Projektmanagement (Fach) / Fallbeispiele (Lektion)
In dieser Lektion befinden sich 14 Karteikarten
Fallbeispiel
Diese Lektion wurde von andreahartmann erstellt.
- Was ist Projektmanagement? - Das Ziel ist im Voraus festgelegt - Eine Frist für die Zielerreichung ist bestimmt, das Vorhaben zeitlich begrenzt - Der Kapitaleinsatz ist hoch - Die Finanzmittel sind beschränkt - Der Koordinationsaufwand ist hoch - Der Einsatz vielfältiger Ressourcen ist vorgesehen - Es herrscht Erfolgs- und Zeitdruck - Der Enscheidungsprozess ist kompliziert - Das Vorhabden bestitzt eine gewisse Einmaligkeit und muss von Grund auf neu geplant werden
- Projektziel Was ist überhaupt ein richtiges Ziel? Entscheidung darüber welche der ersten Zielvorstellungen in den Mittelpunkt gestellt werden soll und was als weiterer Aspekt aufgegriffen werden soll. Das Ziel muss messbar sein, zeitlich festgelegt sein und zu beschreiben und in die Projektzielbeschreibungen wie Zielinhalt, Zielausmaß und Zeitraum definiert sein.
- Unterziele Mit der Fragestellung " was brauche ich um das vorstehende Ziel zu erreichen ", können Projektziele vom gewünschten Ergebnis ausgehend betrachtet und aufgedröselt werden. Die Konkretisierung der Unterziele erfolgt dann analog nach Zielinhalt, Zielausmaß und Zeitraum.
- Projektbeteiligte - Projektteam gründen mit der Aufgabe der Organisation und Durchführung - Verteilung der Aufgaben, Funktionen und Verantwortungen
- Bestimmung des Projektauftragsgebers - hierarchisch übergeordnete Stelle muss die Ziele des Projektes vorgeben, Ressourcen frei machen und im Problemfall auch mal Konflikte auf höheren Ebene lösen
- Bestimmung des Projektleiter - Mitarbeiter sollte erfahren, zuverlässig und bei den Mitarbeitern anerkannt sein - Idealerweise schon Erfahrunge in der Mitarbeiterführung besitzen - anschließend werden gemeinsam die Projektziele besprochen und verbindlich definiert - Die Projektzieldefinition, die Projektrahmenbedingungen und die Kernkompetenzen der Projektleitung werden schriftlich festgelegt,
- Projektteam - nach Planung des Projektteams , werden diese gefragt - erstes Arbeitstreffen wird geplant - In diesem werden die Aufgaben und Arbeiten der einzelnen Teammitglieder besprochen - Der Projektleiter ist der fachliche Vorgesetzte
- Projektstrukturplan - in einem Termin gestaltet ein kleines Team aus Fachleuten mit ihren spezifischen Erfahrungen gemeinsam den Projektstrukturplan - zunächst werden die Projektziele inkl. Unterziele für alle deutlich gemacht, sie dienen als roter Faden - Des Weiteren werden in einer Diskussion Unklarheiten besprochen - Mittels Moderationskarten werden alle mögichen Einfälle die im Zusammenhang mit dem Projekt sehen, gesammelt und gemeinsam erläutert, thematisch einsortiert und im Anschluss nach Themenkomplexen beschriftet - Anschließend beginnt die eigentliche Erstellung des Projektstrukturplans. Eine Möglichkeit eines Plans kann der "Baum" über mehrere Ebenen sein. Mit der Fragestellung: "welchen Aspekt muss ich als Nächstes berücksichtigen, um das Vorstehend zu erreichen" können die einzelnen Projektebenen vom gewünschten Ergebnis ausgehend betrachtet werden und in "handliche" Arbeitspakete aufgeteilt werden.
- Von den Arbeitspaketen zur Vorgangsliste - bei großen Projekten macht es durchaus Sinn, eine konkrete Arbeitspaketbeschreibung zu erstellen. - die Vorgangsliste entsteht aus den einzelnen Arbeitspaketen, hierbei wirkt das Team aus der Projektstrukturplanerstellung mit ein - bei der Erstellung der Vorgangsliste ist das Fachwissen der einzelnen Abteilungen gefragt - Schritt für Schritt werden die einzelnne Arbeitspakete in kleine sinnvolle Einzelschritte zerlegt und fortlaufend durchnummeriert - Als Orientierung dienen Fragen nach dem Anfang, dem Ende, Vorläufer/Vorgänger (was kommt davor), Nachfolger (was kommt danach), Zeitaufwand (wie lange dauert der Schritt) - Als Ergebnis erhält das Team eine klare To-Do-Liste mit den notwendigen Arbeitsschritten im chronologischen Abaluf - Wichtig ist, zunächst mittels Brainstormin, die Aktivitäten zu sammeln, ohne zu schauen wie sie chronologisch zusammenhängen - Damit es mit der Vorgangsliste etwas einfacher geht, sollte man gleich die laufenden Nummern den jeweiligen Vorgänger/Nachfolger notieren
- Von der Vorgangsliste zur Projektdarstellung Im Anschluss an der Erstellung der Vorgangsliste sollten die chronologischen Abhängigkeiten im Projektverlauf erkannt und grafisch dargestellt werden. - Beim Balkendiagramm handelt es sich um eine weitverbreitete Form der Darstellung von Ablauf- und Terminplanung. aus der Vorgangsliste eine Aktivität suchen, die keinen Vorgänger hat Im Anschluss in der Vorgangsliste nachsehen, welche Aktivität dem Start folgt und direkt im Anschluss eintragen Weitere Nachfolger eintragen Übertragene Schnittstellen abhaken Wenn eine Aktivität mehrere Vorgänger hat, gilt dies nach der längstgeplanten Aktivität einzutragen
- Kritischer Pfad Auf dem kritischen Pfad wird deutlich aufgezeigt dass manche Aktitivtäten so miteinander verbunden sind, dass keinerlei zeitliche Verzögerungen zueinander im Ablauf möglich sind, ohne dass es zu Verzögerungen im Gesamten führt.
- Projektauftakt und Projektaufträge - alle mittel- und unmittelbar betroffenen Mitarbeiter müssen über das Projekt informiert werden (z.B. bei einem Kick-Off-Meeting), Ziele und die hierfür bereitgestellten Ressourcen werden vorgestellt, Projektablauf aufgezeigt - Projektaufträge die sich aus den Arbeitspaketen bzw. den Vorgangslisten ergeben, werden von dem Projektleiter schriftlich festgelegt und mit einem Verantwortlichem und einen Termin versehen
- Projektsteuerung Soll-Ist-Abgleiche werden regelmäßig vorgenommen, dies gilt bei: - Kostenplanung - Controlling des Projektablaufs Meilensteintechnik Kritischer Pfad Projektaufgabenliste - Controlling des Ressourcenverbrauchs - Besprechungen und Berichte
- Projektabschluss - nach Ende des Projekts gilt es den Projektablauf zu bewerten (Abschlussbesprechung) - Soll-Ist-Abgleich der entstandenen Kosten mit den Kostenzielen - im Projekt erstellte Berichte, Protokolle Notizen und Ergebnisse werden aufbereitet und aufbewahrt