20 g Kompaktbrief bis 50 g Großbrief bis 500 g Maxibrief bis 1.000 g
- Sendungsarten ... ist die Art und Weise Postgut zu versenden Beispielsweise als Briefe, Postkarten, Blindensendungen, Büchersendungen, Warensendungen, Infobrief, Päckchen, Paket
- Zusätzliche Leistungen Leistungen für: besondere Sicherheit schnelle Beförderung persönliche Zustellung werden zusätzlich zum eigentlichen Beförderungsentgelt berechnet: Bsp.: Einschreiben, eigenhändig, Rückschein, Einwurfeinschreiben, Nachnahme, Anschriftenberichtigungskarte, ...
- Aufbau Geschäftsbrief Briefkopf (Absenderangaben in Werbeform) Absenderangabe (oft unterstrichen) Anschriftenfeld (ohne Rücksendeangabe, 9 Zeilen) Informationsblock rechts neben dem Anschriftenfeld (mit Leitwörtern, Angaben zur Korrespondenz und aktuellem Datum) 2 Leerzeilen Betreff (stichwortartige Inhaltsangabe) 2 Leerzeilen Anrede 1 Leerzeile Brieftext (Einleitung/Hauptteil/Schlussteil: Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.) 1 Leerzeile Unterschriftenblock (Grußformel, Bezeichnung des Unternehmens, Zusätze (i. A., ppa, ...), Unterschriften hand- und maschinenschriftlich) 1 Leerzeile Anlagen- und Verteilervermerke 1 Leerzeile Geschäftsangaben in der Fußzeile Loch- und Faltmarken (zusätzliche kurze Linien) Warnzeichen (höchstens 9 Zeilen sind noch beschreibbar)
- Altablage ist dem Zentralregister angegliedert. Ablage für erledigtes Schriftgut, das aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichtet werden darf.
- Archiv Einrichtung für wertvolle Unterlagen, vor Diebstahl und Feuer geschützt (evtl. Tresor)
- Vorteile/Nachteile der verschiedenen Registraturformen übereinander liegend = Horizontalablage - Vorteile: vgl. Lose-Blatt-Ablage - Nachteile: unübersichtlich, man braucht viel Zeit zum Suchen nebeneinander liegend = Ordnerregistratur - Vorteile: vgl. geheftete Ablage (übersichtlich, geringe Einrichtungskosten) - Nachteile: ungenutzter Totraum, hoher Platzbedarf hintereinander hängend = vertikale Hängeregistratur - Vorteile: leicht ergänzbar, übersichtlich, schneller Zugriff - Nachteile: zusätzlicher Auszugsraum notwendig, hohe Einrichtungskosten, geringe Raumausnutzung nebeneinander hängend = lateral = Pendelregistratur - Vorteile: leicht ergänzbar, gute Raumausnutzung, geringe Einrichtungskosten - Nachteile: mäßige Übersicht
- Dezentrale Registratur Aufteilung des Schriftgutes auf mindestens 2 Stellen (Arbeitspaltzregistratur, Abteilungsregistratur) eingeschränkter Zugriffs- und Verantwortungsbereich Vorteile: Schriftstücke sofort griffbereit, kurze Laufwege, keine Wartezeiten, leichter und schneller Zugang
- Zentrale Registratur = eine zentrale Stelle für die geordnete Schriftgutablage für alle Mitarbeiter erreichbar klare Regeln für die Ausgabe von Schriftgut Entnahmezettel unerlässlich Schriftstücke täglich einsortieren kann auch mit Hilfe der EDV gesteuert werden
- Expresszustellung Gewöhnliche Sendung mit besonders schneller Zustellung, Briefhaftung bis 500,00 €
- Vorauszahlungssysteme Vorgabe Freistempler Ist die Freistempelmaschine leer gestempelt, wird sie im Postamt neu eingestellt. Wertkarten Einfacher Wertkartentausch zur Einlage in die Frankiermaschine. Wertvorgabesystem (Teleporto) Frankiermaschine mit Zusatzgerät: telefonischer Kontakt zum Aufladen, Porto wird vom Postgirokonto abgebucht Internetporto Handyporto
- Stempeldruck Frankiermaschine Gebührenstempel + Tagesstempel + Werbestempel