WI & Orga (Fach) / Prozesscontrolling (Lektion)

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Prozessplanung Prozesssteuerung Prozesskontrolle

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  • Aufgaben und Ziele der Prozessplanung Ziel: Voraussetzung für die Messung der Prozessleistung schaffen Aufgaben: Auswahl der Leistungsparameter  ( geben Auskunft über Leistungsstand und entwicklung der GP , vnn ihrer richtigen Auswahl und Anwendung hängt Erfolg der Prozesssteuerung ab) Feslegung der mit den Leistungsparamatern korrespondierenden Messgrößen und des Messystems Planung der Prozessziele
  • Anforderungen an die Leistungsparameter! ( 6 ) Steuerungsrelevanz ( zur Steuerung der Prozessziele eignen) Objektivität (quantifizierbar messbare Sachverhalte ) Akzeptanz ( leicht verständlich ,realitätsnah, hoher Nutzen für MA!) Integration ( abhängigkeiten aufzeigen zusammenhängende Sachverhalte transparenter) Verantwortung ( für Erfassung ,Berichterstattung , Auswertung der LP klar geregelt ) Wirtschaftlichkeit ( Nutzen Messaufwand vernünftiges Verhältnis)
  • Die wichtigsten Leistungsparameter ( KPIs) ? Key Performance Indicators: zur Berurteilung der Prozesseffektivität : Kundenzufriedenheit zur Beurteilung der Prozesseffizienz : Prozessqualität Durchlaufzeit Zeiteffizienz Termintreue Prozesskosten Wichtig : KPIs sind zusammenhängend zu betrachten und zu steuern , da sich sich gegenseitig beeinflussen!Optimierungsmaßnahmen sollten sich positiv auf alle KPIs auswirken!
  • Voraussetzung für Kundenzufriedenheit ? auch für Messung und Definition ! Genaue Kenntnis der Kundenanforderungen Richtige Umsetzung der Kundenanforderungen   Messung und Def: Hängt von der Art der erbrachten Leistung ab Hängt vom Kunden bzw. seinen bzw. anforderungen ab Kundenzufriedenheit kann bei externen UND bei internen Kunden erhoben werden Messung : direkte ( periodische Befragung von Kunden /Nutzern , Befragung der Kunden nach Bereitstellung der Prozessergebnisse ) indirekte (Befragung von MA mit häufigem Kundenkontakt Analyse der unternehmeninternen Messgrößen ( Fokus Externer Kunde: Termintreue der Lieferung,Beschwerden,Produkt und Leistungszurückweisungen,Ausfall und Fehlerrate,DownTimeSystems(DTS),Gewährleistungs-und Garantiefälle,Auftragsverluste,Kundenzu und Abgänge,Wiederkaufrate der Stammkuden
  • Definition Durchlaufzeit und Zykluszeit! DZ: Gemessen wird die Zeitstrecke vom Zeitpunkt des Beginns bis zum Zeitpunkt des Endes der Bearbeitung zeitparallele Teilprozesse werden nicht berücksichtigt! Zykluszeit: Zykluszeit errechnet sich durch die Addition der Prozesszeiten aller Teilprozesse,auch die der zeitparallelen Teilprozesse!
  • Leistungsparameter zur Beurteilung der Prozesseffizienz? Durchlaufzeit Zeiteffizienz Termintreue
  • Produktqualität in der Praxis intensivst gemessen , Prozessqualität hingegen kaum ... Aber ?  ABer eine Hohe Pruduktqualität setzt hohe Prozessqualität voraus - geringe Fehlerate - trotzdem hohe Kosten  Folgekosten von Fehlern sind enorm Reduzierung von Fehlern hat neben Vermeidung der Fehlleistungskosten zur Folge: höhere Kundenzufriedenheit höhere Effizienz Messgrößen Prozessqualität:Qualitätskosten-FPY (FirstPassYield - Messgröße für die Produkte ohne Fehler - direkter )
  • Messgröße Qualitätskosten unterteilt sich in ? Präventivkosten                                                                                            ( Kosten für erwartete Qualität (Anforderungen)                              (Konformitätskosten) Fehler werden vermieden, Wertschöpfung erhöht (Wertschöpfung = Produktionswert – Vorleistungen – Abschreibungen – Indirekte Steuern + Subventionen ) Fehlleistungskosten werden reduziert Fehlleistungskosten  ( Kosten für Abweichung der Qualität von den Anforderungen : NICHT-Konformitätskosten) umfassen  Kosten für das Suchen und Beseitigen von Fehlern sind mit Verschwendung von Ressourcen und Minderung der Effizienz verbunden Entwicklung der Fehlleistungskosten gibt Hinweise auf Schwachstellen im Prozess!  
  • Bewertung der Qualitätskosten ? Aussagekraft leidet unter unvöllständigen ungenauen Kostenerfassungen! häufig werden Kosten überhaupt nicht oder nur für die Produktion ausgewiesen! zwischen Fehlerentstehung und Berichterstattung liegt oft ein erheblicher zeitlicher Abstand!
  • Anforderungen an die Zielformulierung! Be _ _ _ _ ! Specific            Zieldef genau unmissverständlich Measurable       mit Kriterien verknügft , für messbarkeit Achievable       erreichbar Relevant           hohe Bedeutung Timely           mit klarer Terminvorgabe
  • Ziele Aufgaben und Vorgehensarten bei der Prozesskontrolle? Ziele sind die Sicherung der Zielerreichung in GP durch früzeitigiges Erkenne von Zielabweichungen und Einleiten von Korrekturmaßnahmen Aufgaben sind Messung und Feststellung der IST Sit der GP und Ermittlung von Zielabweichung durch Vergleich Ziel - IST und Beurteilung der Abweichungen und Analyse der Achweichungsursachen Vorgehensarten sind laufende oder periodische Kontrollen!
  • Unterschied der laufenden/ periodischen Kontrolle ? Laufende Prozesskontrolle meint die Kundenzufriedenheit , die PRozesszeit,die Termintreue, die PRozessqualität und den Ressourceneinsatz /bzw. die Prozesskosten Periodische Prozesskontrolle meint Prozessassessment nach dem GPM-Reifegradmodell Prozessaudit nach ISO 9001:2000 oder Prozessvalidierung nach ISO 9001:2000
  • Ziel /Häufigkeit /Basis der Prozessassessments ( Selbstbewertung ) ? Ziel ist es die Stärken und Schwächen aufzuzeigen zudem die Reife bzw. Güte des GP des GPM sys darstellen Das Assesssment wird während der Einführungsphase des Geschäftsprozessmanagements quartalsweise durchgeführt! Basis für Selbstbewertung stellen Reifegradmodelle dar : (PAG-Modell,PAU-Modell ( gleiches Bewertungskonzept , verschiedene Checklisten!) unterscheiden verschiedene Stufen der Reife von GP,anhand vorher definierter Kriterien wird das Reifeprofil bestimmt, höhere Reife  bedeutet bessere Voraussetzungen für Effizienz und Effektivität der Prozesse!
  • Durchführungsregeln für Prozessassessments? Ausführlich über Zweck, Umfang und Vorgehen informieren Möglichkeit zur Prozessverbesserung ; nicht externes Kontrollinstrument Prozessassessmentteam aus GP-Owner,Teilprozessverantwortlichen und externen Assessoren zusammensetzen Offene,kommunikative Atmosphäre Standardisierte Checklisten verwenden Prozessmitarbeiten interviewen Im Abschlußbericht neben Stärken und Schwächen auch Verbesserungsmaßnahmen aufnehmen!
  • Bewertungsergebnisse von Prozessassements liefern Basis für ? Kontrolle des Implementierungsfortschrittes bei der Einführung des Geschäftsprozessmanagements Identifiezierung kritischer Geschäftsprozesse Idenzifizierung defizitärer Prozessthemen Prozessidentifizierung,dokumentation,verantwortliche,ziel,messystem,optimierung,organisation , managementunterstützung Initiierung und Priorisierung von Berbesserungsmaßnahmen!
  • Ziel Aufgabe und Informationsquellen der Prozesssteuerung? Ziel ist die Optimierung der Prozesse im Hinblick auf die definierten Prozessziele Aufgaben sind die Einleitung von Korrektur und Verbesserungsmaßnahmen, die Kontrolle der Wirkung durchgeführter Maßnahmen  und die Gewinnung von Erfahrungsdaten Informationsquellen sind Prozessberichte aus laufender Prozesskontrolle , Assessmentbericht aus periodischer Kontrolle  und Barrierenportfolio(s)!
  • Was ist die Barriere bei der Prozesssteuerung ? Und was besagt das Barrierenportfolio ? jedes Problem, das die Abwicklung eines GP behindert , bzw. seine Effizienz oder Effektivität mindert X Achse : Einfluss auf Leistungsparameter(DZ,Kosten,Qual etc.) Y Achse: Schwierigkeitsgrad der Beseitigung (Widerstände,vorhandenes Know-how,technische Ressourcen,finanzielle Ressourcen,Unterstützung der Leitung)
  • Beispiel für Barrieren! lange Liefezeiten unnötige Doppelarbeiten mangeldne Nutzung vorhandener IT unzureichende IT-Unterstützung einfachstes Know-Know nicht vorhanden viele Schnittstellen!

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