WSFP - Großhandel (Subject) / 22. Fragen für die Lehrabschlussprüfung - Hilfsmittel der Büroorganisation (Lesson)

Fragenkatalog für die Lehrabschlussprüfung

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• Welche mechanischen und elektronischen Hilfsmittel werden in Büros eingesetzt? Computer, Internet, Kopiergeräte, Faxgeräte, Telefone, Diktiergeräte, Rechenmaschinen, Drucker, Scanner, Beschriftungsgeräte, Aktenvernichter, Frankiermaschinen (Teleporto-AFM), Falz- und Kuvertiermaschinen,…
• Nennen Sie einige Drucker, die in der Textverarbeitung eingesetzt werden! Nadel-, Tintenstrahl-, Farb-, Laserdrucker, Bondrucker (Thermodrucker), Scanner
• Welche Teilbereiche werden unter dem Begriff Textverarbeitung im weitesten Sinne zusammengefasst? Der Begriff "Textverarbeitung" umfasst Diktieren - Schreiben und Gestalten - Reproduzieren - Postbearbeitung - Mikroverfilmung - Datensicherung.
• Beschreiben Sie die Ausstattung von Diktiergeräten und nennen Sie deren Vorteile! Diktiergeräte bestehen aus Aufnahme- und Wiedergabegerät (in einem Gerät vereinigt oder getrennte Geräte), Mikrofon, Kopfhörer, Fußschalter (zur Steuerung der Funktionstasten), Repetitionstasten, Markierungsanzeiger, Löscheinrichtung, Telefonadapter usw. Vorteile der Diktiergeräte sind u. a. der Wegfall von Stenogramm- und Wartezeiten für Schreibkräfte. Rationelle Vorbereitung der Texte in zentralen Schreibstellen. Diktierende und Schreibkräfte können unabhängig voneinander die Arbeitszeit verplanen. Texte können beliebig oft gelöscht oder übersprochen bzw. Fehler korrigiert werden.
• Nennen Sie Einsatzmöglichkeiten für Kopiergeräte! * die Herstellung von Kopien aus Büchern oder losen Blättern auf Papier, Karton oder Matrizen * die Herstellung von verkleinerten oder vergrößerten Kopien * die Herstellung von beiderseits beschrifteten Kopienblättern * die Übertragung grafischer Darstellungen über das Telefonnetz mittels Telekopierers
• Welche Geräte erleichtern die Bearbeitung der eingehenden Post? Öffnen der Briefumschläge: Brieföffner, elektrischer Brieföffner Leerkontrolle der Briefumschläge: Durchleuchtungsgerät Eingangsvermerk: Eingangsstempel, Stempelautomat Innerbetriebliche Verteilung: Boten, Selbstabholung, Rohrpost.
• Welche Arbeitsgänge sind im Postausgang (Massenpost) üblich? Wichtige Arbeitsgänge sind: Adressieren, zusammentragen, falzen, kuvertieren, schließen, frankieren.
• Welche Funktion haben Falzmaschinen? Falzmaschinen haben die Aufgabe, Papierbogen für Briefumschläge passend zu falzen, z. B. ÖNORM-A4-Briefformate für ÖNORM-C5-Briefumschläge passend.
• Erklären Sie die Einsatzmöglichkeiten von Kuvertiermaschinen! Kuvertiermaschinen legen das Schriftgut in Kuverts ein und verschließen diese. Einige Maschinentypen sind entweder kombinierte Falz- und Kuvertiermschinen oder sie können mit Falzmaschinen gekoppelt werden.
• Was sind Frankiermaschinen und welche Vorteile haben sie? Frankiermaschinen sind Geräte, die den Postwert, Vermerke wie z. B. Drucksache, Express und bei Bedarf Firmennamen und sonstige Texte auf das Schriftgut aufdrucken, d. h. das Hantieren mit Briefmarken ist nicht mehr nötig. Für stärkere Briefe (Pakete) werden Frankierstreifen verwendet. Teleporto-AFM = Absender-Freistempel-Maschine Die Vorteile sind automatisches Frankieren im Betrieb, bargeldlose Porto-Entrichtung, Abrechnung und Laden über Telefon oder Modem.
• Was versteht man unter Mikroverfilmung? Nennen Sie einige Voraussetzungen zur Anwendung dieser Technik! Bei der Mikroverfilmung handelt es sich um die verkleinerte Aufnahme von Belegen. Die Originalbelege dürfen vernichtet werden, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Voraussetzungen sind z.B. Beschreibung der Organisation, Protokoll über aufgezeichnetes Schriftgut, geordnete, sorgfältig und sichere Aufbewahrung der Bildträger (Tresor). Nicht vernichtet werden dürfen Originalbelege, wie z. B. gebundene Handelsbücher, Inventarien, Bilanzen.
• Nennen Sie Vorteile der Mikroverfilmung! Vorteile der Mikroverfilmung sind u. a.: Kosteneinsparung durch geringeren Platzbedarf und Personaleinsparung für die Archivierung. Schneller Zugriff zu Belegsaufnahmen, da die Filme am Schreibtisch aufbewahrt werden können. Leichter Transport großer Informationsmengen. Einfache Herstellung von Duplikaten. Sicherheit bei entsprechender und getrennter Lagerung von Originalfilm und Duplikaten (Tresor).
• Nennen Sie Mikrofilmgeräte und Bildträger, die in der Mikrofilmtechnik zum Einsatz kommen! Mikrofilmgeräte: Aufnahmegeräte, Lesegeräte, Rückvergrößerungs-geräte, Entwicklungsgeräte,… Bildträger: Rollfilm (zur Archivierung), Mikrofiche, Jackets (kaufmännischer Bereich), Filmlochkarten (für technische Zeichnungen) In Verbindung mit EDV-Anlagen können riesige Datenvolumen überspielt werden. Es kommen Belegscanner, Großformatscanner, Mikrofilmscanner, u. a. zum Einsatz, um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und der Notwendigkeit der Archivierung nachzukommen.
• Welche Zusatzgeräte für das Telefon kennen Sie? Automatische Rufnummerwähler: Telefonnummern können gespeichert und mit Tastendruck abgerufen werden. Automat zur Wiederholung von Rufnummern: Besetzte Rufnummern werden gespeichert und solange automatisch gewählt, bis die gewünschte Verbindung zustande kommt. Telefonanrufbeantworter: Je nach Bauart gibt das Gerät bei Anruf entweder einen gespeicherten Text durch oder das Gerät zeichnet zusätzlich Texte des Anrufenden auf. Telefonverstärker: Dieses Gerät ermöglicht mehreren Personen gleichzeitig ein Gespräch mitzuhören. Telefax: Dieses Gerät ermöglicht die Übertragung von Texten und Grafiken über Telefonleitungen.
• Was sind elektronische Datenverarbeitungsmaschinen? Nennen Sie Anwendungsbeispiele! Elektronische Datenverarbeitungsmaschinen (Computer) sind elektronisch gesteuerte Automaten, die Daten nach einer gespeicherten Anweisung (Programm, Software) auswerten. Anwendungsbeispiele sind z. B. die Buchhaltung, die Personalverrechnung, Lagerbuchführung, die Kostenrechnung, die Textverarbeitung usw.
• Was versteht man unter elektronischer Datenverarbeitung? Unter elektronischer Datenverabeitung versteht man die Verarbeitung von Daten (Informationen) nach vorgegebenen und gespeicherten Arbeitsregeln (Programmen) mit elektronisch gesteuerten Geräten.
• Was versteht man unter den Begriffen Software und Hardware? Als Software werden die einsetzbaren Programme (logisch, geordnete Arbeitsregeln) bezeichnet. Unter Hardware versteht man die Geräte und technischen Anlagen.
• Beschreiben Sie die machinelle Ausstattung (Hardware) einer EDV-Anlage! * die Zentraleinheit (Speicher-, Rechen- und Steuerwerk) * die Eingabegeräte (Tastatur, Maus, Scanner, Belegleser, Lichtgriffel, Digitalisierungsbrett) * die Ausgabegeräte (Bildschirm, Drucker) * die Dialoggeräte (Datensichtgerät, Terminal) * die Speichergeräte (CD-ROM, Speicherkarten, externe Festplatten, USB-Stick)
• Welche Geräte zählen zu den Peripheriegeräten? Zu den Peripheriegeräten zählen Ein- und Ausgabegeräte, externe Speicher und Dialoggeräte.
• Erklären Sie die Begriffe Bit und Byte! Ein Bit ist die kleinste Informationseinheit einer Datenverarbeitunganlage und kann die Funktionszustände 0 (ungeladen) und 1 (geladen) annehmen. Ein Byte besteht aus 8 Bits und einem Prüfbit und dient zu Darstellung von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.
• Welche Programme umfasst die Software? Die Software umfasst das Systemprogramm: Dieses Programm wird vom Hersteller mitgeliefert und ermöglicht den Betrieb einer Datenverarbeitunganlage. Es besteht aus: -dem Steurerprogramm (Organisationsprogramm für die Steuerung von Verarbeitungseinheit und Peripheriegeräten), -dem Übersetzungsprogramm (übersetzt die in einer Programmiersprache formulierten Anweisungen in Maschinenbefehle), -dem Dienstprogramm (übernimmt Hilfsaufgaben, wie z. B. Sortier- und Kopierprogramme). die Anwenderprogramme: Diese Programme erlauben die Lösung spezieller Probleme, wie z. B. Buchhaltungs-, Kostenverrechnungs- und Lohnverrechnungsprogramme.
• Nennen Sie Problembereiche aus dem kaufmännischen Bereich, die mit Hilfe von EDV-Anlagen gelöst werden! Anwendungsbereiche für EDV-Anlagen auf dem kaufmännischen Sektor sind u. a.: Finanzbuchhaltung Nebenaufzeichnungen in der Buchführung, wie z. B. Lagerbuchführung, Anlagen-, Personal- und Bankverrechnung. Ust-, Vertreter- und Fuhrparkabrechnung, Offene-Posten-Buchhaltung Fakturierung Kostenrechnung: Kostenarten- und Kostenstellenrechnung, Kalkulation, Ist- und Plankostenrechnung, Deckungsbeitragsrechnung. Finanz- und Investitionsplanung, Bilanzauswertung, z. B. Bilanz- und Erfolgsanalyse, Kennziffern, Statistiken, z. B. Kunden-, Vertreter- und Artikelstatistik Textverarbeitungsprogramme, Telebanking, Electronic Banking,
• Beschreiben Sie den elektronischen Zahlungsverkehr! Mittels PC, geeigneter Bank-Software (z. B. ELBA) und Modem kann man über die Telefonleitung nach Eingabe einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) Überweisungen durchführen. Die dafür nötigen Arbeitsschritte sind: Erstellen der Überweisungsaufträge Bilden eines Auftragspaketes Elektronisches Unterschreiben Senden: per Modem an den Computer des Kreditinstitutes. Der gesamte Zahlungsverkehr kann im Rahmen von Internet-Banking direkt über die Homepage des Kreditinstitutes durchgeführt werden.

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