Projektmanagement BMI FHD (Subject) / 01 - Umfangsmanagement (Lesson)

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• Was ist die Hauptaufgabe des Umfangsmanagements? (Folie 22) Sicherstellen, dass im Projekt genau die Aufgaben durchgeführt werden, die zum erfolgreichen Abschluss notwendig sind
• Nenne 5 typische Prozesse des Umfangsmanagements. (Folie 22) Initiierung: Start eines Projektes Planung: des Inhaltes (Was?) und des Umfangs (In welcher Zeit? Mit welchem Aufwand?) Definition: Feinplanung des Inhaltes Verifikation: Prüfung des Projektergebnisses auf Vollständigkeit, Korrektheit, Fehlerfreiheit Änderungen: Verfahren zur Änderung/Anpassung des Inhalts und des Umfangs
• Wozu dienen die Leitfäden "TALENT" bzw. "SMART"? (Folie 23) Sie dienen zur Ausformulierung brauchbarer Projektziele, die überprüfbar und realistisch sind. Zu "schwammig" formulierte Ziele können das Projekt behindern, wenn z.B. keine genauen, messbaren Zielwerte oder keine Deadline angegeben wurde. Beispiel schlechtes Ziel: "Ich will mehr Sport machen." Ab wann? Was heißt "mehr"? 2x die Woche oder 5x die Woche? Jeweils 30 Minuten oder 3 Stunden? Woran wird der Erfolg gemessen? 1 Stunde am Stück laufen können? Sixpack? Reduktion der Fettmasse um 5 %? usw.
• Wofür steht die Abkürzung "TALENT"? (Folie 23) T - terminorientiert: Ziele haben einen Anfang und ein Ende.A - anregend: Das Ziel soll Lust zum Engagement fördern (positive Ziele).L - logisch: Wer sich mehrere Ziele setzt, muss beachten, dass sich diese nicht widersprechen; z.B.: „Ich werde der beste Software-Entwickler Deutschlands“ ⇔ „Ich mache um 16 Uhr Feierabend“.E - erreichbar: Das Ziel muss so beschaffen sein, dass man innerlich fest überzeugt ist, es erreichen zu können. Es ist sinnlos, sich Ziele zu setzen, an die man nicht glaubt.N - nachweisbar: Das Erreichen der Ziele muss sich nachweisen lassen; dies impliziert eine Messbarkeit des Erreichungsgrades. Nicht: „Ich will reich werden“.T - tatenorientiert: Das Ziel muss durch Taten/Aktivitäten erreicht werden können und nicht durch Hoffen auf günstige Umstände.
• Wofür steht die Abkürzung "SMART"? (Seminarfolie 6) S - spezifisch: Ein Ziel sollte konkret und eindeutig formuliert sein.M - messbar: Die konkrete Zielerreichung muss überprüfbar sein.A - ausführbar (erreichbar): Das Ziel sollte durch das Projekt erreichbar sein.R - relevant: Das Ziel sollte für die Person oder Firma wichtig sein.T - terminorientiert: Das Ziel sollte bis zu einem konkreten Zeitpunkt umsetzbar sein. (Es gibt noch weitere, alternative Begriffe zu jedem Buchstaben, siehe Folie; die muss man natürlich nicht alle auswendig können.)
• In welchen 3 (bzw. 5) unterschiedlichen Beziehungen können zwei Ziele jeweils miteinander stehen? (Folie 24) Zielindifferenz: Die beiden Ziele beeinflussen sich nicht gegenseitig.Wird bei Ziel A ein Fortschritt erreicht, ändert sich für Ziel B nichts.Beispiel: "Ausschussware reduzieren" und "bessere Arbeitsbedingungen schaffen" beeinflussen sich nicht. Zielkonkurrenz: Die beiden Ziele lassen sich nicht gleichzeitig verfolgen.Kommt man dem einen näher, entfernt man sich automatisch von dem anderen.Beispiel: "möglichst billig produzieren" konkurriert mit "hohe Qualität erreichen" Zielkomplementarität: Die beiden Ziele ergänzen sich gegenseitig.Durch Verfolgen des einen Ziels wird das andere automatisch auch erreicht bzw. begünstigt ("zwei Fliegen mit einer Klappe")Beispiel: "Ausschussware reduzieren" begünstigt automatisch "Kosten reduzieren" Darüber hinaus gibt es noch: Zielidentität: Die beiden Zielformulierungen besagen im Grunde genau Dasselbe.→ zu einem zusammenfassen Zielwiderspruch: Die beiden Ziele schließen einander komplett aus.→ eins der beiden streichen
• Wie geht man grundsätzlich bei der Zielgewichtung vor? Nenne zwei Methoden zur Gewichtung von Zielen. (Folie 27 ff.) Zuerst sollten „Muss-“ von „Kann-Zielen“ unterschieden werden. Muss-Ziele werden nicht gewichtet, da sie ja sowieso umgesetzt werden müssen.Nur die Kann-Ziele sollten in einem zweiten Schritt gewichtet und so in eine nach Priorität geordnete Reihenfolge gebracht werden. Dazu kann man beispielsweise die stufenweise Punktvergabe oder eine Präferenzmatrix einsetzen.
• Wie funktioniert das Zielgewichtungsverfahren "stufenweise Punktevergabe"? (Folie 25) Welche Vor- und Nachteile hat es? (in Klausur ggf. Beispielgewichtung erstellen) Man geht von einem "Punkte-Budget" von 100 Punkten aus. Diese teilt je nach Wichtigkeit auf die Teil-/Kann-Ziele auf. Falls die Ziele noch Unter-Ziele haben, teilt man ihre Punkte wiederum auf diese auf usw. (Blöd zu erklären; siehe Beispiel auf Folie 25) Vorteile: einfach; Gewichtungen gut nachvollziehbarNachteil: bei großer Anzahl von Zielen ist man schnell überfordert (Welche Ziele sind wichtiger/unwichtiger als andere? Welche sind Unterziele von anderen? usw.); da das Verfahren sehr einfach und übersichtlich ist, könnte es zu willkürlicher Beeinflussung der Gewichtungen verlocken
• Wie funktioniert das Zielgewichtungsverfahren "Präferenzmatrix"? (Folie 26) Welche Vor- und Nachteile hat es? (in Klausur ggf. Beispielgewichtung erstellen) Die zu gewichtenden Ziele werden untereinander aufgelistet, wobei sie mit Kleinbuchstaben gekennzeichnet werden. Nun vergleicht man jedes einzelne Ziel mit seinem Nachfolger und notiert am Ende der Zeile den Buchstaben des "Gewinners", also desjenigen Ziels, das einem wichtiger erscheint. Diesen Vorgang wiederholt man nun so lange mit den "Gewinnern", bis nur noch ein Ziel übrig ist. In dem so enstandenen Dreieck zählt man, wie oft jeder Buchstabe vorgekommen ist, und trägt die Zahl neben dem jeweiligen Ziel ein. Aus diesen Anzahlen lässt sich dann eine Rangfolge erstellen und auch die Gewichtung als Prozentwert berechnen (⇒ Anzahl / [Summe aller Anzahlen] * 100) (Blöd zu erklären; siehe Beispiel Folie 26) Vorteile: nähere gedankliche Auseinandersetzung mit den Zielen; willkürliche Beeinflussung wird erschwert, da die Einzelvergleiche den Überblick verschlechternNachteile: aufwendiger als z.B. stufenweise Punktevergabe; Verfahren ist für Laien nicht sofort verständlich; außerdem kann die Reihenfolge, in der man die Ziele notiert hat, einen Einfluss darauf haben, wie oft ein Ziel gewinnt oder verliert - d.h. bei einer anderen Reihenfolge würde die Gewichtung ggf. ganz anders ausgehen.
• Wozu dient eine Nutzwertanalyse? (Folie 27) Wie wird sie durchgeführt? Was sind ihre Vor- und Nachteile? (in Klausur ggf. Beispielanalyse erstellen) Wenn man sich zwischen mehreren, schwer vergleichbaren Alternativen entscheiden muss, hilft die Nutzwertanalyse, indem sie für jede Variante einen Punktwert ermittelt. Die Variante mit dem höchsten Punktwert ist die beste Alternative. Durchführung: Die verschiedenen Ziele werden untereinander aufgelistet. Daneben wird jeweils deren Gewichtung eingetragen. Die Summe aller Gewichtungen muss 100 ergeben, ähnlich wie bei der stufenweisen Punktevergabe. Nun trägt man in einer weiteren Spalte die erste Alternative ein und bewertet für jedes einzelne Ziel, wie gut oder schlecht sie dieses erfüllt. (0 = schlecht, 10 = perfekt) Diese Punktzahl multipliziert man jeweils mit der Gewichtung des Ziels und trägt diesen Wert ebenfalls in eine eigene Spalte ein. Die Schritte 3 und 4 werden für alle weiteren Alternativen wiederholt. Die Produkte aus Punktwerten und Gewichtung werden für jede Alternative aufsummiert; die Alternative mit der höchsten Summe "gewinnt". (Blöd zu erklären; siehe Beispiel Folie 27) Vorteile: schwer Vergleichbares wird durch die Auswahl bestimmter Ziele vergleichbar gemacht; große Zahl von Kriterien kann bewertet werdenNachteile: Problem bei der Auswahl der Kriterien und bei der Gewichtung; Gewichtungen können sehr subjektiv (d.h. je nach Entscheidungsträger sehr unterschiedlich) sein
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• Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Produktentwicklung? Wie hängen sie zusammen? (Folie 28) Das Projektmanagement strukturiert, plant, überwacht und steuert die eigentliche Produktentwicklung. Die Produktentwicklung erzeugt das eigentliche Ergebnis des Projekts (z.B. eine Software, eine Homepage, ein Konzertevent, eine Produktionsstraße für die Autoproduktion, ...).
• Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)? Wozu dient er? (Folie 28) Im PSP wird die Aufgabe in Teilaufgaben zerlegt, um sie zu vereinfachen und zu strukturieren. Diese Zerlegung heißt Dekomposition. Durch die Zerlegung in kleinere Teile wird die Aufgabe besser (oder überhaupt erst) steuerbar.
• Nenne die 3 verschiedenen Möglichkeiten der Dekomposition und erläutere sie kurz in einem Satz. (Folie 29) ObjektorientiertDas Endprodukt wird in seine Einzelteile/Unter-Objekte zerlegt.Beispiel: Keller, Erdgeschoss, Dach, Fenster, ... FunktionsorientiertDie Schritte der Produktentwicklung werden in kleinere Schritte zerlegt.Beispiel: Entwurf, Genehmigung, Rohbau, Innenausbau, ... MischformEs wird eine Mischform aus 1. und 2. eingesetzt.Beispiel:- Entwurf- Genehmigung- Rohbau        + Keller        + Erdgeschoss        + 1. Obergeschoss        + 2. Obergeschoss- Innenausbau        + Küche        + Wohnzimmer        + Kinderzimmer- ...
• Welche Gründe sprechen für den Einsatz der Mischform bei der Dekomposition? Eine reine Zerlegung in Objekte deckt oft nicht alle Teilbereiche des Projekts ab. Beispielsweise würden Dinge wie der Entwurf oder das Einholen von Genehmigungen darin nicht berücksichtigt. Eine reine Zerlegung in Funktionen wäre auch nicht von Vorteil, da viele Funktionen/Prozesse sich nur auf einen Teil des Projekts beziehen. Beispielsweise betrifft der Prozess "Rohbau" nur den Keller, das Erdgeschoss, Dachgeschoss usw., nicht aber die Gas- und Elektroinstallation. In der Praxis findet man daher oft die Mischform aus beiden Dekompositionsarten.
• Was ist Dekomposition? (Folie 29) Was ist das Ergebnis der Dekomposition? Dekomposition ist die Zerlegung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben/Arbeitspakete. Das Ergebnis ist der Projektstrukturplan (PSP).
• Was ist ein Pflichtenheft? (Folie 30) In welchen 6 Schritten werden die Anforderungen des Kunden konkretisiert? Im Pflichtenheft werden die Projekt-/Auftragsanforderungen genau definiert/spezifiziert und festgehalten, wie man sie umzusetzen plant. Klare, mit dem Auftraggeber abgestimmte Anforderungen sind eine Voraussetzung für den Erfolg des Projekts. Die Konkretisierung der Anforderungen des Auftraggebers erfolgt in den Schritten: Kundenanfrage/Lastenheft Machbarkeitsprüfung Angebotsabgabe Auftragserteilung Auftragsbestätigung Spezifizierung der Anforderungen
• Was ist der Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft? Das Lastenheft (auch: Anforderungsspezifikation, Requirements Specification) beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an das Projekt.→ "Was wird gefordert?" Auf der Grundlage des Lastenheftes erstellt der Auftragnehmer dann ein Pflichtenheft, welches konkreter beschreibt, wie er die im Lastenheft genannten Anforderungen zu lösen gedenkt. Es befinden sich darin also z.B. schon Spezifikationen und Details zur Umsetzung.→ "Wie und womit werde ich die Forderungen des Kunden umsetzen?"
• Welche 7 Kapitel sollte ein Pflichtenheft mindestens enthalten? (Folie 31) Welche 2 davon erscheinen Ihnen besonders wichtig? Begründen Sie kurz. Allgemeine Projektbeschreibung (Zustandekommen, derzeitiger Zustand, wesentliche Inhalte, Bedeutung usw.) Projektziele (technisch – wirtschaftlich), Zielgruppe(n) Rahmenbedingungen (z.B. verfügbare Ressourcen, Budgets, einsetzbare Technologien, Normen, Gesetze usw.) Verantwortlichkeiten (Projektteam und Ansprechpartner auf Kundenseite) Ablaufplan mit wesentlichen Zwischenergebnissen („Meilensteinen“) Detaillierte Aufgabenbeschreibungen Mitgeltende Unterlagen

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