pm (Fach) / 1.20 Projektabschluss (Lektion)

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1.20 Projektabschluss

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  • Wann ist ein Projekt abgeschlossen nach außen:  ist Projekt nach Abnahme mit Übernahmeprotokoll durch AG nach innen: wenn Projektabschlussanalyse, Ergebnissicherung und Projektauflösung durchgeführt wurde
  • Bereiche des Projektabschlusses formeller Abschluss: Übergabe des Projektgegenstandes (Produktabnahme) Abschluss Analyse Erfahrungssicherung Projektauflösung Entlastung des PLs persönlicher Abschluss LL Verabschiedung und Abschlussgespräche mit allen Stakeholdern Abschlussfeier persönliches Review
  • Prozessschritte des Projektabschlusses Produktabnahme - Abschlussanalyse  - Erfahrungssicherung - Projektauflösung -  (nachträgliche Betreuung)
  • Ablauf Abnahmeprozess Übergabeprotokoll - Abnahmeprüfung - Übernahmeprotokoll - Projektauflösung   Produktabnahmebericht besteht aus: Übergabeprotokol, Übernahmeprotokoll
  • Inhalt des Übergabeprotokolls Inhalt des Übergabeprotokolls Rückseite Aufzählung der Übergabeobjekte Dokumentationen Beschreibung der Leistungsmerkmale Festlegung der Übergabemodalitäten
  • Abnahmeprüfung Mit Vorliegen des Übergabeprotokolls muss das übergebene Produkt durch den AG einer Abnahmeprüfung unterzogen werden Es wird geprüft, ob die im Pflichtenheft getroffenen Vereinbarungen umgesetzt wurden   Abnahmeprüfung stellt eine Prüfung der Auftragserfüllung des Projektergebnisses dar..
  • Abnahmetest In der Regel wird der Abnahmetest durch den AG durchgeführt in Zusammenarbeit mit AN Bei materiellen Produkt kann Anwednungstest vorgenommen werden: Test auf Funktionsfähigkeit / Fehlerfreiheit Geprüft wird auch die mittgelieferte Dokumentation Fehler und Mängel werden im Fehlerprotokoll bzw. Mängelliste für eine Nachbesserung festgehalten.
  • Projektabnahmebericht Besteht aus Übergabeprotokoll, Abnahmeprüfbericht und Übernahmeprotokoll sowie eventuelle Vereinbarung über nachtrgliche Betreuungen   Projektauftrag = juristischer Start des Projektes Projektabnahmebericht = juristisches Ende des Projektes  
  • Aufgaben der Projektnachkalkulation Aufgaben der Projektnachkalkulation Rückseite Projektbewertung letzter Plan / Ist-Vergleich Projektergebnisrechung Erfahrungssicherung mit Kennzahlen Abweichungsanalyse der Projektparameter mit Erstellung eines Projektanalyseberichtes
  • Kundenbefragung In From eines Interviews, Workshop, Fragebogen
  • Erfahrungssicherung Nur durch ein konsequentes unternehmensweites Wissensmanagements im Sinne eines lernenden Unternehmens kann eine optimale Nutzung der Ressource „Wissen“ erreicht werden. Insbesondere bei Abschluss eines Projekts muss daraufgeachtet werden, dass das im Projekt erworbene Wissen nicht verloren geht. Voraussetzung jederErfahrungssicherung innerhalb eines Wissensmanagement ist daher das systematische Sammeln vonErfahrungsdaten, die dann auch Grundlage für einen Projekterfahrungsbericht sind, der dem Projektabschlussberichtbeigefügt wird
  • Projektauflösung - Projektabschlussbericht Zum Projektabschluss muss mit den Ergebnissen der Produktabnahme, der Projektabschlussanalyseund einer vorgenommenen Erfahrungssicherung ein umfassender Projektabschlussbericht als letzterFortschrittsbericht erstellt werden, der alle relevanten Projektabschlussdaten zusammenfasst (vgl. Abbildung1.20-G6 ); hierzu gehörenII Eckwerte der ursprünglichen Projektplanung hinsichtlich Leistungsziele, Termine und Kosten,II erreichter Fertigstellungs- und Übergabetermin,II erreichter Qualitätsstand (Fehlerrate, Zuverlässigkeitszahlen usw.),II aufkumulierter Personalaufwand – nach Tätigkeitsbereichen gegliedert,II Projektkostenübersicht in aussagekräftiger Detaillierung,II Rückstellungen für eventuelle Gewährleistungsaufwendungen,II Leistungsdaten des erstellten Produkts,II aufgetretene Projektdiskontinuitäten,II Ursachenanalyse von Planabweichungen,II Ergebnisse der Kundenbefragung,II Beiträge zur Erfahrungssicherung etc.
  • Projektauflösung . Projektabschlusssitzung Als Tagesordnungspunkte einer solchen Projektabschlusssitzung sind zu nennen:II Vorstellung der erreichten Projektergebnisse,II Vergleich der realisierten Leistungsmerkmale mit dem Anforderungskatalog bzw. Pflichtenheft,II Gegenüberstellung der geplanten mit den erreichten Terminen,II Gegenüberstellung der Plan- und Istwerte von Aufwand und Kosten,II Darstellung der durchgeführten QS-Maßnahmen,II Erläuterung von entstandenen Projektdiskontinuitäten,II Analyse und Begründung von aufgetretenen Planabweichungen,II Auswertungsergebnisse einer durchgeführten Kundenbefragung,II Vorstellung projektspezifischer Kennzahlen (z. B. Produktivitäts- und Wirtschaftlichkeitsdaten),II Erläuterung des Personal-Überleitungsplans,II Vorlage eines Ressourcen-Verwertungsplans,II Entwurf einer Beschlussvorlage.

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