Betriebswirtschaft (Subject) / Einführung Projektmanagment (Lesson)

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• Projektinformationssystem Informationsmanagement ist die optimale Gestaltung des Informationsgeschehens in einem Unternehmen. Es handelt sich um die Summe aller Führungsaufgaben, die sich mit Information und Kommunikation innerhalb der Organisation befassen. Nach DIN 69 901 ist das Informationsmanagement ein Aufgabengebiet des Projektmanagements. Die Erfassung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung aller notwendigen organisationsinternen Informationen werden zum Informationsmanagement gezählt.    Ziel: Schnell und einfach auf Dokumente zugreifen =>Informationsmanagement  
• Informationsmanagement Je nach Branche und Projekt beinhaltet ein Projektinformationssystem verschiedene Komponenten:  BerichtsplanDer Projektleiter stellt eine Regelung auf, welche Berichtsarten (Projektstatusbericht, Monats-/Quartalsbericht, Arbeitspaketbericht, Abnahmeprotokolle etc.) in welchen Zeitabständen an wen zu erstellen sind. Informationsverteiler Verteilersystems: Adresslisten mit allen Kontaktdaten, die im Intranet abgelegt sind, E-Mail-Verteilerlisten, die jeder Mitarbeiter in seinem Mail-Client gespeichert hat, gegebenenfalls Ablagekörbe, die regelmäßig von den Projektmitarbeitern geleert werden. ProjektakteMUSS! In die Projektakte gehören u.a. die folgenden Dokumente: Problembeschreibung, Projektzielblatt, Projektauftrag, Lastenheft, Pflichtenheft, Projektstrukturplan, Projektablaufplan, Ressourcenplanung, Terminplanung, Kostenplanung, Qualitätsplan, Soll-Ist-Vergleich, Meilenstein-Trend-Analyse, Stundenzettel, Statusberichte, Review-Protokolle, Test-Protokolle. Dokumentenmanagement:Allen Teammitgliedern sollten dieselben Werkzeuge zur Verfügung stehen, um Textdokumente und Tabellenkalkulationen zu erstellen. Auch muss festgelegt werden, wer auf Dokumente zugreifen kann, wer sie aktualisieren und wer sie lesen kann. Wichtig ist, dass die Datenspeicherung und die Projektakte einheitlich organisiert werden. Deshalb sollte schon zu Beginn eine Namenskonvention für Verzeichnisse und Dokumente definiert werden. Kommunikations-Softwarewird die Kommunikation durch ausgewählte Softwaretools (z.B.: Outlook von Microsoft) unterstützt, sodass Adressen, E-Mails, Termine etc. besser verwaltet werden können. ProjektportalEvtl.  ein Projektportal im Internet. Dies dient in erster Linie der projektinternen Kommunikation. Über passwortgeschützte Bereiche können die Projektmitglieder auf die Dokumente zugreifen. Das Projektportal enthält auch allgemeine, für die Öffentlichkeit zugängliche Informationen. So kann ein Portal auch für das Marketing genutzt werden.
• Projektdokumentation Die Projektdokumentation ist nach DIN 69 901  die Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projekts. Sie setzt sich zusammen aus:  Prozessdokumentation Produktdokumentation    
• Prozessdokumentation - Teil der Projektdokumentation Die Prozessdokumentation als Dokumentation des Projektverlaufs. Diese Dokumentationsform gibt einen Überblick über die Entwicklungen in den verschiedenen Arbeitsphasen (z.B. Datenbankentwicklung, Messeorganisation). Die Projektmitarbeiter erhalten Informationen über Projektziele und Besprechungsergebnisse. Dokumente:  Projektantrag  Pflichtenheft  Lastenheft  Projektstrukturplan  Zeitplan  Kostenplan  Qualitätsplan  Sitzungsprotokoll  Statusberichte  Review-Protokolle  
• Produktdokumentation = Teil der Projektdokumentation Die Produktdokumentation als Dokumentation der Projektergebnisse. Durch diese Dokumentationsform werden z.B. in unserem Projekt Shop Autos & Extras die Entwicklungsschritte und die technische Architektur des Shops dokumentiert, sodass diese auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar ist und das System gewartet und gepflegt werden kann. Dokumente:  Technische Zeichnungen  Grundrisse  Schaltpläne  Funktionsbeschreibungen  Programmcodes  Unterlagen für den Benutzer Fotodokumentation   
• Zentrale Projektakte Die Projektakte ist ein Instrument der Projektdokumentation. In der Projektakte werden sowohl alle Pläne, Angebote, Aufträge und Korrespondenzen als auch sämtliche projektrelevanten Dokumente vom Projektauftrag bis hin zum Projektabschlussbericht geordnet abgelegt. Die Projektakte kann sich im Einzelnen zusammensetzen aus:   Projektplan: Zusammenstellung aller Projektpläne wie Terminplan, Kostenplan usw., Projekthandbuch: Zusammenstellung aller projektspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen, Projektdokumentation: Qualifizierte und strukturierte Zusammenstellung der relevanten Projektdokumente. Elementar für Projektleiter für seine Managementfunktion!
• Projektakte Inhalt Problebeschreibung Projektzielblatt projektauftrag Lastenheft Pflichtenheft Projektstrukturplan  Projektablaufplan Rssourcenplanung Terminplanung Kostenplanung Qualititätsplanung Soll-Ist-Vergleich Stundenzettel Meilenstein-Trend-Analyse Statusberichte Review-Protokoll Test-Protokoll  
• Projektakte Inhalt Problebeschreibung Projektzielblatt projektauftrag Lastenheft Pflichtenheft Projektstrukturplan  Projektablaufplan Rssourcenplanung Terminplanung Kostenplanung Qualititätsplanung Soll-Ist-Vergleich Stundenzettel Meilenstein-Trend-Analyse Statusberichte Review-Protokoll Test-Protokoll  
• Gliederung Projektakte -kein standardisiertes Konzept - Wichtig: für Projekt einheitlichen Gliederungsstandard festlegen! Evtl. durch internes Qualitätsmanagementwesen vorgegeben.  Beispiel:  Akte 1: Angebotsakte Projektvorlauf Angebote Verträge Projektplanung Akte 2: Projektablauf Korrespondenz Personaleinsatz Rechnungswesen Berichtswesen    
• Projektcontrolling - Wichtigste Aufgaben Termin-Controlling Ablauf-Controlling Qualitäts-Controlling Kosten-Controlling Ressourcen-Controlling  
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• Komponenten des Projektabschlusses Der Projektabschluss ist nach DIN 69 905 [11] das formale Ende eines Projekts und besteht in der Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen. Der Projektabschluss gliedert sich in folgende Komponenten:   Präsentation der Projektergebnisse (PL->AG) Erstellung des Abschlussberichts (PT->AG) Abschlussbesprechung (PT->AG) Übergabe und Abnahme der Projektergebnisse (PL->AG) Regelung der Projektnachbetreuung (PL->AG) Auflösen der Projektorganisation (PL-PT) 
• Abschlusspräsentation Nach der Präsentation soll Ihr Auftraggeber davon überzeugt sein, dass die Probleme, die er zu Projektbeginn hatte, durch Ihre Projektergebnisse gelöst werden. Die klassischen Formen der Präsentation von Projektergebnissen sind die Abschlusspräsentation für den Auftraggeber und die Dokumentation in Form eines Berichts.(Kurzfassung des Abschlussberichtes) Für die Präsentation werden in der Regel mündliche Vorträge mit Unterstützung von Präsentationssoftware wie z.B. PowerPoint erstellt und mit Medien visualisiert. Der Projektabschlussbericht wird als schriftliches Dokument und/oder in digitaler Version weitergegeben und verteilt. Bei internen Projekten empfiehlt sich für die digitale Version: CD-ROM für die Verteilung an eine spezifizierte, aber weit verstreute Zielgruppe Publizieren im LAN oder Intranet in größeren Unternehmen Veröffentlichung im Rahmen einer Projektwebseite im Internet Das Feedback des Auftraggebers und möglicherweise künftigen Anwenders auf die Präsentation wird für die Ausarbeitung des umfassenden Abschlussberichts genutzt.
• Gliederung Abschlusspräsentation Gliederungspunkte der Abschlusspräsentation Darstellung des Ausgangsproblems Beschreibung der Projektziele und des Projektauftrags Vorstellung des Projektteams Überblick über das methodische Vorgehen Überblick über die Ergenisse5.1. Ergebnis 15.2. Ergebnis 25.3. Ergebnis 35.4. Gesamtergebnis Ende und Ausblick  
• Lessons learnt "Manöverkritik" Nach Abschluss eines Projekts lohnt es, die positiven Ergebnisse wie die negativen Erfahrungen zu reflektieren. Lessons learnt, also: welche Lektionen man im Projektverlauf gelernt hat, kann helfen, aus Fehlern zu lernen und diese zukünftig zu vermeiden. Bei Lessons learnt handelt es sich um das planmäßige Sammeln und Dokumentieren von positiven, aber vor allem auch negativen Erfahrungsberichten, um sie auch anderen verfügbar zu machen.
• Erfolgsfaktoren und Fehler in Projekten Ein erfolgreiches Projekt hat 4 wesentliche Erfolgsfaktoren: eingehaltene Termine eingehaltene Kosten Erreichung des Projektziels Zufriedenheit aller Stakeholders, Projektbeteiligter Gängige “Fehler” in Projekten:   mangelndes Know How, neue Technologien, inhaltliche Fehleinschätzungen, Vertragliche Fehler Planungsfehler bezüglich Ressourcen, unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Überwachung, Fehler im Projektmanagement Defizite in der Kommunikation Motivationsprobleme, mangelnder Teamgeist, ungenügende Führung durch das Projektmanagement
• Abschlusspräsentation - logistische Vorbereitungen Checkliste Rahmenbedinungen der Präsentation Was? Wer? Bis wann? Ansprechpartner? Erledigt? Raum Bestuhlung Stromanschluss internetanschluss Medien Handouts Bewirtung Einladungsliste Einladungen zu 8.: mit Auftraggeber abstimmen! Ebenso den Termin und Uhrzeit und das Wo.   
• Präsentationsart Abschlusspräsentation Projektleiter alleine? Einzelvortrag- geschlossenes Ganzes- homogener Projektteam im Wechsel? Teamvortrag -Arbeitsprozess Teamarbeit- lebendiger Vortrag- Aufwand für Einzelnen geringer- Zuhören erleichtert, Aufmerksamkeit erhöht Zeitmanagement beachten! 
• Zeitmanagement Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen der vorhandenen Zeit. Das Ziel des Zeitmanagement ist es, mit der verfügbaren Zeit optimal zu wirtschaften. Im Zusammenhang mit der Projektarbeit sind folgende Methoden hilfreich: Verbindliches Festlegen von Arbeitszeiten für bestimmte Aufgaben Einplanungen ausreichender Pufferzeiten Projektbezogene Arbeitszeiterfassung 
• Abschlusspräsentation - Medien Auditiv:- Vortrag vorbereiten und üben! Visuelle Informationen- Unterstützen Vortrag durch erläuternde Grafiken Mittel: Beamer, Overheadprojektoren, Flipchart, Pinnwand      
• Präsentation (Folien, Powepoint oder ähnliches) Wichtige Punkte DieVortragsfolien sollten übersichtlich gestaltet sein. Damit die präsentierten Inhalte schnell wahrgenommen werden, stehen die wesentlichen Aussagen hier nur in Stichworten, eine Ausformulierung erfolgt im mündlichen Vortrag. Eine stets sichtbare oder wiederholt eingeblendete Gliederung gibt dem Zuhörer während des Vortrags Orientierung.   Das Layout der Folien sollte einheitlich gestaltet sein; der Text sollte in einer gut lesbaren Schriftgröße (ca. 20pt für Überschriften, ca. 16pt für Fließtext) dargestellt werden.  TIPP: Gliederung der Präsentations, des Kurzberichtes und des Abschlussberichtes identisch aufbauen. 
• Abschlussbericht Analog zur Abschlusspräsentation enthält der Abschlussbericht im Allgemeinen die folgenden Gliederungspunkte: Beschreibung der Ausgangslage inkl. Problemdefinition Definition der Projektziele und des Projektauftrags Vorstellung der Projektpartner und des Projektteams Skizzierung des methodischen Vorgehens im Projektverlauf Vorstellung der Projektergebnisse (Schwerpunkt des Berichts) Ausblick in Form von Lessons learnt   Zusätzlich beinhaltet der Abschlussbericht eine ein- bis zweiseitige Zusammenfassung des gesamten Projekts. Es werden Ansprechpartner zur weiteren Pflege und Betreuung des Projekts benannt.Dank an die Mitwirkenden. 
• Gliederung des Abschlussberichtes Gliederungspunkt bzw. Überschrift Textumfang (DIN A 4 Seiten) Projektmitarbeiter BIS WANN!  Vorgegeben wird Schriftart, Schriftgröße, Seitenformat.  
• Redaktion des Abschlussberichts - schreiben Redaktionelle Gesamtvorantwortung: eine Person Endredaktion: 60 Seiten mindestens 1 Woche Zeit Stil und Argumentation des Abschlussberichts müssen der jeweiligen Zielgruppe angemessen sein. Es ist ein wesentlicher Unterschied, ob der Bericht für Fachkollegen oder für Entscheidungsträger auf Vorstandsebene eines Unternehmens bestimmt ist. Grundsätzlich gilt für einen guten Berichtsstil:   Versuchen Sie, einfach, aber zugleich abwechslungsreich zu schreiben. Verwenden Sie eine klare, nicht zu verschachtelte Satzstruktur. Überfrachten Sie den Text nicht mit Fachterminologie. Verzichten Sie auf unnötige Substantivierungen. Variieren Sie die Verben und benutzen Sie Adjektive.
• Redaktion des Abschlussberichts - Endredaktion orgfältige Endredaktion des Abschlussberichts sollte die folgenden Korrekturdurchläufe umfassen: Inhaltliche Korrektur: Bei der inhaltlichen Korrektur prüfen Sie noch einmal die fachliche Konsistenz. Besprechen Sie kritische Punkte entweder mit dem gesamten Projektteam oder mit einzelnen Mitautoren. Formale Korrektur: Zu den formalen Endkontrollen gehört unter anderem: Überprüfung von Grammatik, Orthographie und Interpunktion, Schriftart- und Größe, einheitliches Layout, konsistente Nummerierung von Diagrammen und Abbildungen. Stilistische Korrektur: Nach der inhaltlichen und formalen Korrektur müssen Sie den gesamten Text noch einmal daraufhin überprüfen, ob die Beiträge der verschiedenen Teammitglieder ein homogenes Ganzes ergeben und die Ansprüche der Zielgruppe entsprechend berücksichtigt werden.   
• Projektabschlussbesprechung Feedback des Auftraggebers ans Projektteam.  wann: im Anschluss an Abschlusspräsentation Wer und wie viele Personen werden daran teilnehmen? An welchem Ort soll die Abschlussbesprechung stattfinden? Wie viel Zeit ist dafür vorgesehen? Wer moderiert die Abschlussbesprechung? Leitfragen: evtl. aus der Präsentation oder Lessons learnt heraus Moderation: wenn Konflikte kommen können externer Moderator 
• Moderator Funktion, Aufgaben, Regeln Die Moderation ist eine Methode zur Steuerung der Kommunikation in Arbeits- und Projektgruppen, die der gemeinsamen Zielerreichung durch Kooperation dient.   Funktion und Aufgaben des Moderators: Der Moderator fungiert als gleichgestellter, aber "neutraler" Partner der Projektgruppe. Seine Rolle lässt sich wie folgt beschreiben: Er steuert den Gesprächsverlauf. Er begleitet den Gruppenprozess aufmerksam. Er verdeutlicht Stimmungen in der Gruppe. Er hält sich als Experte für bestimmte Inhalte zurück. Er verdeutlicht fachliche Inhalte, die in der Gruppe bedeutsam sind. Er fasst Inhalte und Ergebnisse zusammen. Er bemüht sich bei Konflikten um eine gemeinsame Konfliktbewältigung.   Einige Regeln für Sie als Moderator:   Sprechen Sie klar, verständlich und laut. Machen Sie Sprechpausen. Sprechen Sie in kurzen Sätzen. Sprechen Sie die Sprache der anderen Teilnehmer.
• Fragetypen Fragetyp Beispiel Auswirkung geschlossen Sind Sie dafür oder dagegen? einengend, festlegend suggestiv Sie meinen doch auch ...? fremdbestimmt offen Was sagen Sie dazu? Was meinen Sie damit? öffnend, auffordernd klärend Habe ich Sie richtig verstanden, wenn ich sage ... ? Bedeutung erzeugend rhetorisch Haben Sie nicht auch schon gehört, dass ... ? Interesse weckend, aufmunternd richtungsweisend Lautet unser Thema also ...? steuernd
• Übergabe des Projekts Zur Übergabe an den Auftraggeber gehört in jedem Fall die Weiterleitung der vollständigen Dokumentation von Projektergebnis und Projektverlauf, des Abschlussberichts und (abhängig von der Art des Projekts) des Projektergebnisses, etwa in Form eines Softwareprodukts auf digitalem Trägermedium.
• Abnahme des Projektes Die Abnahme besteht in der ausdrücklichen, rechtsverbindlichen Aussage des Auftraggebers, dass die Projektergebnisse der vertraglich vereinbarten Beauftragung entsprechen, die Zielplanungen eingehalten wurden und der Auftragnehmer (bei internen Projekten: der Projektleiter, das Projektteam) entlastet ist. Bei externen Projekten ist die abschließende Rechnungstellung an die Abnahme gebunden. In jedem Fall sollte die Abnahme in schriftlicher Form festgehalten werden.
• Abnahmeverfahren Abnahmemodalitäten schon zu Beginn definieren Allgemeine Aussagen über den idealtypischen Ablauf der Abnahme sind schwierig, da diese abhängig von der Art des Projektergebnisses ist. So erfolgt die Abnahme eines Softwareprojekts meist über einen umfangreichen gemeinsamen Testlauf, ein Bauprojekt wird über eine Begehung abgenommen und die Erstellung eines Pflichtenheftes wird mit der Freigabe durch den Auftraggeber abgenommen. In der Regel ist die Abnahme daran gebunden, dass der Auftraggeber den Abschlussbericht akzeptiert. Teilweise hängt die Abnahme aber auch von der Funktionsfähigkeit eines technischen Produkts ab. Die Abnahme sollte in jedem Fall schriftlich festgehalten werden. Hausinterne Projekte: sollte am Schluss eine formale Abnahme und Entlastung der Projektbeteiligten erfolgen
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• Nachbetreuung des Projektes Vereinbarugnen Umfang der Nachbetreuung und Struktur Ansprechpartner Kommunikationsvereinbarungen Umfang der Leistungen der Nachbetreuung Hotline Die Vereinbarungen über Ansprechpartner und Routinen für die Nachbetreuungsphase sollten schriftlich festgehalten werden. Bei einem externen Projekt ist eine vertragliche Regelung notwendig.
• Auflösung der Projektorganisation - interne Abschlussbesprechung - Einzelgespräche - Auflösung Team - Auflösung Projektorganisation / Ressourcenfreigaben  
• Projektnachbesprechung intern (Auflösung) Fragestellungen Was ist besonders gut gelaufen auf der fachlich-inhaltlichen Ebene? Was ist weniger gut gelaufen auf der fachlich-inhaltlichen Ebene? Was hätte besser gemacht werden können? Wie wird die Zusammenarbeit auf der menschlich-kommunikativen Ebene beurteilt? Was kann daraus für eine zukünftige Teamarbeit gelernt werden?
• Einzelgespräche zum Projektabschluss Gesprächsführung Projektleiter an Mitglied: Der Projektleiter sollte im Einzelgespräch jedem Projektmitglied ein konkretes Feedback geben:   Was hat der Mitarbeiter besonders gut gemacht? Wo lagen seine Schwächen? Hat der Mitarbeiter Teamfähigkeit bewiesen? Wie ist das Zeitmanagement des Mitarbeiters? Wie ist der Mitarbeiter mit Belastungen umgegangen?
• Einzelgespräche zum Projektabschluss (Gesprächsleitfaden) Mitglied an Projektleiter Auch jeder Projektmitarbeiter sollte die Gelegenheit haben, im Einzelgespräch dem Projektleiter ein Verhaltens-Feedback zu geben:   Wie war die fachliche Unterstützung durch den Projektleiter? Wie hat der Projektleiter die Integrationsaufgabe im Projekt gelöst? Wie ist der Projektleiter seiner Aufgabe zur Teamführung gerecht geworden? Wie hat der Projektleiter in Stresssituationen reagiert? Fühlte sich der Mitarbeiter durch den Projektleiter gerecht behandelt?
• Integrationsaufgabe (Projektleiter) Definition Fähigkeiten Die Integrationsaufgabe ist eine Schlüsselfunktion des Projektleiters. Mit Integration ist die Fähigkeit gemeint: Spielregeln zu definieren Verschiedene Interessen auf ein Ziel auszurichten Konflikte zu erkennen und Lösungen anzubieten Auf Mitarbeiter einzugehen
• Arbeitszeugnisse Ende des Projektes: Ende Arbeitsvertrag - gesetzlicher Anspruch auf Arbeitszeugnis Intern: Personalakte Externer Mitarbeiter: Referenz für künftige Arbeitgeber Ebenfalls für Projektleiter 
• 3 Vorbereitungsarten für die Abschlusspräsentation Logistische Vorbereitung:Rahmenbedingungen (Zeit, Ort, Raum, Teilnehmer, Einladung....) InhaltlicheWas soll berichtet /Präsentiert werden?Gliederung der Präsentation und des Kurzberichtes DidaktischeWie soll präsentiert werden? Einzel- Teampräsentation?Visiualisierung?  
• Maßnahmen zur Auflösung der Projektorganisation 1. Projektnachbesprechung im Team 2. Einzelgespräche mit Teammitgliedern 3. Auflösung der Projektkostenstelle 4. Freigabe der räumlichen und sachlichen Projektressourcen 5. Rückkehr der Teammitglieder in ihre Organisationseinheiten 6. Auflösung von Arbeitsverträgen (gegebenenfalls) 7. Ausstellung von Arbeitszeugnissen und Referenzen

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