WINF (Subject) / Wissensdienste (Lesson)

This lesson was created by CarinaSch.

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• Dienste einer Wissensinfrastruktur 4 access services knowledge services integration services infrastructure services
• Wissensdienste einer Wissensinfrastruktur 5 investigation individuation interaction in-form-action instruction
• Dokumentmanagement? zielgerichtete, unternehmensweite Erfassung  dokumentbezogener Prozesse  über deren gesamten Lebenszyklus
• DMS Dokumenten Managementsystem bietet it-technisch realisierte Funktionen für die Verwaltung und Bearbeitung von elektronischen Dokumenten während des gesamten (Dokumenten-) Lebenszyklus von der Erstellung, Eingabe, Verwendung, Abänderung und Löschung. 
• Archivsystem vs. DMS bei DMS steht voller Lebenszyklus im Vordergrund
• Vorteile Einführung DMS - kürzere Zugriffs-/Ablage- Transport- und Suchzeiten - verbesserte Produktivität bei dokumentbezogenen Aufgaben - Kosteneinsparungen  - Personalkosteneinsparungen - dezentraler Zugriff auf zentral gesp. Daten --> höhrere Konsistenz - gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Personen - Vermeidung von Medienbrüchen - Möglichkeit zur Automatisierung von Vorgängen - verbesserte Zugriffskontrolle  
• Nachteile DMS - teilweise hohe Systemanforderungen - Anschaffungskosten, Lizenzen und Wartungskosten (Administration und Aktualisierung) von DMS  
• Dokumentlebenszyklus Dokumentbezogene Aufgaben 1. creation capture (CI vs. NCI frühes vs spätes Erfassen) 2. filing        structure (barcode, metacode, storage structure) distribute (collaboration workflow) 3. (re)use        retrieve (navigation search functions) output (printer user interfaces) 4. change access (ODMA user privileges) edit (annotation versioning) 5. deletion archive (COLD, digital signature, legal aspects, storages                           hierarchy, storage media & systems)
• Capture Erfassungsarten - frühes Erfassen: beim Posteingang - spätes Erfassen: Erfassen nach Bearbeitung
• Spätes Erfassen Scanning, Indizierung und Ablage erfolgen nach der Bearbeitung - um die Dokumente identifizieren zu können werden barcodes eingesetzt - Verteilung, Bearbeitung etc. erfolgen meist nur Papier-basiert
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• Was sind Kodierte Informationen? CI Vorteil? Textdateien:    Plain Text (.txt), Rich Text (RTF)   Vorteile: sind für Rechner interpretierbar und können direkt maschinell verarbeitet werden.    Nachteile:  Schriften, Applikationene müssen verfügbar sein, Identität mit Original nicht gewährleistet    
• Nicht kodierte Informationen Non Coded Information, NCI was zählt dazu? z.B. Raterbilder, Audio- und Videosequenzen Fax Format, TIFF, GIF, PNG, JPG; WAF, MP3  
• Nicht kodierte Informationen Vorteile? Nachteile? Vorteile: Identität mit Origninal gewährleistet, geringer Erfassungsaufwand   Nachteile: können NICHT direkt maschinell verarbeitet werden, sind für Rechner nicht ohne weiteres interpretierbar (nicht durchsuchbar) höhrerer Speicheraufwand
• Verbunddokumente Compound Document Formats (CDF) bringen kodierte und nicht kodierte Informationen in einer Datei zusammen   Bsp: office-formate (.doc, .docx....)XHTML (zusammen mit CSS, Javaskript)
• Structure Ablage wie werden die daten aus benutzersicht gespeichert? - logischer Ablagestruktur   2 Varianten - hierarchisch gegliederte Ablage - Indexablage
• Indexablage Dokument wird vorm Ablegen mit Metadaten versehen,  braucht man das Dokument wird anhand der Daten (nicht hierarchisch gesucht)
• Anforderungen an eine Ablagestruktur 5 1. hohe Benutzerakzeptanz 2.selbstschreibend und erklärend  3sicher (zugriffsrechte nur für berechtigte benutzer).  4. rendundanzfrei und konsistent (keine mehrfache Speicherung) 5. langlebiges, vorrausschauendes Design
• Workflow Arbeitsablauf Vordefinierte Abfolge von Tätigkeiten in einer Organisaiton Ziel ist die (teilweise) Automatisierung der Ausführung eines Prozesses/Workflows   Wer-Was-Wann-Wie (Rolle-Aufgabe-Prozess-Umgebung)
• Kollaboration Zusammenarbeit von Einzelpersonen oder einer Gruppe von Personen -Kommunikation - Koordination - Kooperation   Beispiele von Kooperationssoftware - Email-Clients (mit Kontaktverwaltung) zusammen mit DMS, CMS - LiveLink (Open Text), Lotus Notes (IBM), Collaboration Suite (Oracle)  
• Auffinden von Dokumenten - Navigation durch die Ablagestruktur - über Objektpfad/Link - Suche
• Suche Meta-Daten-basiert - nach Eigenschaften des Objekts Hinterlegung von Begriffen --> Theasaurus  
• Suche Inhalts-basiert nach Inhalten des Objekts Volltextsuche nach einem bestimmten Wort
• Gemischte Suche nach Eigenschaften und Inhalten Erzeuger des Dokuments und einem bestimmten Schlagwort
• Ontologie basierte Suche Suche nach Begriff und seiner Bedeutung in einem spezifischen Kontext bspw. Kürzel
• Zugriffsrechte Rollenkonzept Benutzer erhält Zugriffsrechte nur über Zuordnung zu Gruppen oder Rollen Domäne - Unternhmen Gruppe - Organisationseinheit, Einheit, Projektteam Rolle - Stelle, Funktion Person
• Steuerung der Zugriffsrechte 2 Arten z.B. über Access Control Lists Ereignisgesteuert (v.a. Zeitereignis): z.B. Ablauf von Fristen --> Status eines Dokuments wird geänder Prozessdynamische Rechte: Workflowgesteuerte Rechte an Prozessbeteiligte z.B. Wechsel der zuständigen Abteilung, Gruppe
• Versionierung = Vorbereitung zur Archivierung von alten Dateiversionen (Vom aktuellen Stand wird vor der Änderung eine Version gesichert) so kann man auf ursprüngliche, vegangene, bereits veränderte Dateiversionen zurückgreifen.     
• Ziele der Versionierung - Wiederherstellung - Nachvollziehbarkeit von Änderungen - Sicherungen (backup)
• 3 Arten der Versionierung - automatisiert (autoamisch in regelmäßigen Abständen) - ereignisgesteuert (nach Eintreten eines bestimmten Ereignisses) - manuell (benutzer erstellt bewusst version)
• Archive COLD - Dokumente die ausgedruckt und gleichzeitig archiviert werden müssen (gesetzliche Bestimmungen) - Daten fallen oft in großen Mengen auf Großrechnersystemenen an   Vorgehen:  - Transfer der Daten vom Server auf Archivsystem (z.B. Coldsystem) - Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten - Indexinformationen werden extrahiert - Indexinformationen und Daten werden im Archiv abgelegt --> um das Datenvolumen gering zu halten können Formulare und Inhalte getrennt gespeichert werden
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• Content Managementsysteme Schwerpunkt: 4 - gut strukturierte Daten - Redaktions und Publishing Prozess - Präsentation und Aufbereitung der Inhalte - Navigation und interaktion
• Dokumentmanagementsysteme Schwerpunkte - schwach strukturierten Daten - Management aller Lebensphasen - Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Revisionssicherheit von Unterlagen
• Medienprodukte Content, Informationselemente, logische Einheiten Content: redaktionell erzeugte oder ausgewählte Informationselemente, die meist gebündelt vertrieben werden  - Informationselemente sind an Informationsart gebunden - mehrere Informationselemente werden zu einer logischen Einheit zusammengefasst - meherere logische Einheiten bilden dann das ökonomische Produkt= medienprodukt
• CMS effiziente Handhabung zur effizientienten Handhabung werden  Struktur, Inhalt & Layout auf allen Ebenen getrennt
• CMS Was beschreibt die Struktur? Makrostruktur? Mikrostruktur? Den Aufbau eines Dokuments (definition der Einzelbestandteile, ihre Abfolge, verschachtelung)   Makrostruktur:      Aufbau von logischen Einheiten Medienprodukten Mikrostruktur:      definiert Aufbau einzelner Informationselemente   der eig. Inhalt wird als Ausprägung der in der Strukturdefinition enthaltenen Informationselemente verstanden 
• CMS Layout beschreibt wie die die Inhalte im Medienprodukt dargestellt werden   Trennung von Struktur, Inhalt und Layout auch wichtig zur Personalisierung. 
• Content Managementsysteme Komponenten? =  Informationssysteme zur Unterstützung des Content Management.    Komponenten:  Editorial System (Redaktion) - Content Repository - Publishing System (Konsument)        
• dynamische Erzeugung - Website wird erst zum Zeitpunkt des Abrufs durch Konsument erzeugt z.B. Typolight geeignet wenn zeitnahe Publikation notwendig oder personalisierte Medienprodukte angeboten werden
• statische Erzeugung Online Produkt wird zu einem festgelegten Zeitpunkt erzeugt und auf den Webserver übertragen.  stellt niedrigere Anforderungen an die Hardware und erlaubt die Verwendung beliebiger Server. 
• geteilte Infromationsräume Kooperationsmodi = systemorganisierte Verwaltung von Dokumenten/Dateien in Gruppen Kooperationsmodi:  - getrennte Verantwortlichkeit (jedes Mitglied hat eigenen Bereich für den es verantwortlich ist) - wechselseitig ausschließender Zugriff (immer nur 1 Zugriff auf Dokument) - alternative Versionen (eigene Versionen des aktuell zu bearbeitenden Gruppendokuments) - synchroner Zugriff: gemeinsame Bearbeitung des Gruppendokuments nach what you see is what i see prinzip
• Group Decision Support Systems = interaktives System bietet Funktionen für die Formulierung & Lösung von unstrukturierten Entscheidungsproblemen in Gruppen
• Funktionen von Group Decision Support Systems - strukturiert Prozesse in denen Gruppen interagieren (Brainstorming, Kommentierung, Bewertung, Abstimmung)  - Teilnehmerübersicht, Handout, Anonymität, Protokoll   Ebene 1: Entfernt Kommunikationsbarrieren Ebene 2: stellt Techniken zur Entscheidungsmodellierung und zur Gruppenentscheidungsunterstützung zur Verfügung Ebene 3: bietet Expertenrat für die Auswahl von Regeln in einem Meeting und steuert so die Muster der Gruppenkommunikation
• Social Networking Software - Software die darauf abzielt, die gemeinschaftlichen und sozialen fähigkeiten eines Nutzers zu erweitern und zu vermitteln - Erstellung und Aufrechterhaltung sozialer Netzwerke --> Identitäts-, Kontakt-, Informations- und Beziehungsmanagement - Koexistenz, Kommunikation, Koordination, Kooperation, Immersion
• Collaboration Plattformen integrieren eine große Zahl an Funktionen zur - synchronen & asynchronen Kommunikation - Kooderination und Kooperation                   in einer Plattform   - integrieren das Sammeln, Organisieren und Teilen von Informationen in verteilten Gruppen und Teams auf Basis eines Internets oder INternt Bsp:  BSCW (Basic Support for Cooperative Work) Egroupware Lotus Notes Microsoft Exchange Microsoft Sharepoint Novell Groupwise Open X-change Zarafa

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