Projektmanagement BMI FHD (Subject) / 02 - Zeitmanagement (Lesson)

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• Was sind die 2 Hauptaufgaben des Zeitmanagements? (Folie 35) Fristgerechte Lieferung des Projektgegenstandes sicherstellen Zeitliche Abweichungen erkennbar machen und gegensteuern
• Nenne 5 typische Prozesse des Zeitmanagements. (Folie 35) Definition der Vorgänge/Aktivitäten Festlegung der Vorgangsfolgen (logische Folge) Schätzung der Vorgangsdauer Entwicklungs des Terminplans (Darstellung z.B. in einem Gantt-Diagramm) Steuerung/Überwachung des Terminplans (und seiner Einhaltung)
• Was befindet sich auf den hierarchisch niedrigsten Positionen / auf den untersten Ebenen eines Projektstrukturplans? (Folie 37) Arbeitspakete
• Was befindet sich auf den hierarchisch höheren Positionen / oberen Ebenen eines Projektstrukturplans? (Folie 37) Projektteile / Projektteilaufgaben
• Wie können Projektteile und Arbeitspakete im Projektstrukturplan gegliedert werden? (Folie 37) Projektteile und Arbeitspakete können nach Objekten und/oder Funktionen differenziert werden. Zum Beispiel könnten die Projektteile (obere Ebenen) objektorientiert und die Arbeitspakete (untere Ebenen) funktions- und objektorientiert sein. (s. Beispiel Folie 37)
• Welche 3 Regeln sind bei der Erstellung eines Projektstrukturplans hilfreich? (Folie 38) Die Teilaufgaben und Arbeitspakete sollten so formuliert sein, dass bei Abschluss ein klar fass-/messbares Arbeitsergebnis vorliegt. Hierdurch wird die Projektsteuerung wesentlich erleichtert. Der Zeitraum, in dem ein Arbeitspaket zu erledigen ist, sollte im Vergleich zur Gesamtprojektzeit so kurz sein, dass im Not-/Problemfall noch Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. Das gleiche gilt analog auch für die Kosten eines Arbeitspakets in Bezug auf die Gesamtprojektkosten. Sobald ein Arbeitspaket klein genug ist, dass es vollständig an eine organisatorische Stelle (einen Mitarbeiter, eine Abteilung o.ä.) übergeben werden kann, sollte es nicht weiter unterteilt werden.
• Was ist der Inhalt eines Arbeitspakets? (Folie 38) Ein Arbeitspaket enthält einen isolierten Einzelauftrag/Teilauftrag (Teilaufgabe) des Gesamtprojekts, so dass es zur Bearbeitung an Arbeitsgruppen, Fachabteilungen oder externe Unterauftragnehmer vergeben werden kann. In Arbeitspaketbeschreibungen werden die Arbeitspakete bei Bedarf weiter in Einzelaufgaben unterteilt. Fragen, die in der Beschreibung beantwortet sein sollten: Wer macht was (bis) wann in welcher Qualität mit welchem Aufwand?
• Wie wird der "Balkenplan" noch genannt? Wozu dient er? Was beinhaltet er? (Folie 40; Seminarfolien 17-19) Der Balkenplan wird häufig auch als „Gantt-Diagramm“ bezeichnet. Er dient zur Terminplanung im Projekt. Der Balkenplan ist eine grafische Darstellung des Projektstrukturplans.Auf der Y-Achse werden die einzelnen Arbeitspakete des Projekts dargestellt, während auf der X-Achse der Zeitfortschritt abgetragen wird. (Empfehlung: Seminarfolien 17-19 üben)
• Welche 3 (ggf. 4) Informationen müssen (neben dem Inhalt des Arbeitspakets) bekannt sein, um einen Balkenplan zu erstellen? (Folie 40) der Projektstart- und -endtermin die Dauer jedes einzelnen Arbeitspaketes Vorgänger und Nachfolger jedes einzelnen Arbeitspaketes ggf. besonders wichtige Ergebnisse (sog. „Meilensteine“) Vorgänger: Welche Arbeitspakete müssen fertig sein, damit mit diesem Arbeitspaket begonnen werden kann? Nachfolger: Welche Arbeitspakete können erst nach diesem Arbeitspaket begonnen werden?
• Welche Vor- und Nachteile hat der Balkenplan? (Folie 40) Vorteil: geringe bis mittlere Komplexität; Dauer der Aktivitäten wird durch die Balkenlänge sichtbar wiedergegeben → leicht verständlich/überschaubar Nachteile: Aufwände werden nicht berücksichtigt; es lassen sich nur zeitliche Abhängigkeiten darstellen, aber nicht z.B. inhaltliche
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• Was ist die Meilenstein-Trendanalyse? Welche Informationen lassen sich ihr entnehmen? (Folie 41) Die Meilenstein-Trendanalyse wird oft bei der Terminplanung als Ergänzung zum Balkenplan erstellt. Sie zeigt für bestimmte Berichtszeitpunkte, wann das Erreichen der verschiedenen Meilensteine voraussichtlich erwartet wird. Es lässt sich daraus also ablesen, ob einzelne Meilensteine evtl. zu einer verfrühten oder verspäteten Fertigstellung hin tendieren. Sie kann somit als Teil eines "Frühwarnsystems" dienen; bei drohenden Verspätungen können ggf. noch rechtzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
• Wie ist die Meilenstein-Trendanalyse aufgebaut? (Folie 41) (in Klausur ggf. auch Skizze) Auf der X-Achse werden die Berichtszeitpunkte (z.B. in Wochen) aufgetragen, auf der Y-Achse die Zeit vom Beginn bis zum Ende des Projekts (z.B. ebenfalls in Wochen). Am ersten Berichtszeitpunkt, also ganz am Anfang des Projekts, wird erst einmal der geschätzte Zeitpunkt für das Erreichen der Meilensteine markiert.Im Laufe der Zeit wird nun zu jedem Berichtszeitpunkt eine neue Schätzung/Erwartung abgegeben und eingetragen. Daraus ergibt sich ein Graph. Im Idealfall handelt es sich um eine gerade, horizontale Linie - dann hätte sich der Meilenstein vollkommen planmäßig entwickelt, und der erwartete Zeitpunkt der Fertigstellung wäre die ganze Zeit über gleich geblieben. In der Realität wird es aber immer Schwankungen nach oben oder unten geben. Eine Abweichung nach oben bedeutet eine erwartete Verspätung. Eine Abweichung nach unten bedeutet eine verfrühte Fertigstellung. (siehe auch Grafik auf Folie 41)
• Was ist die Netzplantechnik? Was lässt sich aus dem Netzplan ablesen? (Folie 42; Seminarfolien 20-24) Die Netzplantechnik neben dem Balkenplan eine weitere Methode zur Terminplanung. Sie ist eine grafische Darstellungstechnik, um den konkreten Projektablauf und Zeitvorgaben der Vorgänge zu ermitteln und festzulegen. Aus dem Netzplan lassen sich ablesen: kürzestmögliche Gesamtprojektdauer (= kritischer Pfad) frühest- & spätestmögliche Anfangs- & Endzeitpunkte von Arbeitspaketen Pufferzeiten kritische Vorgänge (d.h. Vorgänge, die sich nicht verschieben lassen, ohne dadurch auch den Gesamt-Ende-Termin zu verschieben / den kritischen Pfad zu verlängern)
• Was sind die Vor- und Nachteile der Netzplantechnik im Vergleich zum Balkenplan? (Folie 42) Vorteile: Ermittlung realistischer End- und Zwischentermine Erkennen zeitkritischer Vorgänge→ Erkennen drohender Terminverschiebungen Zwang, ein Projekt in der Planungsphase genau zu durchdenken→ Reduzierung von „Blindleistungen“ (d.h. "verschwendete", nicht zielführende Arbeiten) Es können auch logische Abhängigkeiten dargestellt werden, nicht nur zeitliche. Nachteile: mittlere bis hohe Komplexität → weniger anwenderfreundlich als z.B. Balkenplan
• Wie wird ein Vorgangsknoten-Netzplan erstellt? (Seminarfolien 20-24) Ausgangspunkt sollte eine Liste aller Arbeitspakete mit folgenden Daten sein: Vorgangsnummer/-buchstabe Vorgangsbezeichnung Vorgangsdauer Vorgänger, die abgeschlossen sein müssen, bevor dieser Vorgang starten kann Nun kann der eigentliche Netzplan erstellt werden: Man beginnt mit dem Vorgang bzw. den Arbeitspaketen, die keine Vorgänger haben. In der ersten Spalte wird jeder Vorgang als ein Kästchen dargestellt. Auf der linken Seite des Kästchens wird oben der früheste Anfangszeitpunkt (FAZ) notiert. (Die Einheit können dabei je nach Projekt Tage, Stunden, Minuten o.ä. sein.) Daneben wird die Vorgangsdauer notiert. Auf der rechten Seite des Kästchens wird oben der früheste Endzeitpunkt (FEZ) notiert. Dieser ist: (FAZ + Vorgangsdauer - 1) [→ siehe Hinweis unten] Nun verfährt man in einer neuen Spalte genauso mit den Folgevorgängen der bereits notierten Vorgänge. Jeden Vorgänger verbindet man dabei über einen Pfeil mit seinen Nachfolgern. Das macht man so lange, bis alle Vorgänge notiert sind. Jetzt setzt man beim letzten Vorgang den spätesten Anfangszeitpunkt (SAZ) gleich dem FAZ und den spätesten Endzeitpunkt (SEZ) gleich dem FEZ. Nun geht es rückwärts weiter: Man nimmt den (SAZ - 1) des letzten Vorgangs und trägt ihn bei seinem/n Vorgänger/n als SEZ ein. Daraus lässt sich dann wiederum der SAZ des Vorgängers berechnen: SAZ = (SEZ - Vorgangsdauer + 1)Das wiederholt man für alle übrigen Vorgänge. Schließlich markiert man den kritischen Pfad. Dazu muss man nur alle diejenigen Vorgänge heraussuchen, bei denen FAZ = SAZ und FEZ = SEZ ist, die also keinerlei Pufferzeit haben. Dies ist die minimale Projektdauer. Hinweis: Die Endzeitpunkte sind immer um 1 geringer als man intuitiv annehmen würde. Wenn z.B. der Anfangszeitpunkt Tag 10 ist und die Dauer 7 Tage beträgt, dann ist der Endzeitpunkt Tag 16, da ja am Starttag 10 auch bereits am Vorgang gearbeitet wird. (Empfehlung: Seminarfolien 20-24 gut üben)
• Was ist Projektcontrolling? Was wird dabei kontrolliert? (Folie 43) Projektcontrolling ist die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts. Werden Planabweichungen entdeckt, so wird versucht, sie durch geeignete Steuerungsmaßnahmen zu korrigieren, um das Projekt wieder "auf Kurs zu bringen". Kontrolliert werden die drei zentralen Erfolgsdimensionen eines jeden Projektes, die wir schon vom magischen Dreieck her kennen: Zeit (Termine), Qualität und Kosten.
• Aus welchen Schritten besteht das Projektcontrolling? (Folie 43) Die 4 Schritte des Controllings, die permanent ablaufen und wiederholt werden, sind: Berichtswesen Soll-/Ist-Vergleich Entscheidungen Maßnahmen Diese hängen wie folgt zusammen: Während der Projektdurchführung wird durch das Berichtswesen regelmäßig der aktuelle Stand bekanntgegeben. Es wird ein Soll-/Ist-Vergleich durchgeführt, d.h. der tatsächliche Projektfortschritt wird mit dem geplanten verglichen. Auf Basis dieses Vergleichs werden Entscheidungen getroffen. Diese Entscheidungen können sich einerseits auf die Planung auswirken (man ändert den Plan) oder auf die Projektdurchführung (man ergreift Maßnahmen, um wieder dem Plan zu entsprechen). Die ggf. gewählten Maßnahmen werden durchgeführt. Dann beginnt das Ganze wieder von vorne.
• Was ist die Bedingung für ein effektives Controlling? (Folie 44) Bedingung für ein effektives Controlling ist das schnellstmögliche Erkennen von Abweichungen zwischen Realisierung und Planung ("Frühwarnsystem"). Dies wird durch das Berichtswesen ermöglicht. Dabei werden die Termin-, Kosten- und Qualitätsinformationen jedes Arbeitspakets für die Entscheidungsträger zusammengefasst und visualisiert. Häufig geschieht das in Form von Trendanalysen. Zur Terminüberwachung kann z.B. eine Meilensteintrendanalyse eingesetzt werden. Es gibt aber auch kostenbezogene Trendanalysen zur Kostenüberwachung. Solche Trendanalysen ermöglichen eine Prognose über die Entwicklung der Termine bzw. Kosten.
• Was sind die 4 Steuerungsmaßnahmen des Projektcontrolling, um ein Projekt wieder "auf Kurs" zu bringen? (Folie 45) Leistungs-/Aufwandsreduzierung Kapazitätsvergrößerung Produktivitätserhöhung Durchlaufzeitverkürzung
• Nenne 4 Möglichkeiten der Leistungs-/Aufwandsreduzierung. (Folie 45) Einschränkung der geforderten Qualität Prioritätenänderung der Leistungsmerkmale Ablehnung von Änderungswünschen Zukauf von Teilprodukten Alternative Lieferanten Streichen von Arbeitspaketen Änderung Prozessabwicklung Änderung Leistungsumfang
• Nenne 4 Möglichkeiten der Kapazitätsvergrößerung. (Folie 45) Zusätzliche Ressourcen Nutzung externer Ressourcen Überstunden Abbau anderer Belastungen der Projektmitarbeiter
• Nenne 4 Möglichkeiten der Produktivitätserhöhung. (Folie 45) Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter Austausch von Mitarbeitern Einsatz von Spezialisten Verbesserung der Kommunikation/Zusammenarbeit Erhöhung der Motivation Neuorganisation des Projektes Projektteam räumlich zusammenfassen
• Nenne 4 Möglichkeiten der Durchlaufzeitverkürzung. (Folie 45) Erhöhung der Kapazität Erhöhung Produktivität Verlagerung von Aufgaben Parallelität von Vorgängen Zusammenlegung von Arbeitspaketen

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