Wirtschaftsinformatik (Fach) / Prozessmanagement (Lektion)

Prozessmanagement

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• Prozessdefinition „Unter einem Prozess wird die inhaltlich abgeschlossene, zeitlich- sachlogische Abfolge der Funktionen verstanden, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objekts notwendig sind.“
• Aufbauorganisation •   Identifikation der Funktionsbereiche einer Organisation auf der Grundlage der Strategie („Struktur") •   Aufbauorganisation als Gestaltung von Bestandsphänomenen (auf Dauer angelegt) •  Abteilungs- und Stellengliederung
• Ablauforganisation •   Betrachtung der Organisation unter dem Aspekt der Verrichtung, mit Bezug zur Aufbauorganisation •   Ablauforganisation als Gestaltung von Prozessen (auf Dauer angelegt) •   raumzeitliche Strukturierung der Arbeitsprozesse
• Definition Ordnungsrahmen Ein Ordnungsrahmen gliedert alle relevant deklarierte Elemente und Beziehungen eines Originals auf einer hohen Abstraktionsebene nach einer gewählten Strukturierungsweise in einer beliebigen Sprache
• Zweck Ordnungsrahmen einen Überblick über das Original zu vermitteln und bei der Einordnung von Elementen und Beziehungen untergeordneter Detaillierungsebenen deren Bezüge zu anderen Elementen und Beziehungen des Ordnungsrahmens offen zu legen.“
• Modellierungskonventionen •   Richtigkeit: Korrekte Wiedergabe des abgebildeten Sachverhalts •   Relevanz: Nur relevante Sachverhalte abgebildet •   Wirtschaftlichkeit: Modellierungsaktivitäten in angemessenem Kosten-Nutzen- Verhältnis •   Klarheit: Adäquater Grad an intuitiver Lesbarkeit abhängig vom Adressaten •   Vergleichbarkeit: Modellübergreifend konforme Anwendung der Modellierungsempfehlungen •   Systematischer Aufbau: Wohldefinierte Schnittstellen zu korrespondierenden Modellen
• Workflow Ein zumindest teilweise automatisierter Geschäftsprozess, dessen Funktionsübergänge in der Kontrollsphäre eines Informationssystems liegen. Die einzelnen Funktionen stellen sich dabei als Black-Boxes dar. Der Workflow umfasst die vordefinierten Regeln zur automatischen Bereitstellung und Verarbeitung von Dokumenten, sonstiger Information oder Aufgaben sowie deren Zuordnung zu deren Bearbeitern.
• Process Mining Analysetechniken, die anhand von Logdaten Einsichten in die Ausführung von Prozessen ermöglichen, Unter anderem kann man dadurch Einblick erlangen, ob ein Geschäftsprozess wie gewünscht ausgeführt wird.
• Verbesserungspotenziale •   Eliminierung •   Parallelisierung •   Reihenfolgeänderung •   Vereinfachung •   Standardisierung •   Beschleunigung •   Leistungsmessung
• Leitsätze des Process Mining LS 1: Ereignisdaten sollten als Daten „erster Klasse“ behandelt werden LS 2: Log-Daten-Extraktion sollte durch Fragen getrieben werden. LS 3: Parallelität, Verzweigungen und andere grundlegende Kontroll-Fluss- Konstruktionen sollten unterstützt werden. LS 4: Ereignisse sollten sich auf Modellelemente beziehen. LS 5: Modelle sollten als zielgerichtete Abstraktionen der Realität behandelt werden. LS 6: Process Mining sollte eine kontinuierliche Aufgabe sein.
• Stammdaten •   Stammdaten (oder Grunddaten) sind (relativ) unveränderliche Daten, die zur Durchführung des Geschäfts existenziell sind.
• Bewegungsdaten •   Bewegungsdaten (oder Transaktionsdaten) sind Daten, mit denen die Durchführung einzelner Geschäftsvorgänge abgebildet wird.
• CRM Customer Relationship Management —> Integraler Bestandteil des Supply Chain Management, welches aktiv die Kundenbeziehungen gestaltet und soll z einer erhöhten Kundenbindung und darauf folgend einer verbesserten Rentabilität des Unternehmens führen
• 4 unterschiedliche Arten BPMS Groupware-Systeme Ad-hoc-Workflowsysteme Fallmanagement-Systeme Strukturierte Workflowsysteme
• • Strukturierte Workflowsysteme o   Verwendung von normativen Prozessmodellen, die einen strikten Prozessablauf vorgeben o   Abweichungen sind oft nicht möglich und nicht gewünscht o   Ziel: effektive einheitliche Ausführung von repetitiven Tätigkeiten
• • Fallmanagement-Systeme o   Vorgabe eines groben Prozessflusses, von dem in Einzelfall innerhalb eines gegebenen Rahmens abgewichen werden kann o   Ziel: Unterstützung der individuellen Fallbehandlung
• • Ad-hoc-Workflowsysteme o   Definition von Aktivitäten und Zuweisung dieser an Benutzer zur Laufzeit des Prozesses o   Ziel: schnelle Reaktion auf unvorhergesehene aber einfache Situationen
• • Groupware-Systeme o   Erzeugung, Sammlung, Kommentierung, Strukturierung und Verteilung von Informationen auf einer gemeinsamen Plattform o   Ziel: Verbesserung von (kreativer) kollaborativer Arbeit
• Vorteile BPMS ·         Agilität / Flexibilität ·         Reintegration von Geschäftsfunktionen ·         verbesserte Durchlaufzeiten ·         Transparenz über Prozessabläufe ·         höhere Qualität der Arbeit ·         Verringerung von Abweichungen vom Sollprozess ·         Reduzierung manueller Arbeiten durch Automatisierung ·         flexible Systemintegration ·         Durchsetzung von Geschäftsregeln ·         größere Effizienz und Effektivität
• Prozessorientiere Organisationsgestaltung Vorbereitung -> Strategie und Ordnungsrahmenentwicklung -> Ist-Modellierung und Ist-Analyse -> Sollmodellierung und Optimierung -> Prozessorientierte Aufbauorganisation -> Einführung der Prozesse -> Kontinuierliche Prozessverbesserung
• Workflow-Lifecycle (5 Phasen): Design -> Model -> Execute -> Monitor -> Optimize
• Unterschiede und Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Prozessmodellierungssprachen Generisch: ·         Hoher Freiheitsgrad ·         Keine verpflichtende Bindung an Modellierungskonventionen ·         Z. B. Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung, 7 Process Modeling Guidelines Bspw. (e)EPK, BPMN, UML-Aktivitätsdiagramme Semantisch standardisiert:·        Vergleichbarkeit, Analysierbarkeit und Wiederverwendbarkeit von Prozessmodellen durch semantisch vordefinierte Benennung ·         Z. B. durch Nutzung von Glossaren oder vordefinierten Bausteinen Bspw. PICTURE, icebricks
• Serviceorientierte Architekturen (Prinzipien): lose Kopplung        Vermeidung von AbhängigkeitenServicevertrag        wohldefinierte, veröffentlichte SchnittstellenAutonomie              Services haben Kontrolle über die enthaltene GeschäftslogikAbstraktion               Implementierung bleibt dem Service-Nutzer verborgenWiederverwendbarkeit                Services sind konfigurierbar und können von beliebig vielen                                                       Nutzern verwendet werdenKombination            Services können wie Bausteine zu größeren Services kombiniert werden
• Glossar (Vorteile + Anwendung): icebricks ·         Konsistenzsicherung ·         Semantische Standardisierung ·         Für jeden erkennbar ·         Alle Geschäftsobjekte und Tätigkeiten sind im Glossar hinterlegt
• Vorteile Auslagerung in Attribute: icebricks ·         Detailprozesse können genauer beschrieben werden ·         Übersichtlicher ·         Ressourcen werden erkennbar ·         Medienbrüche werden deutlich
• 3 Typen von Prozess Mining Discovery         Erstellung eines Prozessmodells aus einem Event Log Conformance    Vergleich von existierendem Prozessmodell und Event Log desselben Prozesses Enhancement    Erweiterung und/oder Verbesserung von existierendem a priori-Prozessmodell
• Was sind ERP-Systeme? ·         … Standardsysteme ·         … mit dem Anspruch, das Standardset der Geschäftsprozesse eines Unternehmens oder einer bestimmten Branche ·         … durch Kombination integrierter Module zu unterstützen ·         … und dabei sowohl die operativen Geschäftsprozesse im Unternehmen (Transaktionssysteme) als auch die Auswertung verdichteter Transaktionsdaten für das Management (Management-Informationssysteme) zu unterstützen.
• Aufgabenkategorien: ERP ·         Administration ·         Disposition ·         Information ·         Analyse und Auswertungen
• Vorteile Stammdaten ·         Fehlerminimierung ·         Automatisierung ·         Zeitersparnis
• Organisationsebenen ·         Mandant:  ·         Buchungskreis:  ·         Einkaufsorganisation:  ·         Sparte:  ·         Werk:  ·         Lagerort: 
• Gründe für „Keine Buchung ohne Beleg“: ·         Gesetzlich vorgeschrieben ·         Lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit ·         Auswertung ·         Strukturieren
• Anwendungssysteme (Reichweite, Gegenstand und Richtung): ·         Reichweite: o   Unternehmensintern: über Fachbereichsgrenzen hinaus o   Unternehmensextern: über Unternehmensgrenzen hinaus ·         Gegenstand Daten-, Funktions-, Prozessintegration ·         Richtung: horizontale Integration (Geschäftsprozesse) vs. vertikale Integration (Management-informationssysteme)
• Beispiel Procure-to-Pay-Prozess: ·         Von Bestellung über Wareneingang bis Bezahlung
• Order-to-Cash-Prozess ·         Kundenauftrag -> Verfügbarkeitsprüfung -> Auslieferung -> Transport -> Kommissionierung -> Warenausgang -> Fakturierung -> Zahlungsabwicklung
• 4 Schichten einer Data Warehouse-Architektur: ·         Analyse-Tools; Date-Warehouse-Kern; Daten-Migration (ETL); operative DB-Systeme
• 4 zentrale Eigenschaften DWH ·         themenorientiert: Fokus eines DWH liegt entgegen eines operativen Systems nicht auf einem einzelnen Anwendungsbereich, sondern auf der fachlichen Ausrichtung des gesamten Unternehmens ·         integriert: externe und interne Datensätze werden homogenisiert, harmonisiert und konsistent um DWH zusammengeführt ·         zeitorientiert: übertragene Daten werden historisiert und dazu mit einem Attribut der Zeit versehen ·         unveränderlich: einmal ins DWH übertragene Daten werden nicht mehr geändert oder gelöscht
• ETL Prozesse (Name, 3 Schritte, Bedeutung): ·         Extraktion: geeignete int. und ext. Datenquellen festlegen; Schnittstellen programmieren, Modus ·         Transformation: heterogene Daten an Schema semantisch anpassen; Cleansing, Typkonvertierung ·         Laden: Übertragung der Daten in das Datenziel (Quellen -> Staging -> DWH)
• 4 Schritte Entscheidungsprozess: ·         Intelligence: entscheidungsrelevante Sachverhalte suchen ·         Design: Alternativen und Aktionspläne für das Entscheidungsproblem generieren ·         Choice: Alternativen und Entscheidungspläne abwägen und Lösung auswählen ·         Implementation: ausgewählte Lösung für das Entscheidungsproblem umsetzen
• OLAP Definition: ·         Online Analytical Processing ·         Daten werden zu Analysezwecken in mehrdimensionalen Datenwürfeln (OLAP-Cubes) zusammengeführt ·         Dimensionen sind Stammdaten; Auswertung auf Grdl. von Belegen, Berechnung von Kennzahlen
• 3 Operationen OLAP Würfel: ·         Sicht: Rotation / Pivotierung ·         Granularität: Drill-Down / Roll-Up ·         Auswahl: Ranging / Slicing / Dicing
• Warum Wicked Problems ·         Keine klare Problemlösung, sondern viele Widersprüche, verschiedene Vor- und Nachteile
• Ausprägungen von Widerstand (individuell/organisatorisch) individueller Widerstand • Persistenz These, Defensivroutinen • Vorrang von Ersterfahrungen • Wahrnehmungsschwellenthese und Verdrängung • Frustrations-Regressions-Effekt organisationaler Widerstand • Unternehmenskultur als kollektives Orientie-rungsmuster • organisationale Trägheit / Pfadabhängigkeit • Not Invented Here Syndrom
• Phasen Widerstand? ·         Projektvorbereitung, Ist-Analyse, Soll-Konzeption und Systemevaluation
• Standardsoftware – Individualsoftware (Vorteile): Standardsoftware • Geringeres Investitionsrisiko •Anpassungsmöglichkeiten durch externen Dienstleister •Geringere/besser planbare Kosten •Kürzere Time-to-Market •Langfristige Verfügbarkeit von Know-How Individualsoftware •Weniger Anpassung der Organisation an die IT notwendig •Unterstützung strategisch wichtiger Besonderheiten (ggf. auch keine Standardlösung vorhanden) •Geringere Abhängigkeiten zu externem Dienstleister •Bessere Ausbaumöglichkeiten?
• Mandant ·         oberste Hierarchie der Organisationseinheit, z.B. Konzern, Unternehmen oder Betrieb
• Buchungskreis:  Einheit für das externe Rechnungswesen, kann Bilanz vorlegen; Erfassung aller Vorgänge für Bilanzierung, z.B. einzelne Firmen eines Konzerns ·        
• Einkaufsorganisation : Grobstruktur für den Vertrieb, beschafft Material oder Dienstleistungen; handelt Konditionen mit Lieferanten aus; ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich ·        
• Sparte: organisatorische Einheit des Vertriebs, Gruppierung von Produkten, Materialien und Dienstleistungen ·        
• Werk: Strukturierung eines Werkes aus logistischer Sicht, Betriebsstätte oder Niederlassung innerhalb des Buchungskreises; eigene Disposition und Bestandsführung ·        
• Lagerort: organisatorische Einheit zur lokalen Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werkes, mengenmäßige Bestandsführung

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