Prüfungsvorbereitungsfragen (Fach) / 1.19. (Lektion)
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1.19
Diese Lektion wurde von hannemac erstellt.
- Welches sind die Unterschiede zwischen dem Projektstart engeren und dem Projektstart im weiteren Sinn? Was lässt sich dazu in Bezug auf das Projektmanagement sagen? Der Projektstart im engeren Sinne stellt den Einstieg in das Projekt dar. D.h. hierbeihandelt es sich um die Projektvorbereitung.Der Projektstart im weiteren Sinne schließt die frühen konzeptionellen Phasen mit ein.D.h. er umfasst somit auch die inhaltliche Gestaltung.
- Welches sind typische Symptome eines missratenen Projektstarts? • Unterschiedliche Vorstellungen vom Projekt bzw. Erwartungen an das Projekt durchdie verschiedenen Projektbeteiligten.• Unklare Zuständigkeiten im Projekt.• Unklare oder unrealistische Projektziele.• Wichtige Stakeholder werden nicht mit einbezogen oder fühlen sich nicht mit einbezogen.• Die Management-Attention sowie das Commitment wichtiger Beteiligter fehlen.• Notwendige Bearbeitungsressourcen fehlen.• Fehlende Transparenz über die Ziele, Strukturen und das Vorgehen im Projekt.• Unwidersprochene unrealistische Termine, gesetzt durch den internen Auftraggeberoder den externen Kunden.• Laufende Anpassung von Zielen und Anforderungen, resultierende Änderungsflut.• Fehlende oder unzureichende vertragliche Grundlage mit wichtigen Partnern.• Konflikte im Projektteam, mit dem Auftraggeber und der Linie bereits zu Beginn desProjekts.• Fehlendes Interesse, fehlende Motivation der Projektteammitglieder.
- Welche Ziele werden mit der Projektvorbereitung verfolgt? • Festlegung der Projektidentität.• Festlegung der grundlegenden Freiheitsgrade, d.h. worum geht es, was gehört sicher,was vielleicht, was sicher nicht zum Projektgegenstand.• Vom operationalen Projektgeschäft noch unbelastet Ideen und Material sammeln, diein die weitere Projektbearbeitung einfließen.• Grobe – noch provisorische – Projektziele definieren.• Den Go / NoGo-Entscheid für die inhaltliche Bearbeitung des Projekts treffen (nochnicht gleichzusetzen mit dem Entscheid, das Projekt auch bis zum Ende umzusetzen).• Die notwendigen Voraussetzungen schaffen, um erfolgreich in das Projekt zu starten.
- Welcher Nutzen resultiert aus der Durchführung eines Start-Brainstormings? Das Projekt wird in seinen verschiedenen Facetten möglichst tiefgründig durchleuchtet.Hierbei soll gerade auch durch das sogenannte ausbrechen die bisher formulierte Projektidentitäthinterfragt werden. Dies kann zu ganz neuen Erkenntnissen zum Projektinhalt,-umfang und zur Projektabgrenzung führen.Mit dem Start-Brainstorming soll somit eine zu frühe Zementierung von Projektzielen, -inhalten usw. vermieden werden.
- Nennen Sie einige sinnvolle Begriffe, die beim Start-Brainstorming die Rolle von Katalysatoren spielen. • Visionen• Assoziationen• Fragen• Ausbrechen• Ziele / Bedürfnisse• Risiken / Befürchtungen• Chancen• Resultate / Sachgebiete• Wer hat ähnliche Aufgabenstellungen bereits bearbeitet (0. Gebot)?• Beteiligte / Interessengruppen (Stakeholder)• Vorgehen• Lösungsideen• Erfolgsfaktoren
- Welches sind mögliche wichtige Quellen für projektbezogenes Know-how (für die Umsetzung des „0. Gebots im Projektmanagement“)? • Frühere ähnliche Projekte (via Projektleiter oder verfügbare Dokumentation)• Arbeitskollegen• Vorgesetzte• Nachbarabteilungen• Externe Experten• Partner und Lieferanten• Kunden• Konkurrenten• Vereinigungen / Interessengruppen• Literatur• Internet: Portale, Linksammlungen, Suchmaschinen• Messen / Tagungen• Vorträge / Kurse
- Wann ist das erste Auftraggebergespräch erfolgreich verlaufen? Nennen Sie einige Erfolgskriterien. Am wichtigsten ist, wenn die Projektgrenzen gesetzt und ggf. noch die zu klärendenPunkte diesbezüglich abgestimmt sind. Die detaillierten Erfolgskriterien sind:• Die Rahmenbedingungen für das Projekt und die daraus folgenden Projektarbeitensind klar.• Das Vorgehen und die Zuständigkeiten für die folgende Phase sind definiert.• Die Aufgaben des Auftraggebers sind festgelegt.• Die an den Auftraggeber zu liefernden Informationen / Dokumente sind definiert.• Termin, Ziel und Inhalte der nächsten Besprechung sind festgelegt.• Projektleiter und Auftraggeber senden und empfangen auf derselben Wellenlänge.Unsicherheiten sowie Ideen für Alternativen müssen bereits beim ersten Gespräch mitdem Auftraggeber thematisiert werden. Dies dient auch dazu, die oben genannten Erfolgskriterienzu festigen.
- Welche Rolle spielt der Projektleiter bei der Erstellung des Projektauftrags? Die Hauptfunktion des Projektauftrags ist, ein formal niedergelegtes gemeinsames Verständniszwischen Projektleiter und Auftraggeber hinsichtlich der zu erfüllenden Aufgabeherzustellen. Außerdem befassen sich der Projektleiter bzw. sein Team am intensivstenmit dem Projekt. Daher ist es sinnvoll, den Projektleiter und ggf. noch zusätzlich dasTeam den Projektauftrag ausarbeiten zu lassen.Der Projektauftrag sollte dann dem Auftraggeber vorgelegt werden. Dieser nimmt dannStellung zum Auftrag, ggf. mit entsprechenden Anpassungen und Korrekturen. Demschließt sich dann im günstigen Fall eine Genehmigung an.Hat der Auftraggeber den Projektauftrag schon ausgearbeitet haben, sollte der Projektleiterund ggf. sein Team diesen Auftrag kritisch hinterfragen und aufkommende Fragenmit dem Auftraggeber klären.
- Skizzieren Sie graphisch für ein Kundenprojekt den Zusammenhang zwischen dem Prozess aus Sicht des Auftraggebers und jenem des Auftragnehmers. Auftraggeber AuftragnehmerProjektvorbereitung(M1)Studie(M2)Konzept(M3) => Pflichtenheft Anfrage / Pflichtenheft => (M1)Anfrageanalyse(M2) => Go / NoGoOffertbearbeitung(M3) => AngebotAngebotsbearbeitung => (M4)(M5) => Angebotsannahme Auftrag => (M4)Realisierung Auftragsbearbeitung...