Organisation und Prozesse

Question 1

Benennen Sie den Unterschied zwischen informeller und formeller Kommunikation

Accepted Answer

Formelle Kommunikation:geplante Gespräche, die reglementiert und ein festen Kommunikationskanal besitzenBsp: Arbeitsberichte, Reports, Meetings Informelle Kommunikation:Spontan, flexibel, verschiedene KommunikationskanäleBsp: Flurfunk, Gespräche unter Kollegen

Question 2

Zeigen Sie an einem Bespiel, in welchen Situation der Kooperationsmechanismus der gegenseitigen Abstimmung verwendet werden sollte.

Accepted Answer

GA: Koordination der Tätigkeiten durch Selbstorganisation Bei kreativen Prozessen z.B. der Planung einer neuen Projektlinie -> sinnvoll, so viele verschiedene Meinungen wie möglich einzubeziehen

Question 3

Nenne 5 Koordinierungsmechanismen nach Mintzberg und beschreiben Sie ￼zwei davon kurz

Accepted Answer

Gegenseitige Abstimmung:- Koordinierung der Tätigkeiten durch SelbstorganisationInformelle Kommunikation (Bsp.: Flurfunk, Gespräche mit Kollegen) 􏰀 Beispiel: zwei Menschen, die zusammenarbeiten Direkte Supervision/Kontrolle- Koordinierung der Tätigkeiten durch Führung mit BefehlsgewaltVerantwortung einer Person für die Arbeit anderer durch Kontrolle Standardisierung des Arbeitsprozesses- Koordinierung der Tätigkeiten durch Festlegung der ArbeitsschritteProgramm für die Arbeit, das die Anforderung an dauernde Kommunikation reduziert z.B. Zeichenbrett Standardisierung des Arbeitsergebnisses- Koordinierung der Tätigkeiten durch Reglementierung des ArbeitsresultatesWas kommt am Ende raus (Ergebnis der Arbeit) 􏰀 Beispiel: Fräsen, Drehen, Messen Standardisierung der Fähigkeiten- Koordinierung der Tätigkeiten durch Normung der ArbeitsfähigkeitenAusbildungsstufen, Fähigkeiten zur Bearbeitung der Arbeit 􏰀 Beispiel: Wissenschaftliche Arbeiten Schreiben

Question 4

Beschreiben Sie kurz den Aufbau einer Organisation nach Mintzberg (insgesamt 5 Elemente)

Accepted Answer

TechnostrukturFunktionsstellen in denen Prozesse und Arbeitsabläufe definiert, analysiert und überwacht werden Strategische SpitzeHöchste/r Verantwortliche/r , Sicherstellung des Auftrags Strategische Planung MittellinieFührungsfunktionen Management in allen Stufen, Verbindung Strategische Spitze mit betrieblichem Kern HilfsstabAlle zusätzlichen unterstützenden Funktionen außerhalb der wertschöpfenden Prozesse Betrieblicher KernUnmittelbar an der Erstellung des „Produkts“ Beteiligte Funktionsstelle, in der „produziert“ wird, Wertschöpfung des Unternehmens

Question 5

￼Ihre Aufgabe im Unternehmen ist die Analyse und Überwachung der Arbeitsabläufe. Welchem Teil der Organisation gehören Sie an? Begründen Sie Ihre Auswahl.

Accepted Answer

Betrieblicher Kern o Hilfsstab Mittellinie Strategische Spitze Technostruktur

Question 6

Nennen Sie die 5 unterschiedlichen Organisationstypen und geben Sie für jeden Typ ein ￼Beispiel an.

Accepted Answer

Entrepreneur (Pull-to-lead)MYMüsli Bürokratie (Pull-to-rationalize)Volkswagen (VW) Expertenorganisation (Pull-to-professionalize)Universität/Krankenhaus Adhokratie (Pull-to-collaborate)Google/Apple Diversifizierte Organisation (Pull-to-balkanize)General Eletric (GE)

Question 7

I) Wo würden Sie die klassische IT-Abteilung ansiedeln? II) Durch die neue Rolle der IT wächst diese allerdings aus sich heraus. Welche Aufgaben der IT-Governance würden Sie daher in welchen Bereichen verorten? Geben Sie Beispiele und begründen Sie Ihre Wahl.

Accepted Answer

I) Die klassische IT-Abteilung: Im Hilfsstab, wo sich alle zusätzlichen unterstützenden Funktionen außerhalb der wertschöpfenden Prozesse befinden. II) IT-Strategie:Strategische Spitze des Unternehmens, da zur strategischen Planung gehörend und in Abstimmung mit Geschäftsleitung. IT-Portfoliomanagement:Mittellinie, da Instrument der Unternehmensleitung IT-Architektur:Querschnittsaufgabe, möglicherweise Hilfsstab IT-Servicemanagement:Kunde-IT vom Senior-Management, also strategische Spitze; IT-interne Entscheidungen von der IT im Hilfsstab; IT-Zulieferer: eher mittlere Linie, da auf allen Ebenen getroffen. IT-Sourcing:getroffen u.a. vom Vorstand also strategische Spitze. IT-Budget:fällt eher in die Kategorie des Controllings, also eher Technostruktur.

Question 8

3 wichtige Punkte bzgl. praktischer Anwendung der Koordinationsmechanismen

Accepted Answer

Unter bestimmten Bedingungen bevorzugt eine Organisation einen Koordinationsmechanismus vor anderen Meistens werden alle fünf Koordinationsmechanismen verwenden Über einer bestimmten Größe bauen viele Organisationen auf Standardisierung. Wo nicht möglich, verwenden sie Supervision oder gegenseitige Abstimmung, teilweise austauschbar.

Question 9

Was ist Horizontale Spezialisierung? (kurz)

Accepted Answer

Mit horizontalen Spezialisierung wird der Umfang von einer Person wahrzunehmenden Aufgaben gekennzeichnet.

Question 10

Was ist Vertikale Spezialisierung?

Accepted Answer

Mit vertikaler Spezialisierung wird die qualitative Trennung zwischen der Durchführung der Aufgabe einerseits und ihrer Planung und Kontrolle andererseits beschrieben.

Question 11

Wofür wendet man Job-Enlargement an? (kurz)

Accepted Answer

Durch Job-Enlargement wird versucht der Monotonie entgegenzuwirken, dass der Mitarbeiter genau den Grad an Spezialisierung in seinen Aufgaben erhält, der am besten zu seinen Fähigkeiten passt.

Question 12

Beitrag der Referenzmodelle zum Verständnis von Organisationen (4 Punkte)

Accepted Answer

Anspruch auf gewisse Allgemeingültigkeit (Best Practices)Kommunikationsarten, Koordinationsmechanismen, Organisationstypen Strukturierung grundsätzlicher Systemelemente und deren Wechselwirkungen (Orientierungsrahmen)Aufbau von Organisationen, Flüsse in Organisation Besseres Verständnis des Problemfeldes durch terminologischer Konsistenz (Schaffung einer gemeinsamen Sprache)Benennung der Organisationseinheiten, vertikale und horizontale Spezialisierung Wiederverwendbarkeit: Kosten-, Risiko-, KomplexitätsreduktionAnwendbarkeit auf verschiedene Dömänen (z.B. Krankenhaus)

Question 13

Beschreiben Sie den Ausgangspunkt (Anfang der 90ger) für Business Process Reengineering (BPR), unter welchem Veränderungsdruck standen die Unternehmen? Welche grundsätzliche Erkenntnis ergab sich?

Accepted Answer

Erhöhter Wettbewerbsdruck aufgrund der Globalisierung, vor allem durch Japan- Erforderliche Kostenreduktion Unternehmen mussten flexibler werden- Schneller Wechsel in Produkt- oder Dienstleistungsangebot- Geforderte Flexibilität und Anpassungsfähigkeit- Höhere Marktdynamik Abschied Massenproduktion → andere Strukturierung der Unternehmen- Gesteigerte Anforderungen der Kunden- Produkte haben sich häufiger geändert- Erweiterte (individualisierbare) Produkt- und Dienstleistungspalette Erkenntnis: Organisationen sind/waren falsch strukturiert

Question 14

Eigenschaften: Business Process Reengineering (6 Punkte)

Accepted Answer

Neudefinition der Aufgaben (Prozessverstehen und -neukonstruktion) Innovativer, einmaliger Veränderungsprozess Grundsätzlich einheitliche Prozesssicht Einmalige Einführung der Prozessorganisation Instabiler Umbruch Top-Down-Vorgehensweise

Question 15

Welche Probleme gab es mit dem radikalen Ansatz des BPR? (7 Punkte)

Accepted Answer

Es wurde sich zu sehr auf den Begriff radikal fokussiert→ Menschen, die an den zu reorganisierenden Prozessen beteiligt waren, schlicht vergessen wurden Ihnen wurde nicht zugesprochen, dass sie eine Palette von Fähigkeiten besitzen und damit auch in der reorganisierten Umgebung ihren Platz finden konnten (evtl. mit einem erneuten Lernprozess) Der Widerstand der Mitarbeiter aus Angst sorgte dafür, dass viele Reorganisationsvorhaben scheiterten Widerstände bei den Mitarbeitern Es gibt keinen „10-Punkte-Plan“ für ein erfolgreiches Reengineering BPR dauert sehr lange Eine Prozessorientierung ist nicht immer sinnvoll

Question 16

Welche Hauptaufgaben hat Business Process Management (BPM)? (6 Punkte)

Accepted Answer

Geschäftsprozessmanagement ist ein strukturiertes und kontinuierliches Vorgehen zur Erhebung Dokumentation Analyse Bewertung Optimierung und Steuerung von Prozessen.

Question 17

Wie heißen die vier Bestandteile des Zyklus des BPM?

Accepted Answer

... → Prozesse an der Unternehmensstrategie ausrichten → Prozesse gestalten und optimieren → Prozesse organisieren und produktiv machen → Prozesse laufend überwachen und steuern ...

Question 18

Nennen Sie Herausforderungen des BPM! (6 Punkte)

Accepted Answer

Steigende Kundenanforderungen Steigender Kostendruck Regulatorische Anforderungen Outsorcing IT-Projekte Fusionen

Question 19

Unterscheiden Sie zwischen Zielen (4 Punkte) und Nutzen (4 Punkte) von BPM!

Accepted Answer

Ziele: 􏰀 Erhöhung der Prozessqualität 􏰀 Reduzierung der Prozessdauer 􏰀 Reduzierung der Prozesskosten 􏰀 Steigerung der Erlöse Nutzen: 􏰙 Schnellere Anpassung der Unternehmensprozesse an sich verändernde Markt- und Gesetzesanforderungen 􏰙 Zielgerichtete Ausrichtung der Prozesse an die Kundenerwartungen 􏰙 Klare Definition von Verantwortung und Kompetenz 􏰙 Laufende Verbesserung

Question 20

Abgrenzung zwischen Prozessmanagement/BPM und BPR. 1) Aktuelle oder neue Aufgaben? 2) Permanent/einmaliger Veränderungsprozess? 3) Prozess-Sicht? 4) Organisationsstrukturen 5) Stabilität? 6) Vorgehensweise ↑ ↓ ?

Accepted Answer

1) Aktuelle oder neue Aufgaben?BPR: Neudefinition der Aufgaben (Prozessverstehen und –neukonstruktion)BPM: Orientierung an bestehenden Aufgabeninhalten und Prozessen 2) Permanent/einmaliger Veränderungsprozess?BPR: Innovativer, einmaliger VeränderungsprozessBPM: Permanenter Verbesserungsprozess 3) Prozess-Sicht?BPR: Grundsätzlich ganzheitliche Prozesssicht BPM: Fokus auf einzelne Prozessabschnitte möglich 4) OrganisationsstrukturenBPR: Einmalige Einführung der ProzessorganisationBPM: Aufbau auf bestehenden Organisationsstrukturen5) Stabilität?BPR: Instabiler Umbruch BPM: Relative Stabilität bei kontrolliertem Wandel6) Vorgehensweise ↑ ↓ ?BPR: Top-down-VorgehensweiseBPM: Bottom-up Vorgehensweise

ISO (Subject) / Organisation und Prozesse (Lesson)