PMG (Subject) / Projektmanagement (Grundlagen Buch) (Lesson)

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• Projektmanagement ist ein Prozess, der für... die Führung, Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten steht
• welche Merkmale hat ein Projekt nach DIN 69901? Ein Projekt ist zeitlich begrenzt und hat eine spezifische Organisation
• wann wird Phasenplan verwendet? wenn die Arbeitspakete und Tätigkeiten detailliert dargestellt werden.
• Zählen Sie die Profil Eigenschaften eines Projektleiters Der Projektleiter/-manager ist Führungskraft, Planer, Methodiker, Der Projektleiter braucht unternehmerische Kompetenzen (z.B. Qualitäts-, Kosten-, Terminbewusstsein), Ein Projektleiter identifiziert sich mit den Projektzielen, Er beherrscht Modelle, Methoden und „Werkzeuge“ des Projektmanagements
• was ist ein Projekt? ist ein einmaliges, nicht alltägliches Vorhaben. Besitzt klar definiertes Ziel, ist zeitlich, finanziell und personell begrenzt, ist neuartig, komplex, mit Risiken behaftet, projektspezifische Organisation und ist mit Unsicherheiten und Risiken behaftet.
• Nennen Sie alle Vorteile einer Matrixorganisation Kleiner Umstellungsaufwand Flexibler Personaleinsatz direkte Kommunikationswege Teamarbeit Spezialisierung des Führungspersonals keine Belastung von Zwischeninstanzen Mehrheitlich problemlose Rekrutierung Gute Akzeptanz (Identifikation) Guter Informationsfluss
• Nennen Sie alle Nachteile einer Matrixorganisation Wettbewerb um Ressourcen Konfliktgefahr zwischen Projektleiter und Linienchef Hoher Koordinationsaufwand zwischen Tages- und Projektgeschäft Unsicherheiten beim Mitarbeiter (bei fehlender Integration) Benötigt vorgesetztes Gremium
• Für was ist der Projektleiter verantwortlich? Vorgehensziele (das "WIE") Der Projektleiter muss die Vorgehenszielverantwortung übernehmen, um die vom Auftraggeber verlangten Ziele mit Hilfe passender Lösungen zu realisieren
• Warum ist Führungskompetenz für den Projektleiter so wichtig? Erfolgreiche Führung eines Projektteams bedeutet eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, damit sich alle wohl fühlen. Dies führt zu Spitzenleistungen, zu Mehrleistungen und damit zur besseren Wahrnehmung der Erfolgsfaktoren.
• Nennen Sie Rahmenbedingungen / Einflussfaktoren eines Projektes Der Projektleiter muss Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren sehr gut kennen. Pesonenbezogene Bedingungen / Faktoren (alle Stakeholder) Entwicklungsbezogene Bedingungen / Faktoren (Tools, Änderungshäufigkeit usw) Firmenbezogene Bedingungen / Faktoren (Leitbild, Standards, Vorgaben usw.) Produktbezogene Bedingungen / Faktoren (Komplexität, Anzahl Schnittstellen usw.
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• Wie lauten die wichtigsten Zielbereiche eines Projektes? Nennen Sie je Bereich 2 konkrete Beispiele. Finanzziele (Wirtschaftlichkeit, Kosten, Liquidität usw.) Funktionsziele (Leistungsmerkmale, Sicherheits- und Qualitätsaspekte usw) Personalziele (Qualifikation, Ergonomie usw) Soziale Ziele (Ökologie, Kultur, Gesellschaft usw.) Organisationsziele (Meilensteine, unternehmenspolitische Ziele usw.)
• Ist der Projektleiter für die System- oder Vorgehensziele verantwortlich? Begründen Sie Ihre Antwort. Das „WIE“ (die Vorgehensziele) ist Aufgabe des Projektleiters. Für das „WAS“, für die Systemziele, ist der Auftraggeber verantwortlich. Der Projektleiter entscheidet nicht über fachliche Inhalte; er ist für dessen Umsetzung zuständig!
• Wie verhält es sich mit der Möglichkeit, auf geplante Resultate (Termine, Kosten, Funktionen etc.) im Verlaufe des Projektes Einfluss zu nehmen? Jede Phase baut auf die vorangehende auf und die Resultate werden dem Prinzip vom Groben ins Detail folgend immer detaillierter, d.h. die Möglichkeit der Einfluss- nahme, ohne Termine, Kosten, Qualität etc. zu beeinträchtigen, sinkt von Phase zu Phase.
• Was verstehen Sie unter Meilensteine und wann wird es verwendet? termingebundenes Ereignis, der Orientierung / Information und der Entscheidung von (Problem)situationen dient. wird verwendet, wenn zeitliche Unterteilung und der geplante Zeitpunkt für die Überprüfung der Zwischenresultate dargestellt werden.
• Wann spricht man (grundsätzlich gesehen) von einem Problem? wenn der „IST- Zustand“ massgeblich vom „SOLL-Zustand“ abweicht; dies ist natürlich immer eine subjektive Einschätzung. Und übrigens: Bevor an der Lösung des Problems gearbei- tet werden kann, muss das Problem auch zuerst richtig erkannt worden sein.
• Welche Vorteile sehen Sie im strukturierten Vorgehen bei der Erarbeitung von Lö- sungsvarianten? Je grösser/höher die Komplexität eines Systems ist, umso risikoreicher ist es eine Lösung, nur der Intuition und dem Gefühl folgend, festzulegen. Methodisches, struk- turiertes Vorgehen wie vom Problemlösungszyklus vorgegeben, engt (vom Groben ins Detail schreitend) kontinuierlich das Betrachtungsfeld ein und ermittelt durch ana- lytisches Vorgehen mehrere machbare Varianten / Lösungen, woraus dann die für das Unternehmen optimale Lösung findbar wird.
• Wovon hängt die Entscheidung ab, WER an WELCHEM Projekt eingesetzt / beteiligt wird? Nennen Sie 5 Argumente. Art des Projektes Grösse des Projektes Bedeutung des Projektes Art und Anzahl der betroffenen Bereiche Spielraum der Termine Kostendruck Vorschriften etc
• Nennen Sie Einsatzkriterien einer Matrix-Organisation Grössere und bedeutungsvolle Projekte Mittlere Projektdauer Viele Schnittstellen Mittlerer Komplexitätsgrad Bedürfnis nach zentraler Steuerung
• Warum braucht es in einer Projektorganisation ein Entscheidungsgremium? Da die Entscheidungen zu lange dauert und die Projekte zeitlich befristet sind, kann man es nicht leisten, auf Entscheide zu warten. Um Ad hoc Entscheidungen zu treffen.
• Welche übergeordneten Qualifikationen sollten Projektmitarbeitende aufweisen, um optimal in einem Projekt mitzuarbeiten? Qualifikationen von ProjektmitarbeiterInnen: Beherrschung des Fachbereiches (Spezialist) Kontaktfreudigkeit Bereitschaft zur Teamarbeit Gute Auffassungsgabe Engagement Belastbarkeit etc.
• Ein Projekt besteht aus den Zielkonflikten... Zeit, Ergebnis und Ressourcen. Diese werden auch als Dreieck dargestellt.
• Nennen Sie 8 wichtige Elemente, die zum Projektmarketing zählen. Kick-off-Meeting Informationsveranstaltungen Informelle Elemente Internet, Intranet Hauszeitungen, öffentliche Medien Informations-Markt Präsentationen Berichte Dokumentationswesen
• Eine wichtige Kontrolle des Projektleiters, ist auch die Projektinformations- Kontrolle. Welche Aspekte würden Sie in diesem Kontext kontrollieren? Nennen Sie 6 Beispiele. Kommunikationskanäle Informationsstand des Empfängers Feedbackverhalten des Empfängers Intervalle der Informationen Sind Informationen zeitig? Planungstreue der Informationen Kontrolle der Berichtsinhalte / der Berichtsqualität Darstellung / Gliederung / Struktur
• Erklären Sie Selbst-, Wunsch- und Fremdbild Selbstbild: wie sehen ich mich selber Wunschbild: wie möchte ich von meiner Umgebung wahrgenommen werden Fremdbild: wie werde ich vermutlich von meiner Umgebung tatsächlich wahrgenommen
• Formulieren Sie 6 grundsätzliche Fragen, die Sie für die „Beschaffung“ von Informationen als wichtig erachten. Welche Informationen müssen beschafft werden? Welche Gliederung ist zweckmässig? Wann müssen sie vorliegen? Wo sind die Informationen zu holen? Wer sind Auskunftspersonen / -stellen? Wie viele sind anzufragen? Wie können Ergebnisse / Informationen überprüft werden? Welche Techniken sind anzuwenden?
• Wie verhalten Sie sich als Projektleiter/Sitzungsleiter in nachstehender Situation: Sie haben für 0900h eine Sitzung einberufen und erwarten 8 Teilnehmer. Es ist 0905h und es sind erst 6 Teilnehmer anwesend. Von den anderen haben Sie nichts gehört. Erläutern Sie Ihre Reaktion und begründen Sie diese. Empfohlene Reaktion: Eröffnen Sie die Sitzung ohne länger auf Abwesende zu warten. Teilen Sie mit, dass sie keine Meldungen erhalten haben. Nach der Sitzung fordern sie (unter 4 Augen) von den zu spät Gekommenen eine Erklärung. Mit Nachdruck ist klar zu machen (sofern kein „Notfall“ vorlag), dass sie in Zukunft dies nicht mehr tolerieren werden. Begründung:Es ist eine Frage der Disziplin und auch des Anstandes; man lässt andere, die sich an die Regeln halten, nicht warten
• Zeigen Sie 5 Vorteile und 5 Nachteile einer computergestützten Präsentation auf. Vorteile: Erweckt eher einen professionellen Eindruck Bewegte Darstellung möglich Attraktives, modernes Medium Wiederverwendung der Darstellungen Stufenweise Entwicklung der Darstellungen möglich Nachteile: Ausfall- und Fehlerrisiko Evtl. Verdunklung nötig Spontane Entwicklung von Ideen nahezu unmöglich Wirkt eher unpersönlich Ablauf nur schwer änderbar
• Warum herrscht oft bei Zielformulierungen, die für den Erfolg der Planung so wichtig sind, Unklarheit vor? Ziele können ungeschickt formuliert sein, so dass sie sich gegenseitig ausschliessen oder behindern. Auseinandergehende Interessen und missverstände der Beteiligten. Deshalb sollte man bei Projektplanung Klarheiten schaffen, Transparent bleiben und nachfassen.
• Nennen Sie 5 Argumente, die dafür sprechen, dass zu Beginn eines Projektes ein Projektstrukturplan erstellt werden muss. Fehler (vergessene Aktivitäten) bei der PSP übertragen sich auf praktisch allen Planungsphasen Übersichtliche Darstellung des Projektgegenstandes Phasengerechte Aktivitäten schaffen Transparenz Arbeitspakete sind überschaubar und delegierbare „Portionen“ Zuordnung der Tätigkeiten auf Personen wird durch die PSP möglich Der PSP kann nach Objekten oder nach Funktionen bzw. auch „gemischt“ dargestellt werden. Der Gliederungsgrad ist situationsspezifisch
• Definieren Sie den Begriff „Arbeitspaket“. Ein Arbeitspaket beschreibt eine geschlossene Aufgabenstellung oder Terminplanvorgänge innerhalb des Projektes. Ein Arbeitspaket ist ein Grundbaustein. Das Paket muß solide, stabil, klar definiert sein, damit das Projektgebäude hält und nach oben führt.
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• Auf welchen Aspekten achten Sie, wenn Sie die Schätzung eines Projektes vornehmen müssen. Nennen Sie 8 prinzipielle/allgemeingültige Aspekte. Wie komplex ist das Projekt? Sind Verfahren und Produkte ausgereift? Ist die Unterstützung durch den Lieferanten sichergestellt? Haben die Beteiligten ausreichende Erfahrung? Kommen neue Tools und Techniken zum insatz? Welche Risiken können ausgemacht werden? Ist die Akzeptanz bei Benutzern und Geschäftsleitung gegeben? Sind die Ressourcen verfügbar?
• In welchem Zeitpunkt der Projektabwicklung (Phase) würden Sie die nachstehenden Schätzverfahren anwenden/einsetzen? Basismethoden Expertenschätzung Function-Point-Methode COCOMO-Methode Algorithmische Methode Basismethoden und Expertenschätzung können ab Vorstudie eingesetzt werden Function-Point-Methode kann frühestens ab Hauptstudie/Detailstudie (Konzept) eingesetzt werden COCOMO-Methode kann frühestens in der Detailstudie (Ende Konzeptphase) eingesetzt werden; ab Ende Fachspezifikationen. Algorithmische Methoden wird überwiegend in der Informatik eingesetzt
• Was ist ein Prozess? Immer wiederkehrende, standardisierte Abarbeitung von Arbeitsabläufen.
• Wie erhält man (errechnet man) den kritischen Pfad in einem Netzplan? Der kritische Pfad ist der Projektverlauf, bei dem keine Pufferzeiten (SEZ - FEZ) zur Verfügungstehen.
• Gliedern Sie tabellarisch 8 wichtige ProjektInvestitionen (einmalig) und 8 Beispiele für wichtige Betriebskosten (wiederkehrend). Projektinvestitionen: Beraterhonorare Weiterbildung / Ausbildung Hardwareanschaffungen Softwareanschaffungen Netze Bauten/Mobiliar Installationen Material / Zubehör Betriebskosten: Saläre / Sozialabgaben Unterhaltskosten Übertragungskosten Verbrauchsmaterial Miete Versicherungen Energie Lizenzen
• Beschreiben Sie die Hauptaufgaben beim Abwickeln eines Änderungsantrages Durch Änderungen entsteht ein Mehraufwand, der Termine, Kosten und Qualität. Änderungen bedürfen deshalb eines Änderungsauftrages und sind dem Lenkungsausschuss zu unterbreiten. Hauptaufgaben sind u.a.: Auftraggeber formuliert Änderungsauftrag Auftrag analysieren und verschiedene Lösungsmöglichkeiten erarbeiten- Was ist zu erledigen?- Welche Kosten sind damit verbunden?- Auswirkungen / Risiken klären- Auswirkungen Termine klären- etc. Resultate dokumentieren Empfehlung ableiten Resultate/Antrag zur Genehmigung/Ablehnung an Lenkungsausschuss weitergeben Wenn OK, Planung anpassen, Betroffene informieren etc.
• Welche Gründe kennen Sie, die zu Abweichungen von der SOLL-Planung führen? Nennen Sie mindestens 6 Gründe. Die Planung ist zu oberflächlich (PSP ungenügend) Die Planung ist nicht realistisch Grössere inhaltliche Änderungswünsche mussten vorgenommen werden Termine wurden vorverlegt Strategieänderungen Mangelhafte Arbeitsausführung Fehlende Führungskompetenz des Projektleiters Konflikte
• Welche Massnahmen können Entwicklungsrisiken (Einführungs-, Funktions- und Technologierisiken) minimieren? Nennen Sie mindestens 6 Massnahmen. Entwickler mit Erfahrung in neuen Technologien zuziehen Schulung des Teams in der neuen Technologie Kontakte zwischen Spezialisten des Lieferanten und den eigenen Spezialisten sicherstellen Definieren eines Fallback-Szenarios Vertragliche Absicherung der Support-Dienstleistungen Durchführung von Performance-Tests Review der ersten Arbeiten
• Was verstehen Sie unter Projektsteuerung? Erklären Sie es in wenigen, kurzen Sätzen. Wie bekannt, geht im Rahmen einer Projektentwicklung nicht immer alles nach Wunsch, d.h. nicht alles wird so abgewickelt wie ursprünglich geplant. Es kommt also zu Abweichungen im Vergleich mit dem Geplanten. In einer solchen Situation sind dann (hilfreiche) Steuerungsmassnahmen wie z.B. Überstunden anordnen, Funktionen umschichten etc. zu ergreifen, um das Projekt wieder ins „Lot“ zu bringen. Die Projektsteuerung umfasst also alle Aktivitäten/Massnahmen, die notwendig sind, um das Projekt innerhalb der Planwerte abzuwickeln.
• Wann gilt ein Projekt als erfolgreich und nennen Sie zusätzlich mindestens 4 Erfolgsfaktoren, die für die Zielerreichung massgeblich sind. wenn die vom Auftraggeber formulierten Projektziele/Leistungen im Rahmen der budgetierten Kosten, der vorgegebenen Termine und in der geforderten Qualität erreicht wurden. Wichtigste Erfolgsfaktoren zur Zielerreichung sind: Führungskompetenz des Projektleiters Etablierung aller notwendigen Instanzen (Rollen, Gremien) Qualifikation und Engagement aller Beteiligten (Akzeptanz) Adäquate Instrumente, Methoden und Modelle (Standardisierung) Das Projekt nach dem Sprichwort leiten: „Zuerst grübeln, dann dübeln“!
• Wie sollten Projekt- Ziele definiert werden? S – spezifisch M – messbar A – aktionsorientiert oder auch akzeptiert R – realistisch T – terminiert
• Was ist das Ziel eines Projektes? Die Vorgaben des strategischen Informationsmanagements im Sinne einer termin-, kosten- und sachgerechten Zielerreichung zu operationalisieren.
• Welche Aktivitäten und welche Methoden / Instrumente setzt man bei der Initialisierung (Projektphasen) ein? Aktivitäten: Anforderungen ermitteln, Projektumfang skizzieren, Grobschätzung erstellen, Ergebnisse formulieren, Meilensteine überlegen, Erfolgskriterien beschreiben, Wirtschaftlichkeit schätzen, Risiken identifizieren Methoden: SWOT Analyse, Risiko Analyse, Top-Down-Vorgehen, Brainstorming
• Welche Aktivitäten und welche Methoden / Instrumente setzt man bei der Vorstudie (Projektphasen) ein? Aktivitäten: Grobplanung erstellen, Projektumfang verifizieren, Situationsanalyse durchführen, Zielkatalog strukturieren, Lösungsansätze überlegen, Machbarkeit abklären, Wirtschaftlichkeit prüfen, Risiken bewerten Methoden: Kickoff Meeting, Problemlösungsmethoden, Risikobewertung
• Welche Aktivitäten und welche Methoden / Instrumente setzt man beim Konzept (Projektphasen) ein? Aktivitäten: Detailplanung-, Budget-, Kostenplan-, Realisierungsplan-, Detailplan erstellen, Änderungswesen einrichten, Lösungsvarianten erarbeiten Methoden: Brainstorming, Nutzwertanalyse, Informationskonzept
• Welche Aktivitäten und welche Methoden / Instrumente setzt man bei der Realisierung (Projektphasen) ein? Aktivitäten: Einführung- und Ausbildung planen, Dontrolling durchführen, Abweichungen kommunizieren, Wartungskonzept erstellen Methoden: Magisches Dreieck, Change Request Management, Konfigurationsmanagement
• Welche Aktivitäten und welche Methoden / Instrumente setzt man bei der Einführung (Projektphasen) ein? Aktivitäten: Übergabe organisieren, Abschlussbericht und Schlussrechnung erstellen Methoden: Projektbeurteilung, Abschlussmeeting, Controlling Instrumente
• welche Drei Kernziele des PMs beeinflussen sich gegenseitig? Das magische Dreieck Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwillkürlich Auswirkung auf Termine und Kosten
• Welche Anforderungsprofil sollte ein Projektleiter haben? Fachwissen, Methodenwissen und Soziale Fähigkeiten = Projektmanagement

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