Projektmanagement (Fach) / weitere Fragen m (Lektion)

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• M2. Nennen Sie die kritischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement? Nennen Sie Beispiele. Kritische Erfolgsfaktoren sind die wenigen Dinge, die richtig laufen müssen, um den Projekterfolg zu sichern. Sie repräsentieren Managementbereiche, denen besondere und kontinuierliche Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Beispiel: Zieldefinition, Kommunikation
• M3. Welche Führungsstile kennen Sie und welche würden Sie als PL anwenden? Führungststile sind: autoritär, patriachalisch, beratend, konsultativ, partizipativ, delegativ, demokratisch   Modell von Hersey und Blanchard situativer Führungsstil  Anweisen (telling) Überzeugen (selling) Unterstützen (participating) Deligieren (Delegating)
• M4. Beschreiben Sie Ziele und Inhalte der Kommunikationsmatrix. Um was geht es dabei? Ziele:Darstellung des Bedarfs an Kommunikation jedes einzelnen Stakeholders Inhalte: Mit welchem Stakeholder wird wie/in welcher Weise kommuniziert, wie häufig, in welchem Umfang und mit welchem Inhalt Beispiel: Die Geschäftsführung wird  in Form von Statusberichten 1 mal in der Woche informiert. Die Berichte beinhalten den aktuellen Stand und umfassen 4000 Zeichen plus Grafiken Kommunikationsmatrix legt fest, wer mit wem, wann kommuniziert. Dieses ist insbesondere bei der Stakeholderkommunikation von hoher Bedeutung. Es geht adabei um die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person zu übermitteln und somit dem Projektziel Zufriedenheit der Stakeholder genüge zu tun. Hierbei kann man nach folgenden Informationstaktiken vorgehen: -         Diskursiv -         Partizipativ -         Repressiv
• M6. Was ist die Dokumentenbedarfsmatrix?Geben Sie ein Beispiel! Die Dokumentenbedarfsmatrix benutzt man, um den Bedarf an Dokumenten während der Projektabwicklung zu bestimmen. Die Achsen tragen die Beschriftung Dokumentinhalt und Dokumentart. Außerdem wird festgelegt, wer das Dokument erstellt, bis wann, vom wem es freizugeben ist, mit welchem Aufwand es erstellt wird, wie es gekennzeichnet wird, an wen es geht, wo das Orginal abgelegt wird und wo es registriert ist.
• M7. Wie kann ich mit Konflikten umgehen? Konfliktbearbeitung: ·          Typische Handlungsstrategien (Reaktionsmuster) o         Vermeiden + Flucht o         Durchsetzen o         Nachgeben o         Feilschen o         Integrieren + Kompromiß ·          Kooperative Konfliktlösung o         Z. B. Meditation ·          Bearbeitung und Auflösung von Gruppenkonflikten o         Förderung direkter Kommunikation o         Förderung gegenseitiges Verständnis ·          Bearbeitung innerer Konflikte Unterstützung bei Lösungssuche   Sollte ein Konflikt entweder auf Sachebene oder auf Beziehungsebene bestehen so sollte er schnell und gründlich gelöst werden. Mögliche Arten um mit einem Konflikt umzugehen sind: Anpassung  Einigung  Kompromiss  Delegation  Streit  Machteinsatz  Verdrängung  Vermeidung
• M8. Was gehört in den Projektabschlussbericht und an wen richtet er sich? Was hat der Projektabschluss mit der lernenden Organisation zu tun? Mindestinhalte sind: geplante und tatsächlich erreichte Leistungsziele  geplanter/tatsächlicher Endtermin  geplante/angefallene Kosten (magisches Dreieck) mit Begründung der Abweichungen  was ist im Team gut/schlecht gelaufen  Information über Konsequenzen für zukünftige Projekte (Projektlernen)  To-Do Liste; Der Bericht richtet sich an: Auftraggeber  Projektteam  Lenkungsausschuss  sonstige Stakeholder
• M9. Beschreiben Sie die Inhalte einer Projektstartsitzung! Begrüßung u. Vorstellung der Teilnehmer  Vorstellung der TOPs u. Vereinbarung von Regeln zur Zusammenarbeit  Abfrage der Erwartungen  Informationssammlung  Überblick über das vorgegebene Projektmanagement  Identifizierung der Stakeholder  Festlegung der groben Projektziele  Erstellung eines ersten PSPs  erste Kostenschätzung  Festlegung der Phasen und Meilensteine  detaillierte Planung für die nächste Projektphase  Projektorganisation und Informations-/Kommunikations-system  Projektrisiken  weiteres Vorgehen (Termine  Aufgaben)  Feedbackrunde
• M10. Erläutern Sie Vor- und Nachteile der reinen Projektorganisation! Vorteile: Keine Einsatzmittelkonflikte, keine Konflikte zwischen Projektabteilung und Linie, Projektleiter ist disziplinarischer Vorgesetzter, flexible, schnelle und effiziente Reaktion auf Störungen Nachteile: Auslastung des Personals nicht immer gegeben, Eingliederung der Mitarbeiter nach Projektende in die Linie, Motivationsprobleme wegen Unsicherheit über Zukunft, Anpassung an schwankenden Einsatzmittelbedarf schlecht möglich, hohe Umstellungskosten, evtl keine Auslastung der Projektkapazitäten
• M12. Nennen Sie die wesentlichen Elemente der Einsatzmittelplanung und schildern Sie die Möglichkeiten zur Optimierung! Elemente der Einsatzmittelplanung: Basis ist der Netzplan, Bedarfsermittlung, zeitliche Zuordnung, Verfügbarkeitsprüfung, Prüfung von Kapazitäten Optimierung durch Verschieben von Arbeitspaketen, Verlängern, Ressourcen erhöhen, Verkürzen, Puffer ausnutzen
• M13. Welche Methoden des Projektlernens kennen Sie und worauf finden diese Anwendung? Sachebene: Nachkalkulation, Projektkostendatenbanken, Kennzahlensysteme, Kundenzufriedenheit (Befragung), Beziehungsebene: Fragebögen, Feedbackgespräche Sach- u. Beziehungsebene: Project Excellence, Befragung der Beteiligten, Projekterfahrungsdatenbanken Prozessbasierte Methoden: Projektnachbewertung, Manöverkritik Dokumentationsbasierte Methoden: RECALL, Projektlerngeschichte, Mikroartikel Zeitpunkte im Laufe des Projektes am Ende des Projektes monatlich mind. jedoch nach Erreichen eines Meilensteines eine Erfahrungssicherung stattfinden. Kundenabfrage, Mitkalkulation, Feedbackgespräche, Datenbanken nutzen/pflegen
• M14. Erklären Sie das 90% Syndrom. Welche Steuerungsmaßnahmen kann der PL hier ergreifen? wesentliches Problem bei der Fortschrittsmessung: Die Arbeitspaketverantwortlichen melden zunehmenden Fortschritt, Stillstand bei 90%, obwohl alle weiterarbeiten. Arbeitspaketverantwortlichen haben den Fortschritt höher eingeschätz als er tatsächlich war. Steuerungsmaßnahmen: genaueres Hinterfragen durch den Projektleiter, offene Punkte Liste, Abweichungsanalyse, kontinuierliche Statusabfragen, offenes, motivierendes Gespräch mit AP-Verantwortlichen (Was fehlt zu den 100%?)  
• M16. Welche IT Kategorien kommen in Projekten zum Einsatz? Planungsorientierte, prozessorientierte, ressourcenorientierte und umfassende Projektmanagementsysteme, außerdem Plattformen zur Unterstützung der Zusammenarbeit ???
• M17. Nennen Sie Inhalte, Aufgaben und Merkmale des PM. Inhalte / Aufgaben: das PM wacht über den Regelkreis: Planung-Durchführung-Kontrolle-Steuerung, PM ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projekts. Merkmale: Zusammenschluss von mehreren Personen, die einzeln die Aufgaben nicht bewältigen könnten, Ressourcen müssen beschafft, kombiniert, koordiniert und genutzt werden, eine Organisation gibt den Rahmen, innerhalb dessen die Managmentaufgaben durchgeführt werden   PM sind sämtliche Führungsaktivitäten die zur Erreichen der im Projekt abgestimmten Ziele und des Projektergebnisses erforderlich sind. Inhalte: Planung  Steuerung  Druchführung  Kontrolle   Aufgaben: Projektziele ermitteln  Ressourcen beschaffen und steuern  Projekt strukturieren  Ablaufplanung erstellen  Berichten an den Auftraggeber  Managen von Risiken Merkmale: Einzigartigkeit  begrenzte Dauer  begrenzte Ressourcen  benötigt mehrere Ressourcen
• M18. Welche Pufferarten kenne Sie? Fertigen Sie eine Skizze! Freier Puffer der Abstand vom spätesten Endzeitpunktes eines Vorgangs zu dem frühesten Anfangszeitpunktes seines Nachfolgers. Gesamtpuffer der Abstand vom frühesten zum spätesten Anfangszeitpunkt eines Vorgangs, er entspricht dem Abstand zum kritischen Pfad
• M20. Aufgabe zur Netzplanoptimierung: Ein Netzplan hat eine Gesamtdauer von 20 Wochen. Die Solldauer beträgt jedoch nur 18 Wochen. Welche Möglichkeiten der Optimierung ergreifen Sie? verschieben  Parallelisierung von Vorgängen  Ausnutzung von Puffern  Erhöhen der Ressourcen  Kürzen oder Streichen von Arbeitspaketinhalten Technologiewechsel
• M22. Erläutern Sie die Probleme der Fortschrittsmessung im Projekt. Probleme bei der Fortschrittsmessung: fehlende Mengenmaßstäbe  zeitverzögerte Feststellung der Zielerfüllung  fehlende Aussagekraft bei Soll-Ist Vergleich Ermittlung der IST-Daten und der Plandaten. Schätzfehlern bei den Plandaten schwierig eine Aussage zu treffen, wie der aktuelle IST-Zustand ist.  Es fehlt jedoch häufig die Aussage, wie viele Resttätigkeiten für den Vorgang noch anfallen. Speziell, dann, wenn der nächste Meilenstein weit in der Ferne liegt. Häufig fehlen auch einheitliche Mengenangaben.
• M25. Welche Anforderungen sollte ein PL erfüllen? Und welche Fähigkeiten sollte der Projektleiter zur Ausübung seiner Tätigkeit mitbringen? Anforderungen an PL: -         Fachkompetent -         Methodenkompetent -         Sozialkompetent -         Organisationskompetent Fähigkeiten  Stressresistent -         Lösungsorientiert -         Selbstsicher -         Entscheidungsfreudig -         Unternehmerisch denkend und handelnd -         Fähigkeiten in Teamführung Visionen entwickeln  Berufs-/Lebenserfahrung  Zielstrebigkeit  Einsatzbereitschaft  selbstständiges  unternehmerisches Denken  Mut zum kalkulierbaren Risiko  strategisches vorausschauendes Denken und Handeln  Lernfähigkeit….    
• M26. Was sollte ein PL beim Delegieren beachten? Er darf nicht Aufgaben ohne Absprache an seinen Mitarbeiter weiterleiten. Um eine Überlastung zu vermeiden, sollte eine gemeinsame Aufgabenverteilung erfolgen. Der Projektleiter sollte: die Aufgabe genau erklären  den Sinn und das Ziel deutlich machen  nachfragen  ob der Mitarbeiter alles verstanden hat  gemeinsam einen Abgabetermin festlegen  kontrollieren und Feedback geben  dem Mitarbeiter Spielraum lassen… Mitarbeiter der delegieren Aufgabe auch gewachsen? Bereitschaft (Motivation) als auch die Kompetenz und die Zeit haben, die zur Aufgabenerfüllung notwendig ist. Der PL sollte keine zu starken Einschränkungen vornehmen und immer kontrollieren und entsprechend Feedback geben
• M27. Schildern Sie die integrierte Projektsteuerung. Geben Sie ein Beispiel! Integrierte Projektsteuerung: ermöglicht eine transparente, nachvollziehbare Projektabwicklung, in die Projektsteuerung sind die Planung, Überwachung und Steuerung, Zeit, Kosten und Ergebnis (magisches Dreieck), die verschiedenen Teilbereiche des PM und die am Projekt beteiligten Fachdisziplinen integriert. Es entsteht ein Prozess der integreirten Betrachtung: Planung: kontinuierliche IST-Aufnahme Überwachung: Vergleich Plan-Ist Steuerung: Abweichungsanalysen, daraus entstandene Maßnahmen Bsp.: Auto fährt (Ist-Situation), sieht Fußgänger, der Fahrbahn überqueren will (Abweichung von Ist-Situation), bremst ab (Maßnahme).  
• M28. Welche Arbeitsschutzbestimmungen müssen im PM beachtet werden? Arbeitssicherheitsgessetz (ASiG) -         Regelt die Rollen des Betriebsarztes oder des Fachmanns für Arbeitsschutz im Unternehmen Arbeitschutzgesetz (ASchG) -         Regelt die Pflichten des AG hinsichtlich Arbeitsschutz und wandelt EU-Recht in deutsches Recht um Arbeitsstättenverordnung -         Regelt die Gestaltung von Arbeitsräumen (u. a. Größe, max. Temperatur) Baustellenverordnung -         Regelt das ASiG in Bezug auf Baustellen Berufsgenossenschaftliche Vorschrift: Erste Hilfe -         Regelt die Vorgehensweise bei Erster Hilfe und Unfällen Mutterschutzgesetz Arbeitszeitgesetz
• M30. Welche Regeln zur Zusammenarbeit im Team gelten zu welchem Zeitpunkt im Projektverlauf (harte und weiche)? Nennen Sie Beispiele hierzu. Offizielle Regeln: -         Normen und Gesetze einhalten -         In Unternehmensrichtlinien niedergeschrieben -   einklagbar Inoffizielle (interne) Regeln: -         Die Regeln, die in einem Projekt bei Projektstart definiert wurden, z.B. o       Klare Kommunikation o       Menschlicher Umgang miteinander o       Bringschuld oder Holschuld leben o       Sachliche Kommunikation o       Terminzu- /Absagen vornehmen o       Umgehende Antwort bei einer Anfrage   inoffizielle Regeln des Gruppenverhaltens  offizielle Regeln gelten am Anfang der Zusammenarbeit z.B. Kommunikationsregel wie „Nur einer spricht“ oder „ Ich-Botschaften“ mit der Zeit bilden sich die inoffiziellen Regeln der Gruppenzusammenarbeit heraus z.B. dass man doch nicht offen über seine Meinung spricht auch wenn es offiziell vereinbart war oft ohne dass es den Gruppenmitgliedern bewusst ist. Inoffizielle Regeln werden meist zuerst eingehalten
• M32. Was ist ein Projektrisiko? Welche Projektrisiken gibt es? Wie kann man damit umgehen? Nennen Sie Beispiele. Ein Projektrisiko ist ein Vorgang, bei dessen Eintritt sich ein negativer Einfluss auf das Projekt ergibt. Dieses kann sowohl zeitliche Auswirkungen als auch Kosten oder Qualitätsauswirkungen haben. Risikoarten: -         Kaufmännische Risiken -         Politische Risiken -         Technische Risiken -         Terminliche Risiken Risiken kann man folgendermaßen behandeln: 1.      Vermeiden 2.      Verlagern 3.      Verhindern 4.      Vermindern 5.      Akzeptieren
• M33 Wie geht eine Stakeholderanalyse / Umfeldanalyse — erklären Sie diese anhand der folgenden beiden konkreten Beispiele (Erstellen eines Produktkatalogs / Bau einer Eisenbahnlinie). 1.       Zunächst gilt es das Umfeld und die Stakeholder zu identifizieren   Intern Extern Sachlich Entwicklungsrichtlinien, PM-Handbuch Richtlinien, Gesetze, Normen Sozial Projekt-MA, Auftraggeber Umweltschützer, Kunden 2.        Analyse der Interessen, der Macht und des Konfliktpotentials der  Stakeholder 3.       Erstellung des Stakeholder-Protfolios 4.       Festlegung der Informationsstrategie und der Kommunikationsmatrix -         diskursiv, partizipativ und repressiv 5.       u. U. Ergänzung der Risikoanalyse 6.       Ständige Überwachung auf mögliche Änderungen der Stakeholderinteressen/-Potentiale Produktkatalog: internes Projekt, einfache SH-Identifikation, Eisenbahnlinie: schwierig, da nicht alles SH sofort bekannt, höheres Konfliktpotential bei Umweltschützern  
• M36. Unterscheiden Sie Konfigurations- und Änderungsmanagement. Nennen Sie Beispiele. Konfigurationsmanagement ist der Gesamtprozess, die Organisation, Identifikation, Überwachung, Auditierung und die Buchführung umfasst. -         Identifikation der Basiskonfiguration -         Überwachung der Konfiguration, Umgang mit Änderungsanfragen -         Auditierung der genehmigten Änderungen (sind diese wie beschlossen in das Produkt eingeflossen) -         Buchführung (Änderung dokumentieren) Somit ist das Änderungsmanagement ein Bestandteil des Konfigurationsmanagements. Unterschied: Änderungsmanagement beschäftigt sich mit der Überwachung und Steuerung von Änderungen, Konfigurationsmanagement dagegen mit der funktionellen und physischen Beschaffenheit eines Produkts/Leistung und der Dokumentation der Merkmale    
• M37. Was ist bei der Form und beim Aufbau von Projektdokumenten zu beachten? -         Dokumente müssen identifizierbar sein -         Autor -         Datum -         Thema -         Identifikationsnummer -         Rückverfolgbarkeit muss gegeben sein -         Übliche Form muss eingehalten sein
• M38. Projektmarketing – ist es wichtig? Welche Maßnahmen kann man ergreifen? Was heisst Marketing innerhalb des Projektteams? x
• M41. Welche Vertragsarten gibt es? Welche haben Relevanz im Projekt? x
• M42. In welchen Schritten erstellt man einen Netzplan? Wie detailliert sollte dieser sein? Definition aller relevanten Tätigkeiten bzw. Vorgänge Ermittlung der Dauern der einzelnen Vorgänge Verknüpfen der einzelnen Vorgänge Vorwärtsrechnung zur Ermittlung des Endtermins Rückwärtsrechnung zur Ermittlung aller Puffer Optimierung der Vorgänge und des kritischen Pfades Detaillierung: so grob wie möglich so fein wie nötig
• M43. Wie und womit sichert man die Qualität in Projekten?     Regelkarten, FMEA, Flussdiagramm, gelebtes QM-System Grad, in dem eine Satz inhärenter (dauerhaft/auf lange Zeit) Merkmale Anforderungen erfüllt (Bsp. Wasser : es ist nass)  Qualität im Projekt: Übereinstimmung von Kundenanforderungen und erbrachte Leistung (klare Orga, einduetige Aufgabendefinition/-zuordnung, zielgerichtete InfoFlüsse, Transparenz im PjGeschehen = letztendlich entscheidet der Kunde, was für ihn Qualität ist!)   1. Kundenorientierung 2. Führung 3. Einbeziehung der Personen 4. Prozessorientierter Ansatz 5. Systemorientierter Managementansatz 6. Ständige Verbesserung 7. Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung 8. Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen   Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung bzw. Erfahrungssicherung     Mit Hilfe des Total Quality Managements, ganzheitlicher Ansatz, der die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt des Denkens und Handelns des Unternehmens stellt, auch der Mitarbeiter ist Kunde. Qualitätsgrundsätze für die Gestaltung der Arbeitabläufe (Kunden-Lieferanten-Beziehung) sind der erste Schritt zum TQM, Wichtig ist: die Qualität der Arbeitsausführung, der Prozesse und der Unternehmensperformance TQM erfordert: Qualität muss als Führungsaufgabe verstanden werden, Führungsqualität, Förderung von Lernen und Teamfähigkeit, Beharrlichkeit, Denken in Prozessen (abteilungsübergreifend), breit angelegt Verantwortung im Management, fehlende Unterstützung von dieser Seite lässt TQM scheitern Modelle: TQM der EFQM (Business Excellence), 8 Grundpfeiler, Selbst-/Fremdbewertung möglich Kontinuierliche Verbesserung: plan, do, check, act (Deming-Zyklus) Balanced Scorecard: Leistungen eines Unternehmens werden gemessen, auch immaterielle wie Kundenzufriedenheit Six Sigma Kombination von Qualitätsmanagement, Datenanalyse und Training der Mitarbeiter     Qualität in Projekten wird zunächst einmal durch die Ermittlung der Kundenanforderungen begonnen. Durch die Ermittlung und die entsprechenden Umsetzungen wird ständig die Erfüllung der Kundenanforderungen überprüft und am Ende gegen diese Anforderungen geprüft. Dieses kann im Rahmen einer Kundenbefragung stattfinden. Die Qualität im Projektprozess wird in erster Linie durch die im Unternehmen vorgegebenen Entwicklungsrichtlinien gewährleistet. Hier wird definiert, welche Schritte in einem Entwicklungsprozess erforderlich sind, um am Ende dieser eine entsprechende Qualität zu garantieren (z. B. FMEA, Risikoanalysen, Reviews, Qualifikationsprogramm). Zusätzlich erfolgt im Projekt ein KVP, in dem die Vorgehensweise im Projekt ständig analysiert und verbessert wird
• M45. Was haben Unternehmensleitung und Lenkungsausschuss bei der Startphase eines Projektes für Aufgaben? Unternehmensleitung: Erteilen des Auftrages  Berufen des Projektleiters  Genehmigen der Projektpläne  Freigeben der Finanzmittel Lenkungsausschuss:  Zusammenbringen von Ideen und Meinungen der Entscheider  Plattform für Meinungsaustausch  Genehmigen von Plänen Unternehmensleistung und Lenkungsausschuss haben die Aufgabe, die Identifikation des Projektteams mit dem Projekt zu unterstützen. Dies kann z. B. durch die Anwesenheit beim Startworkshop erfüllt werden, in dem dadurch die Wichtigkeit des Projektes unterstrichen wird. Ferner besteht die Aufgabe darin, die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen und an der Ermittlung der Projektziele, die sie betreffen, teilzunehmen. Weitere Aufgaben: -         Erteilen des Projektauftrages -         Berufen des Projektleiters -         Freigeben von Finanzmitteln Genehmigen von Projektplänen
• M46. Erklären Sie die Begriffe 4LQ und 4LC. Was haben diese für eine Auswirkung auf Ihre Karriere? 4-L-Q = 4-Level-Qualifizierungsprogramm der GPM; es werden die Inhalte der ICB vermittelt und coaching betrieben.   4-L-C = 4-stufige Zertifizierung zur Vertiefung des Wissens und der Erfahrung der jeweiligen Kompetenzfelder der ICB. Es erfolgt eine Überprüfung der Leistung durch PM-Zert
• M47. Der PSP – wann ist er zu erstellen? Was sind seine Vorteile im Projekt? Welche Vorteile haben Standard-PSP? x
• M53. Was ist bei der Stakeholder-Kommunikation zu beachten?   partizipativ, diskursiv, repressiv Stakeholderkommunikation soll frühzeitig, regelmäßig, ehrlich, proaktiv und interaktiv praktiziert werden.
• M57. Wie macht man Projektziele messbar? Nennen Sie Beispiele! Ziele müssen so definiert werden, dass nach Abschluss des Projekts festgestellte werden kann, ob und in welchem Maße sie erreicht wurden. Kosten und Terminziele sind einfach zu operationalisieren (Kennzahlen), Leistungsziele können auch meistens mit Kennzahlen messbar gemacht werden (Transportleistung). Probleme ergeben sich bei der Operationalisierung von Zielen wie „Steigerung der MA-Zufriedenheit“. Dazu muss erst definiert werden, was Zufriedenheit ist ( mehr als 95% der MA treffen diese Aussage in einer Umfrage). Nach dem F-C-M-Ansatz definiert man zuerst Qualitätsmerkmale (Funktionalität, Zuverlässigkeit) und gliedert diese dann in Teilmerkmale auf.
• M61. Erklären Sie Projektklassifizierung! Projektklassifizierung: Klassifizierung dient der Einordnung von Projekten in bestimmte Klassen, um dann aus dieser Erkenntnis Empfehlungen für das Projektmanagement zu erhalten. Unterscheidung nach Investitions-, Organisations- und F&E-Projekten. Mc Farlan und Sizemore House unterschieden nach Erfahrung (bezogen auf verwendete Technologie) und nach Verbindlichkeit der Projektziele. Wenn man sein Projekt nach Erfahrung und Verbindlichkeit eingeteilt hat, kann man eine Gewichtung der zur verfügungstehenden Instrumente durchführen. Instrumente sind die interne und externe Integration und Planungs- und Kontrollmethoden. Das Kontingenzmodell nach McFarlan ermöglicht dann eine Aussage über die Intensität, mit der die Instrumente eingesetzt werden. Klassifizieren kann man aber auch nach der Größe, der Dauer, dem Kulturkreis, dem Personaleinsatz…
• M62. Erklären Sie das Projekt-Rechnungswesen! Kostenarten Personalkosten Materialkosten Sach-/Dienstleistungskosten Kapitalkosten Kostenstellen Verteilung der Kosten auf verschiedene Verantwortungsbereiche Errechnung von Kostenverrechnungssätzen – verursachungsgerecht (Gemeinkosten) Kostenträger/-rechnung Im Rechnungswesen ein Objekt dem Kosten zugerechnet werden Im PM das Pj oder seine TPj selbst Kalkulationen Vorkalkulation Mitkalkulation Nachkalkulation    
• M63. Welche Problemlösungstechniken kennen Sie? Erklären Sie die Anwendung. Problemlösungstechniken:Drei Vorgehensweisen Sequenzielle Phasenmodelle: die Modelle bestehen aus mehreren aufeinander folgenden Phasen  in denen jeweils ein Teilprozess der Problemlösung stattfindet. Problemlösungsprozess: Problem benennen  Ist/Soll Zusatnd beschreiben  Abweichungen mit Folgen beschreiben  Ursachen suchen  Hauptursachen identifizieren  Ziele einer Lösung erarbeiten  Alternativen erarbeiten  Maßnahmenplan aufstellen  Kriterien zur Kontrolle entwickeln Problemlösungszyklus: = Deming-Zyklus  Planung-Durchführung-Kontrolle-Steuerung dieser Prozess wird immer wieder durchlaufen  mit jedem Durchlauf rückt das Team näher an das Problem heran Ausgangsbasis für den nächsten Durchlauf ist immer das Ergebnis aus dem vorherigen. Formularbasierte Systeme:  für Probleme geeignet  die eine Person betreffen  es werden Formulare eingesetzt die den Lösungsweg dokumentieren bei der formalisierten Vorgehensweise ergibt sich der nächste Schritt immer von selbst  aber die Methode ist bürokratisch und umständlich. z.B. Ursachen-Wirkungs-Diagramm  Minimallösung  Lösung schlecht strukturierter Probleme nach Bergfeld
• M64. Wie ist in einem Investitionsprojekt mit Matrixorganisation mit den Stakeholdern umzugehen? Investitionsprojekt mit Matrixorganisation: besondere Stakeholder: Lieferanten, Abteilungsleiter Kommunikation: Abteiliungsleiter müssen eingebunden werden, z.B. müssen mitenscheiden dürfen, damit ihr Widerstand nicht den Projekterfolg verhindert (partizipative Strategie), Bei den Lieferanten sollte man die diskursive Strategie anwenden, also einen Ausgleich der verschiedenen Stakeholderinteressen erreichen, z.B. in Verhandlungen.
• M65. Beschreiben Sie mögliche Lösungswege bei Konflikten! Lösungswege bei Konflikten: Vorgehensmodell zur kooperativen Konfliktregelung: setzt Bereitwilligkeit der Beteiligten voraus, den Konflikt zu lösen, kann moderiert werden, besteht aus: Einleitung (Information über Konflikt, Motivation der Beteiligten), Diagnose (unterschiedliche Sichtweisen, gemeinsame Beschreibung), Lösungsentwicklung (alternative Zielzustände, für alle akzeptabler Zielzustand) und Erfolgsicherung ( Konsequenzen für Einzelnen, Eckdaten der Kontrolle) Standardfragen nach Mayershofer, Kröger: Vorbereitung:wer? worum geht es? welchen Nutzen kann Konflikt haben? was würde besser laufen ohne Konflikt? was soll geklärt werden? Erarbeitung einer Konfliktlösung:welche Vorschläge? welche Erfahrungen?welche Auswirkungen? welcher Zustand soll erreicht werden?... Mediation: ein neutraler Dritter wird eingesetzt, um die Konfliktlösung durch die Parteinen selbst zu fördern. (Kommunikationsregeln beachten, Checklisten beachten, Empfehlungen zur Konfliktbehandlung beachten   Checkliste: Konflikt erkennen Konflikt identifizieren Konflikt thematisieren Konflikt analysieren Konflikt visualisieren Konflikt einordnen (Sach- oder Beziehungsebene) Konflikt von Beziehungs- auf Sachebene bringen Konflikt strukturieren Lösungsalternativen sammeln, bewerten, auswählen, umsetzen Konflikt für neue Wege nutzen  
• M68. Was sind Eigenschaften und Merkmale von Projekten? Eigenschaften und Merkmale von Projekten: Eigenschaften: Einmaligkeit, Komplexität, Außergewöhnlichkeit, Neuartigkeit, Interdisziplinarität der Aufgabenstellung Merkmale nach DIN 69 901: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation
• M70. Motivation von Teams – wie? Nennen Sie die 5 B´s! x
• M72. Was sind positive Aspekte aus Konflikten? Nennen Sie Beispiele! Definieren Sie sowohl den Begriff Konflikt als auch den Begriff Krise! Konflikt liegt vor, wenn mindestens ein Beteiligter sich in durch das Handeln eines anderen in seinem Bedürfnis verletzt fühlt. Positive Aspekte der von Konflikten sind: Indikator für Notwendige Veränderungen (z. B. Umgangsformen, Prozesse) Decken Chancen auf (z. B. Marktchancen, Arbeitsklima) Bereinigen unangenehme Situationen (z. B. Stimmung im Team) Führen zu einer reiferen Projektkultur (z. B.Identifikation mit Arbeitsweise) Fördern Teamgefühl (z. B. bei Konkurrenz mit Linie) Ermöglichen gemeinsame, innovative Lösungen (z. B. einheitliche Vorgehensweise) Beseitigen Unklarheiten (z. B. Aufgabenstellung, Macht)       Krise ist eine Konsequenz eines Konfliktes mit erheblicher Beeinflussung der Projektziele
• M75. Kostenplanung und Kostensteuerung – wie geht das? x
• M76. Berichtswesen im Projekt Berichtswesen im Projekt: sollte von einer zentralen Stelle geleitet werden, die Informationsbedürfnisse der Beteiligten müssen berücksichtigt werden (Bedafsmatrix Berichtswesen), Hierarchiestufen müssen berücksichtigt werden, je höher, desto verdichteter die Daten, aktuelle Daten, Manipulation der Ausdrucksweise berücksichtigen Berichtsarten: Terminbericht, Statusbericht, Kostenbericht, Abschlussbericht, Ampelbericht,… Probleme: bei fehlender Detaillierung ist die Gefahr der Manipulation besonders groß   Zeitlich je nach Meilenstein, Status und Dauer des Pj
• M78. Welche Software-Arten gibt es für das PM und wie setzt man sie ein? Im Projekt wird folgende Software eingesetzt: Textverarbeitungssoftware:für die Projektdokumentation, Berichtswesen, Konfigurationsmanagement Projektplanungssoftware (z. B. MS Project):zur Projektplanung, Ablauf und Terminplanung Tabellenkalkulation:Zur Unterstützung bei der Steuerung und Kontrolle im Rechnungswesen des Projektes, Soll-Ist-Vergleiche, Fortschrittskontrolle Datenbanksysteme:Zur Erfahrungssicherung, als Informationssammlung für die Planung (Erfahrungswerte) Visualisierungssoftware (z. B. MindMapping, Organigramme): Zur Informationsbereitstellung, Lösungssuche Präsentationssoftware: Für Projektmarketing, Berichtswesen Weitere:Datenverarbeitungsprogramm, PM-Software, Datenbankensoftware, Tabellenkalkulationssoftware, Präsentationssoftware, Kommunikationssoftware, Einsatz: Unterstützung Planung (Kosten, Zeit, Ressourcen), Qualitätsmanagement, Prozessmanagement, Kommunikation (Plattformen)
• M79. Wie kann man Projektrisiken darstellen und Strategien finden? Tabelle und in Form eines Portfolios Darstellung von Risiken: Einteilung in Risikoart (kaufmännisches, technisches, terminliches, politisches oder Ressourcenproblem) Abhängigkeiten finden, Risiken identifizieren, analysieren und bewerten (monetär, Wahrscheinlichkeit schätzen), selektieren, überwachen Strategienfindung: Vorsorgestrategien: Vermeidung, Verminderung, Begrenzung, Verlagerung, Akzeptanz Risiken: Akzeptiert, verlagert, in die Planung übernommen, vermindert, begrenzt  und mit Maßnahmen (korrektiv, präventiv) hinterlegt werden
• M82. Was verstehen Sie unter Projektlernen Welche Techniken werden angewendet? Welche Hilfsmittel dazu kennen Sie? Projektlernen ist das Nutzen von institutionalisierten Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten. Es soll aus den Fehlern gelernt werden und der Wissenstransfer gewährleistet werden. Methoden:  Auf Sachebene: Nachkalkulation, Projektkostendatenbanken, Kennzahlen/-systeme, Kundenbefragung Auf Beziehungsebene: Fragebögen, Feedbackgespräche Auf Sach/Beziehungsebene: Project Excellence, Befragung von Beteiligten,  Projekterfahrungsdatenbanken Prozessbasierte Methoden: Projektnachbewertung, Manöverkritik Dokumentationsbasierte Methoden: RECALL, Projektlerngeschichte,   Mikroartikel
• M83. Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Netzplantechnik und Ablauf- und Terminplanung Die Ablauf- und Terminplanung liefert die Soll-Vorgaben und erfasst auf der Grundlage von ständig eingeholten Rückmeldedaten permanent den  Ist-Zustand des Projekts. Bei der Erstellung werden die AP detailliert, die Abläufe festgelegt, die Abläufe in einen Terminplan übergeführt und dann optimiert.  Der Netzplan ist mit das wichtigste Instrument der Ablauf- und Terminplanung. Unter der Netzplantechnik werden alle Verfahren zur Analyse, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen zusammengefasst, Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen werden berücksichtigt. Der Netzplan ist also ein Teil der Ablauf- und Terminplanung, der Vorgänge, Ereignisse und ihre Anordnungsbeziehung deutlich macht.    Abgrenzung Balkenplan  
• M84. Was sind die Inhalte der Kostenplanung und Kostensteuerung? Welche Aufgaben haben sie?+A43 Ausgehend von der Kostenermittlung (Schätzung, Berechnung...) werden die Sollkosten für alle Positionen des Projektes festgeschrieben. Üblicherweise geschieht dieses auf Basis der Vorgänge in den Arbeitspaketen (Kostenträger). Die Dokumentation und Visualisierung kann tabellarisch oder im PSP erfolgen (Kostenbaum). Gegen die fixierten Positionen wird in regelmäßigen Abständen oder bei Bedarf berichtet. Dazu werden die Ist-Kosten je Vorgang / AP ermittelt und mit den Soll-Werten verglichen. Nach Klärung der Abweichungsursachen sind von den Verursachern und Betroffenen Maßnahmen zur Behebung oder Minimierung der Störung zu diskutieren und von der Projektleitung zu beschließen. Auf diesem Wege ist es dem Projekt jederzeit möglich, den Plan-Stand, und den Ist-Stand zu benennen und Prognosen auf das Projektziel abzugeben. Ziel ist es, aktuelle Kostentransparenz im Projekt zu erreichen.
• M89. Was ist die Dauer. der Inhalt und die Beteiligten der Projektstartphase? Startphase im engeren Sinn: Umfasst die Projektvorbereitung, in der das Projekt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt wird; Meilenstein: Projektfreigabe Teilnehmer: PL und Auftraggeber Startphase im weiteren Sinn: Umfasst die frühen konzeptionellen Tätigkeiten im Projekt (z. B. Machbarkeitsstudien) Meilenstein: Start Konzeptarbeit Teilnehmer: Team und Stakeholder Inhalte: Stakeholder ermitteln, Ziele festlegen, Projektteam formieren,Zusammenarbeit regeln, Randbedingungen klären, Projektorganisation festlegen,erste Projektplanung vornehmen, Projektstartworkshop durchführenBeteiligte: PL, Projektteam, LA, Unternehmensleitung, Linienvorgesetzte,Stakeholder (z.B. Betriebsrat)

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