Büromanagement (Fach) / Veranstaltung planen und durchführen (Lektion)

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Hier wird gelernt, was man bei einer Veranstaltungsplanung beachten muss

Diese Lektion wurde von abudy erstellt.

Lektion lernen

  • Was sind referenten? Experten in einem Gebiet, die darüber Vorträge an Veranstaltungen halten.
  • Was muss mit einem Referenten besprochen werden? - Die Vergütung - Wann sein Vortrag sein wird - Wie lange der Vortrag dauern darf/soll
  • Wer gehört alles zum Teilnehmerkreis? Alle, die an einer Veranstaltung teilnehmen
  • Welche Punkte müssen bei der Festlegung eines Termins berücksichtigt werden? - interne Termine der Mitarbeiter - Betriebs- oder Schulferien - Große Veranstaltungen in der Nähe, oder am Veranstaltungsort - Brückentage - Urlaubszeiten der Mitarbeiter - Verpflichtungen interner Mitarbeiter
  • Welche Gebühren können anfallen? - GEMA - Künstlersozialkasse
  • Was muss bei der Auswahl des Veranstaltungsortes beachtet werden? - Alle Teilnehmer müssen in die Räume passen - Der Ort muss dem Veranstaltungsziel entsprechen
  • Welche Möglichkeiten der Dokumentation gibt es? - Bilder (durch internen oder externen Fotografen) - Videoaufnahme (intern oder extern) - Presse - Radio - TV - Protokolle
  • Welche Geräte oder Hilfsmittel gibt es? - Beamer - Overheadprojektior - Flipchart - Mikrofone - Lautsprecher
  • Was ist die GEMA? Eine Institution, bei der man eine kostenfplichte Lizenz erwerben muss, wenn man urheberrechtlich geschützte Musik auf Veranstaltungen abspielen möchte.
  • Was versteht man unter Gästebewirtung? Die Versorgung der Teilnehmer mit Speisen und Getränken.
  • Welche Möglichkeiten der Bewirtung gibt es? - Caterer beauftragen - selbst durchführen zu beachten: - ökonomisch - ökologisch - kulturelle Besonderheiten der Teilnehmer beachten
  • Was versteht man unter Tagesordnung? Die zeitliche Gliederung der einzelnen Programmpunkte, bzw. chronologischer Ablauf des Programms
  • Welche Schriftstücke müssen erstellt werden? - Anmeldeformular - Tagesordnung - Einladung
  • Wofür dienen Arbeitspläne bei einer Veranstaltung? - Überwachung - Übersicht über Verantwortlichkeiten und Aufgaben, Tätigkeiten - Zeit- und Arbeitspläne
  • Welche gesetzlichen Vorschriften und Genehmigungen müssen beachtet werden? - Lärmschutzverordnung - Anmeldung beim Ordnungsamt - Versammlungsstättenverordnung
  • Welche Versicherungen müssen abgeschlossen werden? - Veranstaltungshaftpflicht - Diebstahlversicherung - Veranstaltungsausfallversicherung - Brand/Feuerversicherung
  • In welcher Reihenfolge sollte das Programm laufen? - Begrüßung & Eröffnung - Festlegung der Anwesenheit, Beschlussfähigkeit - Bestimmung Protokollführer - Bericht - Diskussionen - Anträge - Verschiedenes
  • Was ist bei der Programmplanung zu beachten? - Zeitbedarf einzelner Programmpunkte - Programmpunkte müssen ansprechend für Teilnehmer sein - Ausreichend Zeit für Pausen und Diskussionen - Programm kann um Rahmenprogramm und/oder Abendprogramm erweitert werden
  • Welche Inhaltspunkte gehören zu einer vollständigen Einladung? - Themen und Anlass - Referenten- und Teilnehmerliste - Adresse, Telefonnummer - Beginn und vorraussichtliche Dauer - Datum - Tagesordnung, Programm, Rahmenprogramm - Anfahrt & Parkmöglichkeiten - Unterkunftsregelungen - Klärung der Kostenübernahme
  • Was muss man bei der Bestimmung des Teilnehmerkreises beachten? - Alter (Bestuhlung, Musik, Essen, Trinken, Location) - Wertmaßstäbe - Sitten und Gebräuche - Funktion im Unternehmen - Geschlecht
  • Was muss bei der Gestaltung des Veranstaltungsraumes beachtet werden? - Genügend Sitzplätze (Anzahl der Bestuhlung) - Ausstattung des Raumes muss dem Veranstaltungsziel etsprechen - Tisch- & Sitzordnung - evtl. Arbeitsmaterial für Teilnehmer (Namensschilder, Schulungsmappen etc.)