Büroorganisation (Fach) / Zeitmanagement (Lektion)

Zeitmanagement / Terminplanung

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• Störungen Äußere Störungen durch Personen und Reize Kollegen und Kolleginnen ungeregelter Publikumsverkehr Kommunikationsmittel Geräusche Lärm schlechtes Raumklima Unordnung
• Störungen Innere Störungen durch uns selbst Unlust Schwatzhaftigkeit Tagträumerei Scheinarbeit Übermüdung Ängste und Sorgen Krankheit
• Pareto-Prinzip nur ein Teil der Aufgaben trägt zum größten Arbeitserfolg bei "Innerhalb einer gegebenen Gruppe oder Menge weisen einige Teile einen weitaus größeren Wert auf, als dies ihrem relativen, größenmäßigen Anteil an der Gesamtmenge in dieser Gruppe entspricht" 20% der eingesetzen Zeit bringt 80% des Erfolges
• ABC-Analyse dabei werden die zu erledigenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit eingeteilt: A-Aufgaben: wichtig (Zeitaufwand in der Regel am geringsten, trägt aber am stärksten zur Zielerreichung bei) B-Aufgaben: weniger wichtig (Zeitaufwand und Zielerreichung stehen im gleichen Verhältnis zueinander) C-Aufgaben:  zeitraubende Routinearbeiten (benötigt die meiste Zeit und beeinflusst den Erfolg am wenigstens)
• ALPEN-Methode A Aufgaben aufschreibenL Länge bzw. Dauer veranschlagenP Pufferzeit reservieren>E Entscheidungen treffen über Wichtigkeit, Weglassen etc.N Nachkontrolle und Unerledigtes neu planen
• Eisenhower-Prinzip Als erstes werden Aufgaben ind Wichtig und Dringlich unterschieden:Wichtige Aufgaben: Sie sind unmittelbar mit ihren Zielen verknüpft. Wann diese Aufgaben erledigt werden, hängt von der Dringlichkeit ab Dringende Aufgaben:Sie müssen sofort erledigt werden. Wer die Aufgaben erledigt, hängt von der Wichtigkeit ab. Daraus entwickelt sich die Eisenhower-Box Wichtigkeit ¦ 2 1  ¦ Terminieren Sofort erledigen ¦ ¦ ¦ 4 3 ¦ Papierkorb Delegieren ¦  ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯ ¯Dringlichkeit 1: Die Aufgaben werden sofort selbst erledigt: (sind drigend und wichtig und müssen sofort erledigt werden)2: Die Aufgaben werden neu termiert (Wichtige Aufgaben, die aber noch nicht drigend sind und später erledigt werden können)3: Die Aufgaben werden delegiert (Aufgaben die unwichtig sind, aber drigend)4: Die Aufgaben wandern in den Papierkorb (Aufgaben die weder wichtig noch drigend sind)
• Feste Termine Wiederholen sich periodisch und werden möglichst früh - am besten zum Jahresanfang - eingetragen, um spätere Überschneidungen mit anderen Terminen zu vermeiden (Beispiel: Geburtstag)
• Flexible Termine Werden, so bald sie festgelegt sind, eingetragen und mit den festen Terminen abgestimmt
• Terminarten Kontrolltermin: z.B. Erfolgskontrolle Erledigungstermin: Vorgeschriebene Zeit für Module gesetzlich vorgeschriebene Termine: Abschlussprüfung
• Hilfsmittel für Terminplanung Jahresplaner (z.B. Wandkalender) Tageskalender, Taschenkalender (z.B. Hausaufgabenheft) Terminmappe/Wiedervorlagenmappe Planungstafel

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