ERP-Systeme (Fach) / Grundlagen (Lektion)

Klausurvorbereitung zu Grundlagen für ERP-Systeme

Diese Lektion wurde von Logistiker1993 erstellt.

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• Was sind Anforderungen an ERP-Systeme aus Sicht der kleinen und mittelständischen Unternehmen(KMU) ? Standard-Software vs Individual-Software Zentrales Problem der Standardsoftware - Standardsoftware deckt nicht alle betrieblichen Anforderungen ab - Grund: Standardisierung Lösung 1: Erweiterung der angebotenen Funktionalität -Nachteile: -Verbesserungswürdiges Preis-Leistungs-Verhältnis aus individueller Sicht eines UN - Unternehmen muss weiterhin stark an die Standardsoftware angepasst werden Lösung 2: Anpassbare ERP-Systeme - ERP-Systeme decken deutlich mehr Funktionen ab Nachteile:  - Anpassbarkeit ist auf verfügbaren Anwenungsfunktionen beschränkt -> Abhängigkeit von einem Anbieter -> Mangelhafte Reaktionsfähigkeit bei änderung der betrieblichen Anforderungen - Hoher Anpassungsaufwand der Standardsoftware -> Nachteil für KMU
• ERP-KMU-Dilemma bezieht sich auf: - Die Anforderungen von KMU an ERP-Systeme auf der einen und  - die tatsächliche Funktionalität von ERP-Systemen auf der anderen Seite - anforderunggerechte Umsetzung der ERP-System-Idee erfordert Individualentwicklung  -> Zeitaufwand und hohe Kosten ERP-Standardsoftware als Alternative? -Probleme:- KMU verfügen i.d.R über eine kleine Anzahl von Daten(Unternehmensressourcen) - trotzdem Profit durch das Wissen über den Gesamtzustand des UN - allerdings ist der potentielle Profit aus der ERP-Nutzung auf Grund der geringeren Unternehmenskomplexität deutlicher geringer als bei großen UN - Vermutung: Bedarf an ERP-Systemen steigt mit zunehmender Ressourcenanzahl im UN
• Customizing Softwarenutzung der KMU? - KMU in DE setzen durchschnittlich 4 Softwareprodukte parallel zur Abdeckung aller betrieblichen (Kern-)Funktionen ein. - ca. 25% der Funktionen durch Individualsoftware und 75% durch Standardsoftware - Softwaresysteme stammen von unterschiedlichen Herstellern - Folge: Brüche in bereichsübergreifenden Geschäftsprozessen
• Definition ERP-Systeme Ein ERP-System ist ein - integriertes - Standardsoftwaresystem, das  - mehrere Typen betrieblicher Anwendungsysteme - verschiedener Unternehmensbereiche - in einem Produkt abbildet -Funtionsintegration zielt auf die Automatisierung von Übergängen zwischen bereichsübergreifenden betrieblichen Aufgaben ab. - Zur Datenintegration dient ein gemeinsames Datenmodell Vorteile: - Vereinheitlichung der technischen Infrastruktur - Standardisierung von Daten und Prozessen - Verbesserung von Geschäftsprozessen - Verbesserung der Datenverwaltung und des Zugriffs - Minimierung der Kosten (Altsysteme meist zu teuer)
• Grundlagen der Architektur Betriebliche Anwendungssysteme AS - Grundlage für die Nutzung der Anwendungssoftware - System, das für die Zwecke eines Betriebs eingesetzt wird - werden für konkrete betriebliche Anwendungsgebiete geschaffen und dienen der betrieblichen Leistungserstellung - Basissysteme und Anwedungssoftware (BS, DB-Systeme, Entwicklungswerkzeuge) - Beispiele: Administrations- und Dispositionssysteme (Produktionssysteme, Materialwirtschaft- und Logistiksysteme) Administrationssysteme (Warenwirtschaft, Rechnungswesen) Betriebliche Informationssysteme - IS - beschreiben konkrete Aufgaben - dienen der menschlichen Informationsverarbeitung - unterstützen die Abwicklung von Prozessen - direkter Bezug: Mensch-Maschine-Kommunikation - betriebsindividuell Zweck von AS UND IS: - Erhöhung der Produktivität - Verbesserung der Qualität von Leistungen des UN - Verringerung von Durchlaufzeiten von Vorgängen
• Entwicklung von ERP( MRP 1 -> MRP 2 -> ERP) 1 Generation:  - MRP 1 = Material Requirement Planning - Stücklistenprozessoren - Ziel: Bestellumfang optimieren 2 Generation: - MRP 2 = Manufacturing Resource Planing - Termin- und Kapazitätsplanung - Ziele: - Zunächst: Kapazitätsauslastung maximieren - Später: Durchlaufzeit verringern 3 Generation:  - ERP = Enterprise Resource Planning - Integration von kaufmännischen Funktionen
• ERP-Systeme: Funktionen im Unternehmen (Beispiel) Marketing/Verkauf: Werbung, Marktforschung, Verkauf, Verkaufsförderung Personalwesen: Personalbeschaffung, Personalverwaltung, Aus und Weiterbildung, Lohn und gehaltsabrechnung Finanz und Rechnungswesen: Geschäftsbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung, Bilanzwesen, Finanzwesen, Controlling Forschung und Entwicklung: Konstruktion, Entwicklung, Grundlagenforschung Materialwirtschaft: Einkauf, Logistik, Lagerwirtschaft Produktion: Arbeitsvorbereitung, Produktionsplanung und Steurung, Produktion
• Integration von Geschäftsprozessen - Aufgaben bzw Funktionsintegration zieht auf eine Produktivitätssteigerung durch die Verringerung von menschlichen Eingriffen ab -> Beschleunigung von Vorgängen  -> Automatisierung der Übergänge zwischen Teilfunktionen eines Vorgangs  -> Nutzung von Einsparungspotentialen -> Beseitigung von Fehlerquellen Datenintegration basiert auf der Nutzung einer gemeinsamen Datenbasis Vorteile:  -> Redundanzen werden vermieden -> Daten sind aktuell  -> Erfassungsaufwand ist minimal Nachteile:  -> Fehlerhafte Daten vermehren sich (Fortpflanzung) -> Testen ist aufwändiger
• Was ist SAP? Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung -SAP AG - Einer der größten Software Hersteller der Welt - Marktführer ERP-Systeme - gegründet 1972 von 5 ehemaligen IBM Mitarbeitern Entwicklung ERP-System SAP: - Ursprung: SAP/R2 - ab 1993 SAP R3 - ca 2000 mySAP.com (E-Commerce und ERP) - ca 2004 Einführung NetWeaver mySAP ERP - weitere Produkte in der SAP business Suite -> SAP CRM (Customer Relationship Management) -> SAP SCM (Supply Chain management) -> SAP SRM (Supply Relationship Management) -> SAP OLM (Product Life-Cycle Management) - aktuell SAP ERP ECC (ERP Central Component) 6.0
• Definition: Module (+Beispiele) - Module entsprechen einer üblichen Organisationsstruktur in Unternehmen - die Funktionen der Module sind eng miteinander verzahnt (können sich gegenseitig beeinflussen) - Beispiele: -> FI (Finance) --> Finanzbuchhaltung, externes Rechnungswesen -> MM( Material Management) --> Einkauf, Disposition, Rechnungsprüfung, Lagerung, ,,Heimat'' der Materialstammdaten - CO ( Controlling) --> internes Rechnungswesen, Kostenrechnung, im wesentlichen Empfänger von Daten anderer Module - PP ( Product Planing) --> Produktionsprogrammplanung, Produktionssteuerung - HR (Humena Resources) --> Unterstützung der personalwirtschaftlichen Aufgaben und Prozesse
• Organisationsprinzipien Mandant: Hierarchisch höchste Organisationseinheit - Zusammenschluss von rechtlichen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und/oder administrativen Einheiten - Festlegung auf Mandantenebene gelten für alle hierarchisch niedrigeren OE dieses Mandanten (z.B. Konzern) Buchungskreis: kleinste organisatorische Einheit - beinhaltet Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und  - die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Abschluss( Bilanz , GUV) - für jeden Mandanten können mehrere Buchungskreise eingerichtet werden (z.B. für mehrere selbständige Firmen des Konzerns) Stammdaten:  - enthalten alle wichtigen Informationen zu Betrieben, Lieferanten und Kunden - Daten werden als Stammsätze im System hinterlegt - konsequente Pflege reduziert den Bearbeitungsaufwand von Vorgängen ( System kann Stammdaten automatisch in vorher definierten Felder vorschlagen) Bewegungsdaten: - Vorgangsbezogene Daten: kurzlebig und bestimmten Stammdaten zugeordnet - einzelne Buchungsbelege sind Bewegungsdaten - Stammdaten eines Lieferanten können z.B. Bewegungsdaten zugeordnet werden, die die Umsatzwentwicklung betreffen. - beinhalten u.a die Gesamtumsätze von Lieferanten Transaktionsprinzip: - SAP ist ein Transaktionssystem, d.h. Geschäftsvorfälle werden abgebildet, indem die Einträge auf der Datenbank verändert werden. - Transaktionen sind logisch abgeschlossene Vorgänge, die aus einzelnen Aktionen bestehen - Aktionen sind stets vollständig oder nicht durchzuführen - Beispiele:  -> Anlegen eines Kundenauftrags -> Anlegen eines Materialstammsatzes -> Buchen eines Rechnungseingangs
• Definition MaWi (Materialwirtschaft) - MaWi versorgt das UN (insb. die Produktion) mit den benötigten Materialien - Bereitstellung -> In richtiger Qualität -> in der richtigen Menge -> am richten Ort -> zur richtigen Zeit - Teilbereiche -> Materialdisposition -> Lagerhaltung -> Transport
• Aufgaben und Ziele MaWi - Termingerechte Versorgung der Produktion -> mit den notwendigen Materialien -> in der erforderlichen Qualität - Geringere Kapitalbindung im Lager  - Nutzung optimaler Einkaufsmöglichkeiten hinsichtlich Preis, Menge, Termin und Qualität - Termingerechte Versorgung des Absatzmarktes mit Erzeugnissen und Ersatzteilen
• Materialbedarfsarten Ermittlung nach Ursprung und Erzeugnisebene: - Primärbedarf: Bedarf an verkaufsfähigen Erzeugnissen (Marktbedarf) - Sekundärbedarf: Bedarf an Rohstoffen, Teilen und Gruppen zur Fertigung des Primärbedarfs - Tertiärbedarf: Bedarf an Betriebs- und Hilfsstoffen Ermittlung unter Berücksichtigung der Lagerbestände: - Nettobedarf: Bruttobedarf abzüglich verfügbarem Lagerbestand - Bruttobedarf: Perioden- bezogener Primär-, Sekundär-, oder Tertiärbedarf
• Arten der Bedarfsermittlung Deterministische Bedarfsermittlung - exakt nach Menge und Termin auf Basis konkreter Aufträge - Beispiele: hochwertige güter, kundenspezifische Güter Stochastische Bedarfsermittlung - Ermittlung mit Hilfe von Bedarfsprognosen auf Basis statistischer Auswertungen aus der Vergangenheit - Beispiele: geringwertige Güter, häufig benötigte Güter Heuristische Bedarfsermittlung - Ermittlung auf Basis subjektiver Schätzungen des Disponenten - Beispiele: neue Produkte, sehr geringwertige Güter
• Materialbereitstellungsprinzipien Einsatzsynchrone Anlieferung (JIT) Vorteile:  - Geringe bestände - Geringe Lager und Umlauf Kapitalbindungskosten - Gewährleistung eines kontinuirlichen Produktionsprozesses - Geringer Koordinationsbedarf Nachteil: Große Abhängigkeit vom Lieferanten Vorratshaltung : Vorteile: - Gewährleistung eines kontinuirlichen Produktionsprozesses - Abschirmung gegenüber Beschaffungsrisiken - Ausnutzen von Preisvorteilen Nachteile: - Hohe Lagerhaltungskosten Einzelbeschaffung im Bedarfsfall: Vorteile: - Geringe Lager und Kapitalbindungskosten Nachteile: - Hoher Koordinationsbedarf - Gefahr von Produktionsstockungen -> Hohe Kosten für das UN
• Definiton: Stückliste/Arbeitsplan Stückliste:  - Verzeichnis aller in einem Prozess beteiligten Materialien mit den benötigten Mengen - zählt zu den Stammdaten der PPS Arbeitsplan: - beschreibt den Ablauf der Arbeit im jeweiligen Produktionsbreich - besteht i.d.R aus einer Reihe von Vorgängen, die auch als Arbeitsschritte bezeichnet werden - Arbeitsplan kann aber auch andere Schritte enthalten (z.b. Zurückstellung, Verschrottung oder auch andere Arbeitspläne)
• PPS-Systeme (Planung, Fertigungssteuerung) PPS-Systeme befassen sich mit der Planung, Entwicklung und Produktion von Gütern und Dienstleistungen beinhalten: - Materialwirtschaft - Fertigungsplanung - Fertigungssteuerung PPS-Systeme Aufgabe der Fertigungssteuerung: - Arbeitsplan auswählen: -> Zeiten -> Steuerdaten -> Material  -> Qualitätssicherung - Terminierung vornehmen - Kapazitäten planen: Maschine und Personal Kalkulation durchführen: -> Materialkosten, Materialgemeinkosten sowie -> Fertigungskosten und Fertigungsgemeinkosten
• Bedeutung QM für die Produktion Material: Lieferanten, Wareneingang Bestände Fertigung: Prüfplanung, Rückmeldung, Regelkarten Controlling: Prüfkosten, Fehlerkosten Vertrieb: Prüfanstoss, Qualitätserzeugnisse Stehen alle in verbindung zu QM QM: Qulitätsprüfung, Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, (Datenbank) Prüfdaten
• Was ist Logistik / 6R's der Arbeitsplanung Aufgabe der Güterlogistik ist es,  - das richtige gut  - in der richtigen Menge - in der richtigen Qualität - zum richtigen Ort - zur Richtigen Zeit - zu angemessenen Kosten bereitzustellen Kernleistung: - Transport, Umschlag, Lagerung Zusatzleistung: - Kommisionieren, Verpacken Serviceleistung: - z.B. Qualitätsprüfung
• Anforderungen an ERP-Systeme Lagerverwaltung: - Kernpunkt eines ERP-Systems - Verwaltung von  Lagerbeständen Lieferantenverwaltung: - Verwaltung der Lieferanten mit DSS (Decision Support System) zur Auswahl der besten Lieferanten zu jedem Zeitpunkt Schnittstellen zu Lieferanten: - direkte verbindung mit den Systemen der Lieferanten, z.B. über XML oder per Schnittstelle über EDI Facility Management: - Resssourcenverwaltung, inkl Buchhaltung etc. Budgetverwaltung: - Schnittstelle Buchhaltung - Interne Schnittstelle, um Bestellungen effizient und prozessorientiert freigeben zu können Schnittstelle der Produktion: - interne Logistik von Bauteilen, Zwischenlagerungszeiten und Transportzeiten zu neuen Fertigungsstufen Transportproblem: -Routenplanung - bestmögliche Route aufgrund der georgrafischen Lage der Kunden ermitteln
• Definition Supply Chain Management im engeren Sinne:  - Lieferkette, Versorgungskette, oder unternehmensübergreifende Wertschöpfungskette im weiteren Sinne: - in der Praxis gewöhnlich als Netzwerk bestehend aus verschiedenen Organisationen, die ein Produkt erstellen oder es zum Endkunden transportieren inklusive der erforderlichen Koordinationsaufgaben mit den Kunden Supply Chain Management: Interaktion mit dem Lieferanten
• Kernelemente und Prinzipien des SCM Kernelemente: -Informationsflüsse -Materialflüsse -Finanzflüsse Prinzipien: Positionierung: -> Kundenbedürfnisse ermitteln -> Wertkette visualisieren -> Strategieanpassung Variantenbeherrschung: - Analyse der Produkt und Prozessarchitektur - Schnittstellen Standardisieren Planung: - Austausch von Informationen und Daten - Integration der IT-Systeme - Nutzung der Internet-Technologie Pull-Prinzip: - Integration der Lieferanten - Just-In-Time Prinzipien Partnerschaft: - Aufbau von Systemlieferanten - Vertrauen schaffen - Intensive Kommunikation
• SCM-Funktionen in ERP-Systemen Realisierte Funktionen: -Strategische Planung - Absatzprognose/Bedarfsplanung - Verbundplanung/Auftragserfüllung - Distributionsplanung - Transportplanung - Produktionsplanung - Feinplanung
• Vertrieb - Aufgaben - umfasst mehrere Phasen vom Angebot, über Verkauf bis hin zu Lieferung und Service - arbeitet an der Entwicklung neuer Produkte und setzt Kundenwünsche um - ermittelt die richtigen Materialien für die Produkte und begleitet den Auftrag - Schnittstelle zum Kunden, pflegt Kundenbeziehung (mit Customer Relationship Management Systemen - CRM)
• Vertrieb - Phasen Angebotsphase:  - Preise ermitteln und im System erfassen ( z.B. Preislisten, Rahmenverträge, etc) - Angebote und Artikel anlegen Verkaufsphase:  - Bestellabwicklung und Terminierung - Steuerung des Warenflusses - Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung Servicephase: - Supportanfragen bearbeiten - Retourenmanagement - Rücklieferschein, Gutschrift, Mahnung
• Funktionen und Aufgaben des Verkaufs Aufgaben des Verkaufs: - Bearbeitung und Überwachung der Geschäftsvorfälle - Abstimmung von Lieferterminen und Verfügbarkeiten Anfrage und Angebot: - Listenerstellung mit Hilfe von Selektionskriterien - Nutzung von Material und Kundenstammsätzen - Wahrscheinlichkeitsbestimmung für Zuschlag Auftrag:  - Erstellung aus Vorverkaufsbelegen oder manuell - Lieferterminbestimmung, Erfassung oder Änderung
• CRM: Definition und Aufgaben Customer Relationship Management  - umfasst die gesamte Interaktion eines UN mit bestehenden und zukünftigen Kunden während des gesamten Prozesses - kann alle Marketingaktivitäten eines UN steuern, Koordinieren und synchronisieren - langfristige Kundenbindung setzt gleiche Information über den Kunden voraus - Isolierte Lösungen bringen nicht den gewünschten Erfolg
• CRM- Arten Analytisches CRM -Data Warehouse - OLAP  - Data Mining Operatives CRM - Marketing Automation - Sales Automation - Service Automation Kommunikatives CRM - E-Mail - Telefon - Persönlich
• CRM - Wettbewerbsvorteile Präferenzen durch Individualisierung: mehr Kunden -> höherer Umsatz -> höherer Gewinn/ höherer Preis -> höherer umsatz -> höherer Gewinn Präferenzen durch Schnelligkeit: höherer Preis -> höherer Umsatz -> höherer Gewinn Wiederholungskäufe: größere Menge -> höherer Umsatz -> höherer Gewinn Cross-Selling: größere Menge -> höherer Umsatz -> höherer Gewinn Rationalisierung: geringere Kosten -> höherer Gewinn
• Personalwesen - Bereiche Bereiche der Personalwirtschaft: - Personalbeschaffung - Personaleinsatz - Personalbeurteilung - Entgeld - Personalentwicklungs und Orga- entwicklung - Personalcontrolling - Personalstammdatenpflege - Zeitwirtschaft - Lohn- und GEhaltsabrechnung - Reiseabrechnung - Personalplanung
• Personalwesen - Aufgaben Personalplanung: ermittelt und plant den zukünftigen Personalbedarf Personalführung: zielorientierte Einbindung der MA und führungskräfte in die Aufgaben des UN Personalentwicklung: umfasst alle maßnahmen zur Erhaltung und verbesserung der Qualifikation der MA Peronalverwaltung: wickelt alle administrativen Aufgaben des Personalwesens ab Personalbeschaffung: Intern und Extern Personalentlohnung: geldliche Entleistungen des UN an das Personal
• FIS - warum Entscheidungsunterstützung? - Problemkomplexität und Zeitmangel verhindern treffsichere Entscheidungen - ,,mit dem Bauch entscheiden'' VERMEIDEN - Belastbarkeit von Entscheidungen können Glückssache werden - Folge: teure Fehlentscheidungen
• Leistungen der Entscheidungsunterstützung dient dazu: - den ,,Beurteilungsraum'' sinnvoll zu strukturieren - in allen Bereichen die richtigen Fragen zu stellen - alle Einflussgrößen wahrheitsgemäß zu erfassen - Ziele mit sehr viel Transparenz und Übersichtlichkeit zu bestimmen - Möglichkeit zur Erreichung der Ziele effizient nutzen - Umsetzung gewährleisten
• Phasen des Entscheidungsprozesses 1. Problemerkennung (Zieldefinition) --> 2. Konzipierung (Problemanalyse bis zur Prognose) --> 3. Auswahl ( Auswahl der Aktion) --> 4. Aktion (Implementierung und Kontrolle)
• FIS (MIS / DSS / EIS ) MIS ( Managementinformationsystem) = EIS + DSS DSS ( Decision Support System) - Unterstützung der mittleren Führungsebene bei der Entscheidungsfindung - erfolgt auf Basis von formalen, computergeschützten Methoden und Modellen -Bestandteile: Datenbank, Modell- und Methodenbank, Ablaufsteuerung - Methoden: Prognoseverfahren, Planungsverfahren EIS( Executive Information System) - Unterstützung der oberen Führungseben - Erfolgt durch Reduktion der Informationsmenge - Zusammenführung interner und externer, sowie primärer und sekundärer Informationen - Herstellung und Verbindung zwischen vergleichbaren Objekten verschiedener Herkunft - zentraler, selektiver Informationsabruf
• Unterschiede von Architekturen Softwarearchitektur: - Grundlegende Organisation eines Systems - Prinzipien, die den Entwurf und die Evulotion des Systems bestimmen Unternehmensarchitektur: - Ziele und Strategien eines UN - Zugehörige Geschäftsprozesse
• Architektur von ERP-Systemen Mehrschichtenarchitektur auf Basis des Client-Server-Konzepts - Darstellung der Benutzeroberfläche - Verarbeitung der Anwendungslogistik  - Verwaltung der Datenbasis Skalierbarkeit wird über eine logische und physische Trennung der einzelnen Schichten erreicht - Anpassungsfähigkeit eines ERP-Systems auf veränderte Leistungsanforderungen - Vorteile beim Entwurf, der Implementierung und Wartung von ERP-Systemen
• Architektur von ERP-Systemen- SCHICHTEN Präsentationsschicht: - Schnittstelle für die Kommunikation mit den Anwendern des ERP-Systems - Beispiele: Webbrowser, SAP-GUI - ERP-Systeme sind mehrbenutzerfähig, d.h. gleichzeitiger Zugriff von Benutzern möglich Anwendungsschicht: - Kapselt die betrieblichen Anwendungsfunktionen - ZUsammenfassung von Anwendungsfunktionen zu Modulen in Analogie zur bereichsbezogenen Zugehörigkeit - Kommunikation zwischen der Präsentationsschicht und Anwendungsschicht über ein Protokoll (HTTP oder DIAG) Datenschicht: - zentraler Datenbankserver - i.d.R Relationales BDMS - zentraler Datenzugriffspunkt für die Anwendungsfunktionen des ERP-Systems
• Business Suite- Definition + typische Komponenten - Integrierte Geschäftssoftware, Unternehmenssoftware - umfassende, integrierte, betriebswirtschftliche Anwendungsprogrammsammlung, deren Komponenten die betrieblichen LEistungsprozesse (ERP-Kernsysteme) und die betriebsübergreifende Koordination und Kooperation unterstützen. Business Suite - Typische Komponenten - SRM - Supply Relation Management - SCM - Supply Chain Management - CRM - Customer Relationship Management - PLM - Product Lifecycle Management

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