Aus was besteht ein Prozess?
· Einer zusammenhängenden, abgeschlossenen Folge von· Tätigkeiten (Funktionen und Aktivitäten)· Mit definiertem Prozessinput und –output· Die wiederholt zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe notwendig ist
Von wem werden diese Tätigkeiten geleistet?
Von Aufgabenträgern in organisatorischen Einheiten, unter Nutzung der benötigten Produktionsfaktoren
Schildere wie ein solcher Prozess ablaufen könnte. Beispiel „Flugreise buchen“?
Nenne zwei Unternehmen die für ein erfolgreiches Prozessmanagement bekannt sind?
· Federal Express – der Konkurrenz überlegender Logistikprozess (Paketverfolgung imInternet, Shipping erfolg über Nacht etc.)· Intel – im Chipmarkt (zeitliche Optimierung des Prozesses zur Produktentwicklung
Nenne die 6 generellen Ziele des Prozessmanagements?
· Steigerung der Prozessgüte: Erkennen und Beseitigen von Schwachstellen. Verbesserung· Quantifizieren des Zielbeitrags von Prozessen im Vergleich zu anderen Unternehmenoder Konkurrenten (Benchmarking)· Schaffen von Transparenz durch Dokumentation· Überprüfen der (formalen) Realisierbarkeit, Vorteilhaftigkeit, <Zuverlässigkeit alternativerProzesse durch Simulation· Zertifizieren der Qualität als Differenzierungsmerkmal (z.B.: ISO 90000 Norm)· Schaffen eines Ausgangs- und Anknüpfungspunkts für die Entwicklung betrieblicherAnwendungssysteme bzw. für den Einsatz von Standardsoftware
Welche drei Prozesstypen können unterschieden werden?
Geschäftsprozesse Prozesse (Beispiel Flugreise), die sich aus den obersten Zielen(Sach-, Mengenzielen) des UN ableiten lassen. (Produktion, Verkauf, Service)· Führungsprozesse gewährleisten die (prozessübergreifende) Planung, Steuerungund Kontrolle des Gesamtunternehmens (Langfristige Unternehmensplanung, Risikomanagement)· Unterstützungsprozesse ermöglichen kontinuierliche Ausführung eines oder mehrererGeschäfts- bzw. Führungsprozesse durch Bereitstellung von Ressourcen in Formvon Personal, Daten, Betriebsmittel und Materien (Personal-, Anlagenwirtsch.)
Was versteht man unter einem Prozessmodell?
„das Ergebnis der Konstruktion eines Modellierers, der für einen definierten Zweck und Nutzerkreiseine Repräsentation eines Originals zu einer Zeit mit Hilfe einer Sprache deklariert“.
Was sind alternative Beschreibungssprachen und warum werden sie verwendet?
Das sind unterschiedliche Notationen, die sich zum Beispiel in der Ausdrucksmächtigkeit unterscheiden.Sie führen zu verschiedenen Prozessmodellen der gleichen Diskurswelt.Warum? Weil es verschiedene Zwecke und Nutzerkreise gibt.
Welche Notationen können unterschieden werden? Unterschiede?
· Kettendiagramm (geringe Ausdrucksmächtigkeit)· EPK· Petri-Netz (hohe Ausdrucksmächtigkeit)
Was ist die wichtigste Zielsetzung und die Anwendungsgebiete des Kettendiagramms
(Werkkette)?
Grobentwurf eines Geschäftsprozesses
Was ist die wichtigste Zielsetzung und die Anwendungsgebiete der Ereignisgesteuerten
Prozesskette (EPK)?
Steigerung der Prozessgüte: Erkennen und Beseitigen von Schwachstellen· Schaffen von Transparenz durch Dokumentation (z.B. für interne Schulungen)· Grundlage für die Entwicklung und Einführung betrieblicher Anwendungssysteme
12. Was ist die wichtigste Zielsetzung und die Anwendungsgebiete des Petri-Netztes?
· Überprüfen der formalen Realisierbarkeit, Vorteilhaftigkeit, Zuverlässigkeit alternativerProzesse durch Simulation
Was ist die Ereignisgesteuerte Prozesskette? EPK
· Semiformale, graphische Modellierungssprache· Wurde 1992 von Prof. Scheer entwickelt· Hoher Verbreitungsgrad durch ARIS-Toolset (wird von IDS Scheer weltweit vermark.)
Was ist das Ereignis in einer EPK?
Das Ereignis beschreibt das Eingetretensein eines Zustandes, der eine Folgevon Funktionen auslösen kann. (rot)
Was ist die Funktion in einer EPK?
Eine Funktion ist die Transformation von Input- und Outputdaten und hat einen Bezug zu denSachzielen der Unternehmung. (grün)
Was sind Konnektoren? Welche Konnektoren der EPK kennst du?
Die Konnektoren beschreiben unterschiedliche Formen der Prozessverzweigung. Man unterscheidetzwischen dem logischen und, dem inklusiven oder und dem exklusiven oder (xor).Je nachdem, ob sie für die Teilung oder Zusammenführung des Kontrollflusses verantwortlichsind, stehen sie oberhalb bzw. u nterhalb der Trennlinie.Und inklusives oder eklusives oder
Nenne einfache Regeln des EPK’s?
· Eine EPK beginnt und endet immer mit einem Ereignis (rot – Touristanfrage zu berarbeiten– Hotel gebucht)· Eine EPK ist ein bipartiter, gerichteteter Graph.· Ereignis – Ereignis oder Funktion-Funktion ist unzulässig· Kanten sind mit Pfeilspitzen zu versehen
Was sind Ereignisse?
· Ereignisse sind zeitbezogen· Sie lösen Funktionen aus und sind deren Ergebnisse· Ereignisraum Menge aller im UN und seinem Umfeld möglichen Ereignisse· Beispiel: Auftrag ist eingetroffen, Angebot ist gültig, Kunde ist neut
Was sind Funktionen?
· Funktionen erfassen einen betriebswirtschaftlichen Vorgang· Vorgang zeitverbrauchendes Geschehen, das durch ein Startereignis ausgelöstwird und durch ein Endereignis abgeschlossen wird· Synonyme: Vorgang, Tätigkeit, Aktion· Funktionen können zerlegt bzw. aggregiert werden· Beispiele: Neukunden anlegen, Auftrag bestätigen, Angebot annehmen
Nenne die grammatische Formulierung und ein Beispiel des: Auslösendem Ereignis/
Abschließendes Ereignis und der Funktion?
· Auslös. Ereignis: (Sachverhalt/Objekt) + (Verb im Infinitiv) Beleg zu buchen, Auftraganzulegen· Abschl. Ereignis: (Sachverhalt/Objekt) + (Verb im Partizip Perfekt) Beleg gebucht,Auftrag angelegt· Funktion: (Sachverhalt/Objekt) + (Verb) Beleg buchen, Auftrag anlegen
Muss bei der Zusammenführung des Kontrollflusses immer derselbe
Operator wie bei der Aufspaltung verwendet werden?
Ja.
Warum werden Rückschleifen verwendet? Wie werden diese modelliert?
Damit repetitive Handlungen modelliert werden könnenMit Syntax Beginnen immer mit Ereignissen, Werden vor die erste zuwiederholende Funktion mit Hilfe eines XOR-Operators geführt.Keine Endlossschleifen vorgesehen (da Abfolge von Tätigkeit d. Mensch)
Was ist eine Prozessschnittstelle?
Sie verweist auf einen vorangehenden oder nachfolgenden Prozess.Der vorangehende Prozess:· Endet mit einem Ereignis· Darauf folgt die Prozessschnittstelle mit dem Namen des nachfolgendenProzessDer nachfolgende Prozess:· Beginnt mit einer Prozessschnittstelle mit dem Namen des vorangehendenProzesses.· Darauf folg nochmals das letzte Ereignis des vorangegangenProzesses
Welche weiteren Modellierungselemente der erweiterten EPK (eEPK) kennst du?
Organisationseinheit beschreibt ein Organsisationsobjekt, das in eineaufbauorganisatorische Gliederungsstruktur eingebettet ist.IT-System steht anstelle der Organisationseinheit, wenn die Funktionvon einem IT-System durchgeführt wird.Informationsobjekt steht für ein zur Bearbeitung einer Funktion benötigtesDatum/Datencluster.
Erläutere Informationsobjekte genauer?
· Informationsobjekte sind Informationen, die entweder als Input in einer Funktionverarbeitet werden oder als Output einer Funktion entstehen.· Informationsobjekte umschließen sowohl elektronisch als auch nicht elektronisch gespeicherteInformationen· Informationsobjekte können auch eine Zusammenfassungmehrerer Einzelinformationendarstellen· Informationsobjekte werden oft mit Fachbegriffenbeschrieben
Welche Organsisationseinheiten kennst du?
Organsisationseinheit, Organisationseinheitstyp und Stelle
Erkläre Organisationseinheit?
Mit einer Organisaitonseinheit wird eine umfassende Personal-Ressource beschrieben (Vertrieb,Rechnungswesen, Produktion…
Erkläre Organisationseinheitstyp?
Der Organisastionseinheitstyp stellt eine Abstraktion der Organisationseinheit dar. Z.B. Geschäftsbereich,Hauptabteilung, Abteilung, Gruppe
Erkläre Stelle?
Eine Stelle ist die Beschreibung einer Menge von Funktionstypen, die von einer Person ausgeführtwerden sollen. Z.B. vertriebsmitarbeiterin, Leiterin Rechnugnswesen, Monteurin
Wo beim EPK stehen die Informationsobjekte, wo die Organsiationseinheiten?
Informationsobjekte links von der Funktion, Organisationseinheiten rechts davon.
Nenne weitere wichtige Regeln für EPK und eEPK?
· Jede EPK beginnt und endet mit einem Ereignis (oder einer Prozessschnittstelle)· Auf ein Ereignis folgt immer eine Funktion (oder eine Prozessschnittstelle)· Auf eine Funktion folgt immer ein Ereignis· Alle Symbole sind beschriftet, jede EPK hat einen Namen· Aus und in Funktionen läuft jeweils nur eine Kontrollflusskante· Kein Objekt steht ohne Kante im Modell· Durch Konnektoren verzweigte Pfade werden durch gleichartige Konnektoren wiederzusammengeführt.· Werden mehrere Pfade mit einem Konnektor wieder verbunden, darf der Konnektornur eine auslaufende Kante besitzen.· Direktverbindungen von Konnektoren sind erlaubt.
36. Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein Prozess, dessen Funktionspbergänge in der Kontrollsphäre eines Anwendungssystemsliegen. Die einzelnen Funktionen stellen sich dabei als Black-Boxes dar.
Was ist Workflow-Management?
WFM ist die automatisierte Koordination (Weiterleitung, Erinnerungsfunktion, Überwachung)und Kontrolle (Zugriffssicherung, Fristen) von Geschäftsprozessen (Schadenfallsbearbeitung,Kreditantrag)
Welche Workflowtypen kann man unterscheiden?
· Ad Hoc· Collaborative· Administrative· Production
Erläutere den Workflowtyp Ad Hoc? (Mail/Groupware)
· Ziel: Schnelle Reaktion auf einfache, aber unvorhersehbare Situationen· Einfacher Prozess, der innerhalb von 5 Minuten bis einer Stunde definiert werdenkann.
Erläutere den Workflowtyp Collaborative? (Mail und Projektmanagement)
· Ziel: Zusammenarbeit optimieren· Arbeit erfordert Rückmeldungen von mehreren Teams· Einzigartiger, kreativer Prozess
41. Erläutere den Workflowtyp Adimistrative? (WfMS, Mail)
· Ziel: Einsparungen von administrativen Kosten· Kleine Anzahl an Transaktionen, formaler Prozess
Erläutere den Workflowtyp Production? (WfMS)
· Ziel: Produktivitäts- und Qualitätssteigerung von Prozessen mit hoher Anzahl anDurchläufen· Große Volumen, Antwortzeiten im Untersekundenbereich, Kontrolle, Sicherheit
Welche Aufgaben sind meist wenig automatisierbar?
Kreative Aufgaben: vergleichen, beurteilen, entscheiden, beraten
Welche Aufgaben sind meist gut automatisierbar?
Wiederholende Aufgaben (strukturierte und teilstrukturierte Vorgänge): berechnen, ablegen,suchen/finden, verteilen, abholen
Nutzen des Workflow Managements?
· Auswahl des geeignetsten Mitarbeiters· Ausführen aller erforderlichen Aufgaben· Information ist einfach zugänglich
Erkläre den Nutzen „Auswahl des geeignetsten MA“ genauer?
· Anwendungsfall wird automatisch zugeordneto Profile jedes Benutzers (Qualifikationen, Kompetenzen)o Priorisieren nach Alter und Art der Arbeito Multi-Step-Routing, parallele Pfade, „Rendevouz“· Task-Distributiono Push (Aufgaben zusenden)o Pull (Benutzer wählt Aufgaben aus)o Zeitgesteuert
Erkläre den Nutzen „Ausführen aller erforderlichen Aufgaben“ genauer?
· Anwendungsfall besteht aus mehreren Aktivitäteno Programme oder Programmteile werden aufgerufeno Manuelle Aktivitäten· Fertigstellungo Statusänderungen beeinflussen den Kontrollfluss (genehmigt, abgewiesen)o „Parken“ zur späteren Bearbeitungo Kontrollfluss ist bei Exceptions abzuändern
Erkläre den Nutzen „Information ist einfach zugänglich“ genauer?
· Aufruf von Anwendungen· Daten fließen mit dem Workflow (Bilder, Dokumente, Multimedia, Links)· Keine Schnittstelle – „Bildschirm neben/nach Bildschirm“· Workflow ruft Anwendungsysteme auf und vice versa· Typische WFMS bieten: Automatisch generierte Historie· Suche nach Arbeitsverrichtungen in Prozessen: Arbeitsstatus ermitteln· Reporting und Analyseo Abgeschlossene Arbeit, Durchlaufzeit, Produktivität von Individuen, Teams,Gruppen Fehler und Fehlerraten
Definiere den Begriff Workflow Management System?
Ein System, das softwaregestützt die Ausführung von Workflows definiert, erstellt und verwaltetund in der Lage ist, die Prozessdefinition zu interpretieren, mit Workflow-Teilnehmernzu interagieren und wenn notwendig andere Werkzeuge und Anwendungen aufzurufen.Abgekürzt: WFMS, auch Vorgangsbearbeitungssystem
Ziel des Einsatzes von WFMS?
· Kostenreduktion (Einsparung von Papier, Kopier, Transport, Kommunikation)· Reduktion von Durchlaufzeiten (Reduktion von Übertragungs- und Liegezeiten undZeitersparnis durch IT unterstützte Ausnahmebehandlung)· Verbesserung der Qualität (Verbesserung des Kundesnvervices durch schnellereAntworten und Reduzierung von Fehlerquellen durch Vereinheitlichung der Bearbeitung)
Was sind die Aufgaben eines WMFS?
· Modellierung und Simulation von Workflows· Instanziierung und Ausführung von Workflows· Monitoring laufender Vorgänge und nachträgliche Analyse
Was versteht man unter Modellierung und Simulation von Workflows?
· Vorgangsstruktur (Vorgangsbeschreibung, Arbeitsanweisung)· Stellenstruktur (Kompetenzregelung, Vertretungsregelung, Aufgabendefinition)· Informationsstruktur (Dokumentenart, Datenbanken, Archive, Zugriffsberechtigung)
Was versteht man unter Instanziierung und Ausführung von Worfkflows?
· Prozess-Logistik (Taks and Task or Task)· Anwendungen/Informationen (Apps, Daten, Dokumente)· Ressourcen (Menschen, Maschinen, Software)
